Contoh Surat Pemberitahuan Ini Sangat Mudah untuk Bisnis, Cek Sekarang Juga!

Dalam sebuah bisnis, surat pemberitahuan berfungsi untuk memberikan informasi tentang suatu kegiatan atau acara. Surat pemberitahuan ini sangat penting diketahui oleh Kawan Kledo yang memiliki sebuah bisnis atau menjadi bagian dari sebuah bisnis. Hal ini dikarenakan dalam penulisannya, Kawan Kledo tidak boleh asal. Ada aturan yang harus Kawan Kledo patuhi dalam penulisan surat pemberitahuan.

Agar Kawan Kledo tidak bingung dalam penulisan surat pemberitahuan, Kledo telah menyiapkan cara menulisan surat pemberitahuan yang ada di bahas di artikel ini. Tidak hanya cara penulisannya, di sini Kawan Kledo juga akan mendapatkan contoh surat pemberitahuan. Oleh karena itu, pastikan Kawan Kledo membaca artikel hingga selesai, ya!

Apa Itu Surat Pemberitahuan

Seperti yang telah dijelaskan di atas, surat pemberitahuan merupakan salah satu jenis surat resmi yang digunakan untuk memberikan informasi tentang acara atau kegiatan yang penting. Surat pemberitahuan ini dapat dibuat oleh individu ataupun instansi dan ditujukan kepada individu atau instansi. Jadi bisa dikatakan tidak ada aturan khusus yang mengatur siapa yang membuat dan menerima surat pemberitahuan ini.

Kawan Kledo pasti pernah mendapatkan surat pemberitahuan ini, baik dari lingkungan sekolah, kampus, tempat kerja, ataupun dari lingkungan tempat Kawan Kledo tinggal. Surat pemberitahuan ini dibuat untuk menyampaikan informasi tentang acara atau kegiatan yang akan dilakukan di waktu yang akan datang.

Karena pentingnya informasi yang ada dalam surat pemberitahuan ini, pastikan Kawan Kledo menuliskan informasi dengan jelas dan mudah dipahami oleh orang yang menerima surat tersebut. Hal ini dilakukan agar apa yang termuat dalam surat pemberitahuan dapat tersampaikan dengan baik kepada pihak yang menerima.

Fungsi Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan memiliki fungsi utama sebagai media atau sarana memberikan informasi mengenai suatu kegiatan atau acara. Namun ternyata surat pemberitahuan tidak hanya memiliki fungsi ini. Ada fungsi-fungsi lain yang dimiliki oleh surat pemberitahuan. Apa Saja? Yuk simak jawabannya di bawah ini:

1. Sumber Informasi Aturan Baru

Surat pemberitahuan berfungsi sebagai sumber untuk memberikan informasi mengenai adanya aturan yang berlaku di sebuah instansi atau lingkungan tempat tinggal. Surat pemberitahuan ini menjadi cara yang efektif untuk memberikan informasi ketika terjadi fenomena baru di lembaga atau lingkungan yang bersangkutan.

2. Perintah Mengikuti Aturan Baru

Selain digunakan untuk memberikan informasi mengenai aturan baru, surat pemberitahuan juga dapat digunakan untuk memberikan perintah agar orang-orang yang berada di bawah instansi tersebut. Karena fungsinya ini, Kawan Kledo harus membuat surat pemberitahuan sejelas mungkin karena bagaimana orang-orang akan mengikuti aturan baru jika surat yang dibuat tidak dapat dimengerti dengan mudah?

Komponen Surat Pemberitahuan

Seperti halnya surat resmi lainnya, surat pemberitahuan juga harus memiliki komponen-komponen wajib di dalamnya. Komponen-komponen ini harus dipenuhi agar surat pemberitahuan mudah dimengerti oleh orang yang menerima surat tersebut. Berikut komponen-komponen surat pemberitahuan tersebut:

1. Kop surat
2. Nama penerima dan alamat penerima surat
3. Isi surat
4. Tanda tangan pengirim surat
5. Informasi tambahan.

Syarat Penulisan Surat Pemberitahuan

Selain komponen yang harus dipenuhi, surat pemberitahuan juga harus memuhi syarat-syarat tertentu agar surat dapat mudah dipahami oleh penerima. Apa saja syarat-syarat tersebut?

1. Kop Surat

Syarat pertama yang harus dipenuhi dalam penulisan surat pemberitahuan adalah adanya kop surat di bagian paling atas surat. Kawan Kledo bisa mendapatkan contoh kop surat dan cara membuatnya di link ini.

2. Penyusunan Berurutan

Syarat kedua yang harus dipenuhi saat membuat surat pemberitahuan adalah penyusunannya yang berurutan. Ini artinya Kawan Kledo tidak boleh menulis surat pemberitahuan secara acak karena dapat mengakibatkan penerima surat tidak menerima informasi surat dengan benar.

3. Identitas Penerima Harus Jelas

Agar surat dapat sampai ke tangan penerima, Kawan Kledo harus menuliskan identitas penerima surat dengan jelas, termasuk alamat tempat tinggal penerima surat.

4. Identitas Pengirim Harus Jelas

Selain identitas penerima surat, identitas pengirim surat juga harus ditulis dengan jelas. Ini dilakukan agar penerima surat dapat memahami maksud dan tujuan surat tersebut. Selain itu, dengan adanya identitas pengirim yang surat juga dapat mencegah terjadinya tindak kejahatan penipuan.

5. Menggunakan Bahasa Formal

Karena termasuk ke dalam surat resmi, surat pemberitahuan harus ditulis menggunakan bahasa formal. Ini dikarenakan informasi yang ada dalam surat pemberitahuan berhubungan dengan instansi atau lembaga formal. Kawan Kledo dapat menulis surat pemberitahuan dengan bahas formal yang sederhana agar lebih mudah dipahami oleh penerima.

6. Menyebutkan Waktu dan Tempat dengan Jelas

Karena surat pemberitahuan berhubungan dengan acara atau kegiatan, pastikan Kawan Kledo menyebutkan waktu dan tempat acara atau kegiatan dengan jelas. Ini dilakukan agar penerima surat dapat mengikuti kegiatan atau acar sesuai yang diberitahukan dalam surat tersebut.

Cara Menulis Surat Pemberitahuan

Setelah mengetahui syarat-syarat yang harus dipenuhi dalam penulisan surat pemberitahuan, berikut cara-cara yang bisa Kawan Kledo lakukan untuk menulis surat pemberitahuan:

1. Kop Surat

Sama seperti komponen dan syarat surat pemberitahuan, cara menulis surat pemberitahuan juga harus menyertakan kop surat di bagian paling atas surat. Kop surat ini bertujuan untuk menuliskan identitas pengirim atau penulis surat. Kawan Kledo harus menuliskan identitas di bagian kop surat ini dan juga dilengkapi dengan nomor telepon yang bisa dihubungi. Kawan Kledo juga bisa menuliskan identitas lainnya seperti email, website, hingga alamat fax.

2. Nama dan Alamat Penerima Surat

Nama dan alamat penerima surat ditulis setelah penulisan kop surat. Kawan Kledo harus menuliskan nama dan alamat penerima surat ini dengan jelas agar surat pemberitahuan ini sampai ke penerima yang tepat.

3. Isi Surat

Isi surat ditulis untuk menjelaskan maksud dan tujuan dari surat pemberitahuan. Di bagian isi surat ini, pengirim menuliskan informasi yang hendak disampaikan kepada penerima surat. Jika informasi ini berbentuk acara atau kegiatan, pastikan menulis informasi tempat, tanggal, waktu, dan tujuan dari kegiatan tersebut dengan sejelas-jelasnya.

4. Tanda Tangan

Terakhir, sebagai bentuk legalitas surat, Kawan Kledo harus menambahkan tanda tangan pada bagian akhir surat. Tanda tangan ini dilakukan oleh perwakilan atau kepala instansi atau lembaga yang membuat surat. Pastikan menulis nama dan jabatan di bagian tanda tangan ini dengan benar.

5. Informasi Tambahan

Selain empat hal di atas, Kawan Kledo juga bisa memberikan informasi tambahan pada surat pemberitahuan. Informasi tambahan yang pertama ini adalah berupa nomor surat yang berada di antara kop surat dan identitas penerima surat. Nomor surat ini biasanya ditulis oleh instansi atau perusahaan yang sudah sering menulis surat sejenis.

Selain nomor surat, informasi tambahan lainnya yang ada di surat pemberitahuan adalah penambahan perihal. Perihal ini ditulis untuk memberikan keterangan maksud dan tujuan penulisan surat. Terakhir, Kawan Kledo juga bisa menambahkan lampiran berupa dokumen tambahan di belakang surat pemberitahuan. Lampiran ini biasanya berisi rangakaian acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan.

Contoh Surat Pemberitahuan

Setelah mengetahui cara pembuatan surat pemberitahuan, berikut beberapa contoh surat pemberitahuan yang bisa Kawan Kledo jadikan acuan dalam penulisan surat pemberitahuan:

Kesimpulan

Surat pemberitahuan bertujuan untuk memberikan informasi mengenai acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan. Surat pemberitahuan harus ditulis berdasarkan kaidah dan syarat-syarat yang berlaku untuk penulisan surat resmi. Kawan Kledo bisa membuat surat pemberitahuan dengan cara yang ada di atas dan jangan lupa jadikan contoh surat pemberitahuan di atas sebagai referensi dalam penulisan surat pemberitahuan.

Selain surat pemberitahuan, pengelolaan keuangan juga menjadi sesuatu yang sangat penting bagi bisnis. Kawan Kledo dapat mengelola keuangan dengan berbagai cara, salah satu cara termudahnya adalah dengan menggunakan software akuntansi dari Kledo. Kledo dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan keuangan. Yuk daftar Kledo sekarang juga!