Invoice atau faktur adalah dokumen yang memberi tahu pelanggan berapa jumlah yang harus mereka bayarkan atas barang atau jasa yang Anda berikan, kapan batas waktu pembayarannya, serta menjadi bukti resmi atas transaksi tersebut.
Mengirim faktur juga membantu Anda menjaga arus kas bisnis tetap sehat, memastikan pencatatan keuangan akurat, serta memenuhi kewajiban perpajakan.
Oleh karena itu, penting untuk meluangkan waktu agar proses pembuatan faktur dilakukan dengan benar.
Pelajari cara membuat invoice, termasuk 11 tips terbaik agar prosesnya lebih efisien sehingga Anda bisa menerima pembayaran lebih cepat.
Apa Saja Fungsi Invoice?
Bisnis menggunakan invoice untuk berbagai keperluan. Berikut beberapa di antaranya:
- Meminta Pembayaran: Invoice pada dasarnya adalah tagihan. Dokumen ini memberi tahu klien atau pelanggan berapa jumlah yang harus dibayarkan atas barang atau jasa yang telah diterima.
- Pencatatan Keuangan: Invoice menjadi bukti transaksi bagi penjual maupun pembeli. Dokumen ini penting untuk menjaga pencatatan keuangan tetap akurat serta membantu mengelola arus kas.
- Melacak Penjualan: Invoice membantu bisnis memantau penjualan dan memahami sumber pendapatan. Informasi ini dapat berguna untuk mengevaluasi kinerja dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat.
- Persiapan Pajak: Baik bagi penjual maupun pembeli, invoice berperan penting dalam penyusunan laporan pajak. Bagi penjual, invoice menjadi bukti pendapatan. Bagi pembeli, invoice menjadi bukti biaya atau pengeluaran.
- Perlindungan Hukum: Dalam situasi sengketa atau audit, dokumen ini berfungsi sebagai bukti hukum atas transaksi yang terjadi.
- Pengelolaan Piutang Usaha: Dengan memantau faktur yang sudah dibayar dan yang masih tertunggak, sehingga arus kas dapat dikelola dengan lebih efektif.
- Komunikasi dengan Klien: Faktur juga menjadi sarana komunikasi yang memberikan rincian pembelian kepada pelanggan, termasuk harga, jumlah, dan deskripsi barang atau jasa.
Jadi, secara umum, fungsi utama invoice adalah mencatat transaksi bisnis, membantu pengelolaan keuangan, memfasilitasi komunikasi, serta memastikan kepatuhan hukum dan perpajakan.
Baca Juga: 7 Rekomendasi Aplikasi Invoice Online Gratis Terbaik untuk Bisnismu
Informasi Apa Saja yang Wajib Dicantumkan di Invoice?
Untuk memahami cara membuat faktur, pertama-tama Anda perlu mengumpulkan beberapa informasi penting dan menyusunnya secara terstruktur:
- Informasi Penjual: Cantumkan nama bisnis, alamat, kontak (nomor telepon/email), serta informasi tambahan seperti NPWP atau nomor identitas usaha. Jika Anda adalah pemilik usaha perorangan, cukup cantumkan nama dan detail kontak Anda.
- Informasi Pembeli: Sertakan nama pelanggan atau perusahaan, alamat, dan informasi kontak. Jika pembeli adalah badan usaha, tuliskan nama dan alamat resmi perusahaannya.
- Nomor Invoice: Setiap invoice harus memiliki nomor unik. Nomor ini bisa dibuat berurutan, berdasarkan tanggal, atau mengikuti sistem penomoran tertentu sesuai kebutuhan bisnis.
- Tanggal Penerbitan: Tuliskan tanggal terbit faktur.
- Rincian Produk atau Jasa: Jelaskan secara detail barang atau jasa yang diberikan seperti jenis produk, jumlah, harga satuan, dan total per item untuk barang dan jenis layanan, tarif (per jam/per hari/dll.), durasi pekerjaan, dan total biaya untuk jasa.
- Rincian Biaya: Tampilkan harga satuan dan total biaya untuk setiap item secara jelas.
- Subtotal: Subtotal adalah jumlah sebelum diskon, pajak, atau biaya tambahan dihitung.
- Diskon (jika ada): Cantumkan potongan harga yang diberikan, jika ada.
- Pajak: Hitung dan tuliskan pajak yang berlaku (misalnya PPN), termasuk jenis pajak dan persentasenya.
- Biaya Tambahan (jika ada): Tambahkan biaya lain seperti ongkos kirim atau biaya layanan tambahan.
- Total Akhir: Jumlah keseluruhan yang harus dibayarkan setelah ditambahkan pajak dan biaya lainnya serta dikurangi diskon.
- Syarat Pembayaran: Jelaskan ketentuan pembayaran, termasuk tanggal jatuh tempo dan metode pembayaran yang diterima.
- Catatan (Opsional): Tambahkan catatan tambahan jika diperlukan, seperti ucapan terima kasih atau informasi tambahan lainnya.
Informasi tambahan berdasarkan industri
Jenis usaha dan karakter transaksi sangat memengaruhi apa saja yang harus Anda cantumkan di dalam faktur serta kapan harus mengirimnya.
Setiap model bisnis memiliki pola invoicing yang berbeda.
- Bisnis Jasa: Faktur terbit setelah pekerjaan selesai atau secara berkala sesuai periode layanan.
- Bisnis Produk: Biasanya menerbitkan invoice saat transaksi terjadi atau ketika pesanan diproses.
- Proyek jangka panjang: Menggunakan sistem penagihan bertahap berdasarkan kemajuan pekerjaan agar arus kas tetap stabil dan klien mendapatkan transparansi biaya. Misalnya di seperti proyek konstruksi.
- Layanan berlangganan: Invoice dikirim secara rutin sesuai periode yang disepakati (recurring billing).
- Pembayaran di muka: Dalam kondisi tertentu, bisnis dapat meminta pembayaran di muka sebelum memberikan barang atau jasa.
- Model retainer: Klien membayar biaya tetap secara berkala dengan rincian penggunaan layanan dan tambahan biaya jika ada.
Baca Juga: Contoh Template Invoice Terbaik untuk Bisnis, Gratis!
Bagaimana Cara Membuat Invoice?
Pada bagian ini, kita akan membahas langkah-langkah membuat faktur secara sistematis.
1. Tentukan cara membuat invoice
Anda bisa membuat faktur dengan beberapa cara:
- Menggunakan Microsoft Word atau Excel secara manual dengan template.
- Menggunakan template invoice yang sudah tersedia.
- Menggunakan software invoicing atau software akuntansi untuk mengotomatisasi proses penagihan.
Menggunakan software akan membantu menghemat waktu, meminimalisir kesalahan pencatatan, dan mempermudah pelacakan pembayaran.
2. Buat header dengan informasi bisnis
Header faktur sebaiknya memuat:
- Nama usaha
- Alamat lengkap
- Nomor telepon dan email
- NPWP (jika PKP)
- Logo perusahaan (opsional, untuk tampilan profesional)
3. Tambahkan nomor invoice unik
Setiap invoice harus memiliki nomor unik agar mudah dilacak dan tidak membingungkan dalam pembukuan.
Anda bisa menggunakan sistem seperti:
- Penomoran berurutan (INV001, INV002, dan seterusnya)
- Kombinasi kode pelanggan (KLD001-01)
- Kombinasi tanggal dan nomor urut (2026-02-001)
- Kombinasi kode pelanggan dan tanggal (KLD-2026-02-001)
Gunakan sistem yang konsisten agar memudahkan pencatatan dan audit
4. Cantumkan informasi pelanggan
Invoice harus mencantumkan data pelanggan, seperti:
- Nama perusahaan atau nama individu
- Alamat
- Nomor telepon/email
- NPWP pelanggan (wajib dicantumkan untuk transaksi tertentu, terutama jika menerbitkan Faktur Pajak)
Untuk transaksi bernilai besar atau antar perusahaan (B2B), kelengkapan data ini sangat penting untuk keperluan perpajakan dan administrasi.
Baca Juga: Format Invoice yang Benar & Cara Membuatnya dengan Mudah!
5. Tulis daftar barang atau jasa secara rinci
Buat daftar item secara terperinci dan jelas. Setiap barang atau jasa ditulis pada baris terpisah, lengkap dengan:
- Deskripsi
- Jumlah atau durasi
- Harga satuan
- Subtotal
Rincian yang jelas akan mengurangi potensi sengketa atau kesalahpahaman.
6. Cantumkan tanggal penting
Invoice harus memuat beberapa tanggal penting, yaitu:
- Tanggal transaksi atau penyerahan barang/jasa
- Tanggal invoice diterbitkan
- Tanggal jatuh tempo pembayaran
Tanggal jatuh tempo sangat penting untuk menjaga arus kas bisnis.
7. Tambahkan total tagihan
Selain subtotal per item, Anda perlu mencantumkan:
- Total sebelum pajak
- Diskon (jika ada)
- Total setelah diskon
- Total akhir yang harus dibayarkan
Pastikan perhitungan sudah benar sebelum mengirimkan invoice.
8. Cantumkan pajak yang berlaku
Cantumkan PPN sesuai tarif yang berlaku.
Anda dapat:
- Menampilkan nominal PPN secara terpisah, atau
- Menyatakan bahwa harga sudah termasuk PPN
Pastikan perhitungan pajak sesuai dengan ketentuan perpajakan yang berlaku.
9. Jelaskan syarat pembayaran
Syarat pembayaran sebaiknya sudah disepakati di awal kerja sama. Dalam invoice, Anda perlu mencantumkan:
- Tanggal jatuh tempo (misalnya 30 hari sejak tanggal invoice)
- Mata uang (biasanya Rupiah/IDR, kecuali transaksi internasional)
- Metode pembayaran yang diterima (transfer bank, virtual account, kartu kredit, QRIS, dan lainnya)
- Ketentuan denda keterlambatan (misalnya 1–2% per bulan, jika diberlakukan)
Jika Anda tidak menjelaskan kapan pembayaran harus dilakukan, risiko keterlambatan pembayaran akan semakin besar.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, proses penagihan akan lebih profesional, tertib secara administrasi, dan memudahkan pengelolaan keuangan bisnis Anda.
Baca Juga: Strategi Penagihan Invoice untuk Arus Kas Bisnis Lebih Lancar
Cara Mudah Membuat Invoice dengan Invoice Generator
Anda bisa membuat invoice dengan mudah menggunakan invoice generator yang Kledo miliki:
1. Scroll ke bawah dan atur template yang Anda inginkan di bagian “Ganti Template”
2. Tentukan apakah Anda akan menampilkan diskon, pajak, atau ukuran satuan produk yang Anda inginkan di menu toggle atasnya.
3. Isi semua detail transaksi mulai dari judul, referensi, tanggal, jatuh tempo, informasi perusahaan, dan informasi pelanggan
4. Tambah informasi mengenai produk, kuantitas, deskripsi, harga, hingga PPN
5. Tambahkan tanda tangan
6. Unduh invoice
Ini adalah salah satu contoh invoice yang bisa Anda buat dengan invoice generator Kledo:
Baca Juga: Strategi Penagihan Invoice untuk Arus Kas Bisnis Lebih Lancar
11 Tips untuk Mempermudah Penagihan Invoice
Berikut beberapa praktik terbaik yang bisa bisnis Anda terapkan:
1. Gunakan tampilan yang profesional
Invoice harus terlihat profesional, rapi, dan mudah dibaca. Tampilan yang konsisten mencerminkan kualitas brand dan layanan Anda.
Selain itu, format yang jelas memudahkan klien menemukan informasi penting seperti total tagihan dan tanggal jatuh tempo, sehingga pembayaran bisa dilakukan lebih cepat.
Menggunakan template standar atau software akuntansi dapat membantu menjaga konsistensi desain dan isi invoice.
2. Cantumkan semua informasi penting
Pastikan invoice memuat informasi lengkap, seperti:
- Nama dan alamat usaha
- Informasi kontak (telepon/email)
- Deskripsi barang atau jasa
- Total tagihan
- NPWP (jika diwajibkan, terutama bagi Pengusaha Kena Pajak/PKP)
Kelengkapan informasi ini penting untuk kebutuhan administrasi, audit, dan perpajakan.
3. Buat rincian barang atau jasa secara detail
Tuliskan setiap barang atau jasa secara terpisah beserta:
- Deskripsi
- Jumlah atau durasi
- Harga satuan
- Subtotal
Invoice yang terperinci mengurangi potensi kesalahpahaman dan memperkuat kepercayaan klien karena tagihan terlihat transparan.
4. Jelaskan syarat pembayaran dengan jelas
Cantumkan
- Tanggal jatuh tempo
- Metode pembayaran yang diterima (transfer bank, virtual account, QRIS, kartu kredit, dan lainnya)
- Ketentuan denda keterlambatan (jika ada)
Syarat pembayaran yang jelas membantu menghindari keterlambatan dan meminimalisir konflik.
5. Gunakan nomor invoice yang unik
Setiap invoice harus memiliki nomor unik. Sistem penomoran yang rapi memudahkan pencarian dokumen jika terjadi sengketa atau pemeriksaan pajak, serta membantu proses pembukuan menjadi lebih tertib.
6. Kirim faktur tepat waktu
Semakin cepat Anda mengirim invoice, maka semakin besar kemungkinan Anda akan menerima pembayaran. Hal ini berdampak langsung pada kestabilan arus kas dan perencanaan keuangan bisnis.
Baca Juga: Kirim Invoice dengan Cara Ini agar Tagihan Segera Dibayar Pelanggan
7. Lakukan follow up secara profesional
Jika pembayaran melewati jatuh tempo, kirimkan pengingat secara sopan dan profesional. Follow up menunjukkan bahwa bisnis Anda terkelola dengan baik.
8. Simpan dan kelola arsip invoice dengan baik
Seluruh invoice yang diterbitkan dan pembayaran yang diterima harus dicatat dan diarsipkan dengan rapi. Catatan ini penting untuk:
- Rekonsiliasi keuangan
- Pelaporan pajak
- Audit
- Analisis kinerja bisnis
Pengelolaan digital akan jauh lebih aman dan efisien dibandingkan pencatatan manual.
9. Manfaatkan tools digital
Gunakan software invoicing atau platform digital untuk mengotomatisasi proses seperti:
- Pembuatan invoice berulang (recurring invoice)
- Pengiriman pengingat jatuh tempo
- Penyimpanan arsip digital
- Pelacakan status pembayaran
Teknologi membantu mengurangi kesalahan manusia dan menghemat waktu operasional.
10. Tambahkan sentuhan personal
Jika memungkinkan, tambahkan catatan singkat seperti ucapan terima kasih atas kerja sama klien. Sentuhan sederhana ini dapat memperkuat hubungan bisnis jangka panjang.
11. Permudah proses pembayaran
Semakin mudah proses pembayaran, semakin cepat Anda menerima dana. Sediakan berbagai metode pembayaran yang relevan dengan pasar Indonesia, seperti transfer bank, QRIS, atau e-wallet.
Baca Juga: Mengenal Jenis Invoice dalam Transaksi Bisnis
Kesimpulan
Jadi, begitulah cara membuat faktur dan tips-tipsnya. Daripada membuat faktur secara manual, Anda bisa menggunakan Kledo untuk membuat invoice instan dengan desain profesional hanya dalam beberapa klik saja.
Dengan Kledo, Anda juga bisa melihat laporan penjualan yang detail untuk produk apa saja yang paling laris, pembayaran yang bisnis terima dalam periode tertentu, hingga piutang dan utang lainnya.
Anda juga bisa membuat penawaran penjualan dan mengubahnya menjadi invoice dengan cepat, serta mengirim pengingat pembayaran invoice kepada pelanggan.
Yuk, mudahkan penagihan faktur Anda dengan Kledo! Coba sekarang lewat tautan ini.
- Cara Buat Invoice dangan Mudah dan 11 Tips Praktis - 10 Februari 2026
- Rekonsiliasi Inventaris: Metode, Langkah, dan Manfaatnya - 10 Februari 2026
- Berapa Modal Membuka Usaha Angkringan? Simak Nominalnya! - 6 Februari 2026