Cara Meningkatkan Keterampilan Kasir Melalui Pelatihan

Kasir memegang peranan penting dalam operasional bisnis, terutama di industri ritel dan layanan seperti kafe atau toko. Cara meningkatkan keterampilan kasir menjadi topik penting karena kasir yang terampil dapat mempercepat transaksi.

Selain mempecepat transaksi dengan pelanggan, kasir yang terampil bisa meminimalkan kesalahan, dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan.

Karena itu, memberikan kasir Anda pelatihan yang berkelanjutan adalah kunci utama dalam meningkatkan keterampilan kasir. Tapi, pelatihan seperti apa yang bisa Anda berikan?

Dalam artikel ini, kami akan membahas cara meningkatkan keterampilan kasir melalui program pelatihan dan beberapa tips tambahannya.

Apa Peran dari Kasir?

Seorang kasir bekerja di toko dan bertugas membantu pelanggan yang membeli. Kasir bertanggung jawab dalam menerima pembayaran pelanggan, memproses refund, dan membantu pelanggan mencari barang yang mereka inginkan.

Keterampilan dan tanggung jawab kasir biasa mencakup hal-hal berikut ini:

• Menyapa pelanggan
• Memproses pembelian, pengembalian, dan penukaran barang
• Menangani uang tunai dan mengoperasikan sistem POS
• Merekomendasikan produk pada pelanggan
• Mempromosikan penjualan dan promo lainnya, seperti program loyalitas dan diskon
• Menjawab telepon
• Merespon pertanyaan pelanggan
• Menyelesaikan permasalahan yang ada
• Kemampuan matematika dasar dan kecerdasan finansial
• Familiar dengan tata letak toko dan persediaan barang

Baca Juga: Kecurangan Kasir: Cara Mendeteksi dan Tips Mengatasinya

Apa Pentingnya Meningkatkan Keterampilan Kasir?

Meningkatkan keterampilan kasir melalui pelatihan sangat penting karena berdampak langsung pada efisiensi operasional, kepuasan pelanggan, dan kelancaran transaksi. Berikut adalah beberapa alasan utama:

Memberikan pengalaman pelanggan yang memuaskan

Biasanya, kasir adalah orang pertama dan terakhir yang pelanggan temui di toko. Karena itu, penting bagi seorang kasir untuk bersikap ramah dan cepat membantu untuk memberikan pengalaman pelanggan yang mantap.

Ketika kasir menerima pelatihan yang memadai, mereka dapat meninggalkan kesan baik pada pembeli, memberikan rekomendasi produk, dan membantu pelanggan.

Membantu meningkatkan penjualan

Kasir harus memiliki kemampuan berjualan yang terasah. Saat pelanggan checkout, itulah waktu yang tepat bagi kasir untuk berbicara pada pelanggan terkait program loyalitas, promo yang akan datang, atau event yang terjadi di toko.

Jika kasir memahami produk, promo, serta kebutuhan dan selera pelanggan, maka mereka bisa memberikan rekomendasi yang lebih personal dan menjual lebih banyak barang.

Program pelatihan untuk meningkatkan keterampilan kasir secara menyeluruh dapat mengajari kasir untuk melakukan upsell dan cross sell dengan cara yang samar-samar tapi efektif, sehingga nilai pembelian akan meningkat.

Baca juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Kasir Toko Bangunan Terbaik

Menghitung transaksi dengan tepat

Saat kasir Anda terlatih, mereka akan bisa menggunakan sistem POS toko Anda dan familiar dengan harga, promo, dan peraturan toko. Kasir yang terlatih juga memastikan bahwa pelanggan membayar dengan harga yang tepat saat proses checkout.

Sementara itu, kasir yang tidak terlatih mungkin akan menawarkan diskon yang salah atau melakukan kesalahan dalam penghitungan. Kesalahan-kesalahan ini dapat mengakibatkan penurunan pendapatan toko.

Baca Juga: 9 Contoh Keluhan Pelanggan Terkait Kasir dan Tips Menanganinya

Cara Membuat Pelatihan untuk Meningkatkan Keterampilan Kasir

Setiap kali Anda mempekerjakan kasir baru, Anda harus memberi mereka pelatihan sebagai bagian dari onboarding. Ada beberapa langkah yang bisa Anda ambil untuk membangun program pelatihan keterampilan kasir yang sukses.

1. Memilih materi pelatihan yang tepat

Ada banyak jenis materi dan alat pelatihan kasir, jadi penting untuk memilih mana yang paling Anda butuhkan. Beberapa pilihan yang paling populer mencakup video tutorial, manual, dan kursus daring.

2. Merencanakan dan menjadwalkan sesi pelatihan

Selain pelatihan kasir di awal tadi, Anda juga harus membangun peluang untuk pelatihan lanjutan untuk mengasah kemampuan kasir. Dengan begitu, kasir Anda akan memiliki kemampuan yang up-to-date.

3. Menjelaskan peraturan utama toko

Selama pelatihan kasir, tinjau kebijakan toko yang berhubungan dengan pelanggan, seperti kebijakan pengembalian, diskon, dan pengiriman.

Anda juga bisa menjelaskan kebijakan internal seperti cara masuk shift, cara menghitung stok, siapa yang harus dihubungi untuk meminta bantuan, dan cara meminta waktu istirahat.

Agar karyawan dapat mudah mengakses kebijakan toko, Anda bisa membuat buku pegangan karyawan yang memuat semua kebijakan.

Baca juga: 10 Manfaat Mesin Kasir yang Sangat Membantu Bisnis Anda

4. Menekankan layanan pelanggan

Saat pelatihan, menekankan cara memberikan layanan pelanggan yang memuaskan sangatlah penting. Selama pelatihan, beritahu perilaku seperti apa yang bisa kasir tunjukkan untuk menangani pelanggan.

Kasir juga harus mengetahui cara menangani pelanggan yang emosi dan menangani situasi tersebut tanpa memperburuknya. Kasir harus tetap tenang dan sopan, serta dapat menjelaskan peraturan toko dengan cara yang jelas dan ringkas.

5. Membangun pelatihan untuk skalabilitas

Idealnya, Anda perlu melatih setiap kasir baru secara langsung melalui pelatihan satu demi satu. Namun, karena keterbatasan sumber daya, Anda perlu membangun program pelatihan kasir yang dapat diskalakan.

Gunakan berbagai alat dan media pelatihan agar kasir dapat melakukan pembelajaran mandiri. Misalnya, Anda dapat menyelenggarakan orientasi dan pelatihan tatap muka di awal bulan untuk karyawan baru, lalu beralih ke pelatihan daring mandiri melalui kursus, video, dan manual. Kemudian, kasir dapat mempraktikkan apa yang telah mereka pelajari.

Baca Juga: Tugas, Jobdesk, dan Tantangan Kasir Restoran

Strategi Menjalankan Program Pelatihan Kasir

Saat melatih kasir baru, perhatikan beberapa tips ini:

• Luangkan waktu dan tempat untuk latihan. Kasir Anda bisa belajar dasar menggunakan sistem POS secara online, tapi mereka harus bisa mempraktikannya secara nyata. Latihan menggunakan POS akan membuat kasir menjadi lebih percaya diri dengan kemampuan mereka.
• Berikan kasir alat yang intuitif seperti sistem POS yang mudah digunakan. Jika kasir kesulitan mengoperasikan sistem POS Anda sekarang, Anda bisa coba beralih ke sistem yang lain.
• Buatlah metode komunikasi yang jelas dan jelaskan pada kasir Anda. Sehingga, jika kasir mengalami kesulitan, mereka tahu siapa yang harus mereka hubungi dan bagaimana caranya.
• Dorong kasir menggunakan teknik shadowing agar mereka dapat meningkatkan kepercayaan diri dalam bekerja.
• Tetapkan tujuan yang realistis untuk pelatihan. Mungkin Anda berpikir bahwa kasir hanya perlu waktu satu minggu untuk mempelajari sistem Anda, tapi mungkin mereka memerlukan waktu yang lebih lama. Karena itu, sesuaikan program pelatihan Anda dengan situasi yang ada.
• Perkenalkan proses baru secara bertahap. Sebab, kasir sedang berada dalam masa transisi. Mungkin mereka akan kebingungan jika Anda memperkenalkan semua sistem sekaligus pada mereka.
• Latihlah kasir Anda untuk melakukan cross-selling dan upselling. Dua strategi ini dapat meningkatkan pendapatan toko. Karena itu, lihat laporan sistem POS Anda dan periksa item mana yang biasanya dibeli bersamaan, sehingga kasir bisa memberikan rekomendasi yang sesuai.
• Anda tidak perlu membuat program pelatihan kasir dari nol. Manfaatkan sumber daya eksternal dari vendor teknologi yang Anda gunakan. Misalnya, dokumen orientasi, video pelatihan, dan demo.

Baca Juga: 11 Tugas Kasir, Skill yang Dibutuhkan, dan Gajinya

3 Contoh Topik Program Pelatihan Kasir

Apakah Anda masih bingung mengenai topik apa yang perlu Anda ajarkan kepada kasir? Jangan khawatir, di sini kami akan memberikan beberapa contoh topik untuk meningkatkan keterampilan kasir dan beberapa tipsnya:

Topik 1: Meningkatkan Efisiensi Kasir

Kasir yang terlatih tidak hanya memproses pembayaran dengan cepat dan akurat, tapi juga menjadi wajah dari toko Anda. Berikut ini adalah beberapa tips kasir untuk mempersingkat proses checkout:

• Gunakan sistem POS yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan penggunaannya mudah.
• Pilih mesin kasir POS yang tersinkronisasi dengan sempurna dengan software Anda untuk menciptakan proses yang mudah bagi pelanggan Anda. Beli barcode scanner jika Anda memiliki volume produk yang tinggi.
• Jika Anda menggunakan struk kertas, tunjukkan kepada kasir Anda cara memuat gulungan struk baru dan biarkan mereka berlatih sehingga mereka tidak gagal saat menghitung pelanggan. Atau lebih baik lagi, beralihlah ke POS dengan struk digital.
• Saat memberikan uang kembalian, latih kasir untuk menyerahkan koin kepada pelanggan terlebih dahulu, baru kemudian uang kertas. Jika Anda menaruh koin di atas uang kertas, koin tersebut dapat jatuh ke lantai.

Baca Juga: Manajemen Kasir: Komponen, Manfaat, dan Pengelolaannya

Topik 2: Menangani Pelanggan yang Emosi

Meski kasir sudah berusaha memberikan yang terbaik, kadang sistem POS atau mesin kasir bisa mengalami kesalahan dan pelanggan pun jadi emosi. Karena itu, penting untuk melatih kasir dalam menangani pelanggan di situasi seperti ini.

Tips-tips di bawah ini akan membantu kasir Anda meningkatkan keterampilan dalam menangani pelanggan yang emosi:

• Tetap Tenang: Kami tahu, ini memang sulit, apalagi jika pelanggan mulai berteriak pada kasir. Beri tahu kasir untuk menarik napas dalam-dalam dan ingat untuk tidak menganggapnya secara personal.
• Jadilah Pendengar Aktif: Pelanggan yang marah ingin melampiaskan sesuatu. Jadi, sebelum memberikan solusi, dengarkan dulu apa yang mereka katakan. Gunakan bahasa tubuh yang terbuka, berdiri tegak dan tidak menyilangkan tangan, serta menjaga kontak mata dengan baik.
• Meminta Klarifikasi: Ulangi keluhan pelanggan dan pastikan bahwa Anda memahami penyebab ketidakpuasan mereka. Misalnya, “Jadi, Ibu membeli roti ini, dan saat hendak memakannya di rumah, Ibu melihat rotinya sudah berjamur. Benar begitu ya, Bu?”
• Berempati: Tempatkan diri Anda pada posisi pelanggan dan beri tahu mereka bahwa Anda memahami perasaan mereka. Misalnya, “Iya Bu, pasti menyebalkan sekali ya. Kalau saya ingin sekali menyantap roti yang baru saja saya beli dan ternyata rotinya sudah berjamur, saya juga akan sangat kesal.”
• Meminta Maaf: Ucapkan permintaan maaf, meskipun keluhan mereka terdengar sepele. Bagi pelanggan, masalah mereka penting. Jika tidak, maka mereka tidak akan marah karenanya. Selain itu, Anda juga tidak ingin kehilangan pelanggan. Katakan, “Saya minta maaf karena Ibu harus mengalami ini. Coba saya pikirkan dulu apa yang bisa saya lakukan untuk memperbaiki situasi ini.”
• Tawarkan Solusi: Solusinya akan bergantung pada tingkat keparahan masalah dan peraturan bisnis. Jika seseorang membeli produk yang tidak bekerja, Anda bisa memberikan refund atau menggantinya dengan produk serupa. Dalam kasus roti di atas, Anda bisa memberikan roti yang baru dipanggang dan menambahkan kopi gratis.
• Mengetahui Kapan Harus Meminta Bantuan: Jika situasi menjadi semakin parah. mintalah bantuan pada karyawan yang lebih senior seperti manajer.
• Menenangkan Diri: Begitu situasi mereda dan pelanggan sudah pergi, kasir bisa menenangkan diri mereka selama beberapa menit dengan berjalan-jalan di area toko atau berbincang dengan pelanggan.

Topik 3: Mencegah Penipuan

Untuk melindungi bisnis Anda, program pelatihan kasir juga harus membahas cara terbaik dalam mengelola uang dan mencegah penipuan.

• Jelaskan berapa banyak uang yang ada di dalam mesin kasir pada awal setiap shift serta proses penghitungan uang di awal dan akhir setiap shift. Misalnya, siapa yang membuka brankas dan siapa yang menandatangani uang tersebut?
• Banyak bisnis yang menetapkan bahwa jika uang dalam mesin kasir kurang atau lebih dari $3 dari yang seharusnya, akan ada penyelidikan. Tentukan toleransi bisnis Anda terhadap kekurangan uang tunai dan komunikasikan kepada kasir Anda.
• Buat kebijakan penanganan uang tunai dan minta kasir Anda menandatanganinya.
• Ajarkan dasar-dasar cara mengenali uang palsu dalam pelatihan kasir Anda.
• Periksa semua uang kertas yang lebih besar dari Rp20 ribu untuk mencari tanda-tanda pemalsuan.
• Merupakan kebiasaan yang baik bagi kasir untuk menyebutkan nominal uang dengan lantang saat pelanggan menyerahkannya kepada mereka. (“Uangnya Rp50 ribu, ya?”) Ini membantu menghindari kesalahan yang tidak disengaja dan penipuan.
• Jika antrean tidak terlalu ramai, sebaiknya kasir menghitung kembali uang kembalian kepada pelanggan.
• Gunakan POS yang memungkinkan Anda mengelola akses karyawan sehingga Anda bisa melindungi informasi bisnis yang lebih sensitif dengan kata sandi yang hanya bisa manajer atau karyawan senior tertentu akses.

Baca Juga: Prosedur Keamanan Uang Kasir dan 8 Tipsnya

Kesimpulan

Kasir adalah posisi yang berperan penting dalam bisnis toko. Karena itu, memiliki kasir yang terampil akan sangat bermanfaat untuk kemajuan bisnis. Anda bisa meningkatkan keterampilan kasir melalui pelatihan.

Selain itu, seperti yang sudah disebutkan di atas, aplikasi POS atau aplikasi kasir adalah software penting yang harus Anda miliki jika ingin meningkatkan efisiensi kerja kasir.

Namun, Anda tidak bisa sembarang memilih aplikasi POS. Pilihlah aplikasi POS yang sesuai anggaran dan yang paling penting, mudah kasir Anda gunakan.

Kami merekomendasikan Kledo POS, aplikasi kasir yang bisa meringankan beban tugas kasir, mengelola transaksi dengan tepat dan minim kesalahan, serta membantu mengelola inventaris.

Selain itu, Kledo POS memiliki antarmuka yang sederhana. Sehingga, kasir Anda tidak akan kesulitan menggunakannya. Harga Kledo POS pun terjangkau, yaitu Rp39.900 per bulan saja.

Jika Anda ingin memaksimalkan kinerja kasir dengan Kledo POS, Anda bisa mencoba aplikasi kasir ini melalui tautan ini.