Ketika bisnis berbicara tentang membangun hubungan, fokus utamanya cenderung pada interaksi dengan pelanggan. Namun, hubungan Anda dengan vendor juga sama berartinya. Hubungan vendor yang kuat dapat menghasilkan peluang baru, membantu Anda mendapatkan dukungan yang personal, dan mencegah masalah pembayaran vendor yang umum terjadi.
Hubungan ini juga membantu menciptakan reputasi bisnis yang positif di seluruh industri Anda, memposisikan bisnis Anda sebagai bisnis yang dapat dipercaya dan efisien.
Sejauh ini, faktor paling signifikan yang menentukan kualitas hubungan dengan vendor adalah proses pembayaran vendor Anda. Pembayaran tepat waktu dan komunikasi yang sangat baik merupakan hal penting dalam membangun kepercayaan dengan pemangku kepentingan eksternal.
Pada artikel kali ini kami akan membahas beberapa tips yang bisa Anda gunakan untuk meningkatkan efisiensi pembayaran vendor dalam bisnis Anda.
Apa yang Dimaksud dengan Proses Pembayaran Vendor?
Proses pembayaran vendor didefinisikan sebagai kebijakan yang Anda miliki untuk membayar pemasok, distributor, atau kontraktor untuk barang atau jasa yang telah mereka kirimkan ke bisnis Anda.
Proses pembayaran vendor adalah bagian penting dari hubungan bisnis Anda. Bagaimanapun juga, Anda dan vendor Anda telah menandatangani perjanjian untuk menghasilkan uang dan mengembangkan bisnis Anda.
Dalam beberapa dekade sebelumnya, proses pembayaran vendor jauh lebih kompleks. Anda akan menerima kontrak melalui pos (atau bertemu langsung untuk mengisinya), menandatangani dan mengirimkannya kembali, lalu menunggu faktur pertama Anda tiba.
Kemudian, Anda akan memverifikasi apakah faktur tersebut benar, menandatanganinya, dan mengirimkan pembayaran. Kelemahan dari proses manual ini adalah tidak ada pihak yang memiliki visibilitas penuh atas apa yang terjadi. Dokumen bisa hilang di pos, tidak sengaja dibuang, atau diabaikan di tumpukan kertas di meja manajer.
Sebaliknya, iterasi modern manajemen pembayaran vendor jauh lebih digital. Anda bisa menandatangani perjanjian secara online, menyimpannya secara online, dan bahkan mengirim pembayaran secara online. Hal ini memberikan kedua belah pihak visibilitas yang lebih besar ke dalam proses.
Vendor dapat masuk ke akun otomatisasi pencatatan penerimaan utang mereka melalui software akuntansi seperti Kledo dan melihat status pasti dari cek mereka sehingga mereka tahu apakah tagihan tersebut menunggu persetujuan, dalam proses, atau sudah dibayar.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Akuntansi dan ChatGPT: 12 Hal yang Bisa Anda Lakukan
7 Tips untuk Proses Pembayaran Vendor yang Efisien
Karena hubungan dengan vendor merupakan bagian integral dari bisnis Anda, berikut ini 8 strategi untuk membantu Anda membangun proses pembayaran vendor yang lancar. Komunikasi dan visibilitas akan sangat penting untuk kemitraan yang konkret mulai dari proses penerimaan, faktur, hingga pembayaran.
1. Evaluasi hubungan vendor Anda
Beberapa faktor utama dapat membantu Anda memilih vendor yang tepat untuk bermitra. Saat Anda melakukan percakapan awal dengan vendor baru, ajukan beberapa pertanyaan dasar untuk menentukan cakupan dan luasnya pekerjaan mereka.
- Sudah berapa lama mereka berkecimpung dalam bisnis ini?
- Berapa banyak karyawan yang mereka miliki?
- Seperti apa rantai pasokan mereka?
- Yang paling penting, apakah mereka memiliki referensi dari klien lama?
Semua faktor ini bisa membantu Anda menemukan vendor yang mapan dan berpengalaman yang bisa memberikan hasil untuk bisnis Anda.
- Setelah Anda bergabung dengan vendor, periksa setiap tiga bulan untuk mengetahui perkembangannya.
- Apakah ada masalah yang muncul di bulan-bulan sebelumnya?
- Apakah ada penyesuaian yang dapat membuat kemitraan menjadi lebih lancar?
- Adakah teknologi yang bisa Anda terapkan untuk meningkatkan komunikasi dan kecepatan?
Melakukan percakapan ini secara teratur menunjukkan bahwa Anda berdedikasi untuk membangun hubungan terbaik dengan vendor Anda.
2. Menyederhanakan proses onboarding vendor
Proses orientasi atau onboarding vendor Anda berperan sebagai landasan seluruh hubungan Anda. Dengan memberikan pengalaman orientasi yang efisien, perusahaan Anda menunjukkan efisiensi dan profesionalisme.
Ini seperti kesan pertaama… jika Anda tampil acak-acakan dan tidak baik, hal ini tidak akan berpengaruh pada kepercayaan dalam kemitraan jangka panjang Anda. Berikut ini beberapa langkah penting untuk menyempurnakan proses orientasi vendor Anda:
- Kembangkan syarat dan ketentuan yang jelas: Bicarakan dengan vendor Anda tentang preferensi pembayaran mereka. Syarat pembayaran dan metode pembayaran apa yang paling cocok untuk bisnis mereka?
- Buat kontrak yang terperinci: Kontrak sangat penting untuk melindungi kedua bisnis. Kedua belah pihak harus meninjau dan menyepakati hasil, waktu, dan pembayaran.
- Atur panggilan atau pertemuan: Kemitraan bisnis selalu lebih berhasil jika Anda bisa menjalin hubungan pribadi. Pada tahap awal proses orientasi Anda, siapkan panggilan konferensi untuk kedua tim guna meninjau tujuan dan ekspektasi bisnis.
Baca juga: Pengertian Lengkap Vendor Management, Jenis, dan Prosesnya
3. Lindungi bisnis dan vendor Anda dari fraud
Pembayaran adalah salah satu tantangan terbesar dalam hubungan bisnis apa pun, terutama ketika pembayaran dicuri karena tindakan fraud. Bekerjasamalah dengan vendor Anda untuk membuat protokol keamanan yang membantu mencegah penipuan utang usaha secara menyeluruh dan memanfaatkan teknologi yang memberikan perlindungan ekstra.
Salah satu langkah keamanan paling penting yang dapat Anda lakukan adalah memindahkan semua komunikasi dengan vendor Anda dari email. Email adalah salah satu cara termudah bagi para penipu untuk mengambil keuntungan dari bisnis kecil. Bentuk umum dari Business Email Compromise (BEC) adalah membuat alamat email baru yang berjarak satu atau dua huruf dari alamat email vendor Anda.
Setelah ini selesai, penipu akan mengirim email kepada karyawan Anda untuk mengirim pembayaran ke rekening bank yang baru, dengan harapan mereka tidak akan menyadari perbedaannya.
Memindahkan komunikasi dengan vendor Anda secara online adalah cara termudah untuk menghindari penipuan pembayaran. Karena vendor harus masuk ke akun kedua ini, ada lapisan keamanan lain dalam proses pengelolaan utang Anda.
Dan ketika Anda menggunakan software akuntansi KLedo, perlindungan keamanan utama seperti autentikasi dua faktor juga membantu menjaga keamanan komunikasi Anda.
Terakhir, vendor mengelola informasi perbankan mereka sendiri di dalam Kledo, yang berarti karyawan Anda tidak akan pernah salah mengetik atau mengubah informasi akun, karena terdapat fitur approval.
Meskipun fraud dari vendor yang sudah ada jauh lebih jarang terjadi, namun tetap saja ada baiknya Anda menyiapkan perlindungan. Jenis penipuan vendor yang umum terjadi adalah mengubah faktur untuk menaikkan harga barang dan jasa.
Memiliki catatan lengkap tentang pembayaran sebelumnya dapat membantu tim Anda menemukan anomali apa pun, dan Anda juga harus menyertakan pemberi persetujuan yang memahami pekerjaan setiap vendor untuk menambah lapisan pengawasan.
Baca juga: Pembahasan Lengkap Vendor Managed Inventory dan Strateginya
4. Mengotomatiskan proses pengelolaan utang usaha Anda
Mengotomatiskan proses utang usaha Anda merupakan peningkatan penting lainnya untuk proses pembayaran vendor Anda.
Hal ini memastikan bahwa tagihan dibayar tepat waktu, dengan komentar, persetujuan, dan pelacakan yang dicap waktu untuk setiap pembayaran. Hal ini memungkinkan tim Anda untuk bergerak cepat dan menghindari denda keterlambatan pembayaran, atau, lebih buruk lagi, faktur yang hilang.
Salah satu langkah kunci untuk proses yang efisien adalah mengotomatiskan alur kerja persetujuan Anda, yang menghilangkan salah satu penundaan terbesar dalam proses pembayaran Anda.
Jika salah satu karyawan Anda pergi berlibur-atau cuti yang lebih lama lagi-itu dapat menghentikan seluruh proses Anda. Dan bahkan ketika karyawan bekerja dengan tekun, faktur dapat dilupakan, salah tempat, atau diabaikan demi prioritas lain.
Sebagai bonus, Kledo menawarkan fitur integrasi payment gateway yang memudahkan vendor Anda melakukan pembayaran dengan berbagai cara mulai dari transfer, virtual account, atau pembayaran melalui domper digital. Nantinya pembayara akan otomatis tercatat ke sistem pembukuan Anda jika tagihan sudah terbayar.
Memiliki proses pencatatan utang otomatis juga meningkatkan hubungan dengan vendor Anda dengan memudahkan vendor untuk melihat status pembayaran mereka.
Selalu membuat frustasi ketika Anda harus menelepon atau mengirim email untuk mendapatkan informasi yang Anda butuhkan, jadi menyimpan semuanya secara online di mana semua pihak mendapatkan visibilitas sangat penting.
5. Menegosiasikan ketentuan pembayaran
Saat menerima vendor baru, Anda perlu menguraikan persyaratan yang akan bekerja dengan baik untuk kedua belah pihak. Anda harus menguraikan dengan jelas bagaimana dan kapan Anda akan membayar vendor. Perjanjian ini membantu memperkuat komponen keuangan kemitraan Anda, jadi diskusikan preferensi pembayaran.
Beberapa contoh yang populer adalah membayar per item atau per jam, atau biaya dasar bulanan. Anda juga harus mengonfirmasi waktu pembayaran Anda (seperti membayar dengan basis 30 hari) dan apakah Anda bisa menerapkan diskon pembayaran dalam jumlah besar atau lebih awal pada faktur Anda di masa mendatang.
Langkah terakhir adalah bekerja sama dengan vendor Anda untuk menyepakati cara mereka menerima pembayaran. Apakah Anda membayar dengan cek kertas, transfer, kartu kredit, kartu virtual, atau jenis pembayaran digital lainnya, buatlah ekspektasi yang jelas untuk kedua belah pihak.
Baca juga: Apa itu Vendor dan Bagaimana Cara Memilih Vendor yang Baik?
6. Memusatkan manajemen pembayaran
Tidak diragukan lagi, dunia pasca pandemi menjadi semakin rumit, dan semakin penting untuk dapat bekerja dari mana saja. Meskipun Anda tidak memiliki tempat kerja jarak jauh atau hibrid, karyawan dapat melakukan perjalanan ke konvensi, bertemu klien, atau menghadiri acara sosial dengan anggota tim lainnya. Mampu membayar faktur dari mana saja adalah alat yang tak ternilai harganya.
Memusatkan manajemen pembayaran Anda dengan alat digital memungkinkan tim Anda bekerja dari mana saja tanpa mengorbankan visibilitas ke dalam proses Anda.
Fitur ini juga menciptakan repositori digital untuk semua file, faktur, komentar, persetujuan, dan tanda terima Anda, sehingga Anda tidak perlu lagi mencari-cari di email untuk menemukan informasi yang diperlukan.
Fitur-fitur ini saling terkait untuk menciptakan proses yang terpusat dan efisien yang akan menyenangkan karyawan dan vendor Anda.
7. Mengotomatiskan pembayaran
Untuk lebih menghemat waktu tim Anda, otomatiskan kebutuhan pembayaran vendor. Otomatisasi pembayaran adalah teknologi yang dapat digunakan oleh bisnis untuk menyederhanakan proses pembayaran vendor. Teknologi ini dapat mencakup semua pembayaran, termasuk transfer bank, kartu kredit, dan pembayaran dengan virtual account.
Fitur tagihan berulang dalam Kledo memudahkan Anda untuk menjadwalkan pembayaran sesuai dengan jadwal yang dibutuhkan oleh tim Anda. Anda dapat menjadwalkan tagihan menggunakan tanggal jatuh tempo yang telah ditentukan atau pengaturan default seperti “bulanan” atau “setiap dua minggu”.
Baca juga: Tips Mencari Supplier Bahan Makanan Terbaik untuk Restoran
Mengapa Penting untuk Meningkatkan Efisiensi Proses Pembayaran Vendor?
Pembayaran yang tepat waktu dan akurat sangat penting bagi hubungan bisnis dan mungkin merupakan aspek yang paling penting dalam hubungan dengan vendor Anda.
Ketika vendor Anda memiliki kepercayaan terhadap organisasi dan efisiensi bisnis Anda, mereka cenderung memperluas penawaran mereka, menjalin kemitraan baru, dan memberikan peluang baru untuk bisnis Anda.
Ketika berbicara tentang proses pembayaran vendor Anda, tiga fungsi yang paling penting adalah kecepatan, pengaturan, dan pilihan. Dua yang pertama cukup jelas: Vendor Anda ingin tahu kapan mereka dibayar dan yakin bahwa jumlahnya tepat.
Pembayaran tepat waktu membantu membangun kepercayaan dan membangun niat baik yang membantu mengatasi masalah di masa depan.
Hal yang ketiga membutuhkan lebih banyak penelitian dari pihak Anda. Luangkan waktu untuk berbicara dengan vendor Anda dan pahami preferensi pembayaran mereka. Software akuntansi seperti Kledo membantu Anda menemukan perpaduan sempurna antara kecepatan, biaya, dan kenyamanan.
Anda dan vendor Anda dapat memilih pembayaran seperti transfer bank, kartu kredit, dan virtual account. Pilihan-pilihan yang nyaman ini memungkinkan Anda dan vendor Anda untuk memiliki kontrol dan kepercayaan diri yang lebih baik dalam hubungan bisnis Anda, sehingga Anda dapat fokus pada urusan bisnis yang lebih penting.
Jika Anda tertarik untuk mendapatkan solusi pembukuan sekaligus manajemen vendor yang lebih mudah dan praktis, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secarag gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Cara Mengoptimalkan Manajemen Invoice dalam Bisnis - 26 September 2024
- 7 Tips Meningkatkan Efisiensi Pembayaran Vendor dalam Bisnis - 24 September 2024
- Digitalisasi Akuntansi Melalui Pelatihan dan Sertifikasi Kledo x IPB - 23 September 2024