Jangan Sampai Salah, Ini Bedanya Faktur dengan Kwitansi

Memahami perbedaan mendasar antara faktur (invoice) dan kwitansi (tanda terima) akan membantu Anda menjaga catatan keuangan dan praktik bisnis yang akurat dan sehat. 

Sederhananya, faktur adalah permintaan yang dikeluarkan oleh vendor ketika ada pertukaran barang atau jasa untuk pembayaran. 

Sebuah kwitansi mengakui bahwa pembayaran yang disepakati telah dilakukan dan bertindak sebagai bukti pembelian pelanggan. 

Tidak merinci tujuan yang berbeda antara kedua dokumen dapat mempersulit pengaturan keuangan bisnis Anda secara efektif dan mematuhi aturan dan pedoman yang tepat.  

Dalam panduan ini, kami akan membagikan semua yang perlu Anda ketahui tentang faktur dan tanda terima untuk bisnis kecil Anda.

Anda akan menemukan persamaan dan perbedaan utama, bagaimana memformat masing-masing dan mengapa penting untuk menyimpan catatan yang jelas dari kedua dokumen.

Apa Perbedaan antara Faktur dan tanda terima?

Faktur dan kwitansi adalah dokumen akuntansi penting untuk memelihara catatan bisnis. Mereka berguna bagi pembeli dan vendor ketika transaksi melibatkan pertukaran barang atau jasa untuk pembayaran. 

Kedua dokumen tersebut memberikan perincian tentang jumlah yang terutang dan dibayar untuk pertukaran barang dan jasa. Dan, biasanya mencakup informasi vendor dan pelanggan serta jumlah total yang harus dibayar. 

Karena mereka memiliki banyak kesamaan, dapat dimengerti mengapa faktur dan kwitansi sering dianggap dapat dipertukarkan. Invoice dan kwitansi juga tidak boleh disamakan dengan pesanan pembelian.

Pesanan pembelian adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli kepada vendor atau klien yang menjelaskan barang atau jasa yang diminta bersama dengan jumlah dan harga yang disepakati.

Mari kita periksa perbedaan utama antara invoice dan kwitansi secara lebih rinci: 

• Invoice adalah permintaan pembayaran, itu selalu dikeluarkan sebelum pembayaran dilakukan. Mengingat bahwa tanda terima mengakui pembayaran, mereka diberikan setelah pembayaran. 

• Sementara invoice adalah dokumen yang mengikat secara hukum yang memberi tahu pembeli tentang jumlah total yang harus dibayar. Tanda terima adalah dokumen hukum yang membuktikan pembayaran telah dilakukan dan dapat bertindak sebagai bukti kepemilikan.

• Invoice adalah dokumen komersial yang biasanya mencantumkan barang dan jasa yang pembayarannya jatuh tempo; berharap untuk melihat detail seperti jumlah produk atau jam layanan. Tanda terima menunjukkan berapa banyak yang telah dibayarkan dan metode pembayaran, tetapi mungkin tidak menyertakan tingkat detail yang sama dengan invoice.

• Invoice selalu diserahkan langsung ke konsumen yang harus melakukan pembayaran, sedangkan kwitansi bisa pergi ke pelanggan atau pihak ketiga karena itu bukti pembayaran.

• Bisnis menggunakan Invoice untuk melacak penjualan produk dan layanan, sedangkan tujuan utama tanda terima adalah untuk membuktikan jumlah yang telah dibayar pembeli untuk barang atau jasa.

Baca juga: Mengenal Jenis Invoice dalam Transaksi Bisnis

Perbedaan Format Faktur dan Kwitansi

Memahami bagaimana faktur dan tanda terima ditulis dan diformat membantu menyoroti perbedaan mereka.

Format Faktur:

• Faktur mencakup detail tentang penjual dan pembeli. Sebagian besar mengikuti format standar dengan detail vendor, seperti nama bisnis, alamat perdagangan, dan nomor telepon, di salah satu sudut atas halaman. Informasi yang sama disediakan untuk pelanggan di sisi berlawanan dari halaman.

• Memberikan nomor invoice di bagian atas halaman memudahkan untuk mengidentifikasi invoice dan pembayaran dengan tim akuntansi Anda. 

• Faktur memberikan rincian spesifik tentang produk atau layanan yang dibeli. Harus ada nama dan deskripsi bersama dengan tarif dan jumlah yang dibeli. 

• Biasanya ada detail lain seperti syarat pembayaran, diskon tunai atau pembayaran lebih awal*, tanggal invoice, tanggal jatuh tempo pembayaran, metode pembayaran yang dapat diterima, PPN (jika Anda terdaftar PPN), dan banyak lagi.  

*Catatan: Diskon pembayaran awal diterapkan ketika penjual setuju untuk mengurangi total biaya pesanan dengan imbalan pembayaran cepat. Ini mempercepat arus kas bagi penjual.   

Membuat invoice menggunakan perangkat lunak spreadsheet atau perangkat lunak akuntansi online akan membuat pemformatan lebih cepat dan mudah. Anda dapat membuat templat faktur Anda sendiri, mengunduhnya dari internet, atau menggunakan templat faktur gratis dari Kledo.

Format Kwitansi: 

• Tanda terima biasanya menyertakan nama bisnis dan informasi kontak di bagian atas halaman. 

• Meskipun perlu untuk memberikan nama dan harga produk atau layanan yang dibayar dan tanggal pembayaran, mungkin tidak ada banyak detail mengenai diskon, deskripsi, atau harga satuan kecuali jika ada tanda terima yang diperinci secara khusus diminta. 

• Sebagian besar kuitansi dicetak. Misalnya, Anda menerima tanda terima kertas tercetak saat Anda membayar di kasir. Saat dunia bergerak lebih online, biasanya menerima tanda terima digital melalui email. 

• Beberapa kuitansi mencantumkan nama pelanggan. Namun, penting untuk tidak memiliki terlalu banyak detail pelanggan pada tanda terima untuk mencegah pencurian identitas karena banyak orang membuang tanda terima atau meninggalkannya.

Baca juga: Invoice: Pembahasan, Format, dan Contoh yang Bisa Download

Kapan Harus Menggunakan Faktur dan Kwitansi?

Kapan Harus Menggunakan Faktur?

Bisnis dari semua ukuran, sektor dan industri menggunakan faktur. Misalnya, restoran menggunakan faktur saat Anda meminta tagihan dan mereka memberikan rincian tentang apa yang dibelanjakan.

Penjual e-niaga menggunakan invoice untuk mengonfirmasi barang dan jumlah yang terjual sebelum meminta pembayaran dan pekerja lepas menggunakan invoice saat mereka meminta pembayaran setelah proyek dikirimkan.

Jika Anda menjalankan bisnis online atau menerima pesanan melalui telepon, sebaiknya kirimkan invoice digital atau kertas kepada pelanggan pada saat pemesanan yang dapat mereka rujuk kapan saja.

Dokumen tersebut bertindak sebagai bukti pesanan dan dengan jelas menunjukkan apa yang terutang. Faktur umumnya dikirim ke pelanggan dengan cara ini ketika perusahaan menyediakan produk atau layanan sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran. 

Terserah bisnis Anda untuk menentukan berapa lama pelanggan harus membayar untuk produk atau layanan. Beberapa bisnis memerlukan pembayaran setelah menerima invoice, sedangkan yang lain mungkin mengizinkan pembayaran dalam waktu 30 atau 60 hari dari tanggal invoice.

Tanggal jatuh tempo pembayaran sepenuhnya bergantung pada preferensi dan keadaan unik Anda, jadi keputusan Anda harus mempertimbangkan apa yang terbaik untuk bisnis Anda dan pelanggan Anda.

Sangat penting untuk membuat tanggal pembayaran faktur sesederhana mungkin sehingga pelanggan mendapat informasi yang baik dan harapan pembayaran yang jelas.

Karena itu, faktur yang lewat jatuh tempo cukup umum dan sesuatu yang mungkin perlu Anda kelola. Jika klien atau pelanggan terlambat membayar tagihannya, pastikan Anda mengetahui cara mengejar tagihan yang telah jatuh tempo.

Baca juga: Template Invoice: Format, Cara Isi, dan Contoh yang Bisa Anda Download

Kapan Harus Menggunakan Kwitansi?

Konsumen sering membutuhkan tanda terima untuk membuktikan pengeluaran tertentu telah dilakukan. Mereka mungkin memerlukan informasi ini ketika mengurangi pembelian dari pengembalian pajak mereka atau meminta penggantian dari majikan mereka.

Tanda terima juga diperlukan ketika konsumen mengembalikan barang karena alasan yang sah. Misalnya, artikel tersebut mungkin salah atau tidak sesuai dengan apa yang mereka pikir mereka beli.

Sebagian besar bisnis menetapkan aturan mereka sendiri tentang apa yang dianggap sebagai alasan yang sah untuk pengembalian dan apakah tanda terima diperlukan untuk menyelesaikan pengembalian.

Rincian kebijakan pengembalian biasanya ditampilkan langsung pada tanda terima, termasuk berapa hari konsumen harus melakukan pengembalian atau penukaran setelah tanggal pembelian.

Tanpa kuitansi, pengecer seringkali hanya memberikan penukaran atau kredit untuk memilih barang lain. Artinya, jika bisnis Anda melakukan penjualan secara online, melalui surat atau telepon, Anda wajib memberikan pengembalian uang meskipun barangnya tidak rusak. 

Setelah pembayaran dilakukan, praktik terbaik adalah segera menindaklanjuti dengan tanda terima apakah transaksi telah dilakukan secara langsung, online atau melalui telepon. Anda harus selalu membuat dua salinan tanda terima, satu untuk pelanggan Anda dan satu untuk catatan bisnis Anda. 

Baik itu supermarket, pedagang kaki lima atau toko pakaian online, konsumen mengharapkan bisnis memberikan tanda terima di tempat penjualan. 

Baca juga: Invoice Online: Pengertian, Manfaat, Elemen, dan Cara Membuatnya

Mengapa Faktur dan Kwitansi Penting dalam Bisnis? 

Baik faktur maupun tanda terima sangat penting untuk pembukuan bisnis yang baik. Namun, mereka penting untuk alasan yang sedikit berbeda. 

Melacak Penjualan dan Pendapatan

Menyimpan faktur memungkinkan Anda untuk mencatat penjualan bisnis Anda, yang berguna saat Anda melacak, melaporkan, dan memperkirakan penjualan bulanan, triwulanan, atau tahunan. 

Faktur juga merupakan alat yang diperlukan untuk melacak pendapatan Anda dan pendapatan di masa mendatang. Anda harus memiliki catatan tentang semua pendapatan dan pengeluaran Anda saat Anda duduk untuk mengajukan pajak. Pencatatan yang sehat membuat proses itu jauh lebih mudah. 

Saat ini, banyak pemilik usaha kecil menyimpan semua faktur mereka secara online untuk disimpan dan dilihat di satu tempat. Menggunakan perangkat lunak faktur online seperti Kledo dapat mempermudah pelacakan pembayaran faktur dan meningkatkan arus kas Anda.

Kledo juga memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang akan membebaskan waktu berharga Anda, seperti mengatur faktur berulang dan mengirimkan pengingat pembayaran otomatis kepada klien.

Mengembalikan Inventaris Anda

Faktur juga berguna bagi pemasok dalam hal memungkinkan pengiriman barang, membantu Anda melacak barang dan jasa yang dijual, dan mengisi kembali inventaris Anda. 

Faktur terperinci akan menunjukkan kepada Anda dengan tepat apa yang Anda pesan dan kapan, menjadikannya catatan kunci untuk merujuk saat mengisi kembali barang dan bahan.

Jika Anda membuat duplikat pesanan berulang setiap bulan, memesan lebih banyak inventaris akan semudah mengubah nomor dan tanggal faktur. 

Mengelola Pengeluaran Karyawan

Tanda terima sangat penting untuk menjaga proses akuntansi internal tetap efisien, terutama dalam hal pengeluaran karyawan.

Misalnya, jika karyawan Anda sering bepergian untuk tujuan kerja dan melakukan pembayaran yang dapat diganti, Anda memerlukan salinan tanda terima mereka untuk memverifikasi pengeluaran mereka dan membuat laporan pengeluaran. 

Melacak pengeluaran karyawan melalui sistem yang disederhanakan adalah kunci untuk menghemat waktu dan uang serta menghindari potensi penipuan karyawan.

Baca juga: Pebisnis, Yuk Kenali Apa Itu Invoice Generator dan Manfaatnya bagi Bisnis

Tetap Siap Jika Terjadi Pemeriksaan Pajak 

Memelihara catatan dan ringkasan terkini dari semua faktur penjualan dan penerimaan sangat penting dalam hal audit pajak. 

Kedua dokumen tersebut akan membantu Anda mengajukan pajak dengan benar, memastikan jumlah yang benar dibayarkan, dan menghindari audit pajak yang memakan waktu. Tanpa faktur dan kwitansi pembayaran, Anda mungkin akan dikenakan penalti dan denda jika Anda diaudit.

Mempertahankan sistem yang tepat untuk melacak faktur dan tanda terima bisnis Anda akan menghemat waktu dan uang Anda dalam jangka panjang.

Menghindari Tuntutan Hukum

Faktur membantu melindungi usaha kecil dari ketidaksepakatan harga dan tuntutan hukum. Faktur penjualan menunjukkan bahwa barang atau jasa dijual pada waktu tertentu dengan harga yang disepakati. 

Faktur dengan tanda tangan vendor dan konsumen sangat berguna karena menunjukkan kesepakatan antara kedua belah pihak. 

Jika tidak ada faktur, tidak ada catatan yang terdokumentasi, sehingga sulit untuk membuktikan bahwa penjualan telah terjadi. Tanpa catatan, usaha kecil membiarkan diri mereka terbuka untuk perselisihan harga.

Baca juga: Cara Membuat Invoice Pembayaran dan 10 Tips Mengelolanya

Klaim Biaya 

Menjaga agar faktur dan kwitansi tetap aman dan dapat diakses juga penting saat mengklaim pengeluaran. Anda harus membuktikan pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan dari pajak seperti asuransi, perangkat lunak, penggajian, dan utilitas dengan dokumentasi pendukung. 

Anda akan memerlukan semua faktur dan tanda terima penjualan yang relevan untuk mengklaim pengeluaran bisnis apa pun dari pengembalian pajak Anda.

Anda juga harus menyimpan catatan yang akurat dan dapat diaudit dari semua pengeluaran Anda hingga enam tahun.

Mendorong Pengembangan Bisnis

Bisnis yang melacak dengan cermat faktur penjualan dan tanda terima dapat menggunakan data agregat ini untuk lebih memahami target pasar mereka . 

Perilaku pembelian memberikan wawasan kunci seperti produk atau layanan apa yang terjual dengan baik atau buruk, dalam jumlah berapa mereka dibeli dan pada jam berapa dalam sehari atau minggu mereka melakukan yang terbaik.

Data ini dapat membantu tim penjualan dan pemasaran mempelajari pola perilaku yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan penjualan di masa mendatang.

Misalnya, jika ada peningkatan musiman dalam penjualan produk tertentu, tim Anda dapat menjalankan kampanye untuk memotivasi dan mendorong perilaku pembelian tertentu.

Menggunakan faktur dengan cara ini sangat efektif jika disimpan secara digital, sehingga semua informasi dapat diakses dengan mudah di satu tempat.

Baca juga: Cara Membuat Invoice Excel Dengan Mudah dan Sederhana

Kesimpulan

Memahami perbedaan antara faktur dan kwitansi akan membantu Anda tetap teratur, merampingkan proses akuntansi Anda, mengklaim pengeluaran yang diizinkan pada waktu pajak, menghindari tuntutan hukum atau audit, dan memberikan ketenangan pikiran kepada pelanggan Anda.

Semua ini akan membuat Anda menjalankan bisnis Anda lebih efektif, sehingga membebaskan waktu Anda untuk fokus pada pertumbuhan dan pengembangan bisnis Anda untuk mencapai tujuan Anda.

Dengan menggunakan software akuntansi Kledo, Anda dapat mengirim faktur yang dipersonalisasi ke pelanggan Anda langsung dari aplikasi kami yang ramah pengguna.

Dengan semua faktur Anda disimpan di satu tempat, akan lebih mudah dari sebelumnya untuk menghindari keterlambatan pembayaran, mengotomatisasi tugas, dan menjaga kesehatan keuangan bisnis Anda.

Selain itu, Kledo masih memiliki lebih dari 30 fitur akuntansi terbaik lainnya yang sangat mendukung pengelolaan bisnis Anda.

Yuk, tinggalkan cara lama dan beralih menggunakan Kledo sekarang juga! Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.