Software akuntansi yang sudah ketinggalan zaman adalah sesuatu yang seringkali mudah luput dari perhatian departemen keuangan. Banyak perusahaan tidak akan menyadari bahwa mereka menggunakan sistem keuangan lama hingga terjadi masalah, atau mereka tidak akan meng-upgrade solusi mereka hingga terjadi masalah yang menyebabkan kerugian besar (pada saat itu mereka harus bergegas mencari penggantinya).
Dalam hal masalah yang mungkin mereka hadapi, skenario terburuknya bisa berupa kehilangan data, mengalami pelanggaran keamanan, atau mengalami kerusakan sistem yang menghentikan seluruh operasi. Ketergantungan pada software akuntansi lama juga dapat menguras produktivitas bisnis.
Yang mengkhawatirkan, menurut riset dan survei dari OneAdvanced, hanya 20% profesional keuangan yang mengatakan bahwa mereka saat ini menggunakan software berbasis Cloud, dan 60% mengatakan bahwa mereka saat ini tidak menggunakan aplikasi bisnis apa pun untuk mendapatkan tampilan KPI secara real-time.
Hal ini menunjukkan bahwa banyak di sektor bisnis yang masih menggunakan metode tradisional dan terpapar dengan risiko-risiko yang ada.
Adapun alasannya, bisa jadi mereka tidak yakin bahwa mereka sudah menggunakan Cloud, atau mereka belum menaruh kepercayaan penuh pada teknologi Cloud.
Manfaat meningkatkan sistem keuangan lama jauh melampaui pembukuan dasar. Sistem ini membantu tim keuangan dalam mengevaluasi tren, mengelola risiko, dan membantu pengambilan keputusan penting (dengan memberikan laporan real time kepada para pemangku kepentingan).
Software akuntansi cloud seperti Kledo menyederhanakan proses penyimpanan dan pemantauan data. Platform ini memberikan kejelasan mengenai posisi keuangan perusahaan dan merupakan standar emas dalam hal metode manajemen keuangan modern.
Pada artikel kali ini kami akan menjelaskan kepada Anda beberapa risiko jika Anda menggunakan software akuntansi yang sudah ketinggalan zaman.
Mengapa Banyak Bisnis Tetap Menggunakan Sistem Keuangan Kuno?
Alasan #1: “Sulit menemukan software akuntansi yang tepat”
Proses menemukan pengganti yang tepat untuk software akuntansi yang sudah ketinggalan zaman bisa memakan waktu lama, dan ini bisa menjadi penghalang serius dalam hal transformasi digital.
Banyak manajer keuangan tidak tahu harus mulai dari mana. Mereka mungkin terlalu sibuk untuk melakukan pencarian atau tidak cukup tahu tentang inovasi terbaru untuk membuat keputusan yang tepat.
Seringkali tidak terlalu menegangkan untuk tetap berpegang pada apa yang Anda ketahui.
Jika Anda adalah pemilik bisnis atau manajer keuangan yang sedang bingung dan ingin beralih menggunakan software akuntansi online, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi cloud seperti Kledo yang memiliki fitur terlengkap dengan harga terjangkau.
Jika tertarik Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Tips Memilih Akuntan Outsourcing, Kelebihan dan Tantangannya
Alasan #2: “Memperbarui sistem akuntansi membutuhkan biaya yang terlalu besar”
Mereka yang bertanggung jawab atas anggaran mungkin berpikir bahwa terlalu mahal untuk berinvestasi pada sistem baru yang canggih. Tetapi kenyataannya adalah bahwa mempertahankan sistem keuangan lama akan lebih mahal dalam jangka panjang.
Dengan solusi Cloud, tidak ada kejutan keuangan atau biaya tak terduga yang tidak menyenangkan ketika terjadi kesalahan, karena ada biaya langganan tetap setiap bulan yang mencakup semua dukungan dan pembaruan.
Alasan #3: “Jika tidak rusak, jangan diperbaiki”
Jika dirasa bahwa software akuntansi yang ada saat ini masih mampu memenuhi tugas-tugas keuangan sehari-hari, para pemimpin dan manajer mungkin tidak melihat alasan untuk menggantinya.
Akibatnya, mereka mungkin akan tetap menggunakan metode tradisional mereka sampai metode tersebut tidak lagi berfungsi sama sekali. Bisa dikatakan bahwa dengan cara ini mereka mendapatkan hasil yang sepadan, namun sebenarnya mereka hanya menahan diri.
CFO harus mendorong transformasi digital agar departemen keuangan mereka dapat mengikuti perkembangan zaman.
Baca juga: Sedang Mencari Asisten Akuntansi? Ini Jobdesk dan Tugasnya
Apa Saja Risiko Menggunakan Software Akuntansi yang Sudah Ketinggalan Zaman?
Keamanan yang rentan
Pada beberapa sistem akuntansi yang lama, pengembang bahkan mungkin tidak mendukung sistem itu lagi. Ini berarti mereka tidak akan lagi mengembangkan perbaikan bug atau menambahkan protokol keamanan baru ke platform.
Software yang tidak di patch lebih berisiko dari serangan dan bot pemindaian otomatis yang dapat menempatkan data sensitif Anda di tangan yang salah. Tanpa dukungan, Anda akan dibiarkan menangani pelanggaran keamanan sendirian.
Tidak dapat memenuhi kepatuhan hukum dan peraturan
Kurangnya pembaruan/patch juga berarti software tidak akan lagi diperbarui sesua dengan regulasi dan peraturan keuangan terbaru.
Tergantung pada tim Anda untuk memastikan mereka tetap patuh pada banyak undang-undang yang terus berubah dengan cepat.
Jika Anda gagal untuk tetap patuh sepenuhnya sebagai sebuah bisnis, hal ini dapat menyebabkan denda yang merugikan.
Meningkatnya biaya operasional
Pemeliharaan solusi on-premise mahal dan memakan waktu. Elemen-elemen dari sistem ini lebih mungkin gagal daripada yang baru, yang menyebabkan frustrasi bagi karyawan dan hasil yang buruk bagi pelanggan.
Solusi akuntansi lama juga tidak dapat dengan mudah diintegrasikan dengan teknologi modern. Ini berarti bahwa prosesnya tidak seefisien yang seharusnya dan peluang untuk memanfaatkan fungsionalitas baru terlewatkan.
Baca juga: 8 Rekomendasi Software Akuntansi dengan Fitur Manufaktur Terbaik
Kurangnya produktivitas bisnis
Software manajemen keuangan kuno berjalan lebih lambat, dan karena itu tidak menjalankan tugas dengan kecepatan yang diinginkan. Hal ini akan menyebabkan produktivitas yang lebih rendah yang pada akhirnya akan merugikan pendapatan bisnis.
Tim keuangan juga akan terdemotivasi jika mereka tidak memiliki alat untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik.
Keterlambatan dalam pemrosesan data
Di pasar saat ini, tidak perlu waktu lama bagi perusahaan untuk mendapatkan data keuangan yang mereka butuhkan untuk mengambil keputusan yang tepat.
Jika mereka tidak dapat memproses atau mengakses data dengan cepat, mereka tidak akan lincah atau bereaksi terhadap kinerja yang buruk/perubahan pasar secara tepat waktu.
Masalah integrasi
Alat akuntansi tradisional mungkin tidak memiliki fleksibilitas untuk mengekspor atau mengintegrasikan. Perusahaan saat ini menggunakan banyak sekali platform digital di berbagai departemen mereka.
Tanpa kemampuan integrasi, mereka harus memindahkan data secara manual di antara setiap sistem, yang sangat memakan waktu.
Di masa lalu, banyak solusi yang dirancang untuk berdiri sendiri, namun hal ini menghambat kemampuan Anda untuk meningkatkan fungsi keuangan selama periode pertumbuhan.
Jika Anda menggunakan software akuntansi Kledo misalnya, Anda bisa dengan mudah mengintegrasikan aplikasi kasir Kledo POS, dan juga software payroll dan HR Gajihub dalam satu sistem.
Baca juga: 8 Software Akuntansi dengan Fitur Manajemen Persediaan Terbaik
Inefisiensi
Software akuntansi yang sudah ketinggalan zaman sering kali menyebabkan keterlambatan dalam pelaporan, analisis data yang tidak akurat, dan banyaknya kesalahan keuangan.
Solusi tersebut juga mungkin tidak memiliki fitur penting yang diperlukan untuk merampingkan proses, seperti entri data otomatis, rekonsiliasi, dan perencanaan keuangan.
Akibatnya, lebih banyak pekerjaan manual yang diperlukan, yang akan mewakili penggunaan waktu dan energi yang tidak efisien.
Disorganisasi
Sistem ini juga dapat membuat fungsi keuangan tidak teratur. Sistem ini mungkin tidak dapat menyimpan informasi dalam jumlah besar, yang menyebabkan penggunaan banyak spreadsheet yang telah diperbarui pada waktu yang berbeda.
Kurangnya kapasitas ini dapat menyebabkan ketidakkonsistenan dalam pelaporan keuangan atau kumpulan data yang tidak lengkap.
Baca juga: 8 Rekomendasi Software Akuntansi dengan Fitur Multi Cabang
Tanda-tanda Softwar Akuntansi Anda sudah Ketinggalan Zaman
Tidak scalable
Mengelola proses keuangan dapat dengan cepat menjadi sangat berat seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda.
Anak perusahaan baru, kerangka kerja peraturan, peraturan pajak, dan biaya produk bisa jadi sangat banyak yang harus diperhatikan. Software akuntansi yang ketinggalan zaman akan memiliki ambang batas yang tidak dapat dilewati saat Anda terus berkembang.
Sedangkan software akuntansi Cloud seperti Kledo dapat terus berkembang saat proses Anda meningkat. Tim keuangan harus menjadi kekuatan pendorong dengan adopsi Cloud, karena mereka akan menjadi yang pertama merasakan efek dari sistem yang telah mencapai kapasitasnya.
Kemampuan otomatisasi yang tidak memadai
Kemajuan teknologi membawa otomatisasi ke berbagai industri, termasuk keuangan dan akuntansi. Jika sistem lama Anda tidak memiliki fitur otomatisasi, kemungkinan besar Anda akan semakin tertinggal dari para pesaing seiring berjalannya waktu.
Otomatisasi menghilangkan sebagian besar kesalahan yang melekat pada proses manual. Hal ini juga dapat menghilangkan entri data yang terlibat dalam penggajian, faktur, rekonsiliasi bank, dan manajemen pengeluaran. Oleh karena itu, transformasi digital dapat memberi Anda keunggulan kompetitif.
Perhatikan:
- Penggunaan tenaga kerja manual untuk mengirim faktur bulanan yang berulang
- Memilah-milah tanda terima kertas yang tak ada habisnya saat mengelola pengeluaran
- Membutuhkan waktu beberapa jam untuk merekonsiliasi laporan bank setiap akhir bulan
Pembaruan tidak lagi tersedia
Pengembangan perangkat lunak yang berkelanjutan sangat penting bagi penyedia yang ingin mempertahankan pelanggan mereka.
Perhatikan jika tidak ada pembaruan yang penting. Hal ini dapat mengindikasikan bahwa mereka tidak lagi menginginkan Anda menggunakan software tersebut, karena mereka sedang dalam proses menghentikannya. Jika sistem Anda belum diperbarui dalam beberapa bulan, mungkin sudah waktunya untuk upgrade.
Baca juga: 10 Rekomendasi Software Akuntansi dengan Fitur Budgeting
Tidak ada kompatibilitas dengan aplikasi baru
Agar software akuntansi Anda memiliki nilai tambah, software tersebut harus dapat bekerja dengan lancar dengan aplikasi bisnis lainnya. Tanpa integrasi yang efektif, akan sangat membosankan untuk menjaga semua aplikasi tetap tersinkronisasi.
Perhatikan:
- Tidak ada integrasi antara sistem penagihan dan manajemen payroll bisnis Anda
- Software akuntansi lama Anda tidak terintegrasi dengan aplikasi lain yang ada dalam bisnis
- Berkurangnya jumlah platform yang dapat diintegrasikan oleh sistem Anda
Tidak ada fungsionalitas jarak jauh
Kemampuan untuk mengakses software akuntansi Anda di rumah atau di perjalanan dulu dianggap sebagai sebuah kemewahan.
Namun, semua itu berubah dengan adanya pandemi, dengan banyaknya orang yang beralih ke kerja jarak jauh secara permanen.
Dalam kaporan kami, 77% profesional keuangan yang disurvei mengatakan bahwa mereka hanya dapat bekerja secara efektif di kantor, yang tampaknya menunjukkan bahwa bisnis mereka menggunakan solusi on-premise tradisional.
Ini berarti produktivitas berpotensi terhambat oleh lokasi atau waktu kerja mereka. Dan tidak selalu memungkinkan untuk menerapkan pembaruan data secara real time.
Hal yang perlu diperhatikan:
- Tidak ada aplikasi iOS atau Android untuk software akuntansi Anda
- Fungsionalitas seluler terbatas, atau tidak memiliki fitur penting di seluler
- Hanya memiliki akses ke sistem di tempat yang tetap pada perangkat tertentu
Baca juga: 10 Rekomendasi Software Akuntansi dengan Integrasi Fitur Payroll
Lindungi Bisnis Anda di Masa Depan dengan Software Akuntansi Paling Up To Date
Dengan beralih dari sistem on-premise tradisional, Anda dapat membebaskan bisnis Anda dari struktur data yang kaku dan proses yang ketinggalan zaman. Hasilnya, Anda tidak perlu lagi menerima kinerja yang kurang baik atau produktivitas yang buruk.
Ekspektasi pelanggan dan pemangku kepentingan terus meningkat karena kondisi pasar, kemampuan pesaing, dan kemajuan teknologi. Oleh karena itu, strategi teknologi Anda tidak boleh hanya berfokus pada hari ini, tetapi juga harus mempertimbangkan tahun-tahun yang akan datang.
Jika Anda menyadari keterbatasan perangkat lunak akuntansi lama Anda (serta dampak yang terkait), mungkin inilah saatnya untuk beralih ke akuntansi Cloud seperti Kledo.
Kledo adalah software akuntansi online paling up to date yang memudahkan Anda dalam mengelola pembukuan yang terintegrasi langsung dengan akun bank, multi cabang, multi currency, dan juga sistem bisnis lainnya dalam satu platform.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo melalui tautan ini.
- Supply Chain Forecasting: Metode, Tantangan, dan Manfaatnya - 17 Oktober 2024
- 6 Kesalahan Penjurnalan dalam Akuntansi dan Cara Mengatasinya - 16 Oktober 2024
- 21 Financial KPI yang Harus Ada dalam Bisnismu - 15 Oktober 2024