Contoh Surat Tugas Paling Mudah. Pebisnis Wajib Tahu!

Kembali Contoh Surat

Sebelumnya Kledo pernah membahas tentang contoh surat kuasa, surat resmi, dan surat penawaran. Selain contoh surat-surat tersebut, ada satu surat lagi yang tidak bisa dilepaskan dari kegiatan profesional seperti dalam instansi atau bisnis yaitu surat tugas. Surat tugas ini digunakan untuk memberikan tugas kepada karyawan atau bawahan.

Dalam membuat surat tugas ini, Kawan Kledo tidak boleh membuatnya secara asal. Kawan Kledo harus mengikuti kaidah pembuatan surat tugas yang berlaku. Namun ternyata tidak semua paham tentang kaidah pembuatan surat tugas. Oleh karena itu, Kledo akan membahas cara membuat surat tugas disertai contoh yang akan membantu Kawan Kledo dalam pembuatan surat tugas.

Apa Itu Surat Tugas?

Surat tugas merupakan surat yang dibuat oleh instansi atau perusahaan untuk memberikan tugas khusus kepada karyawan atau bawahan. Surat tugas ini biasanya dibuat oleh atasan atau orang yang memiliki jabatan lebih tinggi untuk memberikan tugas tertentu kepada bawahan. Surat tugas merupakan salah satu jenis surat resmi yang dalam pembuatannya harus mengikuti kaidah-kaidah penulisan surat resmi yang berlaku.

Fungsi Surat Tugas

Sebagai salah satu surat resmi, surat tugas tentunya memiliki beberapa fungsi. Apa saja fungsi yang dari surat tugas ini? Berikut jawabannya:

Sebagai tanda resmi atau formal bahwa seseorang yang diberikan tugas tersebut benar-benar berasal dari instansi atau perusahaan tersebut.
Untuk membantu kelancaran suatu pekerjaan yang diberikan kepada karyawan atau bawahan untuk berhubungan dengan pihak instansi atau perusahaan di luar.
Untuk memudahkan pekerjaan di tengah masyarakat.
Sebagai bukti resmi agar terhindar dari tindak kejahatan yang bisa saja terjadi saat melaksanakan tugas.

Ciri-Ciri Surat Tugas

Selain fungsi, surat tugas juga memiliki ciri-ciri yang membedakannya dengan surat lainnya, yaitu sebagai berikut:

Terdapat penjelasan terkait tugas yang diberikan pimpinan instansi atau perusahaan kepada staf atau karyawan yang ditugaskan.
Menggunakan bahasa baku dan memiliki penjelasan yang singkat, padat dan jelas.
Terdapat kop surat, tanda tangan dari pemberi wewenang, dan stempel resmi dari instansi atau perusahaan.
Di dalamnya tidak pernah mengandung arti ganda.
Penulisan tersusun rapi dan juga berurutan.
Bahasa yang digunakan tegas dan sopan.
Dapat dimengerti dengan mudah.

Komponen Surat Tugas

Sebagai salah satu surat resmi, surat tugas harus memiliki beberapa komponen penting sebagai berikut:

1. Kop Surat

Komponen pertama yang harus ada dalam penulisan surat tugas adalah kop surat. Sama seperti surat resmi lainnya, kop surat juga menjadi bagian yang tidak boleh terlewat dalam penulisan surat tugas. Kop surat atau kepala surat ini terdiri dari:

Kop surat dinas dimana isinya berupa logo atau lambang instansi atau perusahaan dan ditulis dengan huruf kapital.
Penulisan ‘surag tugas’ ditulis dengan huruf kapital secara simetris.
Nomor surat tugas.

2. Inti Surat

Komponen kedua yang harus ada dalam surat tugas adalah inti surat. Inti surat merupakan bagian penting yang ada dalam surat tugas. Bagian inti surat ini terdiri dari:

Bagian pembuka surat dimana di dalamnya berisi pertimbangan atau dasar surat. Dalam pertimbangan tersebut tertulis alasan dibuatnya surat tugas.
Bagian isi surat dimana di dalamnya mencangkup orang yang diberikan tugas yaitu berupa nama dan jabatan penerima tugas serta tugas yang didapatkannya.

3. Penutup Surat

Komponen ketiga yang harus ada dalam surat tugas adalah penutup surat. Penutup surat ini di dalamnya terdiri dari:

Nama dan jabatan orang yang tanda tangan di surat tugas. Penulisan nama menggunakan huruf kapital di setiap awal kata dan diakhiri dengan tanda koma.
Nama lengkap orang yang tanda tangan surat tugas.
Tanda tangan orang yang memberikan tugas.
Tempat dan tanggal surat dibuat.
Cap atau stempel instansi atau perusahaan.

4. Distribusi dan Tembusan Surat

Distribusi atau tembusan surat ini akan diberikan kepada instansi atau perusahaan yang berkaitan setelah mendapatkan surat tugas dari orang yang diberikan tugas.

5. Lampiran

Lampiran dibutuhkan saat tugas yang diberikan bersifat kolektif. Di dalam lampiran akan ditulis daftar pegawai atau karyawan yang ditugaskan yaitu meliputi nomor urut, nama, nomor induk, jabatan, pangkat, dan keterangan.

Jenis-Jenis Surat Tugas

Ada beberapa jenis surat tugas yang sering digunakan oleh instansi atau perusahaan. Apa saja jenis-jenis surat tugas tersebut?

1. Surat Tugas Karyawan

Surat tugas karyawan merupakan surat tugas yang diterbitkan oleh orang yang memiliki jabatan atau wewenang kepada orang yang diberikan tugas. Contoh dari surat tugas jenis ini adalah ketika seorang kepala marketing memberikan tugas kepada anak buahnya di bidang marketing.

2. Surat Tugas Penanggungjawab Acara

Surat tugas penanggungjawab acara merupakan surat tugas yang diberikan kepada perorangan, kolektif, ataupun tim untuk menjadi panitia sebuah acara. Biasanya di dalam surat ini disertai jobdesk yang harus dilakukan oleh penerima tugas.

3. Surat Tugas Guru

Ada berbagai jenis surat tugas yang diberikan kepada guru, seperti surat tugas pelatihan, surat tugas bimbingan, ataupun surat tugas sebagai guru pengganti.

4. Surat Tugas Organisasi

Surat tugas organisasi merupakan surat tugas yang dikeluarkan oleh ketua yang ditujukan kepada suatu organisasi, baik itu organisasi mahasiswa ataupun organisasi lainnya. Biasanya, isi dari surat tugas organisasi ditujukan kepada anggota baik para anggota atau salah satu anggota untuk dapat mengatur jalannya sebuah program yang ada dalam organisasi tersebut. Contoh dari surat tugas organisasi ini adalah pada saat ulang tahun organisasi atau memperingati acara tertentu.

5. Surat Tugas Perusahaan

Surat tugas perusahaan memiliki kemiripan dengan surat tugas karyawan. Bedanya, surat tugas perusahaan lebih menerangkan secara detail terkait tugas yang akan dikerjakan. Sedangkan pada surat tugas karyawan biasanya tidak diterangkan secara detail tugas tersebut karena masih dalam skala kecil.

Cara Membuat Surat Tugas

Untuk membuat surat tugas, Kawan Kledo bisa mengikuti cara berikut ini:

Ikuti kaidah-kaidah yang biasanya digunakan untuk membuat surat resmi, baik dalam bentuk deskripsi, narasi, ataupun tabel.
Penulisan ‘surat tugas’ menggunakan huruf kapital.
Nomor surat diketik dengan menggunakan 1,5 spasi.

Selanjutnya, poin penting yang harus diperhatikan dalam penulisan surat tugas adalah sebagai berikut:

Nama pejabat atau atasan yang membuat surat tugas ditulis lengkap dengan jabatan di bawah nomor.
Nama penerima tugas diberi jarak 3 spasi dilengkapi jabatan yang dimiliki.
Jika pemberi tugas memiliki Nomor Induk Pegawai atau NIP, maka tulis NIP dan gelarnya.
Gunakan salam penutup yang baik, baku, dan tidak memaksa.

Berikut urutan dalam penulisan surat tugas yang bisa Kawan Kledo ikuti:

Kop surat
Tanggal
Nomor surat, lampiran, dan hal
Isi
Poin tugas dan waktu
Job desk atau tugas yang diberikan
Penutup
Tanda tangan, nama terang, serta stempel instansi atau perusahaan.

Contoh Surat Tugas

Berikut beberapa contoh surat tugas yang bisa Kawan Kledo jadikan gambaran dalam pembuatan surat tugas:

Kesimpulan

Dalam pembuatan surat tugas, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Kawan Kledo bisa membaca baik-baik penjelasan di atas dan membuat surat tugas berdasarkan cara-cara yang telah dijelaskan di atas. Agar lebih mudah, Kawan Kledo juga bisa menjadikan beberapa contoh yang ada di atas sebagai panduan dalam menulis surat tugas.

Agar bisnis dapat berjalan dengan lancar, Kawan Kledo harus selalu memperhatikan pengelolaan bisnis. Ada berbagai cara yang bisa dilakukan untuk mengelola keuangan, baik dengan cara manual yang sederhana ataupun dengan menggunakan software akuntansi yang lebih mudah. Kawan Kledo dapat menggunakan software akuntansi dari Kledo untuk memudahkan pengelolaan keuangan bisnis. Kledo dilengkapi berbagai fitur yang tentunya akan memudahkan pengelolaan keuangan. Yuk daftar Kledo sekarang juga!