Gunakan Contoh Surat Edaran Ini untuk Bisnis, Mudah dan Terbaik

Pernah nggak sih Kawan Kledo menerima surat edaran baik di sekolah, kampus, ataupun kantor? Surat edaran sering digunakan oleh lembaga, instansi, atau perusahaan untuk memberitahukan kepada pihak-pihak yang berada di instansi tersebut. Biasanya pemberitahuan ini berhubungan dengan peraturan baru atau bisa juga berupa pengumuman. Buat Kawan Kledo yang pernah mendapatkan pasti memiliki gambaran ketika diminta untuk membuat surat edaran, namun tidak sedikit yang masih bingung ketika diminta membuat surat edaran.

Kebingungan ini terjadi karena tidak pernah mendapatkan surat edaran ataupun tidak pernah memperhatikannya saat mendapatkannya. Buat Kawan Kledo yang masih bingung dengan surat edaran, Kledo akan membantu Kawan Kledo dalam membuat surat edaran ini. Tidak hanya itu, di sini Kledo juga akan memberikan contoh surat edaran paling mudah khusus untuk Kawan Kledo. Jadi, pastikan Kawan Kledo tidak melewatkan artikel ini hingga selesai, ya!

Pengertian Surat Edaran

Surat edaran merupakan surat tertulis yang bertujuan memberitahukan kepada pihak-pihak yang berada dalam sebuah lembaga, instansi, atau perusahaan. Surat edaran ini bersifat sirkular yaitu memiliki bentuk dan isi yang sama dan dikirimkan kepada banyak pihak. Buat Kawan Kledo yang pernah mendapatkan surat pemberitahuan pasti penasaran, apa sih perbedaan surat pemberitahuan dengan surat edaran ini? Surat edaran memang sering disebut sebagai surat pemberitahuan. Bedanya, surat edaran ini dapat berupa larangan, imbauan, petunjuk, pengumuman, dan lainnya. Lalu siapa saja yang menggunakan surat edaran ini?

1. Kepala sekolah kepada guru-guru.
2. Kepala sekolah ditujukan ke siswa-siswa.
3. Rektor kepadan dosen-dosen.
4. Direktur atau manager ditujukan kepada karyawan.

Surat edaran ini sangat efektif untuk digunakan dengan cara diberikan ke berbagai pihak dengan isi yang sama. Surat edaran ini juga lebih efektif digunakan oleh instansi yang memiliki jaringan yang luas.

Fungsi Surat Edaran

Surat edaran memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Sebagai sarana menyampaikan informasi kepada banyak pihak. Isi dari surat edaran ini bersifat umum atau bukan rahasia.
2. Sebagai petunjuk dan penjelasan tentang peraturan atau kebijakan dan juga tata cara pelaksanaan untuk instansi tersebut.

Karena masih salah satu jenis surat resmi, surat edaran harus menggunakan bahasa baku dan juga mengikuti kaidah-kaidah yang berlaku dalam penulisan surat resmi. Selain itu, surat edaran juga harus mudah dimengerti maksud dan tujuannya. Secara sederhana, berikut beberapa ciri-ciri yang dimiliki oleh surat edaran:

1. Ditulis dengan menggunakan bahasa baku.
2. Memiliki sifat umum dan bukan rahasia.
3. Memiliki isis dan bentuk yang sama untuk semua pihak.
4. Bertujuan untuk memberitahukan kepada pihak-pihak tertentu yang masih dalam satu ruang lingkup.

Jenis-Jenis Surat Edaran

Surat edaran terbagi ke dalam dua jenis yang berbeda, yaitu:

1. Surat Edaran Terbatas

Surat edaran terbatas merupakan surat edaran yang di dalamnya berisi informasi dengan tujuan pihak-pihak internal di dalam perusahaan, lembaga, atau instansi. Contoh dari surat edaran terbatas ini adalah surat edaran yang dibuat oleh sekolah dengan tujuan para guru atau surat yang dibuat perusaan dengan tujuan para karyawan perusahaan tersebut.

2. Surat Edaran Tidak Terbatas

Jenis kedua dari surat edaran adalah surat edaran tidak terbatas. Surat edaran tidak terbatas merupakan surat edaran yang ditujukan kepada masyarakat umum. Dengan begitu surat edaran ini memiliki informasi yang bukan bersifat rahasia. Contoh dari surat edaran ini adalah surat edaran tentang perubahan tata cara pembayaran pajak, dimana nantinya instansi terkait akan membuat surat edaran yang ditujukan kepada masyrakat umum.

Komponen Surat Edaran

Surat edaran merupakan salah satu jenis surat resmi. Untuk itu, dalam penulisannya surat edaran harus menggunakan kaidah yang berlaku dalam penulisan surat resmi, termasuk komponen-komponennya. Berikut komponen yang harus ada dalam surat edaran:

1. Kepala Surat

Kepala surat atau kop surat merupakan komponen pertama yang harus ada dalam surat edaran. Kawan Kledo dapat menambahkan logo perusahaan atau instansi, nama dan alamat pengirim surat, judul dan nomor surat, serta tempat dan tanggal surat dikeluarkan untuk membuat kepala surat. Pada kepala surat ini juga ditulis “Surat Edaran” dengan jelas dan diikuti keterangan nomor surat pada bagian bawahnya. Pastikan Kawan Kledo membuat kop surat ini dengan benar agar penerima surat dapat mengetahui informasi pengirim surat dengan baik.

2. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian terpenting dalam surat edaran. Di bagian isi surat ini, Kawan Kledo dapat menyampaikan maksud dan tujuan dari surat, juga informasi apa yang perlu diketahui oleh pihak penerima. Bagian isi surat ini terdiri dari pendahuluan, isi, dan penutup.

3. Kaki Surat

Surat edaran juga harus memiliki kaki surat yang berfungsi sebagai bentuk legalitas surat edaran tersebut. Pada bagian kaki surat ini, terdapat tanda tangan dan nama pejabat wewenang yang mengirimkan surat edaran. Kawan Kledo juga bisa menambahkan informasi tambahan seperti Nomor Induk Pegawai (NIP) jika ada, jabatan, dan tembusan jika ada. Agar lebih sah secara hukum, tambahkan juga stempel atau cap lembaga atau instansi terkait.

Contoh Surat Edaran

Agar lebih membantu Kawan Kledo dalam pembuatan surat edaran, berikut beberapa contoh surat edaran yang bisa Kawan Kledo jadikan referensi:

Kesimpulan

Surat edaran merupakan surat yang sering digunakan perusahaan atau lembaga untuk memberikan informasi kepada orang-orang yang berada di bawah lembaga atau perusahaannya. Kawan Kledo dapat menggunakan cara di atas untuk membuat surat edaran ini dan jangan lupa jadikan contoh surat edaran di atas sebagai referensi.

Buat Kawan Kledo yang memiliki bisnis, sudahkan mengelola keuangan bisnis dengan baik? Untuk memudahkan pengelolaan keuangan bisnis, Kawan Kledo bisa menggunakan software akuntansi dari Kledo. Kledo merupakan software akuntansi yang di dalamnya berisi fitur-fitur akuntansi yang sangat lengkap, mulai dari invoice, purchasing order, sampai pembuatan laporan bisnis. Jadi, tunggu apa lagi, yuk daftar Kledo sekarang juga!