Bagi Anda yang menjalankan bisnis, baik itu skala kecil maupun besar, invoice atau faktur adalah salah satu dokumen penting yang tidak bisa diabaikan. Invoice bukan hanya bukti transaksi, tetapi juga menjadi alat komunikasi formal antara Anda dan klien.
Format invoice yang benar tidak hanya menunjukkan profesionalisme, tapi juga membantu mempercepat proses pembayaran dan meminimalisir kesalahan. Berikut ini format invoice yang benar dan cara membuatnya dengan mudah. Simak artikelnya berikut ini.
Komponen Utama dan Format yang Harus Ada dalam Invoice
Agar invoice yang Anda buat terlihat profesional dan mudah dipahami klien, ada beberapa elemen yang wajib dicantumkan. Berikut adalah komponen utama yang harus ada dalam sebuah invoice yang benar:
1. Informasi perusahaan
Cantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dan logo (jika ada). Informasi ini menunjukkan bahwa invoice tersebut memang berasal dari bisnis Anda dan memudahkan klien untuk menghubungi jika ada pertanyaan.
2. Nomor invoice
Nomor invoice yang unik sangat penting untuk pencatatan dan pelacakan transaksi. Buatlah nomor invoice dengan format yang konsisten, misalnya dengan urutan nomor atau kode khusus yang sesuai dengan tanggal atau jenis transaksi.
3. Tanggal invoice dan jatuh tempo
Tanggal invoice menunjukkan kapan invoice tersebut dibuat, sementara tanggal jatuh tempo menunjukkan batas waktu pembayaran. Kedua informasi ini penting untuk memastikan klien memahami kapan pembayaran harus dilakukan.
Baca juga: Cara Mengoptimalkan Manajemen Invoice dalam Bisnis
4. Informasi klien atau buyer
Tambahkan nama dan alamat klien/buyer atau perusahaan yang dituju untuk memudahkan Anda dalam identifikasi transaksi, terutama jika klien tersebut memiliki beberapa transaksi dengan bisnismu.
5. Deskripsi barang/jasa
Berikan penjelasan lengkap mengenai barang atau jasa yang telah Anda sediakan, termasuk kuantitas, harga per unit, dan total harga per item. Buatlah deskripsi yang jelas agar klien memahami detail dari setiap item yang ditagihkan.
6. Subtotal, pajak, dan total pembayaran
Rincian pembayaran sangat penting dalam invoice. Cantumkan subtotal (total sebelum pajak), jumlah pajak (jika ada), dan total pembayaran yang harus dilakukan klien. Ini membantu klien memahami dengan jelas jumlah yang harus dibayar tanpa kebingungan.
7. Metode pembayaran yang diterima
Jelaskan metode pembayaran yang bisa digunakan, seperti transfer bank, e-wallet, atau kartu kredit. Jika ada informasi tambahan seperti nomor rekening atau instruksi khusus, pastikan tercantum dengan jelas.
8. Catatan atau syarat tambahan
Bagian ini bisa berisi syarat-syarat tambahan, seperti biaya keterlambatan pembayaran atau potongan harga jika ada pembayaran lebih awal. Anda juga bisa menambahkan pesan terima kasih atau informasi penting lainnya yang relevan untuk klien.
Baca juga: Invoice Approval: Tahapan, Tantangan dan Tips Mengelolanya
Cara Membuat Invoice dengan Mudah
Membuat invoice yang profesional dan mudah dipahami oleh klien adalah langkah penting dalam menjaga arus kas bisnis tetap lancar. Berikut panduan langkah demi langkah untuk membuat invoice dengan mudah:
1. Menggunakan template
Memanfaatkan template standar dapat mempercepat proses pembuatan invoice dan memastikan konsistensi format. Berikut caranya:
- Microsoft Word atau Excel:
- Buka aplikasi Microsoft Word atau Excel.
- Pilih menu “File” > “New” > ketik “Invoice” pada kolom pencarian template.
- Pilih template yang sesuai, lalu klik “Create” atau “Download”.
- Sesuaikan informasi pada template dengan detail transaksi Anda.
- Google Docs atau Sheets:
- Buka Google Docs atau Sheets melalui browser.
- Klik “Template Gallery” dan cari template invoice.
- Pilih template yang diinginkan dan edit sesuai kebutuhan.
2. Menggunakan software atau aplikasi khusus
Ada berbagai software atau aplikasi yang dirancang khusus untuk pembuatan invoice, menawarkan fitur tambahan seperti pelacakan pembayaran dan integrasi dengan sistem akuntansi. Beberapa rekomendasi, ada beberapa aplikasi yang memang mempermudah kita dalam membuat invoice seperti:
- Canva
Canva bukan hanya untuk desain grafis, tetapi juga menyediakan template invoice yang mudah digunakan dan bisa disesuaikan. Fitur drag-and-drop memudahkan untuk menambahkan logo, mengubah warna, dan mengatur format sesuai branding bisnismu.
Setelah selesai, Anda bisa mengunduh invoice dalam berbagai format (PDF, JPEG, atau PNG) untuk dikirimkan kepada klien. Meski Canva tidak menyediakan pelacakan pembayaran, ini adalah pilihan yang baik untuk UMKM yang ingin tampilan invoice menarik dan mudah dibuat.
- Invoice Generator
Invoice Generator adalah aplikasi sederhana untuk membuat dan mengirim invoice dengan cepat. Cukup masukkan detail transaksi seperti nama klien, produk atau layanan, dan total harga, lalu unduh invoice atau kirim langsung melalui email, cocok untuk pemilik bisnis yang menginginkan solusi cepat tanpa fitur tambahan yang rumit.
Baca juga: Cara Mencegah dan Mendeteksi Invoice Fraud pada Bisnis
Nah selain dari dua aplikasi di atas, ada aplikasi invoice online yang membantu Anda dalam membuat invoice, salah satunya adalah Paper.id.
Dengan Paper.id Anda bisa membuat invoice secara digital dengan mudah karena sudah tersedia berbagai pilihan format atau template invoice gratis. Selain itu invoice yang telah dibuat bisa Anda kirim secara praktis lewat Email, Whatsapp, atau SMS.
Invoice yang sudah dikirim juga bisa langsung terhubung dengan berbagai metode pembayaran digital, mulai dari transfer bank, kartu kredit, E-Wallet, hingga marketplace, memudahkan klien melakukan pembayaran. Selain itu, Anda bisa memantau status pembayaran invoice secara real-time, apakah sudah dibayar atau belum.
Menarik bukan? Yuk langsung aja daftar Paper.id dengan klik di sini!
*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Kledo
- 15 Kesalahan Menggunakan Software Akuntansi dalam Bisnis - 22 November 2024
- Tips Melakukan Pelatihan Software Akuntansi Agar Efektif - 22 November 2024
- Download Template dan Contoh Laporan Neraca Bisnis Kontraktor - 20 November 2024