Dokumen keuangan penting yang diterima dan harus dikelola dan dikelola dengan manajemen yang baik oleh semua bisnis adalah faktur.
Ketika suatu perusahaan bertumbuh dalam fungsi dan nilai, ia memerlukan lebih banyak produk dan layanan untuk operasinya – alat tulis, perlengkapan kantor, bahan mentah, layanan rumah tangga, layanan outsourcing, dll.
Pengadaan produk dan layanan ini menghasilkan penerimaan semakin banyak faktur dalam perjalanan operasional perusahaan.
Manajemen faktur adalah fungsi bisnis internal penting yang terkait dengan proses pengadaan perusahaan. Ini mencakup pengelolaan dan pemrosesan faktur dari vendor/pemasok.
Juga dikenal sebagai pemrosesan faktur, manajemen faktur adalah proses dimana bisnis menerima faktur dari vendor, memvalidasi keabsahannya, membayar pemasok, dan mencatat pembayaran.
Manajemen faktur yang baik dan pembayaran Pemasok atau vendor dapat berdampak pada profitabilitas bisnis seperti halnya pendapatan.
Pada artikel kali ini kita akan membahas apa itu manajemen faktur, jenis faktur, dan tips mengelola faktur dengan baik dan benar.
Apa itu Manajemen Faktur?
Manajemen faktur adalah fungsi bisnis yang memfasilitasi proses pengadaan. Ini melibatkan proses pengelolaan faktur pemasok. Selain memfasilitasi pembayaran cepat, manajemen faktur membantu bisnis menentukan keabsahan faktur.
Langkah-langkah yang terlibat dalam manajemen faktur adalah sebagai berikut.
- Mendapatkan faktur
- Menganalisis detailnya
- Memvalidasi informasi faktur
- Menyetujui pembayaran faktur
- Mengelola faktur dan transaksi dan menyimpannya di database
Mengapa Manajemen Faktur Penting dalam Bisnis?
Manajemen faktur menyederhanakan semua informasi terkait pembelian dan pengadaan. Ini membantu membuat database komprehensif dari semua pesanan pembelian, hutang, transaksi, dll.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa manajemen faktur itu penting.
- Pemrosesan data pembelanjaan yang akurat dan efisien
- Lebih sedikit kebocoran biaya
- Kepatuhan dengan kebijakan pengeluaran
- Peningkatan visibilitas pembelanjaan bagi pejabat keuangan
- Hubungan vendor yang lebih baik
- Ikhtisar lengkap tentang pola dan perilaku pembelian
Baca juga: Memahami Metode Pembayaran Open Bill di Dunia Bisnis FnB
Mengenal Berbagai Jenis Faktur
Perusahaan memperoleh berbagai jenis produk dan layanan dari vendor yang berbeda. Oleh karena itu, jenis invoice atau faktur yang diterima perusahaan juga berbeda-beda.
Jenis faktur juga dapat berbeda tergantung pada industri klien, industri vendor, atau persyaratan yang telah disepakati sebelumnya.
Berikut adalah beberapa jenis faktur yang umum diterima bisnis.
- Faktur sementara
- Faktur proforma
- Faktur akhir
- Faktur berulang
- Faktur debit
- Faktur kredit
- Faktur kolektif
- Faktur yang sudah jatuh tempo
Mari kita lihat apa saja yang termasuk dalam jenis faktur ini.
Faktur sementara
Ketika proyek atau pesanan berlangsung selama jangka waktu tertentu, vendor dapat mengirimkan faktur kepada Anda secara berkala. Artinya, pekerjaan sudah dimulai tetapi belum selesai.
Faktur proforma
Anda akan menerima ini dari vendor sebelum layanan apa pun diberikan. Ini tidak berarti Anda harus segera melakukan pembayaran. Ini lebih merupakan pemberitahuan tentang tanggal jatuh tempo atau jadwal pembayaran yang diharapkan.
Baca juga: Varian Produk: Definisi, Tujuan, Komponen, dan Penerapannya
Faktur final
Ini adalah faktur terakhir yang akan Anda terima dari penyedia layanan. Ini akan berisi rincian semua pembelian yang dilakukan, layanan yang diberikan, dan barang yang dikirim. Ini juga berisi saldo akhir yang harus dibayar setelah semua transaksi dilakukan.
Faktur berulang
Anda akan menerima faktur ini pada interval tertentu untuk proyek jangka panjang.
Faktur debit
Faktur ini adalah memo yang digunakan untuk membuat sedikit penyesuaian terhadap tagihan yang ada.
Jika vendor telah menagih Anda dengan jumlah yang kurang, mereka akan mengirimi Anda faktur debit yang merinci saldo yang harus dibayar.
Faktur kredit
Sama seperti faktur debit, faktur kredit melakukan penyesuaian terhadap pembayaran sebelumnya. Ini termasuk jumlah hutang Anda dan berarti Anda harus mengharapkan pengembalian dana.
Hal ini terjadi jika Anda ditagih ekstra secara tidak sengaja atau secara tidak sengaja melakukan pembayaran ganda.
Faktur kolektif
Jika vendor menangani beberapa pesanan atau proyek untuk Anda, mereka dapat menerbitkan faktur kolektif yang terdiri dari semua faktur individual untuk layanan tertentu. Faktur kolektif memiliki jumlah semua jumlah faktur yang lebih kecil.
Baca juga: Biaya Tak Terduga dalam Bisnis: Arti, Jenis dan Contohnya
Faktur yang sudah jatuh tempo
Anda akan menerima faktur yang telah jatuh tempo jika Anda gagal membayar. Gagal membayar berarti Anda tidak mengirimkan uang kepada vendor sebelum tanggal jatuh tempo yang disepakati.
Apa Tantangan dalam Melakukan Manajemen Faktur?
Meskipun usaha kecil hanya menerima beberapa faktur setiap bulan, perusahaan besar menerima ratusan faktur pembelian.
Mengelola faktur secara massal dan manual bukanlah suatu pilihan, karena setiap faktur harus divalidasi dan diperiksa satu per satu.
Oleh karena itu, banyak tantangan manajemen faktur yang muncul.
- Proses faktur sangat memakan waktu
- Keterlambatan pembayaran dapat mengakibatkan denda
- Pembayaran yang tidak teratur dapat membuat Anda kehilangan kredibilitas
- Manajemen arus kas yang terganggu
- Kompleksitas ekstraksi data dapat mengakibatkan kontaminasi data
Pemrosesan faktur membutuhkan banyak waktu
Pemrosesan faktur secara manual adalah proses yang panjang dan memakan waktu. Setiap faktur harus ditinjau, divalidasi, dan direkonsiliasi dengan tagihan sebelum disetujui.
Proses ini dapat memakan waktu berminggu-minggu bagi perusahaan besar untuk memproses satu faktur.
Keterlambatan pembayaran dapat mengakibatkan denda
Memproses faktur secara manual dapat menyebabkan kesalahan faktur dan mengakibatkan penundaan pembayaran. Tergantung pada vendornya, hal ini dapat mengakibatkan hukuman yang berat.
Keterlambatan pembayaran juga dapat menyebabkan ketidakpuasan vendor. Mereka mungkin menurunkan standar layanan atau kualitas. Hal ini dapat mengakibatkan penurunan kualitas produk akhir Anda sendiri.
Pembayaran yang tidak teratur dapat merusak kredibilitas Anda
Kredibilitas dan niat baik adalah dua faktor penting dalam hubungan pemasok.
Banyaknya tenggat waktu yang terlewat dan kebiasaan pembayaran yang tidak teratur dapat membuat Anda kehilangan kredibilitas sebagai pelanggan dan mengakibatkan reputasi yang buruk.
Hal ini dapat mengakibatkan hilangnya kesepakatan baik dengan vendor yang sudah mapan.
Baca juga: Voucher Kas Kecil: Definisi, Contoh, Manfaat, dan Cara Menggunakannya
Manajemen arus kas yang terganggu
Mengelola banyak faktur dari beberapa vendor berbeda memang membingungkan. Meskipun Anda sudah mengetahui semua pembayaran terkini, vendor tertentu mungkin terlambat mengirimkan faktur.
Masalah lain yang mungkin muncul adalah menerima invoice dua kali untuk pembelian yang sama. Anda mungkin membayar dua kali lipat untuk sebuah pembelian. Hal ini menimbulkan kerumitan dalam mendapatkan kembali uang tambahan.
Arus kas keluar yang belum pernah terjadi sebelumnya ini dapat mengganggu arus kas perusahaan. Selain itu, gambaran pembelian dan pengeluaran yang tidak jelas dapat menyebabkan masalah dalam proses pengelolaan arus kas.
Kompleksitas ekstraksi data dapat mengakibatkan bias data
Perusahaan memproses ratusan faktur per bulan. Banyak titik data dalam faktur merupakan jumlah besar di berbagai titik data. Ekstraksi data manual dapat mengakibatkan kontaminasi data.
Beberapa kesalahan sederhana dapat mengakibatkan kebingungan yang berkelanjutan, pengeluaran yang berlebihan, pembayaran yang tertunda dan terlewat, dll.
Download edit template 50 faktur secara gratis melalui tombol di bawah ini:
Baca juga: Surat Pembatalan Faktur Pajak: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
Bagaimana Cara Mengelola Faktur dengan Baik?
Sebelum membahas cara terbaik mengelola faktur, mari kita lihat dua cara utama untuk melakukan suatu tugas.
- Manajemen faktur manual
- Manajemen faktur otomatis
Proses manajemen faktur manual
Sistem manajemen faktur manual mengandalkan keahlian dan keterampilan manusia untuk memproses faktur.
Metode ini sudah ketinggalan jaman dan tidak disarankan untuk bisnis besar yang menangani ratusan faktur sekaligus.
Bagaimana cara kerja manajemen faktur manual?
Manajemen faktur manual melibatkan langkah-langkah berikut.
- Menerima faktur
- Mengekstrak data dari faktur
- Memverifikasi data yang diekstraksi secara manual dengan faktur fisik
- Menetapkan faktur secara internal untuk diproses
- Memasukkan data invoice ke software akuntansi/spreadsheet
- Verifikasi dan persetujuan faktur
- Pembayaran
Apa saja hambatan dalam sistem pengelolaan faktur manual?
Manajemen faktur manual bergantung pada tagihan dan tanda terima fisik untuk pemrosesan faktur. Ini adalah metode pemrosesan faktur yang lambat dan ketinggalan jaman.
Mari kita lihat beberapa hambatan umum pada sistem pengelolaan faktur manual.
- Kesalahan manusia yang sederhana dapat menyebabkan kontaminasi data, penundaan pembayaran, mengganggu arus kas, reputasi buruk, dan melemahkan hubungan vendor.
- Catatan tersebut tidak disimpan secara digital dan oleh karena itu rentan terhadap kehilangan, kerusakan, atau pembobolan secara tiba-tiba.
- Memvalidasi faktur secara fisik juga membatasi fungsi pencarian dan, pada gilirannya, meningkatkan waktu pemrosesan per faktur.
- Keterlambatan pembayaran dapat mengakibatkan denda besar yang dapat menambah kerugian moneter yang sangat besar bagi perusahaan.
Baca juga: Jangan Sampai Salah, Ini Bedanya Faktur dengan Kwitansi
Proses manajemen faktur otomatis
Manajemen faktur otomatis, seperti namanya, merupakan otomatisasi fungsi pemrosesan faktur. Ini adalah perangkat lunak yang membantu mengekstrak, memproses, menyimpan, dan mengelola data faktur.
Ini membantu mengekstrak dan memverifikasi rincian pembayaran secara akurat dan memfasilitasi pembayaran tepat waktu dan cepat. Sistem manajemen faktur otomatis secara efisien menghilangkan langkah-langkah yang memakan waktu dan berulang-ulang dalam manajemen faktur manual.
Bagaimana cara kerja manajemen faktur otomatis?
Berikut langkah-langkah dalam pengelolaan invoice otomatis.
- Ekstraksi data otomatis ke format digital
- Mengirimkan invoice untuk disetujui beserta pemberitahuan kepada pemberi persetujuan
- Verifikasi dan persetujuan (atau penolakan) faktur
- Pemrosesan pembayaran
- Pengarsipan informasi faktur dan pembayaran pada sistem akuntansi
Manfaat sistem manajemen faktur otomatis
Manajemen faktur otomatis memfasilitasi pemrosesan faktur dari ujung ke ujung. Dari entri data hingga penyimpanan data, setiap langkah proses diprogram menjadi alur kerja otomatis linier.
Mari kita lihat beberapa manfaat pengelolaan faktur otomatis.
- Pembayaran tepat waktu
- Hubungan vendor yang lebih baik
- Peningkatan kredibilitas
- Menghemat biaya pemrosesan
- Peningkatan kepatuhan
- Waktu yang dihemat pada pemrosesan faktur manual
- Otomatisasi penghitungan utang piutang bisnis
Baca juga: 15 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Faktur Dibanding Manual
Transisi yang Lambat ke Manajemen Faktur Otomatis
Mengotomatiskan proses pemrosesan faktur dengan software otomatisasi faktur telah menjadi solusi logis untuk masalah pengelolaan faktur manual.
Survei tahun 2021 tentang Bagaimana, Mengapa, dan ROI AP Automation menemukan alasan berikut mengapa perusahaan ingin mengotomatiskan proses manajemen faktur mereka:
Namun, perusahaan lambat dalam menerapkan otomatisasi cerdas untuk mengelola faktur.
Sebuah studi yang dilakukan pada tahun 2010 yang disebut “e-Faktur dari Perspektif Pembeli 2010,” menyatakan bahwa meskipun perusahaan menyadari manfaat otomatisasi, hambatan untuk mencapai penerapan yang lebih besar termasuk “infrastruktur bisnis yang tidak memadai antara pembeli dan pemasok, penolakan pemasok, tidak memadainya pendanaan dan kurva pembelajaran yang panjang”, situasi yang perlahan berubah kini seiring semakin banyak perusahaan yang menyadari manfaat otomatisasi proses manajemen faktur.
Baca juga: Faktur Pembelian: Pembahasan Lengkap Dan Perbedaannya Dengan Faktur Penjualan
Kesimpulan
Meskipun penggunaan proses manual manajemen gfaktur dapat berhasil dalam skala kecil, otomatisasi faktur sangat penting untuk bisnis menengah dan besar.
Pemrosesan faktur secara manual dapat menyebabkan sejumlah masalah yang timbul dari keterlambatan pembayaran. Masalah ini dapat diselesaikan dengan mudah dengan mengadopsi software manajemen faktur otomatis dengan fitur pemrosesan faktur dasar.
Jika Anda mencari solusi terintegrasi antara manajemen faktur, pembukuan, dan pembuatan laporan keuangan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo.
Kledo adalah software akuntanis online buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis dalam mengotomatiskan proses akuntansi, manajemen persediaan, dan pengelolaan faktur.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
