Sistem HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System, yaitu sistem berbasis teknologi yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai proses administrasi dan manajemen SDM.
Melalui sistem ini, perusahaan bisa menyimpan data karyawan, mengatur absensi dan cuti, mengelola penggajian, hingga membuat laporan terkait SDM dalam satu platform yang terintegrasi.
Di tengah pengelolaan tenaga kerja yang semakin kompleks, HRIS membantu tim HR bekerja lebih cepat dan minim kesalahan. Dengan otomatisasi dan data terpusat, perusahaan juga dapat mengambil keputusan yang lebih akurat.
Lantas, apa saja fungsi HRIS dalam operasional perusahaan? Apa manfaatnya bagi tim HR dan karyawan? Serta bagaimana cara memilih sistem HRIS yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda?
Simak pembahasannya berikut ini.
Apa Itu Sistem HRIS?
Sistem HRIS adalah software yang membantu perusahaan mengelola berbagai proses administrasi dan manajemen SDM dalam satu sistem yang terintegrasi. Melalui HRIS, perusahaan dapat menyimpan data karyawan, mengatur absensi, mengelola penggajian, hingga membuat laporan secara terpusat dalam satu platform.
Secara garis besar, HRIS menggabungkan teknologi dengan praktik pengelolaan SDM. Sistem ini tidak hanya berfungsi sebagai tempat menyimpan data, tapi juga membantu perusahaan mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat dan real-time sehingga lebih efektif dibandingkan cara manual.
Pada praktiknya, HRIS umumnya berbasis cloud sehingga bisa diakses secara online tanpa instalasi rumit. Data tersimpan lebih aman dan dapat terhubung dengan sistem lain seperti akuntansi atau keuangan.
Oleh karena itu, HRIS bukan hanya alat administrasi, tapi juga mendukung efisiensi dan strategi operasional perusahaan.
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Sistem HRIS?
Seiring berkembangnya perusahaan, pengelolaan SDM menjadi semakin kompleks. Berikut beberapa alasan mengapa sistem HRIS dibutuhkan:
Mengurangi risiko kesalahan administrasi
Semakin banyak karyawan, semakin rumit juga pengelolaan absensi, cuti, penggajian, hingga perhitungan pajak seperti PPh 21. Jika masih dilakukan secara manual atau menggunakan spreadsheet terpisah, risiko salah input dan keterlambatan proses akan lebih besar.
Meningkatkan efisiensi kerja tim HR
HRIS menyatukan seluruh proses dalam satu sistem terpusat. Rekap absensi, perhitungan lembur, hingga payroll dapat dilakukan secara otomatis sehingga pekerjaan menjadi lebih cepat, rapi, dan terdokumentasi dengan baik.
Membantu kepatuhan terhadap regulasi
Dengan sistem yang terstruktur, perhitungan gaji dan potongan pajak dapat dilakukan lebih akurat. Hal ini membantu perusahaan mengurangi risiko kesalahan yang bisa berdampak pada masalah hukum atau finansial.
Mendukung pengambilan keputusan strategis
HRIS menyediakan laporan dan data karyawan secara real-time. Informasi ini dapat digunakan manajemen untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja, mengevaluasi produktivitas, serta mengelola biaya SDM secara lebih efektif.
Fungsi Sistem HRIS dalam Operasional Perusahaan
Sistem HRIS memiliki berbagai fungsi yang mendukung aktivitas operasional perusahaan secara menyeluruh. Berikut beberapa fungsi utama sistem HRIS dalam operasional perusahaan:
Manajemen Data Karyawan
Sistem HRIS menyimpan seluruh data karyawan secara terpusat, mulai dari data pribadi, riwayat jabatan, hingga dokumen penting. Penyimpanan digital ini membuat data lebih aman, mudah diperbarui, dan memudahkan proses audit maupun pembuatan laporan.
Pengelolaan Absensi dan Cuti
Sistem ini membantu mencatat kehadiran secara otomatis, baik melalui mesin absensi maupun sistem online. Pengajuan dan persetujuan cuti juga dapat dilakukan langsung di platform, sehingga lebih praktis dan transparan.
Payroll dan Perhitungan Pajak PPh 21
Sistem HRIS mempermudah proses penggajian dengan menghitung gaji berdasarkan absensi, lembur, tunjangan, dan potongan secara otomatis. Termasuk juga perhitungan pajak PPh 21, sehingga mengurangi risiko kesalahan dan membantu kepatuhan terhadap regulasi.
Rekrutmen dan Onboarding
Beberapa sistem HRIS menyediakan fitur untuk mengelola proses rekrutmen, mulai dari penyimpanan data pelamar hingga penjadwalan wawancara. Setelah diterima, proses onboarding seperti pengisian data dan pengumpulan dokumen dapat dilakukan secara digital agar lebih cepat dan efisien.
Manajemen Kinerja
Sistem HRIS juga mendukung evaluasi kinerja karyawan melalui sistem penilaian berbasis KPI atau indikator tertentu. Hasilnya dapat digunakan sebagai dasar promosi, pelatihan, atau pengembangan karier secara lebih objektif.
Pelaporan dan Analisis HR
Sistem HRIS mampu menghasilkan laporan SDM secara real-time, seperti data kehadiran, biaya tenaga kerja, hingga tingkat turnover. Informasi ini membantu manajemen mengambil keputusan yang lebih tepat dan strategis.
Manfaat Sistem HRIS bagi Perusahaan
Sistem HRIS tak hanya mempermudah administrasi, tapi juga memberi dampak positif bagi perusahaan, baik untuk tim HR maupun karyawan. Berikut ini manfaat utamanya:
Bagi HR:
Meringankan pekerjaan administratif
HRIS membantu menyelesaikan tugas seperti rekap absensi, perhitungan gaji, pengelolaan data karyawan, dan pembuatan laporan secara otomatis. Prosesnya jadi lebih cepat dan mengurangi risiko kesalahan.
Lebih fokus pada peran strategis
HRIS dapat membuat beban administrasi tim HR berkurang sehingga bisa lebih fokus pada pengembangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, dan membangun budaya kerja yang positif. HR pun berperan sebagai mitra strategis dalam pertumbuhan perusahaan.
Akses data real-time
Data yang tersimpan secara terpusat memudahkan HR mengambil laporan atau melakukan analisis kapan saja, termasuk saat dibutuhkan untuk keperluan manajemen atau audit internal.
Bagi Karyawan:
Akses informasi secara mandiri
Karyawan dapat melihat slip gaji, sisa cuti, dan riwayat kehadiran langsung melalui sistem tanpa harus menghubungi HR, sehingga lebih praktis dan efisien.
Proses administrasi lebih mudah dan transparan
Pengajuan cuti, klaim, atau pembaruan data bisa dilakukan secara online. Hal ini membuat proses lebih cepat, jelas, dan meningkatkan kenyamanan kerja.
Perhitungan gaji lebih akurat
Sistem yang terotomatisasi membantu memastikan gaji dihitung dengan tepat dan dibayarkan tepat waktu, sehingga meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.
Fitur-Fitur Penting yang Harus Ada dalam Sistem HRIS
Saat memilih sistem HRIS, perusahaan perlu memastikan fitur yang tersedia benar-benar sesuai dengan kebutuhan operasional dan mendukung perkembangan bisnis.
Berikut beberapa fitur penting yang sebaiknya ada:
1. Database Karyawan Terpusat
Sistem harus mampu menyimpan seluruh data karyawan dalam satu platform, mulai dari data pribadi hingga dokumen kerja. Penyimpanan terpusat memudahkan akses, pembaruan data, dan menghindari duplikasi informasi.
2. Absensi Kehadiran
HRIS idealnya terhubung dengan berbagai metode absensi seperti fingerprint, aplikasi mobile, atau web.
Selain itu, fitur ini juga membuat karyawan dapat mengajukan cuti atau izin secara digital. Sementara atasan akan menyetujuinya melalui sistem
Dengan integrasi ini, data kehadiran otomatis masuk ke sistem dan terhubung langsung ke payroll tanpa input manual berulang.
3. Payroll Otomatis
Fitur ini membantu menghitung gaji berdasarkan absensi, lembur, tunjangan, dan potongan, termasuk perhitungan PPh 21. Otomatisasi membuat proses lebih cepat dan mengurangi risiko kesalahan.
4. Rekrutmen Karyawan
Beberapa HRIS menyediakan modul untuk mengelola proses rekrutmen hingga onboarding karyawan baru. Hal ini membantu mempercepat administrasi dan membuat karyawan lebih cepat beradaptasi.
5. Manajemen Kinerja
Fitur penilaian berbasis KPI atau indikator tertentu membantu evaluasi kinerja secara lebih objektif. Data ini bisa digunakan untuk keputusan promosi, pelatihan, atau pengembangan karier.
6. Laporan dan Dashboard Analitik
HRIS yang baik menyediakan laporan dan dashboard yang mudah dipahami. Perusahaan dapat memantau absensi, biaya tenaga kerja, turnover, dan produktivitas untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
Jenis-Jenis Sistem HRIS yang Perlu Anda Ketahui
Secara umum, sistem HRIS dibedakan berdasarkan fokus dan cakupan fungsinya. Berikut tiga tipe utama HRIS:
1. HRIS Operasional
Tipe ini berfokus pada kebutuhan administrasi harian, seperti pengelolaan data karyawan, absensi, cuti, dan payroll. HRIS operasional cocok bagi perusahaan yang ingin merapikan proses administratif dan mengurangi kesalahan akibat pencatatan manual.
2. HRIS Tactical
HRIS tactical mendukung kebutuhan yang lebih strategis, seperti perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, pelatihan, hingga pengembangan karyawan. Sistem ini membantu perusahaan mengelola dan mengembangkan talenta secara lebih terarah, terutama untuk perencanaan jangka menengah.
3. HRIS Strategic
Tipe ini berfokus pada penyelarasan pengelolaan SDM dengan strategi bisnis perusahaan. Fitur seperti manajemen kinerja dan pemantauan target membantu memastikan setiap karyawan berkontribusi pada tujuan organisasi. HRIS strategic umumnya digunakan oleh perusahaan yang sudah matang dan berorientasi pada pertumbuhan jangka panjang.
Cara Memilih Sistem HRIS yang Tepat untuk Perusahaan Anda
Memilih sistem HRIS tidak boleh asal-asalan karena setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan tingkat kompleksitas yang berbeda.
Berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum menentukan pilihan:
1. Pahami Kebutuhan Perusahaan
Tentukan terlebih dahulu apa yang paling dibutuhkan, apakah hanya untuk absensi dan payroll, atau juga mencakup rekrutmen, pengembangan karyawan, dan manajemen kinerja. Dengan begitu, Anda tidak perlu membayar fitur yang sebenarnya tidak digunakan.
2. Pilih Sistem yang Mudah Digunakan
Pastikan HRIS memiliki tampilan yang sederhana dan mudah dipahami oleh tim HR maupun karyawan. Sistem yang user-friendly akan mempercepat adaptasi dan mengurangi kesalahan penggunaan.
3. Perhatikan Skalabilitas
Pilih sistem yang bisa mengikuti pertumbuhan bisnis, baik dari sisi jumlah karyawan maupun kompleksitas organisasi. Sistem yang fleksibel akan menghindarkan perusahaan dari biaya ganti sistem di kemudian hari.
4. Pastikan Keamanan Data
Pastikan sistem memiliki perlindungan keamanan yang baik, seperti enkripsi dan backup data, karena data karyawan bersifat sensitif. Hal ini penting untuk menjaga keamanan informasi dan kepercayaan karyawan.
5. Cek Kemampuan Integrasi
HRIS sebaiknya dapat terhubung dengan sistem lain, seperti akuntansi atau keuangan, agar data payroll dan biaya tenaga kerja tercatat dengan konsisten.
6. Perhatikan Dukungan Layanan
Selain fitur, pilih penyedia yang menawarkan dukungan teknis responsif dan pelatihan penggunaan sistem. Layanan purna jual yang baik akan membantu kelancaran implementasi dalam jangka panjang.
Peran Sistem HRIS dalam Mendukung Transformasi Digital Perusahaan
Transformasi digital tidak hanya berlaku pada pemasaran atau produksi, tapi juga pengelolaan SDM. Hal ini membuat sistem HRIS memiliki peran penting sebagai fondasi digitalisasi di bidang HR.
Dengan menggantikan proses manual menjadi sistem otomatis, perusahaan dapat bekerja lebih efisien, akurat, dan transparan. Rekap absensi, penggajian, hingga laporan tenaga kerja dapat diakses secara real-time melalui dashboard digital.
Selain itu, HRIS membantu perusahaan mengambil keputusan berbasis data. Informasi seperti produktivitas, biaya tenaga kerja, dan tingkat turnover dapat dianalisis untuk mendukung perencanaan strategis.
HRIS juga memudahkan akses dari berbagai lokasi karena umumnya berbasis cloud. Hal ini membuatnya cocok untuk perusahaan dengan sistem kerja hybrid atau banyak cabang.
Dengan demikian, HRIS bukan hanya alat administrasi, tapi bagian dari strategi transformasi digital untuk meningkatkan daya saing bisnis.
Kesimpulan
Penggunaan sistem HRIS membuat pengelolaan SDM menjadi lebih rapi dan praktis. Proses seperti pengelolaan data karyawan, absensi, penggajian, hingga penilaian kinerja dapat dilakukan dalam satu sistem yang terintegrasi. Hal ini membantu perusahaan bekerja lebih efisien sekaligus memanfaatkan data untuk pengambilan keputusan.
Agar hasilnya optimal, perusahaan perlu memilih HRIS yang fiturnya lengkap dan sesuai dengan regulasi serta kebutuhan operasional di Indonesia. Sistem yang terintegrasi akan memudahkan pengelolaan seluruh siklus karyawan, dari rekrutmen hingga payroll, sehingga prosesnya berjalan lebih efektif dan efisien.
Salah satu opsi yang bisa dipertimbangkan adalah LinovHR, yaitu software HRIS berbasis cloud yang dirancang untuk membantu perusahaan mendigitalisasi serta mengotomatisasi pengelolaan SDM secara menyeluruh.
LinovHR memiliki berbagai modul yang terhubung dalam satu sistem, seperti pengelolaan data karyawan (Personnel Administration), absensi online (Time Management), Payroll, Performance Management, Recruitment, hingga Employee Self Service (ESS).
Dengan sistem HRIS yang aman, perusahaan dapat menyimpan dan mengakses data karyawan secara real-time tanpa khawatir soal keamanan. Proses payroll pun sudah menyesuaikan aturan ketenagakerjaan di Indonesia, termasuk perhitungan pajak dan komponen lainnya, sehingga membantu perusahaan tetap patuh dan mengurangi risiko kesalahan administrasi.
Dengan otomatisasi yang terintegrasi, LinovHR membantu mengurangi pekerjaan manual tim HR dan bisa lebih fokus pada pengembangan strategi SDM.
*Artikel ini hasil kerja sama antara LinovHR dan Kledo
- Sistem HRIS: Pengertian, Fungsi, dan Cara Memilih yang Tepat - 24 Februari 2026
- 8 Rekomendasi Software Freight Forwarding Terbaik - 24 Februari 2026
- Cara Menghitung dan Mengontrol Biaya Distribusi dalam Bisnis - 23 Februari 2026