Cara Membuat Surat Jalan Paling Mudah, Berikut Contohnya

Buat Kawan Kledo yang saat ini berkecimpung di dunia bisnis online pasti sudah tidak asing dengan ekspedisi atau pengiriman barang. Ekspedisi atau pengiriman barang dilakukan ketika penjual atau pemilik bisnis mendapatkan pesanan dari orang yang berada di luar kota tempat pembeli tersebut tinggal. Karena tidak memungkinkan untuk mengambilan secara langsung, barang dikirimkan melalui ekspedisi atau pengiriman barang.

Namun tahukah Kawan Kledo, ternyata dalam pengiriman barang tidak sesederhana yang kita ketahui? Ada berbagai prosedur yang harus diikuti untuk bisa mengirimkan barang dari satu daerah ke daerah lainnya. Salah satu yang harus dibawa oleh supir ekspedisi adalah surat jalan barang. Buat Kawan Kledo yang ingin mencoba bisnis yang memerlukan pengiriman barang dalam jumlah besar harus mengetahui bagaimana membuat surat jalan barang ini.

Lalu bagaimana cara membuat surat jalan barang ini dan seperti apa contoh surat jalan barang? Semuanya akan dibahas di artikel yang ada di sini, untuk itu baca sampai selesai ya!

Apa Itu Surat Jalan?

Surat jalan merupakan surat yang harus dibawa ketika melakukan pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lain. Surat jalan dibawa oleh supir ketika mengantarkan barang dan bisa menyerahkannya ketika ada pemberhentian oleh petugas lalu lintas karena suatu alasan. Dengan dibawanya surat jalan barang ini supir memiliki keterangan barang-barang yang dibawa dan memiliki legalitas atas barang-barang yang dibawa tersebut.

Beberapa informasi yang terdapat dalam surat jalan barang adalah sebagai berikut:

1. Nama barang yang mengirimkan barang.
2. Jenis dan jumlah barang yang dibawa supir.
3. Keterangan.
4. Alamat tujuan barang.

Dengan informasi-informasi tersebut, surat jalan dapat dijadikan bukti legalitas kendaraan bermuatan agar dapat melintas di jalan. Surat jalan ini biasanya akan diminta oleh petugas lalu lintas ketika ingin mengetahui barang apa yang dibawa. Pengecekan dilakukan dengan cara menyesuaikan informasi yang terdapat dalam surat jalan barang dengan apa yang dibawa oleh supir. Jika terjadi kejanggalan antara informasi yang ada di surat dengan apa yang dibawa, petugas berhak menahan atau melakukan prosedur lebih lanjut yang diperlukan.

Peran dan Kegunaan Surat Jalan

Surat jalan digunakan sebagai dokumen untuk memastikan legalitas barang yang dibawa dalam jumlah besar. Selain kegunaan tersebut, surat jalan juga memiliki kegunaan lainnya yaitu sebagai berikut:

1. Dokumen Resmi Perusahaan

Surat jalan memiliki fungsi dan kegunaan sebagai dokumen resmi perusahaan di bidang antar-kirim barang atau produk. Surat jalan ini menjadi bukti sah transaksi telah dilakukan dengan benar oleh karyawan, supir, pengantar, dan pihak lainnya.

2. Dokumen yang Memberikan Keterangan

Di dalam surat jalan terdapat informasi-informasi yang akan menerangkan poin-poin penting yang terdapat dalam proses pengiriman. Dari informasi-informasi tersebut, dapat dijadikan acuan utama ketika terdapat pemeriksaan petugas lalu lintas atau dari pihak penerima.

3. Dijadikan Bukti Pengiriman yang Valid

Selain dua peran dan kegunaan di atas, surat jalan juga dapat dijadikan bukti pengiriman yang valid. Surat jalan ini tidak hanya dibawa kepada pihak penerima namun juga ditunjukan kepada pihak pengirim sebagai bukti transaksi telah selesai dilakukan. Surat jalan ini nantinya juga bisa dijadikan bukti valid untuk dimasukan ke laporan keuangan.

Baca juga: Contoh Surat Peringatan Paling Mudah

Warna Surat Jalan

Surat jalan memiliki peran yang sangat penting yaitu sebagai bukti transaksi dan konfirmasi atas barang yang dibawa oleh kendaraan. Karena pentingnya surat jalan ini, surat jalan harus dibawa supir dan jangan sampai hilang. Selain itu, surat jalan juga dibuat dalam 3 sampai 4 rangkap dan dicetak dengan warna yang berbeda-beda. Berikut warna-warna yang terdapat dalam surat jalan beserta fungsi yang dimilikinya:

1. Lembar Warna Putih

Lembar berwarna putih pada surat jalan bertujuan untuk dijadikan bukti bahwa barang pesanan telah diserahkan kepada pihak pembeli. Surat jalan berwarna putih ini nantinya juga akan digunakan sebagai dokumen penagihan penjual kepada pembeli di akhir bulan atau pada saat waktu pelunasan tiba.

2. Lembar Warna Merah

Lembar berwarna merah pada surat jalan merupakan surat jalan yang nantinya akan diberikan kepada pembeli atau konsumen. Surat jalan ini menjadi bukti pemesanan barang yang dilakukan oleh konsumen atau pembeli.

3. Catatan dari Laporan Transaksi

Pada lembar ketiga dan keempat surat jalan dijadikan sebagai catatan laporan transaksi yang bisa diberikan kepada karyawan atau supervisor yang menyampaikan perintah. Oleh karena itu, Kawan Kledo harus bisa membahami setiap jenis surat jalan agar pengiriman barang dapat berjalan dengan lancar.

Komponen Wajib Surat Jalan

Sebagai salah satu surat resmi, Kawan Kledo tidak boleh membuat surat jalan secara asal. Kawan Kledo harus mengikuti aturan yang berlaku dalam penulisan surat jalan, termasuk memenuhi komponen wajib surat jalan. Apa saja komponen wajib tersebut? Berikut jawabannya:

1. Nama dan alamat lengkap perusahaan yang mengirimkan barang.
2. Nomor surat jalan.
3. Tanggal pengiriman surat.
4. Nama dan alamat lengkap penerima yang menjadi tujuan pengiriman barang.
5. Rincian barang atau muatan yang dikirim bersama surat jalan. Rincian ini biasanya terdiri dari nama barang, kode barang, keterangan jumlah, dan harga.

Selain komponen penting di atas, surat jalan juga dapat dilengkapi dengan informasi mengenai supir yang membawa surat jalan. Informasi ini dapat berupa nama supir pengantar dan nomor kendaraan yang mengantar barang. Selain itu, pastikan surat ditandatangani sebagai bukti lehalitas surat jalan tersebut.

Contoh Surat Jalan

Berikut beberapa contoh surat jalan yang bisa Kawan Kledo jadikan referensi:

Kesimpulan

Surat jalan menjadi dokumen yang sangat penting ketika melakukan pengiriman barang dari suatu tempat ke tempat lain. Surat jalan ini yang nantinya akan diberikan ketika terjadi pemeriksaan oleh petugas lalu lintas. Karena pentingnya surat jalan ini, Kawan Kledo tentu tidak boleh asal dalam pembuatannya.

Ada beberapa kaidah atau aturan yang harus dipenuhi dalam penulisan surat jalan seperti yang telah dijelaskan di atas. Agar lebih mudah dalam membuat surat jalan, Kawan Kledo bisa menjadikan contoh surat jalan barang di atas sebagai referensi.

Kawan Kledo juga dapat membuat surat jalan dengan mengikuti langkah-langkah yang ada di video tutorial berikut ini:

Selain surat jalan, Kawan Kledo juga harus selalu memperhatikan pengelolaan keuangan bisnis. Meskipun tampak sepela, penelolaan keuangan menjadi dasar berkembang atau tidaknya suatu bisnis. Ada berbagai cara yang bisa digunakan untuk mengelola keuangan, salah satunya adalah dengan menggunakan software akuntansi dari Kledo. Kledo dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan keuangan. Yuk daftar Kledo sekarang juga!