Meski pembayaran secara contactless dan online shopping semakin marak, tapi masih banyak masyarakat yang memilih menggunakan cash. Karena itu, bisnis harus memiliki prosedur keamanan uang kasir yang tepat.
Hal ini berlaku untuk bisnis mana pun: restoran, toko ritel, ataupun toko lainnya. Tanpa prosedur keamanan uang kasir, bisnis berisiko kehilang margin keuntungan yang sudah susah payah mereka dapatkan.
Menjaga keamanan uang kasir dapat menjadi hal yang melelahkan. Akan tetapi, dengan penggunaan teknologi dan prosedur yang tepat, Anda akan bisa melindungi aset dan juga mengoptimalkan keuntungan dan operasional bisnis.
Karena itu, pada artikel ini, kami akan membagikan 8 tips prosedur keamanan uang kasir yang bisa Anda terapkan pada bisnis Anda.
Pengertian Prosedur Keamanan dan Risiko Keamanan Uang Kasir
Prosedur keamanan uang kasir adalah serangkaian langkah, aturan, dan tindakan untuk melindungi uang tunai yang dikelola oleh kasir dalam sebuah bisnis. Tujuan utamanya adalah untuk mencegah pencurian, kerugian, atau kesalahan dalam pengelolaan uang.
Prosedur ini penting karena area kasir biasanya menjadi titik rawan terjadinya penyimpangan finansial atau kerugian. Berikut ini adalah beberapa contoh risiko pada area kasir yang dapat memengaruhi keuntungan bisnis:
- Pencurian: Keamanan dalam penyimpanan uang tunai biasanya lebih minim daripada metode pembayaran seperti kartu kredit dan e-wallet. Karena itu, rawan terjadi pencurian internal dan eksternal.
- Kesalahan Manusia: Manusia tidak sempurna, jadi pasti akan selalu ada risiko kesalahan saat menangani uang kasir, baik itu karyawan atau manajer sekali pun.
- Ketidakefisienan: Menangani uang kasir cenderung memerlukan waktu lama bagi karyawan. Selain itu, semakin banyak uang berpindah tangan, semakin besar kemungkinan terjadinya kesalahan manusia, kehilangan, atau pencurian.
- Risiko Keamanan: Pencurian eksternal berpotensi membahayakan karyawan baik di tempat usaha maupun saat membawa uang ke bank.
- Masalah Rekonsiliasi: Uang tunai tidak secara otomatis memiliki jejak dan riwayat, sehingga jika kasir menyadari terjadinya kehilangan uang saat melakukan prosedur tutup kasir di penghujung hari, maka melacaknya pun akan sulit.
Baca Juga: Manajemen Kasir: Komponen, Manfaat, dan Pengelolaannya
Masalah Pencurian Uang Kasir
Pencurian uang kasir dapat terjadi secara eksternal maupun internal, tergantung dari siapa yang melakukan tindakan tersebut. Keduanya sama-sama merugikan, namun memiliki modus operandi yang berbeda.
1. Pencurian eksternal
Pencurian eksternal adalah tindakan pencurian yang dilakukan oleh pihak di luar perusahaan atau bisnis, seperti pelanggan atau orang asing. Bentuk pencurian eksternal bisa beragam, dan biasanya modusnya seperti ini:
- Perampokan Langsung: Terjadi ketika pencuri atau perampok memaksa kasir untuk menyerahkan uang dengan ancaman kekerasan.
- Penipuan Pelanggan: Pelanggan mencoba menipu kasir dengan memberikan uang dalam jumlah tertentu, kemudian dengan cepat meminta kembalian lebih besar dari yang seharusnya. Mereka memanfaatkan kasir yang kebingungan atau tergesa-gesa.
- Pencurian Menggunakan Uang Palsu: Pencuri dapat menggunakan uang palsu, kartu kredit curian, atau metode pembayaran palsu lainnya untuk mengambil barang tanpa membayar dengan benar.
2. Pencurian internal
Pencurian internal terjadi ketika karyawan Anda sendiri yang memiliki akses ke uang tunai melakukan kecurangan atau pencurian uang. Bentuk pencurian ini bisa beragam dan berpotensi mengakibatkan kerugian yang lebih besar daripada pencurian eksternal.
Pencurian uang tunai dapat menjadi beban besar bagi bisnis. Menurut CNBC, pencurian di tempat kerja di Amerika Serikat membuat bisnis merugi hingga $50 milyar per tahunnya.
Karena uang tunai merupakan target utama pencurian karyawan, prosedur keamanan uang tunai kasir yang tepat harus menjadi prioritas utama bagi Anda.
Baca Juga: Kecurangan Kasir: Cara Mendeteksi dan Tips Mengatasinya
8 Tips Prosedur Keamanan Uang Kasir
Berikut adalah 8 tips penanganan uang kasir yang harus diterapkan dalam bisnis Anda saat ini. Tips-tips ini mencakup semua kebijakan, prosedur, pelatihan, dan teknologi penanganan keamanan uang kasir yang perlu Anda terapkan untuk mencegah pencurian uang tunai internal dan eksternal.
1. Memiliki kebijakan tertulis penanganan uang kasir
Kebijakan penanganan uang tunai adalah dokumen sederhana yang menjelaskan kepada karyawan tentang cara penanganan uang tunai dalam bisnis Anda. Setiap karyawan baru harus membaca kebijakan ini dan menandatanganinya.
Berikut adalah contoh kebijakan tertulis penanganan uang tunai. Perlu Anda ingat bahwa ini contoh kebijakan ini bisa Anda sesuaikan dengan bisnis Anda sendiri. Sebab, berbagai industri menghadapi risiko penanganan uang tunai yang berbeda, sehingga kebijakan harus berubah untuk memenuhi tantangan khusus tersebut.
Laci kasir
- Karyawan harus menghitung jumlah uang di laci mereka pada awal dan akhir shift, mengisi lembar hitungan, dan menandatanganinya.
- Lembar hitungan harus mencantumkan jumlah setiap transaksi dan bukan hanya totalnya.
- Untuk shift yang lebih lama dari lima jam, hitungan juga harus dilakukan di tengah shift.
- Laci uang tidak boleh ditinggalkan tanpa pengawasan atau terbuka di kasir dengan alasan apa pun.
- Pengembalian uang tunai memerlukan tanda tangan manajer.
- Pembukaan kasir tanpa penjualan harus didokumentasikan untuk manajer tinjau.
- Laci uang hanya boleh berada di kasir, di meja hitung, atau terkunci di brankas.
- Jika jumlah uang tunai di laci melebihi batas yang telah ditentukan, kasir harus memberi tahu manajer untuk memindahkan kelebihan dana ke brankas.
- Setiap tagihan besar (di atas batas yang ditetapkan) yang melebihi saldo kas standar harus disimpan di bawah laci uang di kasir untuk mencegah pencurian.
Lembar hitung kasir
Saat mengisi lembar hitung, kasir bisa mengisi informasi di bawah ini:
- Nama
- Tanggal hitung
- Waktu hitung
- Rincian uang tunai, termasuk semua nominal koin dan uang kertas.
- Tanda tangan
Saat membuat lembar hitung, harus ada dua orang yang menghitung uang tunai secara terpisah, membandingkan dan mencocokkan hasil hitungan mereka, baru menandatangani lembar hitung uang tunai.
Brankas
- Uang tunai harus selalu berada dalam pengawasan.
- Pemindahan uang dalam laci ke mesin kasir hanya melalui meja hitung.
- Semua uang tunai harus disimpan di brankas.
- Tidak boleh ada uang tunai yang masuk atau keluar dari brankas tanpa melalui proses penghitungan.
- Hanya satu manajer yang boleh memegang kunci brankas selama shift.
- Brankas tidak boleh dibiarkan terbuka atau tidak terkunci.
- Saat kantong penyimpanan dikeluarkan dari brankas, dua orang harus hadir, keduanya menghitung kantong dan menandatangani totalnya.
Pemindahan uang tunai
- Pemindahan uang tunai ke dan dari bank hanya jika ada dua karyawan yang hadir.
- Ketika mentransfer uang tunai dari satu orang ke orang lain, misalnya dari karyawan shift pagi kepada shift malam, keduanya harus menghitung uang tunai dan menandatangani lembar penghitungan uang tunai.
Baca juga: Tugas, Jobdesk, dan Tantangan Kasir Restoran
2. Berinvestasi pada teknologi untuk melindungi keamanan uang
Teknologi modern dapat membantu membuat prosedur keamanan uang kasir Anda menjadi semakin minim kesalahan. Berikut ini adalah beberapa teknologi yang bisa Anda terapkan untuk mengurangi risiko pencurian uang kasir:
- CCTV: Memasang kamera pengawas dengan teknologi AI di area kasir dapat membantu Anda memantau kinerja karyawan dan mendeteksi perilaku mencurigakan.
- Smart Safe: Brankas khusus yang dapat menghitung uang yang masuk secara otomatis dan memiliki fitur PIN dapat menjaga keamanan uang Anda.
- Sistem POS: Sistem POS yang terintegrasi akan mencatat semua transaksi kasir secara otomatis. Semua data pun akan tersimpan secara digital, sehingga mengurangi kesalahan manual, meningkatkan transparansi, dan memudahkan pencocokan transaksi dengan uang yang ada di laci kasir.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software POS Terbaik untuk Bisnis Anda
3. Konfirmasi penerimaan uang tunai dan kembalian
Saat kasir menangani transaksi pembeli, sebaiknya mereka menyebutkan jumlah uang yang mereka terima dan juga uang kembalian yang mereka berikan. Hal ini bisa meningkatkan kepercayaan pelanggan pada kasir dan juga menjadi bentuk customer service yang baik.
Selain itu, saat bekerja, kadang kasir bisa ‘zone out’, melamun, atau kehilangan fokus. Di saat seperti ini, mereka rentan melakukan kesalahan. Dengan aktif menyebut nominal uang, kasir pun dapat menghindarinya.
Baca juga: 9 Contoh Keluhan Pelanggan Terkait Kasir dan Tips Menanganinya
4. Memperingatkan manajemen saat uang tunai melebihi batas tertentu
Tergantung pada jenis bisnis, klien, seberapa sering uang tunai digunakan, jumlah rata-rata tagihan, dan tingkat tindak kriminal di lingkungan sekitar, Anda bisa menerapkan pembatasan jumlah uang tunai pada laci Anda. Misalnya, Rp1 juta atau Rp10 juta.
Jumlah uang di laci tidak boleh melebihi batas ini. Saat batas tercapai, karyawan harus memberi tahu manajer mereka untuk membawa kelebihan uang tunai ke brankas.
Kelebihan uang ini harus dimasukkan ke dalam kantong uang tunai dengan lembar penghitungan uang tunai yang telah karyawan dan manajer tanda tangani.
Baca Juga: Contoh SOP Kasir yang Efektif dan Panduan Membuatnya
5. Ajukan pertanyaan wawancara penanganan uang tunai yang tepat
Saat merekrut kandidat untuk posisi kasir, Anda bisa mengajukan pertanyaan wawancara terkait penanganan uang tunai. Hal ini bisa membantu Anda mengevaluasi keterampilan penanganan uang tunai mereka.
Misalnya, Anda bisa bertanya: “Jelaskan pengalaman Anda dalam menangani uang tunai.” Pertanyaan ini akan membantu Anda memahami dalam kapasitas dan pengalaman kandidat dalam menangani uang tunai kasir.
Anda juga bisa menanyakan, “Pernahkah Anda menemui masalah dalam penanganan uang tunai di pekerjaan Anda sebelumnya? Jika pernah, coba jelaskan.”
Masalah terkait penanganan uang tunai hampir selalu terjadi. Jadi, dengan mendengarkan masalah apa yang telah kandidat hadapi dan bagaimana mereka melaluinya akan membantu Anda memahami integritas dan kemampuan mereka dalam menyelesaikan masalah.
6. Rutin melakukan audit dan rekonsiliasi
Melakukan audit dan rekonsiliasi laporan keuangan secara rutin akan membantu Anda mengidentifikasi adanya ketidaksesuaian dalam jumlah uang kasir. Sehingga, Anda akan memiliki peluang yang lebih baik untuk memperbaikinya.
Peninjauan laporan keuangan secara rutin berkontribusi untuk menjaga keakuratan catatan keuangan dan mencegah pencurian internal. Tetapkan kebijakan pengelolaan kas yang terstandardisasi dengan jadwal audit dan patuhi kebijakan tersebut.
Pilihlah manajer yang akan bertanggung jawab atas rekonsiliasi dan pencatatan. Manajer ini harus berbeda dari manajer yang bertanggung jawab atas tugas pengelolaan kas lainnya seperti menghitung uang dan memasukkan uang baru ke dalam mesin kasir.
Baca Juga: Fraud Laporan Keuangan: Pengertian, Deteksi, dan Pencegahan
7. Menyimpan semua uang dengan nominal besar di bawah laci kasir
Sebaiknya, kasir Anda hanya menaruh sejumlah uang yang cukup untuk memberikan kembalian di laci kasir. Sementara itu, uang tunai dengan nominal besar seperti Rp50.000 dan Rp100.000 harus diletakkan di bawah laci uang di kasir.
Peletakan ini akan memperkecil kemungkinan seseorang mencuri uang tunai Anda dan mengurangi nominal yang tercuri jika pencurian memang tidak terhindarkan.
8. Melatih karyawan dalam prosedur keamanan uang kasir
Pelatihan adalah kunci untuk kelancaran operasi bisnis. Meskipun pemilik bisnis sering kali ingin karyawan baru segera bekerja, tetapi proses pelatihan yang runut dan tidak terburu-buru harus menjadi prioritas nomor satu.
Proses pelatihan akan membantu bisnis Anda menghindari masalah besar di kemudian hari. Dalam pelatihan, Anda harus menjelaskan tentang prosedur kebijakan keamanan penanganan uang tunai kasir dan detail tugas mereka.
Detail tugas termasuk seberapa sering karyawan harus menghitung kasir atau laci uang tunai mereka dan batasan berapa banyak uang tunai yang boleh mereka simpan di brankas dan kasir pada saat tertentu.
Anda harus melatih semua karyawan baru, meski jika mereka sudah berpengalaman menjadi kasir sebelumnya. Dengan begitu, mereka dapat mempelajari praktik dan standar dalam bisnis Anda yang mungkin berbeda.
Baca Juga: 10 Cara Pelatihan Karyawan Ini Terbukti Efektif, Berani Coba?
Kesimpulan
Jadi, dapat Anda simpulkan bahwa prosedur keamanan uang kasir adalah langkah kritis yang harus setiap bisnis terapkan untuk melindungi aset keuangan mereka dari ancaman internal dan eksternal.
Dengan prosedur yang jelas dan disiplin dalam penerapannya, bisnis dapat meminimalisir risiko kehilangan uang akibat pencurian, kesalahan, atau penyelewengan.
Untuk membantu melengkapi prosedur keamanan uang Anda meningkatkan keamanan transaksi secara keseluruhan, Anda bisa menggunakan sistem Point of Sale (POS). Sistem POS modern tidak hanya mencatat semua transaksi dengan teliti, tetapi juga mengintegrasikan kontrol akses dan memberikan laporan real-time.
Salah satu sistem POS modern yang bisa Anda gunakan adalah aplikasi Kledo POS. Aplikasi kasir ini memiliki semua fitur di atas dan berbagai kelebihan lain seperti akses ke data transaksi selama 24/7 dan pembayaran yang terintegrasi.
Jadi, bagaimana? Jika Anda tertarik memakai Kledo POS demi meningkatkan keamanan mesin kasir Anda, maka Anda bisa klik tautan ini untuk menggunakannya.
- Apa itu Stock Out? Pengertian dan Cara Mencegahnya - 17 Desember 2024
- 100+ Ide Kata-Kata Jualan Online untuk Menarik Pembeli - 17 Desember 2024
- Tips Memilih Hardware POS Terbaik untuk Bisnis - 16 Desember 2024