Invoice adalah cara untuk menagih pembayaran dari pelanggan setelah menyediakan produk atau layanan.
Dua program utama untuk membuat invoice adalah Excel dan software akuntansi online khusus seperti Kledo, yang juga memfasilitasi Anda untuk membuat invoice.
Jika Anda ingin membuat invoice dengan Excel, Anda bisa menggunakan template yang tersedia gratis di internet atau yang kami sediakan di artikel ini.
Selain itu, kami juga akan membahas bagaimana Anda bisa membuat template invoice excel dari nol serta software untuk mempermudahnya.
Download Template Invoice Excel Gratis
Di bawah ini merupakan 3 template invoice yang bisa Anda unduh dan edit dalam format Excel:
Baca Juga: Cara Membuat Invoice Pembayaran dan 10 Tips Mengelolanya
Cara Menyesuaikan Template Invoice Dasar di Excel
Microsoft Office menyediakan template invoice dasar gratis yang dapat Anda unduh untuk Excel melalui situs Office.
Desain template gratis ini cukup sederhana, dan Anda dapat mengubah berbagai elemennya sesuai kebutuhan, seperti menebalkan teks, mengganti warna agar sesuai dengan skema desain perusahaan, atau mengubah ukuran font untuk menonjolkan bagian tertentu.
Anda juga dapat menghapus elemen pada template Excel yang tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Misalnya, jika Anda tidak menggunakan bagian “Ship To” pada template, Anda bisa memanfaatkan ruang tersebut untuk menambahkan logo perusahaan atau elemen desain identitas lainnya.
Jika ukuran logo terlalu besar atau terlalu kecil, Anda mungkin perlu menyesuaikannya secara manual agar tidak terlihat terdistorsi atau tidak proporsional.
Selain itu, Anda dapat menyesuaikan rumus dalam sel Excel sesuai dengan kebutuhan, seperti untuk invoice jasa atau invoice penjualan barang.
Contohnya, Anda dapat mengatur tarif per jam tenaga kerja menggunakan rumus perkalian, lalu menambahkan sel di kolom sebelah kanan untuk menghitung subtotal.
Baca Juga: Pentingnya Invoice Tagihan dan Cara Mudah Membuatnya
Cara Membuat Template Invoice Excel dari Nol
Ingin membuat template invoice Anda sendiri? Yuk, ikuti langkah-langkah di bawah ini:
1. Buka Workbook Excel Kosong
Untuk mulai membuat invoice baru di Excel, buka Microsoft Excel di komputer Anda lalu klik “Open a Blank Workbook”. Sebuah spreadsheet kosong akan terbuka dan siap digunakan.
2. Buat Header Invoice
Tambahkan header pada invoice Anda. Sertakan informasi penting terkait penagihan di bagian header, antara lain:
- Logo bisnis Anda
- Informasi kontak bisnis (nama perusahaan, alamat, email, nomor telepon)
- Tanggal invoice
- Nomor invoice unik
3. Tambahkan Informasi Klien
Cantumkan informasi kontak klien, termasuk nama kontak yang relevan, alamat, email, dan nomor telepon.
4. Cantumkan Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran
Sertakan tanggal jatuh tempo pembayaran pada invoice. Tuliskan tanggal secara lengkap, misalnya “Pembayaran Jatuh Tempo 31 Desember 2018”.
Jangan menggunakan keterangan yang kurang jelas seperti “Jatuh Tempo dalam 30 Hari”, karena hal tersebut bisa membuat pembaca bingung dan justru terlambat membayar.
5. Tambahkan Daftar Layanan Secara Rinci
Buat daftar layanan atau produk secara rinci.
Sediakan:
- Kolom deskripsi untuk setiap layanan atau produk
- Kolom jumlah atau jam kerja
- Kolom tarif atau harga satuan
- Kolom subtotal untuk setiap item
6. Tambahkan Total Tagihan
Salah satu keunggulan membuat invoice di Excel adalah kemampuannya menghitung secara otomatis.
Gunakan fungsi SUM untuk menghitung total pembayaran yang harus dibayar, lalu letakkan di bagian bawah invoice.
Sebagai contoh, jika Anda ingin menjumlahkan subtotal pada kolom C dari sel C4 hingga C8 untuk mendapatkan total tagihan, masukkan rumus berikut di sel C9: =SUM(C4:C8)
7. Sertakan Ketentuan Pembayaran
Tambahkan ketentuan pembayaran di bagian bawah invoice, termasuk metode pembayaran yang diterima serta kebijakan denda keterlambatan pembayaran.
Baca Juga: Simak! Berikut Cara Membuat Invoice yang Benar dan Mudah
Membuat Invoice Mudah dengan Software Akuntansi Kledo
Kledo memiliki fitur pembuatan invoice yang bisa Anda akses melalui web invoice generator atau aplikasi yang bisa Anda unduh lewat PlayStore.
Di sini, Anda bisa memilih dari 50 desain template gratis dan profesional dan mengubahnya menjadi invoice perusahaan Anda.
Berikut ini cara membuat invoice dengan invoice generator Kledo:
- Isi informasi perusahaan seperti nama, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya.
- Tambahkan logo perusahaan untuk membuat invoice terlihat profesional.
- Masukkan nomor invoice dan tanggal pembuatan.
- Sertakan detail klien, termasuk nama, alamat, dan informasi kontak.
- Tentukan metode pembayaran seperti transfer bank atau kartu kredit.
- Tambahkan deskripsi singkat, harga unit, dan jumlah untuk setiap item atau layanan yang dijual.
- Hitung total harga untuk setiap item dan jumlahkan menjadi total keseluruhan.
- Pilih template invoice yang disediakan oleh Kledo.
- Sesuaikan format dan tata letak invoice sesuai kebutuhan Anda.
- Kirim invoice ke klien
Software akuntansi Kledo juga menawarkan berbagai fitur yang terintegrasi dengan invoice, seperti membuat penawaran penjualan yang statusnya bisa Anda lacak. Lalu, dari penawaran ini Anda bisa langsung mengubahnya menjadi invoice hanya dalam beberapa klik saja.
Kledo juga memungkinkan Anda menghitung pajak secara otomatis yang akan terekam di laporan keuangan Anda.
Sudah punya banyak file invoice yang ingin Anda masukkan datanya ke Kledo? Kledo juga bisa mengimpor ratusan data invoice dalam format Excel.
Fitur lain software akuntansi Kledo:
- Mengirim pengingat pembayaran invoice
- Monitor saldo pelanggan
- Mengubah jumlah stok persediaan secara otomatis sesuai invoice
- Mengirim tagihan via SMS, WhatsApp, maupun e-mail
- Membuat tagihan berulang
- Menerima pembayaran bertahap
Baca Juga: Invoice Online: Pengertian, Manfaat, Elemen, dan Cara Membuatnya
Tips dan Trik Mengelola Invoice agar Pembayaran Lebih Cepat Selesai
Berikut ini 12 strategi yang bisa Anda gunakan untuk memastikan Anda menerima pembayaran tepat waktu:
1. Kirim invoice secara digital
Mengelola invoice saja sudah cukup merepotkan, belum lagi jika invoice masih menggunakan kertas yang bisa hilang di perjalanan atau rusak sebelum dibayar.
Karena itu, cukup kirim invoice secara digital saja dan sediakan metode pembayaran digital juga dan waktu
2. Kirim invoice segera setelah pekerjaan selesai
Anda sebaiknya mengirim invoice segera setelah menyelesaikan layanan. Ini membantu pelanggan mengaitkan pekerjaan yang telah selesai dan pembayaran sebagai satu kesatuan langkah.
Dengan begitu, mereka terdorong untuk segera membayar.
Jika bisnis Anda berbasis langganan atau penagihan berulang, Anda juga dapat mengotomatiskan pengiriman invoice agar langsung terkirim setiap kali layanan diperpanjang setiap bulan (atau tahunan sesuai ketentuan Anda).
3. Gunakan istilah “Hari” daripada “Net”
Banyak invoice menggunakan istilah “net” seperti net 30, net 60, dan sebagainya, yang memberi tahu pelanggan bahwa mereka harus membayar dalam jangka waktu tertentu (30 hari, 60 hari, dan seterusnya). Masalahnya, tidak semua pelanggan memahami arti “net 30”.
Sebagai gantinya, gunakan kalimat seperti “Pembayaran jatuh tempo dalam 30 hari” agar pelanggan langsung memahami berapa lama waktu yang mereka miliki untuk melakukan pembayaran.
Jika Anda membutuhkan pembayaran lebih cepat, sertakan keterangan “jatuh tempo saat diterima” dan pastikan Anda mencantumkan tanggal terkini sebelum mengirimkannya.
Pastikan juga Anda memiliki perjanjian tertulis yang menjelaskan syarat, tenggat waktu, biaya, dan ketentuan penting lainnya sebelum mulai bekerja sama dengan mereka.
3. Berikan insentif untuk pembayaran lebih awal
Insentif adalah cara efektif untuk mempercepat pembayaran, terutama jika Anda menggunakan ketentuan 30 hari.
Misalnya, Anda bisa menawarkan diskon 5% (atau persentase lainnya) jika mereka membayar dalam 15 hari. Namun, cara ini mungkin kurang cocok jika jumlah tagihan sangat besar.
4. Minta pembayaran sebelum memberikan layanan
Jika pelanggan Anda sering menunda pembayaran, pertimbangkan untuk meminta pembayaran sebelum memulai pekerjaan.
Pembayaran ini bisa berupa sebagian kecil dari total tagihan atau bahkan seluruhnya (dengan layanan tambahan dihitung di akhir bulan dan ditagihkan kembali, atau ditambahkan ke tagihan bulan berikutnya).
5. Beri denda pada pembayaran yang terlambat (jika perlu)
Untuk tips ini, mungkin Anda tidak akan sepenuhnya setuju. Sebab dalam beberapa kasus, denda bisa membuat pelanggan enggan berbisnis lagi dan merusak hubungan kerja sama.
Nah, karena itu, Anda bisa menerapkan denda ini hanya pada pembayaran yang jauh terlambat dari deadline (misalnya terlambat 90 hari).
Dengan begitu, jika pelanggan benar-benar lupa, maka mereka masih mendapat kelonggaran, tapi jika mereka terus-terusan telat membayar, Anda bisa mendapat pemasukan tambahan.
Baca Juga: E-Invoice: Pengertian, Manfaat, Standar, Bedanya dengan Invoice Digital
6. Kirim invoice tepat waktu
Jika Anda ingin segera mendapat bayaran, maka segera kirim invoice Anda. Jika Anda ingin mendapat pembayaran lebih awal, maka buat jadwal pembayaran yang teratur agar pelanggan tahu kapan harus membayar.
7. Kirim pengingat sebelum invoice
Anda juga bisa mengirim pengingat sebelum invoice agar pelanggan punya lebih banyak waktu untuk mempersiapkan pembayaran, apalagi jika mereka sering lupa.
8. Jelaskan setiap tarif yang ada
Tuliskan semua item pembayaran beserta deskripsi penjelasannya, sehingga pelanggan tahu apa yang harus mereka bayar dan mengapa.
Misalnya, jika Anda menagih pelanggan tertentu lebih sedikit dari biasanya untuk suatu alasan, maka jelaskan juga alasan tersebut.
9. Hentikan pekerjaan sampai Anda menerima pembayaran
Seperti denda di atas, jika Anda memiliki pelanggan yang suka telat membayar, maka pertimbangkan untuk menghentikan pekerjaan lebih dulu.
Tujuannya bukan untuk menghukum pelanggan, tapi membuat mereka memahami bahwa mereka membayar untuk jasa yang berharga. Dan jika mereka tidak membayar, maka mereka tidak akan mendapat jasa tersebut.
10. Tinjau sistem invoice Anda
Salah satu bagian dari tanggung jawab Anda selaku pemilik bisnis adalah memastikan bahwa sistem pembayaran Anda benar-benar bekerja.
Memiliki satu dua pelanggan yang kadang terlambat membayar itu hal yang normal. Tapi, jika mayoritas pelanggan terlambat membayar atau bahkan tidak sama sekali, maka masalahnya ada di sistem Anda.
Lacak invoice dan pantau pembayaran yang terlambat agar Anda bisa segera melakukan evaluasi.
Baca Juga: Download Commercial Invoice Beserta Arti, Jenis, dan Komponennya
Kesimpulan
Jadi, itulah template invoice Excel yang bisa Anda unduh dan sesuaikan secara gratis. Menggunakan template akan mempercepat proses kerja Anda, karena Anda tidak perlu membuat semuanya dari nol.
Jika ingin lebih cepat lagi, Anda bisa menggunakan software akuntansi yang mengintegrasikan fitur invoice dengan fitur bisnis lainnya seperti Kledo.
Dengan Kledo, proses invoice dan bisnis lainnya jadi lebih mudah. Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, coba Kledo sekarang lewat tautan ini!
- 7 Cara Menjaga Brand Voice yang Konsisten - 16 Februari 2026
- Download Template Invoice Excel Gratis & Cara Membuatnya - 16 Februari 2026
- Pengendalian Mutu Bisnis: Jenis, Metode, dan Contohnya - 16 Februari 2026