Simak! Berikut Cara Membuat Invoice yang Benar dan Mudah

Mempelajari cara membuat invoice adalah langkah yang tidak dapat Anda lewati sebagai pemilik usaha. Invoice yang kehilangan bagian penting membuat Anda terlihat tidak profesional—juga dapat membuat pelanggan bingung tentang cara membayar atau apa yang mereka bayar.

Ketika klien Anda menerima faktur yang lengkap dan tampak profesional, itu mencerminkan bisnis Anda dengan baik. Anda membangun kepercayaan dengan pelanggan dan Anda juga mendorong mereka untuk membayar penuh, tepat waktu.

Teruslah membaca untuk mempelajari cara membuat invoice profesional dan sederhana yang dapat Anda kirimkan dengan percaya diri dan akan membantu Anda mendapatkan pembayaran lebih cepat.

Apakah Anda Baru Mengenal Invoice?

Membuat invoice adalah apa yang berdiri antara Anda dan uang di bank. Ini adalah dokumen formal yang mencatat transaksi antara pembeli dan penjual.

Invoice biasanya menguraikan barang atau jasa yang berpindah tangan, persyaratan pembayaran biaya, dan informasi lain yang diperlukan untuk transaksi.

Selain pintu gerbang untuk menerima pembayaran, faktur juga merupakan elemen penting dari akuntansi untuk pengendalian dan audit internal. Jika Anda baru mengenal faktur, maka Anda beruntung, karena dulu prosesnya jauh lebih padat karya.

Seperti yang lainnya, faktur dulu berbasis kertas, dengan fisik, faktur cetak sering dikirim melalui surat siput tanpa cara apa pun untuk mengonfirmasi penerima bahkan mendapatkannya (sampai Anda menerima pembayaran).

Saat ini, faktur sering kali berbasis cloud dengan analitik bawaan yang melacak kapan faktur telah dibuka dan dibaca. Ada banyak pilihan pembayaran yang terintegrasi dan mudah serta solusi pembayaran online.

Baca juga: Wesel Tagih: Pengertian, Komponen, dan Cara Jurnalnya

Cara Membuat Invoice

Invoice adalah bagian penting dari operasi bisnis apa pun, tetapi tidak harus rumit dan Anda tidak perlu menjadi akuntan ahli untuk menyatukannya.

Anda dapat membuat faktur sederhana namun jelas di sebagian besar pengolah kata seperti Google Documents, Microsoft Word, Excel, atau bahkan pembuat faktur. Tetapi peringatan yang adil, menempuh rute itu mungkin tidak diinginkan dalam hal terlihat profesional.

Atau, Anda dapat menggunakan salah satu templat faktur profesional kami jika Anda ingin menghemat waktu dan memastikannya menjadi yang terbaik.

Anda bahkan dapat menggunakan contoh faktur ini sebagai titik awal untuk membangun.

Banyak pemilik usaha kecil yang bekerja dengan kami melaporkan pembayaran dalam waktu singkat, sebagian besar berkat templat faktur gratis ini .

Bagaimanapun Anda memilih untuk membuat faktur, Anda harus memastikan bahwa Anda menyertakan informasi penting ini dalam urutan umum ini saat Anda menjalani proses pembuatan faktur:

• Nama Anda/nama bisnis Anda
• Nama pelanggan dan informasi kontak
• Barang atau jasa (item baris)
• Syarat penjualan
• Kondisi
• Area tanda tangan

Teruslah membaca untuk lebih spesifik pada masing-masing poin tersebut saat kita menyelam lebih dalam. Di bawah ini merupakan cara yang harus dilakukan dalam membuat invoice, yaitu:

Langkah 1. Mencantumkan Logo Bisnis di header

Cara membuat faktur invoice yang pertama adalah dengan mencantumkan logo bisnis Anda. Anda mungkin merugikan merek Anda jika Anda tidak menyertakan logo dan fitur lain yang berbeda dari merek Anda.

Berikan logo Anda beberapa ruang utama pada faktur Anda di header. Anda bahkan dapat membumbuinya di seluruh dokumen dengan warna atau font apa pun yang berbeda dengan merek Anda.

Secara konsisten membawa merek Anda ke garis depan semua korespondensi Anda lebih mungkin untuk meningkatkan keakraban dan kesukaan terhadap merek Anda.

Jika Anda belum memiliki logo atau keterampilan untuk mendesainnya, mungkin ada baiknya menjelajahi Fiverr atau Upwork untuk meminta pekerja lepas mendesain logo untuk Anda.

Bahkan jika merek Anda hanyalah nama pribadi Anda, Anda dapat membuat logo yang bergaya dan efektif yang akan membantu faktur Anda menonjol dari tumpukan faktur di meja klien Anda.

Pilihan lainnya adalah dengan menyertakan foto kepala Anda di faktur Anda. Ini adalah alternatif yang mudah jika Anda belum memiliki logo, dan menempatkan wajah ramah pada faktur Anda lebih mungkin untuk membangun kepercayaan dan hubungan baik dengan klien Anda.

Merek faktur Anda adalah cara terbaik untuk membangun reputasi Anda, mendukung inisiatif pemasaran Anda, membedakan diri Anda dari pesaing, dan menunjukkan profesionalisme Anda.

Baca juga: Cara Membuat Invoice Pembayaran dan 10 Tips Mengelolanya

Langkah 2. Menyertakan Detail Kontak Anda

Siapa pun yang Anda kirimi faktur harus segera mengetahui cara menghubungi Anda dengan melihat faktur Anda.

Kemungkinannya adalah, mereka mungkin memiliki pertanyaan, atau, skenario terburuk, mereka mungkin membantah beberapa tuduhan dan ingin mendiskusikannya dengan Anda. Dalam skenario kasus terbaik, mereka akan ingin menghubungi Anda untuk lebih dari apa pun yang Anda jual.

Ini juga merupakan persyaratan hukum untuk mencantumkan detail kontak Anda pada faktur. Ini biasanya mencakup nama, nomor telepon, alamat email, dan alamat bisnis Anda.

Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menetapkan nomor telepon atau alamat email tertentu yang terkait dengan faktur. Ini akan memberi pelanggan Anda rute yang jelas dan langsung ke orang yang tepat yang harus mereka ajak bicara tentang tagihan mereka.

Apapun informasi kontak yang Anda pilih untuk dimasukkan ke dalam faktur Anda, pastikan itu adalah kotak masuk email atau pesan suara telepon yang diperiksa secara teratur sehingga setiap pertanyaan pelanggan dapat segera ditanggapi.

Langkah 3. Cantumkan Nama dan Informasi Perusahaan Anda

Menambahkan nama perusahaan Anda ke faktur Anda sangat penting. Baik bisnis Anda hanyalah nama pribadi Anda atau nama bisnis terdaftar, Anda sebaiknya menyertakannya di dekat bagian atas faktur Anda.

Sebaiknya, nama perusahaan Anda akan menjadi hal pertama yang dibaca penerima sehingga mereka tahu persis dari siapa faktur itu berasal. Jika Anda memiliki semacam nomor registrasi bisnis maka Anda ingin memasukkan ini bersama dengan nama perusahaan Anda.

Bergantung pada pelanggan, mereka mungkin memiliki puluhan, bahkan ratusan faktur yang datang ke meja mereka setiap hari. Menyebutkan nama dan informasi perusahaan Anda dengan jelas akan membantu faktur Anda agar tidak tersesat.

Baca juga: Pebisnis, Yuk Kenali Apa Itu Invoice Generator dan Manfaatnya bagi Bisnis

Langkah 4. Tulis Deskripsi Barang atau Jasa yang Anda Kenakan

Deskripsi ini tidak harus sepanjang novel, tetapi deskripsi tersebut harus memiliki detail yang cukup agar pelanggan Anda tahu persis apa yang mereka bayar.

Anda akan ingin menambahkan deskripsi untuk setiap barang atau jasa yang terpisah pada faktur Anda sehingga setiap item jelas.

Faktur yang kurang jelas dalam hal deskripsi barang atau jasa menyebabkan lebih banyak pertanyaan dari pelanggan, yang dapat menambah frustrasi klien dan penundaan yang lebih besar dalam menerima pembayaran.

Setelah Anda menambahkan deskripsi yang jelas tentang setiap item yang Anda kenakan, Anda harus menambahkan jumlah barang atau jasa dan harganya.

Jika Anda menagih untuk pekerjaan per jam yang diselesaikan, cantumkan jam yang diselesaikan untuk setiap layanan dan tarif untuk jam tersebut.

Langkah 5. Tambahkan Tanggal

Tanggal menambahkan konteks ke faktur dan membuat seluruh dokumen lebih jelas bagi pelanggan Anda. Ini juga memberikan poin referensi yang dapat Anda dan klien Anda gunakan sebagai batu ujian dalam hal tanggal jatuh tempo pembayaran.

Yang terpenting, Anda ingin menambahkan:

1. Tanggal Anda memasok barang atau jasa Anda
2. Tanggal penerbitan faktur

Banyak faktur profesional biasanya mencantumkan tanggal pengiriman di dekat bagian atas faktur dan memasukkan tanggal persediaan di dekat deskripsi barang dan jasa.

Menyertakan tanggal yang akurat akan memastikan pelanggan Anda tahu persis kapan Anda selesai bekerja untuk mereka atau menjual barang tertentu kepada mereka dan kapan faktur telah diterbitkan.

Baca juga: Invoice Online: Pengertian, Manfaat, Elemen, dan Cara Membuatnya

Langkah 6. Jumlahkan uang yang terutang

Seiring dengan deskripsi barang atau jasa yang disediakan, Anda harus menyertakan jumlah hutang untuk setiap item. Di sebelah kanan setiap item, Anda akan menyertakan subtotal – jumlah setiap item individual.

Saat Anda bergerak lebih jauh ke faktur baris demi baris, Anda akan secara bertahap menjumlahkan jumlah ini untuk jumlah total terutang. Jumlah akhir ini harus dicantumkan dengan jelas di dekat bagian bawah faktur sebagai biaya total.

Periksa dua kali lipat dan tiga kali lipat jumlah Anda dan pastikan bahwa Anda telah menambahkan semua pajak yang diperlukan dan jumlah total yang terutang sudah benar.

Baca juga: Template Invoice: Format, Cara Isi, dan Contoh yang Bisa Anda Download

Langkah 7. Jelaskan Syarat Pembayaran yang Dapat Diterima

Idealnya, syarat pembayaran harus didiskusikan dengan pelanggan sebelum penyerahan barang atau jasa dan disepakati bersama, tetapi meskipun demikian, Anda tetap ingin mencantumkan syarat-syarat ini dengan jelas pada faktur.

Bagaimana Anda ingin dibayar untuk layanan Anda? Apakah Anda akan menerima uang tunai, kartu kredit, cek, atau pembayaran online? Bagaimana dengan penyedia pembayaran yang berbeda seperti e-money?

Berikut adalah daftar beberapa opsi pembayaran paling umum yang disertakan pemilik bisnis dalam faktur mereka:

• Tunai
• Kartu kredit
• cek
• transfer Bank
• Pembayaran online
• Pembayaran seluler
• Pembayaran otomatis

Jika Anda ingin pembayaran langsung ke rekening bank, maka Anda juga harus memberikan detail perbankan pada faktur.

Semua opsi pembayaran yang berbeda ini memiliki pro dan kontra, seperti biaya dan kenyamanan, jadi pertimbangkan dengan cermat mana yang akan Anda sertakan.

Faktor yang Harus Dipertimbangkan dalam Memilih Metode Pembayaran

Berikut adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan saat Anda membuat pilihan pembayaran:

• Biaya: Saat menilai metode pembayaran, pertimbangkan berapa biaya yang harus dikeluarkan oleh bisnis Anda untuk menggunakannya. Sebagian besar opsi pemrosesan kartu kredit membebankan biaya transaksi saat Anda menerima pembayaran kartu. Biaya tambahan mungkin datang dalam bentuk perangkat keras jika Anda menerima pembayaran kartu kredit dan pembayaran seluler secara langsung.
• Kenyamanan: Pikirkan betapa mudahnya menerima metode pembayaran yang Anda pertimbangkan. Misalnya, cek biasanya memerlukan perjalanan ke bank untuk menyetor uang Anda dan bank sering menahan dana tersebut selama beberapa hari. Di sisi lain, opsi pembayaran online memerlukan sedikit atau tidak ada pekerjaan di pihak Anda dan uang akan muncul di rekening bank Anda dalam beberapa hari.
• Keamanan: Setiap metode pembayaran yang Anda izinkan harus aman demi bisnis Anda dan pelanggan Anda. Uang tunai relatif tidak aman karena memiliki risiko pencurian dan kehilangan. Pembayaran online melalui vendor yang aman menawarkan tingkat keamanan dan enkripsi yang cukup tinggi sehingga klien Anda terlindungi dan Anda menerima pembayaran tanpa hambatan.
• Preferensi Klien: Klien Anda mungkin memiliki preferensi mereka sendiri dalam hal mengeluarkan pembayaran, jadi Anda sebaiknya mempertimbangkan metode mana yang paling mudah dan paling aman untuk mereka gunakan. Mungkin bermanfaat untuk mensurvei beberapa klien Anda secara informal untuk melihat apakah mereka memiliki opsi yang lebih disukai untuk penagihan atau meminta mereka pada tahap perencanaan awal.

Selain metode pembayaran, buat daftar apakah Anda memiliki jangka waktu yang Anda harapkan pembayarannya sehingga pelanggan Anda mengetahui dengan jelas tanggal jatuh tempo.

Jika Anda akan menerima pembayaran dalam porsi atau dalam beberapa jenis rencana pembayaran, sebutkan dengan jelas.

Semakin mudah Anda membuat persyaratan pembayaran, semakin baik. Pelanggan Anda cenderung tidak bingung dan lebih cenderung mengeluarkan pembayaran tepat waktu dan dalam format yang Anda inginkan.

Untuk semakin memperdalam pemahaman Anda, simak bagaimana cara membuat invoice melalui video di bawah ini:

Cara Mengirim Invoice

Salah satu cara paling umum untuk meminta pembayaran adalah dengan mengirim invoice melalui email.

Cukup lampirkan faktur Anda dalam format PDF yang tidak dapat diedit sehingga tidak ada orang yang dapat memanipulasi faktur Anda dengan curang.

Praktik terbaik adalah menulis baris subjek yang singkat dan jelas sehingga email Anda tidak tersesat. Misalnya, Anda dapat membuat daftar satu atau dua kata yang menjelaskan layanan atau barang yang diberikan bersama dengan kata “faktur”.

Mungkin Anda bisa menyertakan nama bisnis atau nomor faktur. Kemudian, jelaskan secara singkat bisnis Anda dan layanan atau barang yang Anda berikan secara lebih rinci di badan email.

Kelemahan email adalah Anda masih tidak tahu apakah pelanggan Anda telah menerima email, membukanya, atau lebih dekat dengan pembayaran.

Jika Anda berurusan dengan pembayaran yang terlambat, Anda mungkin ingin menghubungi pelanggan Anda dengan pengingat yang sopan.

Pembayaran yang terlambat dapat memengaruhi arus kas, jadi jika Anda ingin menerapkan biaya keterlambatan saat pembayaran faktur tertunda, Anda harus mencantumkannya dengan jelas.

Software akuntansi seperti Kledo dapat berguna dalam situasi ini karena menyertakan dorongan pengingat sebagai fitur. Dan juga, Kledo menyediakan 50 template faktur yang bisa Anda pilih sesuai karakteristik bisnis Anda.

Kesimpulan

Demikian panduan cara membuat invoice yang bisa Anda terapkan dalam menjalankan bisnis Anda. Membuat invoice yang tepat, akan memberi dampak positif bagi bisnis Anda.

Membuat invoice secara manual memerlukan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Untuk itu, Anda harus segera meninggalkan cara lama dan beralih menggunakan software akuntansi Kledo.

Dengan Kledo, cukup sekali klik saja, Anda sudah bisa membuat invoice dan mengirimnya secara mudah kepada pelanggan Anda.

Tak hanya itu, Kledo juga memiliki lebih dari 30 fitur akuntansi terbaik lannya yang bisa Anda akses baik melalui komputer, laptop, maupun handhpone Anda. Menjadi pertama di Indonesia.

Jadi, tunggu apalagi? Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.