Normalnya, bisnis mendapatkan bayaran di akhir setelah menyelesaikan suatu jasa atau produk yang klien minta.
Namun, bagaimana jika proyeknya merupakan jangka panjang seperti yang umum di bisnis konstruksi? Apakah bisnis juga harus menunggu hingga seluruh pekerjaan selesai, baru mendapat bayaran?
Tentunya ini hal yang sulit, karena selama proyek jangka panjang itu bisnis tidak mendapat pemasukan, namun pengeluaran mereka tetap berjalan seperti biasa.
Karena itulah, ada metode penagihan bayaran yang disebut progress invoicing.
Artikel ini akan membahas apa itu progress invoicing, bagaimana cara kerjanya, serta manfaat dan praktik terbaik untuk menerapkannya secara efektif.
Pengertian Progress Invoicing
Progress invoicing atau progress billing adalah metode penagihan di mana bisnis menagih pelanggan secara bertahap untuk sebuah proyek atau layanan jangka panjang.
Jadi, daripada menagih seluruh jumlah biaya setelah pekerjaan selesai, bisnis membagi total biaya menjadi beberapa faktur berdasarkan tonggak proyek, periode waktu, atau tahap tertentu.
Metode ini sangat cocok untuk proyek dengan jangka waktu yang lama, karena bisnis bisa mendapat aliran pendapatan yang stabil selama proyek berlangsung, tidak hanya di akhir periode saja.
Sementara itu bagi pelanggan, metode ini membuat pengeluaran besar menjadi lebih mudah dikelola karena pembayaran dilakukan secara bertahap, serta dapat menjadi indikator terhadap kemajuan pekerjaan.
Menerapkan progress invoicing dapat menjadi langkah strategis bagi bisnis, terutama bagi mereka yang terlibat dalam kontrak jangka panjang atau proyek berskala besar.
Baca Juga: Invoice Online: Pengertian, Manfaat, Elemen, dan Cara Membuatnya
Kapan Saat Terbaik untuk Menggunakan Progress Invoicing?
Progress invoicing berguna untuk berbagai jenis proyek di berbagai industri, terutama ketika lingkup pekerjaan cukup besar atau berlangsung dalam jangka waktu panjang.
Berikut beberapa contoh situasi di mana metode penagihan ini tepat digunakan:
1. Konstruksi dan real estate
Seorang pengembang rumah dapat menagih sebagian biaya ketika proyek mencapai tahapan tertentu, seperti penyelesaian pondasi, pemasangan rangka, atau penyelesaian akhir.
Dengan begitu, aliran dana tetap stabil untuk menutup biaya operasional yang sedang berjalan.
2. Konsultasi dan advisory
Perusahaan konsultan yang menangani proyek riset pasar selama satu tahun dapat menagih klien setiap kuartal atau setelah mencapai tonggak riset tertentu, alih-alih menunggu hingga akhir proyek.
3. Pengembangan perangkat lunak
Startup teknologi yang mengembangkan aplikasi baru dapat menagih setelah menyelesaikan setiap fase, seperti desain, uji coba beta, dan peluncuran akhir, sehingga biaya proyek terbagi lebih merata sepanjang waktu pengerjaan.
4. Manufaktur
Produsen perabotan kustom dapat menagih pembayaran secara bertahap.
Misalnya, setelah klien menyetujui desain awal (invoice pertama), setelah pembelian bahan (invoice kedua), dan setelah pengiriman produk (invoice akhir).
5. Manajemen acara
Tim penyelenggara konferensi besar dapat menagih invoice setelah memesan tempat acara, kemudian setelah tahap promosi awal, dan terakhir setelah selesai pelaksanaan acara.
6. Freelancer
Desainer grafis yang mengerjakan paket branding berisi logo, brosur, dan website dapat mengirim invoice setelah menyelesaikan setiap elemen.
7. Riset dan pengembangan (R&D)
Perusahaan bioteknologi yang menjalankan penelitian jangka panjang dapat menagih invoice setelah menyelesaikan setiap tahap, seperti kajian literatur, eksperimen laboratorium, dan uji lapangan.
Dalam setiap kasus, progress invoicing memberikan kepastian pendapatan bagi bisnis dan transparansi bagi klien.
Dengan menyelaraskan pembayaran dengan tahapan kerja, kedua pihak dapat memantau perkembangan proyek serta komitmen keuangan masing-masing.
Baca Juga: Strategi Penagihan Invoice untuk Arus Kas Bisnis Lebih Lancar
Bagaimana Cara Kerja Progress Invoicing?
Seperti model penagihan lainnya, progress billing dapat dilakukan dengan cara berbeda tergantung pada jenis proyek, karakteristik bisnis, dan kliennya.
Berikut gambaran umum bagaimana progress invoicing berjalan:
- Menentukan milestone dan jumlah pembayaran: Sebelum proyek dimulai, penyedia layanan dan klien membahas lingkup pekerjaan dan membaginya menjadi beberapa segmen dengan kriteria penyelesaian yang jelas. Kedua pihak menyepakati jumlah pembayaran untuk setiap tahap agar tidak terjadi kebingungan di kemudian hari.
- Mencapai milestone: Saat penyedia layanan menyelesaikan satu segmen pekerjaan, mereka menagih bagian tersebut. Sertakan dokumentasi seperti laporan, foto, atau hasil kerja sebagai bukti penyelesaian.
- Membuat dan mengirim invoice: Setelah tahap selesai, penyedia layanan membuat invoice yang berisi rincian pekerjaan, jumlah pembayaran, dan ketentuan lain seperti tenggat pembayaran. Invoice yang jelas membantu menghindari keterlambatan pembayaran.
- Klien meninjau dan membayar: Klien memeriksa invoice berdasarkan kesepakatan awal dan bukti pekerjaan yang selesai. Jika sesuai, pembayaran dilakukan; jika ada pertanyaan, penyedia layanan harus menanganinya dengan cepat.
- Lanjut ke tahap berikutnya: Setelah menerima pembayaran, penyedia layanan melanjutkan ke segmen berikutnya. Siklus kerja–penagihan–pembayaran ini terus berulang hingga proyek selesai.
Bagi bisnis, progress invoicing membantu menjaga arus kas yang stabil selama proyek berjalan.
Sementara bagi klien, metode ini memberikan struktur pembayaran yang jelas serta pembaruan berkala mengenai kemajuan proyek.
Baca Juga: 7 Rekomendasi Aplikasi Invoice Online Gratis Terbaik untuk Bisnismu
Manfaat Progress Invoicing
Progress billing memberikan keuntungan baik bagi perusahaan penyedia layanan maupun pelanggan.
Beberapa keuntungan bersifat langsung dan dapat dirasakan segera, sementara yang lain memberikan nilai jangka panjang secara tidak langsung.
Berikut beberapa manfaat dari penerapan progress invoicing:
1. Meningkatkan retensi pelanggan melalui transparansi
Karena setiap tagihan dikaitkan dengan hasil kerja yang jelas dan terdokumentasi, pelanggan merasa lebih nyaman mengetahui apa yang mereka bayar.
Transparansi seperti ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan menurunkan tingkat kehilangan pelanggan (customer attrition).
2. Menjaga arus kas tetap sehat
Dengan progress invoicing, perusahaan atau kontraktor dapat memperoleh dana masuk secara bertahap untuk mendukung operasional dan tahap proyek berikutnya.
Misalnya, membeli bahan untuk fase selanjutnya atau membayar subkontraktor setelah pekerjaan mereka selesai.
3. Mempermudah penagihan dan pembayaran
Karena jumlah tagihan dibagi menjadi beberapa pembayaran kecil, proses penagihan menjadi lebih mudah.
Tim penagihan dapat lebih efektif mengumpulkan pembayaran bertahap, daripada menagih satu jumlah besar sekaligus.
Jumlah yang lebih kecil juga memungkinkan perusahaan menawarkan lebih banyak opsi pembayaran bagi pelanggan.
4. Meningkatkan motivasi rekan dan subkontraktor
Pembayaran yang dikaitkan langsung dengan penyelesaian pekerjaan dapat memotivasi pihak ketiga seperti teknisi listrik, tukang pipa, pengembang web, atau freelancer untuk tetap disiplin dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
5. Mendorong komunikasi rutin dengan pelanggan
Progress invoicing memastikan komunikasi teratur antara penyedia layanan dan klien, sehingga kedua pihak selalu memahami status proyek.
Dalam beberapa kasus, dokumen seperti Statement of Values (SOV) digunakan untuk meninjau persentase penyelesaian setiap tugas.
6. Membantu perencanaan anggaran dan proyeksi keuangan
Karena progress invoicing membutuhkan pemantauan ketat terhadap kemajuan proyek, data ini dapat digunakan untuk memperkirakan pendapatan, biaya, dan laba di masa mendatang dengan lebih akurat.
7. Menjadi keunggulan kompetitif dalam menarik pelanggan baru
Dengan menurunkan biaya awal dan mengurangi risiko bagi klien, progress invoicing dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan baru yang belum memiliki hubungan kerja sebelumnya.
Sistem ini juga membantu menjaga arus kas penyedia proyek tanpa membebani klien di awal.
Baca Juga: Cara Membuat Invoice Pembayaran dan 10 Tips Mengelolanya
Praktik Terbaik dalam Progress Invoicing
Progress invoicing membutuhkan pemahaman yang mendalam tentang tujuan bisnis dan ekspektasi klien, yang dapat berbeda pada setiap perusahaan.
Namun demikian, ada beberapa praktik terbaik yang berlaku secara umum dalam penerapan metode penagihan ini, antara lain:
- Menjaga transparansi: Jelaskan dengan jelas tahapan atau fase proyek dalam perjanjian kerja. Menetapkan ekspektasi secara transparan membantu mengurangi potensi perselisihan dan memastikan semua pihak memahami apa yang tercakup dalam setiap pembayaran.
- Menyesuaikan frekuensi invoice: Tergantung pada durasi proyek, tentukan apakah invoice akan dikirim setelah setiap milestone atau pada jadwal tetap (misalnya bulanan). Kuncinya adalah menemukan keseimbangan antara menjaga kelancaran operasional tanpa memberatkan klien.
- Menyimpan catatan secara rinci: Dokumentasikan seluruh pekerjaan yang telah diselesaikan, jam kerja yang dihabiskan, bahan yang dibeli, dan metrik relevan lainnya. Catatan ini menjadi dasar yang kuat untuk setiap invoice sekaligus memudahkan jika klien membutuhkan klarifikasi.
- Menjalin komunikasi terbuka: Berikan pembaruan rutin kepada klien terkait perkembangan proyek, terutama jika ada penundaan atau perubahan. Komunikasi yang terbuka membantu membangun kepercayaan dan memperlancar proses penagihan.
- Fleksibel namun tegas: Meskipun penting untuk tetap fleksibel terhadap perubahan proyek atau kendala yang tidak terduga, perusahaan juga harus berpegang pada struktur pembayaran yang telah disepakati. Hal ini melindungi kepentingan bisnis tanpa menurunkan kualitas layanan.
- Melakukan penagihan tepat waktu: Setelah mencapai milestone yang disepakati atau waktu tertentu sesuai jadwal, segera kirimkan invoice. Penagihan yang cepat mendorong klien untuk melakukan pembayaran lebih tepat waktu.
- Menetapkan syarat dan sanksi yang jelas: Jelaskan ketentuan pembayaran seperti net-30 atau net-60, serta sanksi untuk keterlambatan pembayaran bila ada. Hal ini membantu membangun ekspektasi yang jelas sejak awal bagi klien.
Dengan menerapkan praktik-praktik terbaik ini, bisnis dapat memperlancar proses progress invoicing mereka, menyelaraskan setiap transaksi dengan nilai yang dikirimkan serta pencapaian layanan atau proyek secara keseluruhan.
Baca Juga: 9 Tahap dalam Membuat Invoice Sederhana
Contoh Progress Invoicing
Salah satu contoh paling mudah dari penerapan progress invoicing dapat ditemukan di industri konstruksi, karena metode ini memberikan peluang yang lebih baik untuk menjaga arus kas tetap sehat.
Misalnya, Perusahaan X menandatangani kontrak dengan Perusahaan Y untuk membangun kompleks apartemen baru.
Dalam kontrak tersebut tercantum Statement of Values (SOV) yang merinci daftar item deliverable sepanjang durasi proyek, yaitu dua tahun.
Selain itu, kontrak juga mencantumkan beberapa detail berikut:
- Total nilai kontrak: $5 juta
- Total durasi proyek: tiga tahun
- Frekuensi penagihan: setiap kuartal
- Retainage (pembayaran yang ditahan hingga proyek selesai): 10% dari total nilai proyek
Setelah pekerjaan awal selesai, invoice pertama dikirim tanpa memasukkan retainage, dan Perusahaan X langsung melakukan pembayaran.
Namun, di awal tahun kedua, badai besar menyebabkan keterlambatan konstruksi sehingga jumlah invoice berikutnya berkurang.
Meskipun terjadi penundaan, hubungan kerja yang baik antara kedua perusahaan membantu proyek kembali sesuai jadwal.
Ketika proyek akhirnya selesai, jadwal penagihan tetap mengikuti tahapan deliverable yang telah ditentukan.
Meskipun sempat tertunda, sisa pembayaran proyek tetap dilunasi sepenuhnya selama tahun kedua dan ketiga.
Contoh ini menunjukkan bagaimana progress invoicing dapat menjaga kestabilan arus kas perusahaan selama proyek berlangsung, sekaligus memastikan pembayaran sesuai dengan kemajuan pekerjaan di lapangan.
Baca Juga: Cara Atasi Invoice Tidak Terbayar dan Dampaknya Pada Arus Kas
Kesimpulan
Progress invoicing sangat berguna untuk menjaga agar bisnis yang terlibat dalam proyek jangka panjang tetap memiliki arus kas yang stabil.
Namun, terkadang akan muncul masalah yang membuat proses invoicing menjadi lebih rumit, kecuali Anda memiliki software yang bisa membantu proses billing dengan fleksibel.
Misalnya dengan mengubah invoice, menyimpan data, menerima pembayaran bertahap, hingga otomatis menghitung pajak yang dibutuhkan.
Software akuntansi Kledo memiliki semua fitur invoice di atas, dan Anda juga bisa mengimpor data invoice dan penawaran dalam jumlah besar serta mengatur pengingat tagihan jatuh tempo.
Ingin memudahkan progress invoicing bisnis Anda? Yuk, gunakan Kledo sekarang juga lewat tautan ini!
- 10 Tips Menghemat Biaya Factory Overhead - 22 Oktober 2025
- Apa Itu Progress Invoicing? Cara Kerja, Manfaat, dan Tipsnya - 22 Oktober 2025
- 10 Rekomendasi Aplikasi Untuk Memudahkan Stock Opname - 21 Oktober 2025