Kesalahan bisa saja terjadi – bahkan jika Anda memiliki departemen akuntansi yang paling ketat sekalipun. Terlepas dari upaya terbaik semua orang, kesalahan dapat (dan memang) masuk ke dalam proses akuntansi dan menyebabkan segala macam malapetaka, yang sering terjadi adalah kesalahan dalam melakukan penjurnalan.
Angka yang tertukar dapat membuat debit dan kredit menjadi tidak balance, atau ayat pencatatan yang terbalik dapat menyebabkan kesalahan yang tidak terlihat oleh pembaca awam.
Itulah mengapa penting untuk memiliki rencana untuk mendeteksi, meminimalkan, dan memperbaiki kesalahan. Pencegahan kesalahan mungkin merupakan tujuan yang lebih tinggi, bahkan tidak praktis, mengingat unsur manusia yang terlibat, meskipun kontrol software akuntansi yang tepat dapat membantu.
Pada artikel kali ini kami akan membahas beberapa kesalahan penjurnalan dalam proses pembukuan, penyebabnya untuk bisnis, serta cara mengatasinya. Jadi baca terus sampai selesai.
Mengetahui Jenis Kesalahan Akuntansi
Ada dua kategori besar kesalahan akuntansi – kesalahan yang memengaruhi neraca saldo dan mudah dideteksi, serta kesalahan yang tidak terlihat jelas dan membutuhkan pemeriksaan lebih lanjut.
Neraca percobaan adalah laporan akuntansi, yang dijalankan selama proses penutupan keuangan, yang menunjukkan saldo debit atau kredit akhir untuk setiap akun dalam buku besar perusahaan.
Neraca percobaan harus menunjukkan jumlah saldo debit dan kredit dalam jumlah yang sama, meskipun tidak harus saldo debit dan kredit individual.
- Kesalahan yang menyebabkan neraca saldo tidak seimbang. Misalnya, kesalahan pencatatan penjurnalan yang tidak seimbang atau entri jurnal satu entri dapat menyebabkan neraca saldo secara keseluruhan tidak benar. Kesalahan dasar ini biasanya tertangkap oleh kontrol software akuntansi yang mencegah transaksi dengan debit dan kredit yang tidak seimbang untuk dicatat sejak awal.
- Kesalahan yang tidak memiliki dampak yang jelas pada neraca saldo masih dapat menyebabkan masalah. Sebagai contoh, sebuah transaksi dapat dicatat dua kali atau dimasukkan ke dalam akun buku besar yang salah, namun tidak terdeteksi dalam neraca percobaan karena debit dan kredit akan tetap terlihat sama. Faktanya, sebagian besar kesalahan akuntansi tidak menyebabkan neraca saldo tidak seimbang dan oleh karena itu harus diidentifikasi dengan menggunakan mekanisme kontrol lainnya.
Baca juga: 21 Financial KPI yang Harus Ada dalam Bisnismu
Apa Saja Jenis Kesalahan Penjurnalan Akuntansi yang Umum Terjadi?
Kesalahan penjurnalan akuntansi adalah ketidaksesuaian dalam laporan keuangan perusahaan. Kesalahan ini biasanya terjadi secara tidak sengaja (kesalahan yang disengaja dapat menyebabkan investigasi kriminal).
Kesalahan penjurnalan dapat berupa kesalahan kecil yang tidak memengaruhi angka keseluruhan atau kesalahan yang menjadi bola salju menjadi kesalahan perhitungan yang lebih besar dan membutuhkan lebih banyak waktu dan sumber daya untuk mengidentifikasi dan memperbaikinya.
Kesalahan akuntansi dapat membuat bisnis kecil Anda tidak berjalan lancar dan menghambat pertumbuhan, jadi penting untuk mempelajari jenis kesalahan akuntansi yang umum dan cara memperbaikinya.
Ada beberapa jenis kesalahan penjurnalan akuntansi yang umum terjadi:
1. Kesalahan transposisi
Kesalahan ini terjadi ketika dua digit dibalik (atau “ditransposisikan”). Kesalahan ini akan muncul sebagai kesalahan dalam entri data ketika Anda memposting rekaman baru.
Meskipun ini adalah kesalahan yang sederhana, kesalahan ini dapat mempengaruhi akuntansi Anda secara signifikan dan mengakibatkan kerugian finansial-belum lagi banyak waktu yang dihabiskan untuk menemukan kesalahan kecil ini.
Contoh: “52”, bukan ‘25’. Atau “2643”, bukan “2463”.
2. Kesalahan pembulatan
Membulatkan angka sepertinya tidak masalah, namun hal ini dapat mengacaukan akuntansi Anda, yang mengakibatkan efek bola salju kesalahan. Orang dapat melakukan kesalahan ini, tetapi bisa juga kesalahan komputerisasi.
Contoh: “3” bukannya ‘2,9’ atau ‘65,765’ bukannya ”65,7646.”
Baca juga: 7 Kesalahan Penganggaran yang Harus Dihindari Perusahaan
3. Kesalahan pembalikan jurnal
Membalik jurnal akuntansi berarti entri dikreditkan alih-alih didebit, atau sebaliknya. Masalahnya adalah Anda tidak dapat melihat kesalahan ini di neraca percobaan Anda – neraca akan tetap seimbang.
Contoh: pembayaran untuk internet rumah dimasukkan sebagai faktur secara tidak sengaja.
4. Kelalaian pencatatan
Ini terjadi ketika transaksi keuangan tidak dicatat sehingga tidak menjadi bagian dari dokumentasi. Biasanya transaksi, yang bisa berupa pengeluaran atau penjualan layanan, terlewatkan atau terlupakan.
Contoh: seorang fotografer lupa memasukkan transaksi 1 juta yang ia terima dari pemotretan pernikahan pada akhir pekan sebelumnya.
5. Kesalahan komisi
Ketika suatu jumlah dimasukkan sebagai jumlah yang tepat dan akun yang tepat tetapi nilainya salah, ini adalah kesalahan komisi. Hal ini dapat berarti bahwa mungkin jumlah tersebut dikurangi, bukan ditambahkan.
Contoh: pembayaran diterapkan ke faktur yang salah. Jumlah yang terutang oleh klien akan benar di neraca saldo. Namun, buku besar klien (atau detail jurnal) akan salah.
6. Kesalahan prinsip
Ini adalah transaksi yang tidak memenuhi prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum (PABU). Ini juga disebut “kesalahan input” karena, meskipun angkanya benar, namun dicatat di akun yang salah.
Contoh: sebuah aset dibebankan yang menyebabkannya dicatat sebagai debit, bukan sebagai aset.
Baca juga: Sedang Mengelola Bisnis Salon? Hindari 10 Kesalahan ini!
Bagaimana Kesalahan Penjurnalan dan Akuntansi Berdampak pada Bisnis?
Akuntansi adalah bahasa bisnis, dan kesalahan akuntansi menciptakan miskomunikasi. Jika data akuntansi yang mendasari salah, pemangku kepentingan yang mengandalkannya cenderung membuat keputusan yang salah.
Sebagai contoh, kesalahan akuntansi dapat menyebabkan manajer bisnis membuat keputusan operasi yang tidak optimal, terutama berbahaya dalam kasus-kasus di mana margin laba tipis atau arus kas ketat. Demikian pula, pemberi pinjaman eksternal mungkin mengandalkan laporan keuangan yang tidak akurat ketika membuat keputusan pemberian pinjaman.
Kesalahan akuntansi dapat menyebabkan hubungan yang tegang dengan pemasok dan pelanggan jika transaksi tidak ditangani dengan benar atau terlewatkan sama sekali. Hal ini juga dapat merusak kredibilitas bisnis. Selain itu, kesalahan akuntansi membutuhkan waktu untuk diperbaiki, membuat staf menjadi kurang efisien, dan dapat menyebabkan biaya tenaga kerja meningkat.
Lebih jauh lagi, kesalahan penjurnalan dapat menyebabkan masalah pada pelaporan kepatuhan, seperti laporan keuangan, perjanjian utang, dan pengajuan pajak, yang pada gilirannya dapat memicu audit, penalti, dan denda.
Karena alasan-alasan ini, penting untuk mengurangi terjadinya kesalahan dan meningkatkan kemampuan untuk mendeteksinya ketika kesalahan itu muncul. Kesalahan harus diperbaiki segera setelah ditemukan untuk mengurangi dampak negatif yang membengkak pada bisnis.
Baca juga: 7 Kesalahan Mengelola Toko Retail dan Solusinya
Cara Mencegah Kesalahan Penjurnalan Akuntansi
Seperti kata pepatah, satu ons pencegahan sama dengan satu kilo pengobatan. Dalam hal akuntansi, departemen akuntansi yang paling efektif memiliki prosedur kontrol yang bertujuan untuk melakukan keduanya.
Ada dua jenis pengendalian:
Pengendalian preventif dirancang untuk mencegah terjadinya kesalahan agar data keuangan tetap bersih sebelum data tersebut mengalir ke dalam pelaporan keuangan yang disampaikan kepada para pemangku kepentingan.
Pengendalian detektif mengidentifikasi kesalahan atau ketidakberesan untuk diselidiki dan dikoreksi setelah kesalahan atau ketidakberesan tersebut dicatat. Sangat penting bahwa kontrol detektif kuratif dilakukan secara teratur sehingga kesalahan akuntansi dapat diketahui dengan cepat.
Berikut ini adalah contoh pengendalian preventif dan detektif yang berfungsi untuk meminimalisir kesalahan akuntansi.
Pengendalian preventif
- Gunakan software akuntansi yang memiliki fitur yang dapat mengurangi kesalahan, seperti kemampuan approval untuk mengontrol transaksi yang tidak sesuai yang akan berdampak pada neraca saldo. Pilih produk dengan tingkat otomatisasi dan integrasi sistem tertinggi; ini akan meminimalkan kebutuhan akan intervensi manual yang berlebihan, yang merupakan penyebab utama dari kesalahan entri data. Software Akuntansi Kledo memiliki fitur ini yang secara konsisten menerapkan standar dan kebijakan yang ditentukan untuk membatasi kesalahan komisi dan kesalahan prinsip. Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini:
- Berinvestasi pada staf dengan mengedukasi mereka dengan benar, menyediakan sumber daya yang memadai dan memastikan beban kerja yang dapat dikelola. Departemen akuntansi yang terlalu banyak cenderung menghasilkan kesalahan akuntansi.
- Pisahkan tugas dan sediakan tinjauan yang memadai untuk membantu meminimalkan kesalahan. Kontrol ini berjalan beriringan. Dengan memiliki satu set mata yang terpisah yang meninjau produk kerja orang lain, kesalahan sering kali dapat ditandai di bagian depan proses akuntansi. Karena hal ini dapat menjadi tantangan bagi perusahaan dengan staf kecil atau di mana pemilik melakukan semuanya, pertimbangkan untuk menggunakan akuntan dari luar untuk meninjau akun secara berkala.
- Tetap terorganisir dengan pencatatan yang tepat untuk mengurangi kemungkinan mengabaikan transaksi akuntansi yang menghasilkan kesalahan kelalaian. Catatan yang terorganisir dengan baik juga diperlukan jika terjadi audit pajak.
Baca juga: 5 Kesalahan Mengelola Usaha Bengkel dan Solusinya
Pengendalian detektif
- Lakukan rekonsiliasi akun secara tepat waktu untuk membandingkan saldo akuntansi dengan sumber eksternal, seperti laporan bank, laporan pinjaman, dan laporan kartu kredit. Rekonsiliasi juga dapat diterapkan pada perbandingan jurnal pembantu (yaitu, catatan kronologis khusus untuk transaksi yang sering terjadi, seperti jurnal pembantu piutang usaha) ke buku besar, meskipun langkah ini biasanya dapat dieliminasi dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi terintegrasi.
- Bandingkan saldo aktual dengan saldo yang dianggarkan untuk menyoroti varians. Dengan menganalisis varians yang tampaknya tidak masuk akal, kesalahan akuntansi dapat ditemukan. Sebagai contoh, jurnal yang diduplikasi dapat menghasilkan saldo yang lebih besar dari yang diharapkan, sementara transaksi yang dihilangkan dapat menghasilkan saldo akun yang lebih kecil dari yang seharusnya. Prosedur serupa dapat dilakukan dengan menggunakan saldo aktual dari tahun berjalan dibandingkan dengan tahun sebelumnya atau dengan indikator kinerja utama.
Baca juga: 7 Kesalahan Proses Rekonsiliasi Bank dan Cara Mengatasinya
Kesimpulan
Informasi akuntansi yang akurat sangat penting untuk manajemen bisnis. Meskipun tidak ada cara yang pasti untuk menghilangkan semua kesalahan akuntansi, proses dan kontrol dapat diterapkan untuk membantu meminimalkan terjadinya kesalahan.
Memahami bagaimana kesalahan penjurnalan akuntansi yang umum terjadi dan di mana mencarinya adalah langkah pertama yang penting. Menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang terintegrasi otomatis, bersama dengan berbagai macam kontrol preventif dan detektif, dapat menciptakan lingkungan akuntansi yang tidak terlalu rentan terhadap kesalahan.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- 6 Kesalahan Penjurnalan dalam Akuntansi dan Cara Mengatasinya - 16 Oktober 2024
- 21 Financial KPI yang Harus Ada dalam Bisnismu - 15 Oktober 2024
- Apa itu Approval Matrix dalam Bisnis? Ini Penjelasan Lengkapnya - 14 Oktober 2024