Project manager biasanya menerapkan metode manajemen tertentu untuk pekerjaan mereka, termasuk adaptive project framework (APF).
APF adalah metode manajemen proyek yang menekankan fleksibilitas dan membantu bisnis memberikan hasil terbaik untuk klien.
Jika Anda tertarik menerapkan pendekatan ini, Anda perlu memahami cara kerjanya agar bisa memaksimalkan APF.
Pada artikel ini, kami akan membahas adaptive project framework, perbedaannya dengan metode manajemen proyek biasa, cara kerja, dan tipsnya.
Pengertian Adaptive Project Framework
Kerangka kerja proyek adaptif (adaptive project framework/APF) adalah pendekatan di mana tim menyusun rencana yang fleksibel dan beradaptasi dengan kondisi bisnis yang terus berubah.
Banyak faktor dapat memengaruhi proyek yang sedang berjalan, seperti perubahan pada pasar tertentu, tujuan bisnis, atau preferensi klien.
APF bertujuan meminimalisir revisi dengan menetapkan pedoman sementara serta menyusun rencana tepat sebelum memulai suatu fase, jadi bukan merencanakannya berminggu-minggu atau berbulan-bulan sebelumnya.
APF cocok untuk:
- Proyek dengan tujuan yang jelas, tetapi metode pencapaiannya belum terdefinisi.
- Proyek yang melibatkan kolaborator yang aktif memberikan masukan, karena tim dapat mengintegrasikan pendapat mereka ke dalam setiap fase proyek.
- Proyek di industri yang berubah dengan cepat, seperti teknologi atau keuangan, karena membantu mengurangi risiko akibat spekulasi.
Baca Juga: Akuntansi Proyek: Pengertian, Prinsip, Bedanya dengan Akuntansi Standar
Apa Manfaat Adaptive Project Framework?
Biasanya, manajemen proyek biasa sudah punya pembagian tugas dan rencana kerja yang tetap. Namun, hal ini tidak berlaku untuk lingkungan bisnis yang bergerak cepat, yang tuntutan pasarnya tinggi.
Karena itu, Adaptive Project Framework berkembang dalam budaya kerja modern dan menjadi metodologi yang terbukti efektif.
Berikut ini adalah manfaat APF untuk bisnis Anda:
1. Menghemat waktu
Dengan megutamakan fleksibilitas , proses kerja menjadi lebih efisien. Dalam APF, anggota tim biasanya menunda pengambilan keputusan hingga tepat sebelum suatu fase dimulai.
Hal ini memungkinkan tim menyesuaikan diri dengan kebutuhan proyek yang terbaru serta mengurangi jumlah revisi.
2. Meningkatkan kepuasan klien
APF menyesuaikan proyek dengan kebutuhan klien yang terus berkembang.
Pendekatan fleksibel ini memungkinkan Anda untuk terus mengintegrasikan masukan klien demi menghasilkan produk dengan nilai tertinggi, terlepas dari ekspektasi awal.
Hasilnya, klien cenderung lebih puas, hubungan komunikasi menjadi lebih baik, dan kualitas produk akhir meningkat.
3. Mendorong pertumbuhan
APF memungkinkan tim terus belajar sambil bekerja. Jika ada perubahan atau temuan baru, anggota tim bisa segera menerapkannya tanpa harus menunggu proyek berikutnya.
Dengan terus mencoba pendekatan alternatif, tim dapat mengembangkan keterampilan lebih cepat, melatih kemampuan pemecahan masalah, dan menemukan potensi baru.
4. Membantu merespons perubahan kondisi pasar
APF membantu tim memaksimalkan nilai produk dan tetap kompetitif dengan menyesuaikan diri terhadap kondisi bisnis terkini.
Tim biasanya memantau aktivitas pasar, menganalisis tren, serta menafsirkan data terbaru untuk mengembangkan produk yang lebih optimal.
Hal ini membantu meluncurkan produk yang sesuai dengan kebutuhan bisnis saat ini dan mampu bersaing secara efektif.
5. Lebih terjangkau
Dengan APF, Anda dapat mengelola anggaran secara lebih efektif karena dana hanya digunakan untuk solusi yang benar-benar berhasil.
Metode ini mendorong penghapusan tugas bernilai rendah atau tidak efektif sejak awal, sehingga sumber daya dapat dialihkan ke metode yang lebih bermanfaat.
Sifat fleksibel dari kerangka kerja ini juga mengurangi pengeluaran yang besar karena perubahan, karena hasil proyek lebih mungkin sesuai dengan keinginan klien yang paling baru.
Baca Juga: Pengertian Manajemen Biaya Proyek, Tahapan, dan Fungsinya
Perbedaan Adaptive Project Framework dengan Metode Tradisional
| Adaptive Project Management | Traditional Project Management |
|---|---|
| Perencanaan dilakukan setelah setiap siklus mini-proyek selesai. | Perencanaan dilakukan sekali di awal proyek. |
| Sumber daya dan tugas dijadwalkan setelah setiap iterasi dan dapat berubah selama siklus berjalan. | Sumber daya dan tugas dijadwalkan sekaligus di awal. |
| Klien terlibat pada setiap siklus. | Klien umumnya hanya terlibat pada tahap awal dan penutupan proyek. |
| Tidak berspekulasi tentang masa depan. | Tujuan proyek bersifat tetap, demikian pula arah masa depan proyek. |
| Prioritas tugas direncanakan jauh hari sebelumnya. | Prioritas tugas ditentukan berdasarkan kebutuhan saat itu. |
Baca Juga: Cost Variance: Pengertian, Rumus, dan Contoh Kasusnya
Prinsip-Prinsip Adaptive Project Framework
APF mengikuti prinsip-prinsip ini, yang membedakannya dari metode lain:
- Fokus pada klien: Klien bertanggung jawab memilih alat dan pendekatan untuk proyek, namun akan mendapat dukungan dari tim proyek.
- Ketergantungan pada klien: APF menuntut klien untuk terlibat jauh lebih banyak daripada pendekatan manajemen proyek lainnya. Jadi, project manager harus selalu siap mendampingi klien sepanjang proyek. Klien juga menentukan apakah proyek dilanjutkan atau diselesaikan.
- Demonstrasi hasil yang cepat dan sering: Siklus dalam APF bersifat singkat. Dengan begitu, klien dapat segera mengetahui hasil terkini dan terlibat lebih aktif dalam proses.
- Kesiapan untuk terus bertanya dan menganalisis: Banyak fase APF didasarkan pada pertanyaan yang harus dijawab bersama oleh tim proyek dan klien.
- Perubahan sebagai jalan menuju solusi yang lebih baik. Sering terjadi perubahan dalam proyek APF. Idealnya, perubahan sering terjadi pada siklus awal dan semakin berkurang di tahap selanjutnya. Berbeda dengan manajemen proyek lainnya, APF memandang perubahan bukan sebagai hal negatif, melainkan sebagai tanda proyek yang sehat.
- Tidak berspekulasi tentang masa depan: Forecasting dianggap sebagai proses yang tidak memberikan nilai tambah.
Baca Juga: Download Contoh Laporan Proyek, Cara Membuatnya, dan Tipsnya
Bagaimana Cara Kerja Adaptive Project Framework (APF)?
APF merupakan pendekatan adaptif dan iteratif, di mana proyek dapat mengambil arah dan penyesuaian yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan klien.
Secara umum, APF terdiri dari lima tahap, dengan fase-fase sebagai berikut:
1. Ruang Lingkup Proyek (Project Scope)
Untuk memulai sebuah proyek, langkah pertama adalah mengidentifikasi tujuan proyek.
Apa kebutuhan klien? Apa ekspektasinya? Anggota tim Anda dan pihak klien perlu berkolaborasi untuk menetapkan beberapa hal dasar.
a. Mengidentifikasi Condition of Satisfaction (COS)/kondisi kepuasan
Para pemangku kepentingan harus menentukan kondisi kepuasan, yaitu kebutuhan atau tujuan proyek serta hasil yang klien harapkan.
Penting untuk memahami apa yang benar-benar ingin klien capai agar proses selanjutnya jelas.
Untuk menghindari kesalahpahaman, setiap pemangku kepentingan harus menyetujui dokumen CoS sebelum melanjutkan ke fase berikutnya.
b. Menyusun Project Overview Statement (PoS)
Project Overview Statement merupakan hasil dari CoS. Dokumen ini merangkum CoS yang telah disetujui oleh seluruh pemangku kepentingan.
Manajer proyek dapat merujuk dokumen ini sepanjang proyek untuk mengevaluasi efektivitas.
Karena menggunakan kerangka kerja adaptif, PoS harus disesuaikan jika terjadi perubahan pada CoS setelah disetujui.
c. Menentukan prioritas kebutuhan
Manajer proyek dan pemangku kepentingan bekerja sama untuk menentukan ruang lingkup keseluruhan proyek, terutama terkait urutan pekerjaan.
Analis atau manajer proyek menyusun dan memprioritaskan kebutuhan secara realistis dan memastikan bahwa tidak ada kebutuhan penting yang terlewat.
Mereka juga perlu mengevaluasi apa dampaknya pada bisnis jika suatu kebutuhan tidak terpenuhi. Dengan begitu, mereka bisa menentukan prioritas dengan lebih tepat.
d. Menyusun Work Breakdown Structure (WBS)
Work Breakdown Structure memecah proses proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, sehingga tim dapat memperkirakan biaya dan menyusun jadwal.
Meskipun terlihat kompleks, dengan bantuan tools manajemen proyek yang baik, Anda dapat berkolaborasi dengan tim untuk menyusun WBS secara lebih mudah dan efektif.
e. Menentukan Prioritas Scope Triangle
Bagian terakhir dari fase ruang lingkup proyek adalah mengevaluasi scope triangle, yang mencakup batasan kualitas: biaya, ruang lingkup, dan jadwal.
Batasan ini dapat diklasifikasikan menjadi 3:
- Batasan fleksibel/adaptif: Bisa dinegosiasikan
- Batasan tidak fleksibel: Berarti penting atau krusial
- Batasan yang dapat ditukar (trade-off): Bisa dikompensasikan dengan batasan lainnya
2. Jadwal Siklus (The Cycle Schedule)
Setelah mendapat ruang lingkup proyek jelas, proyek dipecah menjadi mini-proyek atau siklus manajemen adaptif/iterasi.
Setiap siklus direncanakan untuk menghasilkan satu atau lebih deliverable. Untuk menyusun jadwal siklus secara efektif, manajer proyek dapat mengikuti empat langkah berikut:
- Menentukan tugas berdasarkan work breakdown structure.
- Menetapkan dan menguraikan ketergantungan antar tugas.
- Mengelompokkan tugas dan menugaskannya kepada anggota tim.
- Menyusun jadwal kerja yang efektif.
Fokus utama pada tahap ini adalah mendefinisikan dan merencanakan tugas-tugas yang akan dikerjakan tim.
Setiap tugas harus ditetapkan sesuai dengan prioritas yang telah ditentukan sebelumnya.
Tetapkan tenggat waktu saat memberikan tugas kepada anggota tim dan pastikan seluruh ketergantungan tugas diperiksa dengan cermat, karena hal tersebut dapat memengaruhi efisiensi kerja.
3. Siklus Pengerjaan (The Cycle Build)
Pekerjaan inti proyek dimulai pada fase ini. Anggota tim mulai mengerjakan tugas yang telah dialokasikan.
Seiring progres berjalan, siklus dapat disesuaikan. Seluruh tugas yang belum selesai akibat perubahan kebutuhan akan dipindahkan ke siklus berikutnya.
Komponen utama pada tahap ini meliputi:
- Memulai pekerjaan sesuai rencana.
- Memantau progres dan menyesuaikan siklus pengerjaan.
- Mengakhiri siklus sesuai waktu penyelesaian.
- Memindahkan tugas yang tertunda ke siklus berikutnya.
- Mencatat umpan balik atau ide perbaikan.
- Mencatat serta melacak masalah yang muncul.
Perbedaan utama antara metode manajemen proyek tradisional dan APF terletak pada pengelolaan waktu.
Pada APF, jadwal dan tenggat waktu siklus bersifat tetap. Jika tim tidak dapat menyelesaikan suatu deliverable sesuai tenggat, maka deliverable tersebut akan ditunda dan diprioritaskan kembali pada siklus berikutnya.
Seluruh masalah yang muncul pada siklus ini akan dibahas dan diselesaikan pada siklus selanjutnya.
Untuk perbaikan proses, komunikasi yang jelas dengan para pemangku kepentingan menjadi hal yang sangat penting.
4. Titik Tinjau Klien (The Client Checkpoint)
Fase tinjauan klien merupakan bagian paling krusial dalam kerangka kerja adaptif.
- Klien mengevaluasi hasil atau deliverable dari siklus pengerjaan serta memberikan umpan balik atau saran.
- Berdasarkan evaluasi tersebut, manajer proyek berkomunikasi dengan klien untuk membahas serta menjadwalkan penyesuaian atau perubahan yang diperlukan pada iterasi berikutnya.
- Menyusun arah proyek yang jelas agar kesalahan yang sama tidak terulang pada siklus selanjutnya.
- Proses kembali berulang. Manajer proyek dan tim kembali ke tahap perencanaan siklus, lalu masuk ke tahap pengerjaan, kemudian klien kembali meninjaunya.
Iterasi ini terus berlanjut hingga proyek selesai.
5. Laporan Akhir (The Final Report)
Pada akhir proyek, evaluasi menyeluruh terhadap keberhasilan proyek menjadi hal yang penting.
Manajer proyek, tim, dan klien dapat berkolaborasi untuk mengidentifikasi faktor keberhasilan serta membahas kendala atau kekurangan yang terjadi.
Mereka mendokumentasikan semua temuan, dan para pemangku kepentingan berbagi pengalaman mereka.
Dokumentasi ini sangat berguna untuk proyek-proyek selanjutnya, karena laporan akhir dapat dijadikan referensi untuk meninjau kembali proses adaptif maupun aspek-aspek penting lainnya dalam pelaksanaan proyek.
Baca Juga: Contoh Laporan Keuangan Proyek, Pengertian, dan Cara Membuatnya
Tips Menggunakan Adaptive Project Framework secara Efektif
Berikut beberapa tips yang dapat membantu Anda menerapkan APF dengan lebih efektif:
1. Berkomunikasi secara terbuka
Komunikasi yang berkelanjutan sangat penting untuk memastikan keberhasilan proyek saat menggunakan APF, karena kondisi proyek selalu berubah.
Umpan balik yang terus-menerus dari semua pihak merupakan ciri utama APF. Oleh karena itu, pastikan seluruh kolaborator selalu mendapatkan informasi pada setiap siklus agar mereka dapat memberikan masukan yang bernilai.
Jadi, akan lebih baik jika Anda mencatat seluruh masalah dan solusi yang muncul selama proses dan membagikannya dengan anggota tim.
2. Menganalisis risiko
Untuk memastikan tim mengambil keputusan berbasis data, lakukan analisis kuantitatif guna mengukur risiko.
Tools seperti simulasi dan skenario proyek dapat membantu menilai berbagai opsi dan memilih langkah terbaik.
APF berfokus mengurangi perkiraan yang tidak pasti serta memberikan hasil yang lebih andal bagi klien. Jadi, proses evaluasi risiko secara menyeluruh menjadi sangat penting.
3. Fokus pada hal yang benar-benar diperlukan
Dalam kerangka kerja ini, Anda juga perlu sering meninjau kembali prioritas. Seiring perubahan kondisi, beberapa tugas bisa menjadi tidak lagi relevan.
APF akan paling efektif ketika tim hanya mengerjakan tugas yang memberikan nilai tambah.
Anda dapat menekan biaya dan mengurangi pemborosan dengan terus mengevaluasi WBS dan hanya menetapkan tugas yang berkontribusi signifikan terhadap hasil proyek.
Baca Juga: Estimasi Biaya dalam Manajemen Proyek: Manfaat, Metode, & Contohnya
Kesimpulan
Tim yang bekerja di industri yang terus berubah harus bisa beradaptasi juga. Karena itu, lahirlah Adaptive Project Framework yang lebih fleksibel dari metode manajemen proyek biasa.
Dengan beradaptasi dan menyesuaikan diri dengan permintaan klien dan juga industri, bisnis bisa memberikan hasil terbaik.
Selain itu, jangan lupa bahwa bisnis juga membutuhkan pengelolaan keuangan yang akurat dan tepat untuk menangani proyek.
Gunakan software akuntansi Kledo yang bisa mencatat pengeluaran dan pemasukan, menyusun laporan keuangan, manajemen persediaan, hingga mengelola invoice dan biaya bisnis.
Yuk, coba Kledo sekarang juga! Daftar sekarang lewat tautan ini.
- Critical Chain Project Management: Komponen dan Penerapannya - 15 Januari 2026
- Adaptive Project Framework: Cara Kerja dan Prinsipnya - 15 Januari 2026
- Sales Order adalah: Cara Kerja dan Bedanya dengan Invoice - 14 Januari 2026