Manajemen pengadaan strategis sangat penting untuk kesuksesan bisnis di tahun 2025. Memilih metode pengadaan yang tepat dan pemasok yang dapat diandalkan dapat berdampak signifikan pada kinerja perusahaan Anda.
Menurut riset industri pengadaan terbaru, perusahaan besar menghabiskan lebih dari 7,2 Milyar setiap tahun untuk pengadaan SaaS, dengan proyeksi peningkatan 12% setiap tahunnya hingga 2025.
Investasi yang terus meningkat ini menekankan pentingnya mengoptimalkan strategi pengadaan dan bekerja sama dengan pemasok yang memberikan nilai terbaik.
Seiring semakin kompleksnya proyek perusahaan, penggunaan metode pengadaan yang tepat sangat penting untuk mengoptimalkan anggaran dan menemukan pemasok yang paling sesuai.
Dalam artikel ini, kami akan membahas berbagai metode pengadaan dan memberikan tips untuk memilih pemasok yang dapat diandalkan.
Apa itu Pengadaan?
Pengadaan atau biasa dikenal dengan procurement mengacu pada kegiatan yang terlibat dalam memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk mendukung operasional sehari-hari.
Proses ini mencakup pencarian barang, negosiasi syarat, pembelian barang, penerimaan dan pemeriksaan barang, serta pencatatan setiap langkah dalam proses pengadaan.
Banyak orang yang sering bingung antara pengadaan dan pembelian, namun ada perbedaan yang jelas antara kedua istilah ini. Berikut adalah beberapa perbedaan utama:
Pengadaan mencakup segala hal yang berkaitan dengan pencarian dan perolehan barang serta jasa untuk operasional bisnis, sedangkan pembelian hanya sebatas membeli barang dan jasa tersebut.
Lingkup pengadaan mencakup pencarian, negosiasi, pembelian, penerimaan, dan pencatatan. Sebaliknya, pembelian hanya merupakan bagian dari proses pengadaan.
Pengadaan berfokus pada memperoleh nilai terbaik dari barang dan jasa untuk profitabilitas bisnis, sedangkan pembelian berfokus pada mendapatkan harga terbaik.
Pembelian bersifat jangka pendek dan lebih transaksi, sedangkan pengadaan bersifat jangka panjang dengan tujuan untuk membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok.
Pengadaan merupakan elemen penting dalam rantai pasokan yang membantu perusahaan menemukan pemasok yang dapat diandalkan dan memenuhi persyaratan bisnis dengan harga yang wajar. Ini memungkinkan perusahaan menghindari pemborosan waktu, uang, dan sumber daya dalam berurusan dengan vendor yang tidak efisien.
Baca juga: Procurement: Pengertian, Tahapan, Jenis, dan Tips Mengelolanya
6 Metode Pengadaan untuk Menemukan Vendor yang Andal
Tim pengadaan perusahaan menggunakan berbagai metode untuk mencari vendor. Ada enam jenis utama, namun nama-nama ini bisa bervariasi tergantung pada perusahaan:
Tender terbuka
Tender terbuka adalah prosedur lelang kompetitif yang digunakan perusahaan untuk memungkinkan pemasok menawar kontraknya.
Cara kerjanya adalah perusahaan mengeluarkan undangan untuk tender (ITT). Pemasok yang berminat kemudian dapat merespons dengan cara mereka memenuhi kontrak dan meyakinkan perusahaan bahwa mereka adalah yang terbaik untuk pekerjaan tersebut.
Metode ini memberikan persaingan terbesar di antara pemasok dan mendorong pemasok baru atau yang sedang berkembang untuk menawar dan mendapatkan lebih banyak pekerjaan.
Perlu dicatat bahwa tidak semua yang menawar cocok untuk kontrak, terutama akuisisi yang kompleks, dan diperlukan waktu untuk mengevaluasi semua tender untuk mencapai standar yang dibutuhkan.
Permintaan proposal
Permintaan proposal adalah permintaan terbuka yang dibuat perusahaan untuk mengumumkan proyek dan meminta kontraktor yang memenuhi syarat untuk menawar.
Metode ini sangat berguna dalam dunia pengadaan ketika vendor dan penyedia layanan mengusulkan barang dan jasa mereka kepada tim pengadaan.
Banyak organisasi, terutama dalam lingkungan yang lebih mengutamakan kerja jarak jauh saat ini, lebih memilih metode ini, dan pemerintah selalu menggunakannya.
Ini melibatkan penyusunan pernyataan pekerjaan yang menggambarkan kebutuhan yang ingin dipenuhi perusahaan dan jadwal waktu untuk menyelesaikannya.
Itu juga memberi petunjuk kepada para penawar tentang bagaimana menyiapkan proposal dan format yang diinginkan untuk penyajian penawaran, seperti contoh di sini.
Vendor biasanya mengajukan permintaan ini dalam dua amplop terpisah: satu untuk proposal teknis dan satu lagi untuk proposal keuangan.
Proposal keuangan disegel dan hanya dibuka setelah proposal teknis disetujui atau ditolak. Permintaan proposal membuka persaingan, membantu perusahaan mendapatkan pemasok yang paling cocok dengan harga terbaik.
Tender dua tahap
Tender dua tahap adalah strategi pengadaan di mana pembeli mengundang tender dalam dua tahap:
- Tahap pertama adalah tender dengan informasi lengkap tanpa harga dari semua penawar;
- Tahap kedua mencakup spesifikasi harga dari penawar yang dipilih.
Tahap pertama biasanya digunakan untuk penawar mengajukan proposal mereka dengan solusi terbaik untuk memenuhi permintaan tawaran, setelah itu setiap proposal dievaluasi dan diberi peringkat.
Vendor dengan penawaran tertinggi diundang ke tahap kedua, di mana mereka mengajukan proposal keuangan setelah diskusi untuk mencapai kesepakatan mengenai solusi yang diusulkan, dan akhirnya negosiasi kontrak.
Salah satu keuntungan dari tender dua tahap adalah bahwa pemasok yang dipilih lebih mungkin untuk memahami persyaratan, yang dapat mengurangi risiko implementasi.
Baca juga: 10 Rekomendasi Software Purchasing Fitur Lengkap dan Mudah
Permintaan penawaran
Permintaan penawaran, juga dikenal sebagai undangan untuk mengajukan penawaran, menyederhanakan pengadaan barang dan jasa bernilai kecil dan tersedia secara langsung. Ini cepat dan tidak memerlukan banyak dokumen, berbeda dengan tiga metode pengadaan di atas.
Ini adalah metode pengadaan non-kompetitif karena perusahaan yang mengadakan pengadaan memilih kontraktor, pemasok, atau penyedia layanan untuk diminta mengajukan penawaran.
Setidaknya tiga vendor diundang untuk mengajukan penawaran, dan penawaran terbaik dipilih berdasarkan kepatuhan terhadap persyaratan.
Tender selektif
Dalam tender selektif, pemasok hanya dapat mengajukan tender dengan undangan. Metode ini juga dikenal sebagai tender terbatas karena membatasi permintaan tender hanya kepada sejumlah pemasok atau penyedia layanan tertentu.
Di sini, persaingan dibatasi pada sejumlah vendor yang telah diseleksi berdasarkan rekam jejak mereka untuk kontrak tertentu. Perusahaan dapat memastikan bahwa persyaratan mereka lebih efektif dipenuhi dan meningkatkan kualitas pekerjaan.
Sumber tunggal
Sumber tunggal adalah metode pengadaan non-kompetitif di mana barang dan jasa diperoleh dari satu vendor saja. Manajemen melakukan proses persetujuan ketat sebelum menggunakan metode ini.
Pengadaan sumber tunggal hanya digunakan dalam kondisi luar biasa seperti:
- Keadaan darurat,
- Ketika hanya satu vendor yang memenuhi syarat untuk memenuhi persyaratan,
- Ketika ada kelanjutan pekerjaan sebelumnya yang tidak dapat dilakukan vendor lain karena hak paten,
- Pengadaan barang terkait hanya tersedia dari sumber tertentu,
- Ketika ada keuntungan jelas dalam menggunakan metode ini dibandingkan dengan metode kompetitif lainnya.
Baca juga: Pengertian Lengkap Vendor Management, Jenis, dan Prosesnya
6 Praktik Terbaik untuk Memilih Pemasok
Memilih pemasok seringkali sulit—namun itu sebagian besar disebabkan oleh ketidakjelasan perusahaan tentang cara melakukannya dengan benar.
Untuk menghindari menilai proposal dari pemasok yang tidak sesuai, berikut adalah beberapa praktik terbaik yang dapat diikuti:
Anggap vendor sebagai mitra yang telah dipilih dengan selektif
Mengambil pendekatan kemitraan dalam hubungan vendor berarti melihat lebih jauh dari sekadar mekanisme perjanjian pembelian dan kontrak.
Pertimbangkan hubungan dengan pemasok sebagai manajemen orang, dengan nilai tambah yang dibawa oleh interaksi manusia dalam bisnis.
Misalnya, kirim undangan online untuk acara yang Anda selenggarakan dan kegiatan penguatan tim.
Ketika Anda membuat pemasok merasa seperti bagian dari tim Anda, mereka akan lebih cenderung membantu Anda mengelola penghematan dan risiko serta memberikan produk yang bernilai bagi perusahaan Anda.
Lakukan penilaian kebutuhan
Penilaian kebutuhan membantu Anda merinci kebutuhan pengadaan, mengeksplorasi solusi potensial, dan mempersiapkan komunitas vendor untuk menyediakannya.
Ini mencakup mengidentifikasi pembelian apa yang dibutuhkan, departemen mana yang membutuhkannya, dan anggaran yang dialokasikan.
Misalnya, tim iklan berbayar sebuah perusahaan ingin meningkatkan manajemen iklan mereka untuk personalisasi iklan yang lebih baik.
Penting bagi mereka untuk melakukan penilaian kebutuhan perangkat lunak yang mempertimbangkan integrasi, platform iklan, dukungan, dan data yang ditawarkan oleh berbagai platform.
Tim lain, seperti analitik dan operasi pemasaran, perlu dilibatkan untuk memberikan penilaian yang lebih komprehensif.
Kembangkan proses perencanaan pengadaan yang mengidentifikasi kebutuhan barang dan jasa dari berbagai departemen di perusahaan untuk memastikan kelancaran operasional bisnis.
Pilih pemasok dengan hati-hati
Tentu saja, biaya selalu menjadi pertimbangan. Perusahaan perlu memilih pemasok yang masuk akal dari perspektif pengembalian investasi.
Misalnya, jika memilih vendor untuk tumpukan teknologi pemasaran Anda, Anda harus selalu memperhatikan bagaimana hal itu mempengaruhi biaya akuisisi pelanggan.
Jika Anda membeli produk fisik dalam jumlah besar, lokasi akan sangat penting – biaya pengiriman mungkin lebih mahal dari vendor jarak jauh dibandingkan dengan vendor lokal.
Anda juga mungkin ingin mempertimbangkan bakat teknik dari vendor: tim terbaik akan secara konsisten dan proaktif meningkatkan produk mereka.
Faktor lain yang perlu dipertimbangkan termasuk rekomendasi pelanggan, reputasi industri, dan layanan tambahan yang mereka tawarkan.
Pastikan Anda mempertimbangkan faktor-faktor ini saat memilih pemasok dan memastikan mereka memenuhi persyaratan Anda.
Baca juga: Pembahasan Lengkap Vendor Managed Inventory dan Strateginya
Lakukan negosiasi secara detail
Perjelas detail penting terkait pengadaan seperti tanggung jawab, pembiayaan, jadwal pembayaran, dan tanggal pengiriman sebelum menandatangani kontrak untuk memastikan kedua belah pihak berkomitmen untuk menghormati perjanjian tersebut.
Ini menjaga agar Anda dan pemasok tetap berada di jalur yang sama, mengurangi kesalahpahaman, dan memastikan proyek berjalan sesuai jadwal.
Digitalisasi sistem pengadaan
Sistem pengadaan kini sebagian besar sudah didigitalisasi dalam budaya perusahaan yang berbasis data saat ini.
Ini sangat membantu dan membuat pengadaan alat yang kompleks lebih efisien. Misalnya, perusahaan Anda mungkin membutuhkan alat saluran data untuk merampingkan alur kerja data seiring tumpukan teknologi perusahaan semakin kompleks.
Ini terlalu berguna untuk diabaikan, dan pengadaannya berbeda dari kegiatan perusahaan lainnya seperti, misalnya, memverifikasi dan mempekerjakan penulis lepas, yang bisa dilakukan secara manual.
Manfaatkan teknologi untuk mengelola dan melacak proses pengadaan Anda dengan efisien.
Permudah sistem pembayaran dan proses otorisasi
Simpan catatan tanda terima dan lacak metrik terkait seperti waktu siklus faktur dan biaya rata-rata per faktur dengan akun yang harus dibayar.
Kami merekomendasikan untuk menggunakan proses otorisasi pembayaran untuk membandingkan dokumen seperti faktur, pesanan pembelian, dan tanda terima.
Ini juga akan membantu Anda menemukan rincian yang tidak sesuai dengan dokumen tersebut.
Baca juga: Supplier Management: Pengertian, Elemen, dan Tips Mengelolanya
Pada Intinya…
Proses pengadaan yang efektif dimulai dengan pemilihan metode yang tepat, yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola pengadaan barang dan jasa dengan lebih efisien.
Beberapa metode pengadaan yang umum digunakan adalah tender terbuka, permintaan proposal, tender dua tahap, permintaan penawaran, tender selektif, dan sumber tunggal.
Setiap metode memiliki keunggulan tersendiri, tergantung pada kebutuhan perusahaan, kompleksitas proyek, serta anggaran yang tersedia.
Memilih metode yang tepat akan memastikan bahwa proses pengadaan berjalan lancar dan memenuhi persyaratan bisnis dengan biaya yang efisien.
Selain memilih metode yang tepat, penting bagi perusahaan untuk memanfaatkan teknologi dalam mengelola pengadaan dan keuangan.
Software akuntansi seperti Kledo dapat membantu perusahaan untuk mencatat setiap transaksi pembelian, mengelola pengeluaran, dan memantau seluruh proses pengadaan secara otomatis.
Dengan Kledo, perusahaan dapat memperoleh transparansi yang lebih baik dalam pengelolaan anggaran dan pengadaan, yang memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih tepat dan cepat.
Kledo menawarkan uji coba gratis selama 14 hari, yang memungkinkan Anda untuk merasakan langsung manfaat menggunakan software akuntansi ini dalam mengelola proses pengadaan perusahaan Anda.
Dengan fitur lengkap yang dimiliki Kledo, Anda dapat mengelola pengadaan barang dan jasa dengan lebih mudah, mengurangi kesalahan manusia, dan meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda.
Cobalah Kledo gratis sekarang melalui tautan ini dan optimalkan pengelolaan manajemen keuangan, pembukuan, serta pengadaan di perusahaan Anda.
