Contoh Surat Peringatan Paling Mudah, Wajib Dicoba!

Bagi Kawan Kledo yang berstatus karyawan di suatu perusahaan atau instansi, pasti sudah tidak asing dengan istilah surat peringatan atau SP. Siapapun yang bekerja di suatu perusahaan atau instansi pasti tidak ingin menerima surat ini, namun surat SP harus dibuat jika karyawan di perusahaan atau instansi melakukan pelanggaran.

Buat Kawan Kledo yang ditugaskan membuat surat peringatan atau harus membuat surat peringatan untuk karyawan Kawan Kledo, bisakah membuat surat peringatan ini? Ada beberapa kaidah surat peringatan yang membuat Kawan Kledo tidak bisa asal mbuat surat ini. Agar lebih jelasnya, di sini Kledo akan memberikan penjelasan tentang surat peringatan dan juga contoh surat peringatan. Oleh karena itu, pastikan Kawan Kledo membaca artikel ini hingga selesai.

Pengertian Surat Peringatan

Surat peringatan merupakan surat yang digunakan untuk memberitahu seseorang bahwa tindakannya dianggap tidak pantas, melanggar aturan, atau negatif. Surat peringatan ini biasanya dikeluarkan oleh seseorang yang memiliki wewenang di lembaga atau instansi. Surat peringatan menjadi langkah awal dan jika tidak segera diperbaiki, dapat berlanjut ke tindakan disipliner. Jika Kawan Kledo berada di lingkup perusahaan, surat peringatan dibuat oleh pimpinan perusahaan dan individu yang mendapatkan surat peringatan adalah karyawan perusahaan tersebut.

Jika Kawan Kledo berposisi sebagai karyawan tentu tidak ingin mendapatkan surat peringatan, namun bagi perusahaan, surat peringatan ini menjadi bukti ketegasan perusahaan atas tindakan karyawan yang melanggar aturan yang berlaku. Pelanggaran-pelanggaran ini antara lain kinerja yang buruk, berprilaku tidak pantas di tempat kerja, kesalahan mengelola sumber daya perusahaan, atau mengabaikan kebijakan perusahaan.

Berikut contoh tindakan yang dapat mengakibatkan dikeluarkannya surat peringatan:

1. Sering absen tanpa adanya pemberitahuan.
2. Sering terlambat kerja.
3. Membocorkan rahasia yang dimiliki perusahaan.
4. Tidak bertanggung jawab terhadap pekerjaan.

Surat peringatan ini dapat dianggap sebagai teguran awal atas kesalahan yang dilakukan oleh karyawan dan tidak selalu berujung ke pemecatan. Namun jika Kawan Kledo sampai mendapatkan surat peringatan, itu artinya Kawan Kledo telah melakukan kesalahan yang cukup serius dan harus segera memperbaiki kesalahan yang telah Kawan Kledo lakukan.

Aturan Surat Peringatan di Indonesia

Dalam pembuatan surat peringatan, Kawan Kledo tidak boleh asal membuat. Di Indonesia sudah ada Undang-Undangan yang mengatur tentang surat peringatan ini, yaitu Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan pasal 161 yang berbunyi:

1. Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut. 
2. Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.

Dari penjelasan pasal tersebut, surat peringatan ini harus diberikan secara bertahap yaitu SP-1, SP-2, dan SP-3 yang masing-masing memiliki masa berlaku selama enam bulan. Jadi, ini artinya Kawan Kledo yang berposisi sebagai pimpinan perusahaan tidak boleh asal memberikan surat peringatan atau melakukan pemecatan. Surat peringatan harus dilakukan secara bertahap, namun sebenarnya peraturan ini dapat berubah sesuai kontrak kesepakatan bersama antara perusahaan dengan karyawan. Hal ini juga diatur dalam Undang-Undang Nomor 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Pasal 161 ayat 2 yaitu berbunyi:

Masing-masing surat peringatan dapat diterbitkan secara berurutan atau tidak, sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.

Dengan begitu, Kawan Kledo dapat mengacu pada kontrak perjanjian untuk mengangani masalah surat pelanggaran ini sebelum akhirnya ada pemutuskan hubungan kerja (PHK) terhadap karyawan.

Baca juga: Cara Membuat Surat Jalan Paling Mudah, Berikut Contohnya

Format Surat Peringatan

Karena merupakan salah satu surat resmi, struktur surat peringatan juga sama seperti surat resmi lainnya, yaitu:

• Alamat pengirim dalam kop atau kepala surat
• Tanggal
• Judul dan nomor surat
• Isi
• Nama dan tanda tangan

Agar mudah dimengerti oleh penerima surat (karyawan), pastikan Kawan Kledo membuat surat peringatan ini dengan sederhana, singkat, dan to the point. Berikut cara penulisan surat peringatan yang baik dan benar:

• Tuliskan nama dan jabatan karyawan yang mendapatkan surat peringatan.
• Sertakan alasan karyawan menerima SP. Contohnya adalah karena karyawan sering terlambat atau absen tanpa adanya pemberitahuan kepada pihak perusahaan.
• Berikan keterangan tujuan dari surat peringatan tersebut. Misalnya adalah memberikan arahan dan peringatan kepada karyawan untuk dapat mematuhi peraturan perusahaan dan tidak melakukan kesalahan yang sama.

Contoh Surat Peringatan

Karena merupakan surat resmi, Kawan Kledo tidak boleh asal dalam pembuatan surat peringatan. Berikut beberapa contoh surat peringatan yang dapat Kawan Kledo jadikan referensi dalam pembuatan surat peringatan:

Kesimpulan

Surat peringatan merupakan surat yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk memberikan peringatan kepada karyawan. Baik perusahaan atau karyawan tentu tidak ingin membuat surat peringatan, namun mau tidak mau perusahaan harus membuat surat peringatan jika karyawan telah melakukan pelanggaran. Kawan Kledo dapat membuat surat pelanggaran dari penjelasan yang ada di atas dan jangan lupa jadikan contoh surat peringatan di atas sebagai referensi.

Selain pembuatan surat peringatan, pastikan Kawan Kledo selalu mengelola keuangan perusahaan dengan baik. Kawan Kledo dapat menggunakan software akuntansi dari Kledo untuk mempermudah pengelolaan keuangan. Software akuntansi Kledo dilengkapi berbagai fitur yang akan sangat membantu pengelolaan keuangan bisnis Kawan Kledo. Klik di sini untuk mendaftar Kledo.