Contoh Surat Niaga Terbaik untuk Bisnis, Wajib Dicoba

Surat-menyurat merupakan kegiatan yang tidak bisa terlepaskan dari bisnis perdagangan. Baik untuk kegiatan penawaran, permintaan, ataupun sebagai pemberitahuan. Sebagai pemilik bisnis atau orang yang berkecimpung dalam sebuah bisnis, penting bagi Kawan Kledo untuk mengetahui penulisan surat niaga. Sebenarnya bagaimana sih penulisan surat niaga yang baik? Buat Kawan Kledo yang ingin mengatahui tentang penulisan surat niaga, Kawan Kledo wajib membaca artikel ini hingga selesai. Karena tidak hanya tentang penulisan surat niaga yang benar, di sini juga akan dilengkapi contoh surat niaga yan dapat Kawan Kledo jadikan referensi penulisan surat niaga ini. Jadi, pastikan Kawan Kledo membaca artikel ini hingga selesai agar Kawan Kledo dapat membuat surat niaga dengan baik dan benar.

Pengertian Surat Niaga

Surat niaga merupakan surat yang ditulis dan dibuat untuk kepentingan bisnis perdagangan. Surat niaga ini dikeluarkan oleh perusahaan atau badan usaha dalam rangka penjalankan bisnis atau usaha. Surat niaga ini merupakan salah satu jenis surat resmi yang di dalamnya berisi penawaran, jual beli barang ataupun jasa. Surat niaga ini dapat diartikan sebagai surat yang digunakan untuk mencari keuntungan bisnis dan terdiri dari dua jenis, yaitu secara intern dan ekstern. Secara intern, surat niaga ini digunakan untuk hubungan di dalam perusahaan, baik untuk pusat ataupun cabang perusahaan tersebut. Sedangkan secara ekstern, surat niaga ini digunakan untuk aktivitas perusahaan dengan perusahaan atau badan lain di luar perusahaan tersebut. Selain disebut sebagai surat niaga, surat ini juga disebut surat dagang atau surat bisnis.

Fungsi Surat Niaga

Surat niaga memiliki fungsi yaitu sebagai berikut:

1. Sebagai bukti terjadinya sebuah perjanjian.
2. Sebagai pengingat yang dapat diarsipkan dan dapat dilihat saat dibutuhkan.
3. Dapat mewakili penulis ketika bertemu dengan lawan bicara.
4. Sebagai panduan dalam menjalankan tugas.
5. Dapat digunakan sebagai alat promosi.

Jenis-Jenis Surat Niaga

Seperti yang telah dijelaskan di atas, surat niaga merupakan surat yang digunakan untuk urusan bisnis perdagangan dan surat ini terbagi ke dalam beberapa jenis. Apa saja jenis-jenis surat niaga ini? Berikut penjelasannya:

1. Surat Perjanjian Jual-Beli

Jenis surat niaga yang pertama adalah surat perjanjian jual-beli. Dalam kegiatan jual-beli, biasanya penyelesaian dilakukan dengan kesepakatan: penjual menerima uang dan pembeli mendapatkan apa yang diinginkan. Namun pada kasus jual-beli barang bernilai jual tinggi, surat jual-beli dibutuhkan sebagai bukti kesepakatan tersebut.

2. Surat Perjanjian Sewa-Menyewa

Jenis kedua dari surat niaga adalah surat perjanjian sewa-menyewa. Surat perjanjian sewa-menyewa merupakan surat perjanjian yang dibuat oleh dua pihak yang menyewakan dan pihak penyewa. Di dalam surat sewa-menyewa ini tertulis kesepakatan kedua belah pihak dan disetujui oleh saksi-saksi. Di akhir surat perjanjian sewa-menyewa harus disertakan tanda tangan pihak yang terlibat dan saksi-saksi.

3. Surat Penawaran

Surat penawaran menjadi jenis surat selanjutnya yang ada dalam surat niaga. Surat penawaran merupakan surat yang dibuat oleh penjual yang di dalamnya berisi informasi barang atau jasa yang ditawarkan penjual kepada calon pembeli atau pelanggan. Surat penawaran ini terdiri dari empat jenis yaitu surat penawaran barang, surat penawaran jasa, surat penawaran kerjasama, dan surat penawaran harga.

4. Surat Permintaan Penawaran

Jika surat penawaran dikirimkan pihak penjual kepada pihak pembeli, surat permintaan penawaran dikirimkan oleh pihak pembeli kepada pihak penjual. Dengan dikirimkannya surat permintaan penawaran ini, nantinya pihak penjual akan mengirimkan surat balasan permintaan penawaran. Surat balasan permintaan penawaran ini berisi daftar harga produk yang dijual oleh pembeli.

5. Surat Pesanan

Kelima, surat pesanan. Surat pesanan merupakan surat yang ditulis oleh pembeli dan dikirimkan kepada pihak penjual, produsen, atau supplier dalam rangka memesan barang-barang yang dibutuhkan. Surat pesanan ini memiliki kedudukan yang kuat karena jika pembeli sudah mengirimkan surat ini artinya pembeli pasti akan membeli barang-barang tersebut. Karena kedudukan yang kuat ini membuat penjual harus merespon surat pesanan dengan sebaik dan secepat mungkin.

Ciri-Ciri Surat Niaga

Agar lebih memahami tentang surat niaga, Kawan Kledo juga harus mengetahui ciri-ciri yang dimiliki oleh surat niaga. Apa saja ciri-ciri surat niaga tersebut?

1. Surat niaga ditulis secara resmi di atas kertas bersegel atau bermaterai.
2. Surat niaga menggunakan kata-kata yang menarik (persuatif) dan sopan.
3. Surat niaga disampaikan secara jelas.
4. Surat niaga bersifat simpatik.
5. Surat niaga biasanya dibuat dalam bentuk formulir agar dapat lebih efisien, menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

Komponen Surat Niaga

Selain ciri-ciri, surat niaga juga memiliki struktur yang harus dipenuhi sebagai bagian dari surat resmi. Berikut komponen yang harus ada dalam surat niaga:

1. Kop Surat

Kop surat merupakan komponen pertama yang harus ada dalam surat niaga. Kop surat berada di bagian paling atas dan bertujuan untuk menunjukan identitas pengirim surat. Kawan Kledo bisa melihat contoh ini jika ingin membuat kop surat.

2. Nomor Surat

Komponen kedua yang ada dalam surat niaga adalah nomor surat. Nomor surat ini berupa gabungan angka dan huruf yang dicantumkan dalam surat keluar sebuah instansi, perusahaan, atau lembaga yang disesuaikan dengan nomor berkas yang berhubungan dengannya.

3. Lampiran

Lampiran ini dapat berupa teks (misalnya dokumen pendukun) atau gambar yang akan mendukung tujuan dari surat niaga.

4. Perihal

Perihal merupakan isi pokok dari surat yang dikirimkan.

5. Alamat dan Tanggal Surat

Pencantuman alamat dan tanggal surat ini dilakukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal surat tersebut dibuat. Alamat dan tanggal ini kadang juga tidak ditulis jika sudah ada di kop surat.

6. Salam Pembuka

Salam pembuka berfungsi sebagai salam pembuka yang ada di dalam surat. Salam pembuka ini ditulis dengan huruf kapital pada awal kalimat dan diakhiri dengan tanda koma.

7. Isi Surat

Isi surat terdiri dari 3 bagian yaitu pembuka, isi, dan penutup. Pembuka berfungsi sebagai pengantar informasi yang ingin disampaikan. Bagian isi berisi poin penting informasi yang disampiakan. Bagian penutup berisi ucapan terima kasih dan harapan pengirim surat kepada penerima surat.

8. Salam Penutup

Salam penutup ini berupa “Hormat kami” yang ditulis setelah bagian isi surat. Penulisan salam penutup ini sama seperti salam pembuka yaitu diawali huruf kapital dan diakhiri tanda koma.

9. Nama Jelas dan Tanda Tangan

Nama jelas dan tanda tangan ada setelah bagian salam penutup. Tanda tangan ini dilakukan oleh pengirim surat dan berfungsi sebagai legalitas dari surat niaga.

10. Tembusan

Terakhir, tembusan. Tembusan akan menjelaskan pihak-pihak yang berhak menerima surat tersebut.

Contoh Surat Niaga

Untuk memudahkan Kawan Kledo dalam pembuatan surat niaga, berikut beberapa contoh surat niaga yang dapat dijadikan referensi:

Contoh Surat Perjanjian Jual-Beli

Contoh Surat Perjanjian Sewa-Menyewa

Contoh Surat Penawaran

Contoh Surat Permintaan Penawaran

Contoh Surat Pesanan

Kesimpulan

Dari penjelasan di atas, ada beberapa jenis surat niaga yang sering digunakan dalam aktivitas bisnis. Kawan Kledo bisa menggunakan cara-cara di atas untuk pembuatan surat perjanjian jual-beli, surat perjanjian sewa-menyewa, surat permintaan penawaran, surat penawaran, ataupun surat permintaan penawaran. Kawan Kledo juga bisa menggunakan contoh surat niaga di atas sebagai referensi dalam pembuatan surat niaga.

Selain kepeluan surat-menyurat, Kawan Kledo juga harus memperhatikan pengelolaan keuangan bisnis. Ada berbagai cara yang bisa dilakukan untuk mengelola keuangan, cara termudahnya yaitu dengan menggunakan software akuntansi dari Kledo. Kledo dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan keuangan. Tidak hanya itu, Kawan Kledo juga tetap bisa mengelola keuangan di saat liburan dengan bantuan software akuntansi Kledo. Jadi, tunggu apa lagi, daftar Kledo sekarang juga dan rasakan manfaatnya.