Salah satu faktor penting untuk mendukung kesuksesan retail adalah manajemen procurement, atau proses pengadaan barang dan jasa yang menopang seluruh operasional toko.
Manajemen procurement yang baik memungkinkan retail memperoleh produk berkualitas dengan harga kompetitif, menjaga ketersediaan stok, serta memastikan arus kas tetap sehat.
Sebaliknya, pengadaan yang tidak efisien dapat menyebabkan kelebihan stok, pemborosan biaya, bahkan mengganggu pengalaman pelanggan di toko.
Artikel ini akan menjelaskan dasar-dasar procurement dalam retail, jenis-jenis, hingga praktik terbaik yang bisa Anda terapkan.
Apa itu Manajemen Procurement Retail?
Procurement retail mencakup proses mencari dan membeli produk yang ingin Anda jual, atau memperoleh komponen yang dibutuhkan untuk membuat dan menjual produk Anda sendiri.
Sebagai contoh, Anda mungkin membeli barang jadi dari produsen atau merek lain untuk dijual kembali kepada pelanggan retail Anda.
Dalam model grosir seperti ini, merek lain yang memproduksi produk tersebut, sementara Anda membelinya, menambahkan margin keuntungan, lalu menjualnya kembali kepada pelanggan.
Lalu, apa bedanya procurement dengan purchasing?
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Baik procurement maupun purchasing sama-sama melibatkan proses pembelian barang dan jasa, sehingga keduanya sering kali dianggap sama.
Namun, sebenarnya terdapat perbedaan mendasar antara keduanya.
Procurement
Procurement bersifat lebih strategis.
Proses ini tidak hanya berfokus pada perolehan barang atau jasa, tetapi juga pada nilai dari produk tersebut serta langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan pembelian.
Pengajuan pesanan procurement dilakukan secara proaktif, agar bisa mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan masa depan secara tepat.
Purchasing
Sementara itu, purchasing bersifat transaksional.
Proses ini melibatkan pembuatan dan pemenuhan pesanan pembelian serta pengaturan pembayaran untuk pembelian barang atau jasa.
Dalam purchasing, harga lebih penting daripada nilai, dan biasanya menggunakan pendekatan reaktif. Tujuan purchasing adalah memenuhi kebutuhan yang mendesak.
Baca Juga: Spend Analysis: Pengertian dan Tahapan Melakukannya di Bisnis
Pentingnya Manajemen Procurement Bagi Bisnis Retail
Berikut ini adalah penjelasan mengenai pentingnya manajemen procurement bagi bisnis retail:
- Menentukan keberhasilan bisnis: Manajemen procurement berperan penting dalam memastikan bisnis berjalan efisien dan menguntungkan.
- Menetapkan Cost of Goods Sold (COGS): Proses procurement membantu menentukan COGS yang menjadi dasar profitabilitas, struktur harga, dan posisi brand di pasar.
- Memberikan pemahaman biaya yang komprehensif: Manajemen procurement memungkinkan perusahaan memahami seluruh biaya yang terlibat dalam proses pengadaan.
- Memantau dan mengevaluasi kinerja pemasok: Procurement memastikan pemasok bekerja sesuai standar dan kebutuhan bisnis, serta membantu mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
- Mendukung negosiasi yang lebih menguntungkan: Dengan data dan hubungan yang baik, perusahaan dapat menegosiasikan harga atau ketentuan kerja sama yang lebih efisien.
- Menjaga kelancaran pasokan: Manajemen procurement memastikan ketersediaan barang dan bahan baku yang tepat waktu agar tidak mengganggu operasional bisnis.
- Mendorong efisiensi dan keberlanjutan bisnis: Dengan pengelolaan yang strategis, procurement berkontribusi pada pengendalian biaya, peningkatan margin, serta pertumbuhan bisnis jangka panjang.
Baca Juga: 6 Metode Pengadaan dan Tips Memilih Suplier yang Benar
Mengenal 3 Jenis Procurement Dalam Retail
Terdapat tiga jenis utama procurement, yaitu direct procurement, indirect procurement, dan services procurement.
Berikut penjelasan masing-masing:
1. Services procurement (pengadaan jasa)
Dalam jenis ini, perusahaan mengidentifikasi, menganalisis, dan mengadakan berbagai layanan yang bisnis butuhkan dapat berjalan secara efektif.
Contohnya termasuk layanan hukum, kontraktor, keamanan, konsultan, dan layanan berbasis tenaga kerja lainnya yang mendukung kelancaran operasional perusahaan.
2. Direct procurement (pengadaan langsung)
Ini adalah pembelian bahan baku, mesin, atau barang grosir yang secara langsung terkait dengan produk akhir perusahaan.
Dalam proses ini, pemasok kontrak dan petugas procurement memiliki peran utama karena pengadaan ini berpengaruh langsung terhadap produksi dan hasil akhir bisnis.
3. Indirect procurement (pengadaan tidak langsung)
Pembelian barang atau kebutuhan yang tidak secara langsung memengaruhi produk akhir atau keuntungan perusahaan adalah indirect procurement.
Contohnya meliputi perlengkapan kantor, perangkat kebersihan, atau layanan pendukung operasional.
Dalam bisnis kecil, tugas ini biasanya dilakukan oleh manajer kantor, sedangkan pada perusahaan besar, bisa melibatkan perusahaan manajemen fasilitas yang ditunjuk khusus.
Baca Juga: Manajemen Persediaan Bisnis Retail: Tantangan dan Tipsnya
7 Langkah Dalam Proses Procurement Retail
Berikut ini adalah langkah-langkah yang bisa Anda ikuti untuk proses procurement retail:
1. Mengidentifikasi produk atau layanan yang dibutuhkan
Langkah pertama dalam procurement retail adalah mengenali produk atau layanan apa yang Anda perlukan.
Anda atau tim procurement akan mengidentifikasi kebutuhan, baik untuk operasional internal maupun untuk menambah stok produk yang akan dijual kembali.
Proses pemilihan produk harus mempertimbangkan berbagai faktor seperti:
- Harga
- Kecepatan pengiriman
- Perkiraan permintaan pelanggan
- Kualitas produk
- Ketersediaan sumber daya
Dengan informasi di atas, Anda bisa mempersempit pilihan dan menentukan produk yang paling sesuai dengan kebutuhan.
2. Memilih pemasok (supplier)
Setelah menentukan barang yang akan dibeli, langkah selanjutnya adalah memilih pemasok yang mampu menyediakan produk dengan kualitas dan harga yang dapat diterima.
Proses pemilihan vendor yang tepat menjadi kunci keberhasilan procurement.
Melalui evaluasi menyeluruh, bisnis dapat memastikan bahwa mereka bekerja sama dengan pemasok berkualitas yang mampu memberikan layanan konsisten.
Anda bisa membuat daftar pemasok pilihan dan menjalin hubungan dengan beberapa pemasok saja yang berkualitas.
Dengan strategi ini, bisnis memiliki peluang lebih besar untuk mendapatkan harga grosir yang kompetitif dan membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dengan pemasok.
3. Menegosiasikan syarat kontrak
Setelah memilih pemasok, kedua pihak perlu bernegosiasi untuk menetapkan syarat dan ketentuan kontrak.
Anda bisa membahas hal-hal mengenai harga, kualitas, waktu pengiriman, serta ketentuan pembayaran.
Pada proses ini, Anda mencoba menemukan kesepakatan yang saling menguntungkan bagi kedua pihak.
Bisnis tentu ingin memperoleh syarat terbaik sesuai kebutuhannya, sementara pemasok berharap mendapatkan kompensasi yang adil.
Baca Juga: Retail Predictive Analytics: Manfaat & Cara Menggunakannya
4. Mengajukan purchase order (PO)
Setelah kesepakatan tercapai, pembeli harus mengajukan dokumen purchase order (PO).
Dokumen ini berisi semua ketentuan yang telah disepakati, termasuk harga, standar kualitas, waktu pengiriman, dan syarat pembayaran.
Purchase order bukan sekadar formulir pemesanan, tetapi dokumen hukum yang sah dan harus ditandatangani kedua belah pihak.
Setelah PO terkirim, pemasok akan mengonfirmasi penerimaan, memastikan ketersediaan barang, dan mengirimkan faktur untuk proses pembayaran.
Tahap ini penting untuk memastikan seluruh hasil negosiasi terdokumentasi dengan baik dan dapat menjadi acuan apabila terjadi perbedaan di kemudian hari.
5. Memantau pemenuhan dan kualitas pesanan
Setelah pemasok memenuhi dan mengirimkan pesanan, pembeli perlu memantau proses pemenuhan tersebut untuk memastikan kepatuhan terhadap perjanjian serta kualitas produk yang diterima.
Saat barang tiba, tim pengendalian mutu (quality assurance) melakukan pemeriksaan untuk memastikan produk sesuai dengan standar keselamatan dan ketentuan sesuai dengan kesepakatan.
Pembeli juga harus memastikan bahwa semua standar kualitas yang tercantum dalam purchase order terpenuhi dan pengirimannya tepat waktu.
Jika terdapat kerusakan atau ketidaksesuaian, pembeli perlu mencatat secara detail setiap temuan dan segera berkomunikasi dengan pemasok untuk menyelesaikan masalah tersebut.
6. Memproses pembayaran
Setelah pesanan diterima dan diverifikasi, tim keuangan (accounts payable) akan memproses pembayaran sesuai dengan ketentuan yang disepakati dalam purchase order.
Pembeli perlu memastikan bahwa seluruh faktur dibayar tepat waktu, sesuai dengan jadwal atau jangka waktu pembayaran (net terms) yang telah ditetapkan.
Ketepatan dalam proses pembayaran tidak hanya menjaga hubungan baik dengan pemasok tetapi juga menunjukkan kredibilitas bisnis dalam memenuhi komitmen finansialnya.
7. Meninjau metrik kinerja pemasok
Dalam pengadaan strategis, menyelesaikan satu pesanan bukanlah akhir, melainkan awal dari hubungan jangka panjang dengan pemasok.
Profesional procurement biasanya menetapkan indikator kinerja utama (Key Performance Indicators/KPI) berdasarkan kriteria kualitas yang tercantum dalam purchase order.
KPI ini berguna untuk menilai kinerja pemasok dari waktu ke waktu dan memastikan semuanya sudah memenuhi ketentuan kontrak serta standar kualitas.
Lakukan penilaian kinerja pemasok secara rutin untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap perjanjian, standar industri, dan ekspektasi kualitas.
Tim kontrol kualitas sebaiknya secara proaktif meninjau aktivitas pemasok dan umpan balik pelanggan untuk memantau keamanan serta performa produk secara berkelanjutan.
Baca Juga: Supplier Management: Pengertian, Elemen, dan Tips Mengelolanya
Praktik Terbaik untuk Manajemen Procurement Retail
Pertimbangkan untuk menerapkan tips berikut saat membangun atau meningkatkan manajemen procurement Anda:
1. Bangun proses pengadaan yang formal
Dokumentasikan kebijakan perusahaan terkait pengadaan dan kinerja pemasok. Dengan melakukan hal ini, perusahaan bisa menetapkan standar untuk setiap transaksi.
Hal ini juga agar Anda bisa mengelola ekspektasi dan memiliki pedoman kinerja minimum untuk memastikan proses pengadaan berjalan lancar.
2. Kelola inventaris dan rantai pasokan
Untuk mencapai pengendalian biaya yang optimal, tetapkan dan terapkan sistem manajemen persediaan serta pemasok yang efisien.
Pemantauan dan pengelolaan aliran barang serta sumber daya membantu pembeli menyederhanakan proses, mengurangi pemborosan dan kelebihan investasi, serta meningkatkan efisiensi operasional.
Pendekatan yang sistematis ini meminimalisir pesanan tertunda (backorder), menurunkan biaya manajemen persediaan, dan memaksimalkan profitabilitas.
3. Manfaatkan analisis data
Data yang dihasilkan dari perangkat lunak akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih cerdas.
Price benchmarking, analisis pengeluaran (spend analysis), dan pengadaan strategis (strategic sourcing) merupakan beberapa indikator terbaik yang dapat Anda pantau untuk mencapai hasil yang lebih baik.
- Price benchmarking dan pemantauan variasi harga pembelian membantu Anda membandingkan harga dengan standar pasar guna mengidentifikasi peluang penghematan.
- Spend analysis memberikan visibilitas terhadap total pengeluaran perusahaan, sehingga memungkinkan alokasi dan pengendalian anggaran yang lebih tepat.
- Strategic sourcing adalah pendekatan proaktif yang menggunakan analisis data lanjutan untuk membandingkan pemasok dan memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Ketika digunakan dengan tepat, alat analisis ini dapat menekan biaya dan menciptakan nilai tambah yang lebih besar dalam fungsi pengadaan.
4. Miliki pemasok cadangan
Teruslah mencari alternatif di luar vendor dan hubungan pemasok yang sudah ada. Meskipun tarif atau produk saat ini mungkin sudah baik, penting untuk tetap melakukan sourcing agar Anda bisa berjaga-jaga.
Selain itu, terlalu bergantung pada satu pemasok juga dapat menimbulkan risiko bagi keseluruhan proses procurement.
5. Pelajari tren permintaan
Terakhir, pahami kapan Anda harus meningkatkan atau mengurangi pesanan kepada vendor pada waktu-waktu tertentu dalam setahun, tergantung pada permintaan konsumen.
Permintaan tersebut bisa berubah berdasarkan musim, hari libur yang akan datang, kondisi ekonomi yang tidak stabil, atau tren pasar.
Baca Juga: Demand Forecasting Adalah: Jenis, Metode, dan Contohnya
Kesimpulan
Manajemen procurement yang efektif sangat penting untuk menunjang keberhasilan bisnis retail.
Dengan menerapkan praktik terbaik seperti yang sudah kami jelaskan di atas, bisnis dapat menekan biaya, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan pasokan barang selalu tersedia saat dibutuhkan.
Untuk mendukung hal tersebut, Anda bisa menggunakan tool seperti software akuntansi Kledo. Kledo membantu bisnis Anda memantau arus kas, mencatat setiap transaksi pengadaan, mengontrol anggaran pembelian, hingga menghasilkan laporan keuangan secara real time.
Jadi, tunggu apa lagi Yuk, jadikan pengelolaan keuangan bisnis retail Anda lebih baik bersama Kledo! Coba sekarang melalui tautan ini.
- Manajemen Procurement Retail: Langkah-Langkah dan Tipsnya - 17 Oktober 2025
- 10 Strategi Terbaik Untuk Meningkatkan Kunjungan di Retail - 16 Oktober 2025
- 9 Strategi Untuk Mempercepat Antrean Pelanggan di Retail - 16 Oktober 2025