Buat Surat Resmi dengan Contoh Mudah Berikut Ini

Dalam dunia profesional, baik itu instansi/lembaga atau aktivitas bisnis, kegiatan surat menyurat menjadi sesuatu yang tidak bisa ditinggalkan. Surat ini digunakan oleh instansi atau perusahaan untuk berbagai keperluan, mulai dari undangan sampai surat edaran. Kawan Kledo pasti pernah menerima salah satu dari surat tersebut, baik saat masih sekolah, kuliah, ataupun saat bekerja.

Surat ini disebut juga dengan surat resmi dimana dalam pembuatannya harus menggunakan bahasa yang baku karena sifatnya yang formal. Meskipun pernah mendapatkan surat resmi, ternyata tidak semua orang bisa membuat surat resmi. Oleh karena itu, Kledo akan membahas cara membuat surat resmi dan contoh surat resmi yang sangat mudah untuk dipelajari.

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi merupakan surat yang digunakan untuk keperluan formal atau resmi pihak-pihak tertentu, baik perorangan, lembaga, ataupun organisasi untuk dapat saling berkomunikasi secara formal. Surat resmi harus ditulis berdasarkan kaidah-kaidah formal dan sopan. Dalam penggunaan bahasa, surat resmi harus menggunakan bahasa yang baku dan untuk isi surat harus singkat, padat, dan jelas.

Fungsi Surat Resmi

Surat resmi memiliki beberapa fungsi, yaitu:

1. Untuk menyampaikan pemberitahuan yang penting. Karena penting, pemberitahuan ini biasanya akan dikomunikasikan secara tertulis.
2. Untuk pengajuan permohonan, seperti permohonan dana ataupun permohonan izin.
3. Sebagai pedoman kerja untuk aktivitas-aktivitas yang terjadi di perusahaan atau organisasi.
4. Karena dijadikan bukti tertulis, isi surat resmi harus dapat dipertanggungjawabkan. Contoh dari surat ini adalah surat perjanjian kerja sama. Surat perjanjian kerja sama ini dapat dijadikan bukti untuk hal-hal yang tidak ada dalam perjanjian.
5. Untuk dijadikan arsip atau bukti historis.

Karena fungsinya yang penting ini, surat resmi masih dibutuhkan meski saat ini aktivitas surat-menyurat telah digantikan dengan e-mail ataupun fitur pesan yang ada di media sosial.

Ciri-Ciri Surat Resmi

Agar bisa mengenali surat resmi dengan mudah, Kawan Kledo dapat melihat ciri-ciri surat resmi sebagai berikut:

1. Surat resmi ditulis menggunakan bahasa Indonesia yang baku sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia atau PUEBI, mulai dari suku kata, frasa, dan juga tata bahasa yang dipakai.
2. Surat resmi ditulis dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif sehingga mudah dimengerti.
3. Bahasa yang digunakan dalam surat resmi bukan bahasa implisit, namun bahasa eksplisit.
4. Surat resmi dibuat dalam bentuk full block atau semi block.
5. Di dalam surat resmi terdapat kop surat yang menunjukan pengirim surat tersebut.
6. Di dalam surat resmi selalu ada nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran (jika ada).
7. Pada kondisi tertentu, surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus.
8. Surat resmi berbentuk sistematis dan dibuat berdasarkan aturan yang berlaku.

Jenis-Jenis Surat Resmi

Setelah memahami fungsi dan ciri-ciri surat resmi, kini saatnya Kawan Kledo memahami jenis-jenis surat resmi. Seperti yang diketahui, ada berbagai macam surat resmi. Untuk lebih jelasnya, Kawan Kledo bisa membacanya di bawah ini:

1. Surat Undangan

Jenis surat resmi pertama adalah surat undangan. Surat undangan digunakan oleh instansi atau kelompok untuk memanggil atau mengundang seseorang atau kelompok orang agar dapat menghadiri acara tertentu. Contoh dari surat undangan ini adalah surat undangan panggilan kerja, surat undangan pernikahan, surat undangan panggilan polisi, dan lainnya.

2. Surat Edaran

Surat edaran merupakan jenis surat resmi yang digunakan untuk memberitahu kegiatan atau acara kepada kalangan tertentu. Contoh dari surat edaran adalah surat edaran pengumuman libur.

3. Surat Kuasa

Surat kuasa merupakan surat yang memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Contoh dari surat kuasa ini antara lain surat kuasa pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank, dan lainnya.

4. Surat Keputusan

Surat keputusan merupakan jenis surat resmi yang bertujuan untuk menyampaikan keputusan dari atasan untuk hal-hal yang selama ini dirasa kurang jelas. Surat keputusan ini pada umumnya berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga. Contoh dari surat keputusan ini adalah surat keputusan pengangkatan pegawai.

5. Surat Permohonan

Jenis surat resmi yang kelima adalah surat permohonan. Surat permohonan merupakan surat resmi yang digunakan untuk menyampaikan permohonan kepada pihak lain. Contoh dari surat permohonan ini adalah sura permohonan pengajuan dana.

6. Surat Perintah

Surat perintah merupakan jenis surat resmi yang berfungsi untuk memberikan perintah kepada bawahan. Contoh dari surat perintah ini adalah surat perintah perjalanan dinas, surat perintah lembur, dan lainnya.

Komponen Surat Resmi

Dalam penulisan surat resmi, ada format tertentu yang harus diikuti. Untuk membuat surat resmi, Kawan Kledo harus mengikuti format penulisan tersebut. Berikut format penulisan surat resmi yang harus Kawan Kledo ikuti:

1. Kepala Surat

Bagian pertama dalam surat resmi yang harus ada adalah kepala surat atau yang biasa disebut kop surat. Bagian kepala surat berisi tentang informasi data perusahaan, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan juga website perusahaan. Jika diperlukan, ada juga perusahaan yang memasukan logo perusahaan di dalam surat resmi.

2. Tanggal Surat

Bagian kedua yang harus ada dalam surat resmi adalah tanggal surat. Tanggal surat dalam surat resmi bertujuan untuk memberikan informasi kepada penerima mengenai waktu saat surat tersebut dibuat. Dari waktu surat ini, penerima dapat menilai relevansi isi surat.

3. Nomor Surat

Penulisan nomor surat pada surat resmi bertujuan untuk administrasi perusahaan. Di dalam nomor surat ini terdapat kode yang sangat penting bagi perusahaan. Mulai dari wwaktu perilisan surat, identitas perusahaan, tujuan penulisan surat, nomor surat, dan lainnya.

4. Lampiran

Pada bagian lampiran, terdapat informasi jumlah lampiran yang disisipkan di belakang surat resmi. Biasanya, lampiran ini di dalamnya mencangkup berbagai dokumen, seperti laporan keuangan, foto kegiatan, dan lainnya.

5. Perihal

Perihal merupakan bagian dalam surat resmi yang bertujuan untuk menginformasikan tujuan dari surat resmi tersebut.

6. Alamat

Di bagian dalam surat resmi, Kawan Kledo harus menuliskan alamat secara jelas dan disertai nama penerima lengkap dengan alamatnya. Jika Kawan Kledo tidak mengetahui nama penerima, Kawan Kledo bisa menulisakn jabatannya di sana.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan bagian dalam surat resmi yang tak boleh terlewatkan. Salam pembuka ini ditulis sebagai bagian sopan santun pengirim surat kepada penerima surat.

8. Isi Surat

Isi surat menjadi bagian inti surat dimana di dalamnya terdiri dari 3 (tiga) bagian yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup. Pada bagian pembuka, Kawan Kledo dapat memberikan pengantar. Sedangkan pada bagian inti Kawan Kledo dapat menuliskan rincian tujuan penulisan surat tersebut. Pastikan Kawan Kledo menulis surat tersebut dengan ringkas, padat, dan jelas. Kemudian, pada bagian penutup Kawan Kledo dapat menuliskan simpulan, penegasan, harapan, dan ucapan terima kasih.

9. Penutup

Salam penutup dalam surat resmi digunakan untuk melengkapi salam pembuka yang ada bagian awal surat resmi. Buat Kawan Kledo yang pernah melihat contoh surat resmi dari perusahaan, pasti akan menemukan berbagai pilihan salam penutup. Namun penting banget buat diketahui nih, bahwa Kawan Kledo sebaiknya memilih salam penutup yang sesuai dengan dalam pembuka di awal surat.

10. Tanda Tangan

Selanjutnya, bagian yang tidak boleh terlewatkan dari surat resmi adalah tanda tangan dan nama terang pengirim. Untuk memperkuat, Kawan Kledo juga bisa memberikan stempel di samping tanda tangan.

11. Tembusan

Pada bagian terakhir, Kawan Kledo harus memastikan surat resmi yang dibuat disertai bagian tembusan. Tembusan ini berisi terdapat pihak atau orang yang memiliki hak untuk memperoleh dan mengetahui isi surat resmi tersebut.

Contoh Surat Resmi

Masih bingung dengan penjelasan mengenai surat resmi yang ada di atas? Kawan Kledo bisa nih melihat beberapa contoh surat resmi yang ada di bawah ini yang bisa Kawan Kledo jadikan acuan dalam penulisan surat resmi di perusahaan Kawan Kledo:

Kesimpulan

Surat resmi merupakan salah satu bagian yang tidak bisa terlepas dari aktivitas di instansi atau perusahaan. Kawan Kledo pasti sering mendapatkan surat resmi baik berupa surat undangan, surat permohonan, surat edaran, dan lainnya. Kawan Kledo bisa mempelajari cara pembuatannya dari yang telah dijelaskan di atas. Selain cara membuat surat resmi, Kawan Kledo juga harus memperhatikan pengelolaan keuangan. Kawan Kledo dapat menggunakan cara mudah dalam pengelolaan keuangan yaitu dengan menggunakan software akuntansi dari Kledo. Kledo dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan keuangan, mulai dari fitur invoice, purchasing order, biaya, aset tetap, dan juga laporan. Yuk daftar Kledo sekarang juga!