Contoh Kop Surat Paling Mudah untuk Bisnis, Lengkap!

Kop surat menjadi bagian yang tidak bisa terpisahkan dari penulisan surat resmi. Kop surat berada di bagian atas surat resmi dan menjadi bagian pendahuluan surat. Buat Kawan Kledo yang pernah menerima surat resmi pasti sudah tidak asing dengan kop surat ini. Namun bagaimana jika Kawan Kledo diminta untuk membuat surat resmi termasuk di dalamnya kop surat? Pasti ada beberapa dari Kawan Kledo yang belum begitu paham dengan kop surat dan membutuhkan referensi dalam pembuatan kop surat. Untuk itu Kledo akan mengupas lebih dalam tentang kop surat dan contoh kop surat di artikel ini. Oleh karena itu, pastikan Kawan Kledo membaca artikel ini hingga selesai, ya!

Apa Itu Kop Surat?

Kop surat atau yang disebut juga dengan kepala surat merupakan format baku yang digunakan sebagai penanda otentik surat dari sebuah instansi atau perusahaan. Kop surat biasanya berada di bagian atas surat, berada tepat sebelum isi surat. Selain sebagai pendahuluan surat, kop surat juga bertujuan untuk menunjukan identitas surat tersebut. Dari kop surat yang ada pada bagian paling atas itu, kita dengan mudah mengetahui pengirim surat karena di sana tertulis jelas identitas dari pembuat surat atau pengirim surat. Karena pentingnya kop surat ini, jadi pastikan membuat kop surat sebaik mungkin dan seinformatif mungkin agar informasi yang ada di dalamnya dapat tersampaikan dengan baik.

Jenis-Jenis Kop Surat

Berdasarkan tujuannya, ada dua jenis kop surat yaitu kop surat resmi dan kop surat tidak resmi. Untuk lebih jelasnya, berikut penjelasannya:

1. Kop Surat Resmi

Pada surat resmi, kop surat terletak di bagian atas dengan menggunakan rata tengah. Kop surat resmi juga dilengkapi dengan identitas pengirim surat dan terdapat logo instansi atau lembaga pengirim.

2. Kop Surat Tidak Resmi

Kop surat tidak resmi dikirimkan secara perorangan dan tidak perlu menggunakan logo. Pengirim cukup mencantumkan identitas secara singkat dan juga nama probadi. Kawan Kledo dapat meletakan kop surat tidak resmi di tengah ataupun tepi surat karena aturannya yang tidak terlalu ketat.

Fungsi Kop Surat

Ada beberapa fungsi yang dimililiki oleh kop surat. Apa saja?

1. Sebagai Identitas

Fungsi pertama dari kop surat adalah sebagai identitas instansi atau perusahaan yang mengirimkan surat. Dalam kop surat hal yang paling dominan adalah logo surat yang akan membedakan satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Selain itu, dengan adanya logo ini perusahaan juga bisa melakukan branding untuk mengenalkan bisnis yang dikelolanya.

2. Memberikan Informasi

Selain sebagai identitas, kop surat juga memiliki fungsi untuk memberikan informasi. Informasi yang biasanya termuat dalam kop surat antara lain nama perusahaan, logo perusahaan, bidang usaha, alamat lengkap, nomor telepon, dan juga email perusahaan. Dari data-data yang tertera di kop surat tersebu, penerima surat akan mendapatkan informasi mengenai pengirim surat tersebut.

3. Alat Promosi

Dengan adanya kop surat, Kawan Kledo juga bisa melakukan promosi terhadap bisnis yang sedang dijalankan secara tidak langsung. Promosi secara tidak langsung ini dilakukan dengan cara memberikan informasi mengenai identitas pengirim yang ada di kop surat.

Struktur Kop Surat

Dalam penulisan kop surat, Kawan Kledo harus memperhatikan aturan yang berlaku dan tidak boleh menulisnya secara asal. Baik itu urutannya, penulisannya, ataupun strukturnya. Untuk itu Kawan Kledo harus memahami apa saja struktur yang ada dalam kop surat. Berikut struktur yang harus diperhatikan dalam penulisan kop surat:

1. Nama instansi atau perusahaan.
2. Alamat lengkap instansi atau perusahaan.
3. Logo perusahaan.
4. Nomor telepon, kode pos, alamat email, dan website perusahaan.
5. Nama kantor cabang (jika ada).
6. Jenis usaha yang dijalankan.

Cara Membuat Kop Surat

Kawan Kledo baru pertama kali membuat kop surat? Jangan khawatir ataupun bingung karena membuat kop surat itu cukup mudah dan bisa dilakukan melalui Microsoft Excel ataupu Microsoft Word yang ada di komputer Kawan Kledo.

1. Membuat Kop Surat di Ms. Word

Kawan Kledo dapat membuat kop surat melalui Microsoft Word yang telah terinstal di komputer Kawan Kledo. Pembuatan kop surat di Ms. Word merupakan pembuatan yang sering dilakukan oleh banyak orang. Untuk membuat kop surat melalui Ms. Word, Kawan Kledo bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Bukalah Microsoft Word yang ada di komputer.
2. Klik bagian headers yang ada pada bagian atas Ms. Word.
3. Tulislah identitas perusahaan seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email, kemudian pilih rata tengah (CTRL+E).
4. Untuk memasukan gambar, pilihlah Insert kemudian pilih Picture.
5. Beri garis pemisah pada bagian bawah kop surat.

2. Membuat Kop Surat di Ms. Excel

Selain menggunakan Ms. Word, Kawan Kledo juga bisa menggunakan Ms. Excel untuk membuat kop surat. Berikut langkah-langkah yang bisa diikuti untuk membuat kop surat dengan Ms. Excel:

1. Bukalah Ms. Excel yang ada di komputer Kawan Kledo.
2. Pilih salah satu worksheet atau bisa pilih beberapa kemudian lakukan merge.
3. Tuliskan nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan email di worksheet tersebut.
4. Beri sel kosong di bagian bawah sheet yang terisi.
5. Untuk memasukan logo perusahaan pilih Insert+Picture.
6. Buat garis pemisah di bagian bawah kop surat. Kawan Kledo dapat melakukannya dengan menyalin garis yang ada di Ms. Word.

Contoh Kop Surat

Agar lebih memudahkan Kawan Kledo dalam pembuatan kop surat, Kawan Kledo bisa menjadikan beberapa contoh kop surat ini sebagai referensi:

Kesimpulan

Kop surat menjadi bagian yang tidak bisa terpisahkan dari penulisan surat resmi. Buat Kawan Kledo yang pernah mendapatkan surat resmi pasti pernah melihat bentuk dari kop surat. Kawan Kledo bisa membuat kop surat dari surat resmi yang pernah Kawan Kledo dapatkan atau Kawan Kledo juga bisa menggunakan contoh-contoh kop surat yang ada di atas sebagai acuan. Jangan lupa juga ikuti cara-cara pembuatannya yang ada di atas.

Selain kop surat, pastikan Kawan Kledo mengelola keuangan bisnis Kawan Kledo dengan baik. Untuk memudahkannya Kawan Kledo bisa menggunakan software akuntansi dari Kledo. Kledo dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan keuangan dann pembuatan laporan keuangan. Tunggu apa lagi, yuk daftar Kledo sekarang juga!