Pentingnya Invoice Tagihan dan Cara Mudah Membuatnya

Invoice tagihan merupakan dokumen yang sangat penting dalam menjalankan bisnis. Sebab, dokumen ini memiliki fungsi yang sangat signifikan terhadap jalannya bisnis.

Setidaknya, invoice berguna sebagai bukti terjadinya transaksi dan sarana komunikasi dengan pembeli. Dan juga, invoice digunakan guna mendorong pembeli agar membayar tagihannya secara tepat waktu.

Namun, masih banyak pelaku usaha yang kebingungan dan merasa kesulitan membuat invoice tagihan ini. Untuk itu, artikel ini akan membahas seputar invoice tagihan dan cara mudah membuatnya.

Memahami Definisi Invoice Tagihan

Invoice berfungsi sebagai dokumentasi produk dan/atau layanan yang diberikan bisnis Anda kepada pelanggan.

Adapun invoice tagihan adalah jenis tagihan yang mencakup daftar terperinci dari produk atau layanan yang menunjukkan berapa biaya setiap item atau layanan yang harus segera dibayar pelanggan.

Invoice juga mencakup jumlah total terutang, tanggal jatuh tempo, dan persyaratan pembayaran tambahan apa pun, seperti opsi untuk membayar bulanan versus pembayaran tunggal.

Perusahaan biasanya mengirimkan invoice tagihan untuk mengumpulkan pembayaran atas produk atau layanan yang telah mereka berikan kepada pelanggan mereka.

Dalam hal ini, pelanggan menerima kredit jangka pendek dari perusahaan tempat mereka berbisnis dan harus membayar faktur mereka sesuai dengan persyaratan pembayaran yang diuraikan pada invoice, seperti dalam waktu 45 hari atau net 45.

Baca juga: Pebisnis, Yuk Kenali Apa Itu Invoice Generator dan Manfaatnya bagi Bisnis

Pentingnya Menggunakan Invoice Tagihan yang Tepat

Invoice tagihan yang terlihat profesional membuat pembayaran menjadi senyaman mungkin.

Tetapi ini juga memungkinkan Anda untuk menyimpan catatan pekerjaan yang dilakukan, memeriksa perkiraan Anda terhadap jam yang sebenarnya Anda habiskan untuk klien atau proyek, serta memahami jam Anda yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih.

Pada dasarnya, invoice berfungsi sebagai entitas antara dua pihak – satu menjadi vendor, pedagang atau pekerja lepas, dan yang lainnya klien atau pelanggan.

Invoice yang diterima dari pemasok atau vendor dicatat di bawah hutang, sedangkan vendor mencatat jumlah yang sama di bawah piutang perusahaan mereka sendiri, yang sangat penting untuk mengelola pajak.

Namun secara keseluruhan, invoice yang tepat membantu kedua belah pihak melacak pekerjaan, jadi penting bagi Anda untuk mengetahui cara melakukannya dengan benar.

Agar invoice tagihan Anda terlihat lebih profesional, Anda bisa menggunakan fitur invoice dari Kledo yang menyediakan 50 template invoice yang bisa Anda pilih sesuai karakteristik bisnis Anda.

Otomatiskan Pembuatan Invoice Tagihan

Bagi mereka yang bosan dengan ketidakakuratan dan ketidakefisienan pembuatan invoice tagihan secara manual, otomatisasi adalah pilihan yang jelas dan sangat tepat.

Alih-alih harus mengelola spreadsheet dan menyimpan log semua pekerjaan Anda, pelacak waktu otomatis dan aplikasi faktur pintar kini dapat mengelola semuanya untuk Anda.

Mereka menawarkan tingkat akurasi faktur tertinggi dengan upaya terendah – artinya Anda benar-benar akan dibayar untuk semua pekerjaan Anda, bukan hanya bagian yang Anda ingat.

Untuk itu, Anda perlu menggunakan invoice generator dari Kledo untuk membuat faktur secara otomatis dan memastikan bahwa Anda mengirim invoice secara tepat waktu.

Perlu diingat bahwa pengiriman invoice tagihan dengan tepat waktu, merupakan upaya agar pelanggan segera melunasi pelanggan sehingga berdampak positif terhadap arus kas bisnis Anda.

Dengan Kledo, Anda tak perlu repot membuat invoice secara manual. Sebab, hanya dengan sekali klik saja, Anda sudah bisa membuat invoice dan mengirimkannya kepada pelanggan. Sangat mudah, bukan?

Panduan Membuat Invoice Tagihan

Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat invoice tagihan:

Pilih Template Profesional

Membuat desain untuk faktur saat ini relatif mudah dengan berbagai alat dan perangkat lunak yang tersedia melalui internet. Menyesuaikan faktur sekarang menjadi mudah karena template siap pakai yang dapat dengan mudah diedit.

Idenya adalah untuk memilih template invoice faktur seperti yang ada di halaman kami yang profesional namun unik. Ini karena faktur dapat memberi kesan kepada pelanggan tentang jenis perusahaan yang mereka hadapi.

Baca juga: Template Invoice: Format, Cara Isi, dan Contoh yang Bisa Anda Download

Isi Detail Perusahaan

Detail penting perusahaan, seperti nama, alamat, dan detail kontak, harus diperhatikan. Informasi kontak penjual dan pembeli juga harus ditambahkan.

Selain itu, ide yang baik untuk menyertakan logo perusahaan dalam faktur sehingga mudah diidentifikasi dan menciptakan kesan abadi di benak pelanggan.

Masukkan Rincian Barang atau Jasa yang Disediakan

Penjelasan rinci tentang barang atau jasa yang disediakan dan tarif per unit, dan jumlah harus digambarkan dalam invoice. Ini memastikan bahwa faktur diproses lebih cepat dan pembayaran untuk faktur diterima tepat waktu.

Jika klien mengetahui apa yang mereka bayar, pembayaran kemungkinan akan segera dilakukan. Selain itu, ini membantu klien dan penjual dalam mengidentifikasi faktur lebih cepat.

Baca juga: Invoice: Pembahasan, Format, dan Contoh yang Bisa Download

Isi Tanggal yang Diperlukan

Tanggal memainkan peran yang sangat penting yaitu memproses invoice dan memungkinkan penjual dan pelanggan untuk melacak faktur yang jatuh tempo untuk pembayaran dan yang terlambat.

Tanggal secara otomatis menciptakan rasa tanggung jawab di pihak klien untuk memastikan bahwa pembayaran segera dilakukan. Pada saat yang sama, itu menciptakan tanggung jawab di pihak penjual untuk menindaklanjuti tidak membayar iuran.

Adapun pencantuman tanggal-tanggal berikut sangat penting untuk invoice yang efektif, yakni:

• Tanggal invoice
• Tanggal pasokan barang atau jasa
• Tanggal jatuh tempo pembayaran

Isi Nomor Invoice Tagihan

Setiap invoice tagihan harus memiliki nomor seri yang unik untuk memudahkan pelacakan faktur. Nomor unik ini merupakan persyaratan penting untuk dokumentasi faktur yang tepat, terutama untuk tujuan akuntansi dan perpajakan.

Ini akan membantu klien dan pemasok mengidentifikasi dan melacak faktur tertentu dengan mudah.

Hitung Nilai Invoice Tagihan

Sejalan dengan deskripsi barang, jumlah, tarif per unit dan nilai setiap jenis barang yang dipasok harus dicapai, jumlah total barang juga harus digambarkan dengan jelas, setelah itu pemisahan pajak yang berlaku juga ditunjukkan untuk memberikan kejelasan.

Baca juga: Mengenal Jenis Invoice dalam Transaksi Bisnis

Tetapkan Ketentuan Pembayaran

Ketentuan pembayaran atas barang atau jasa yang diberikan dapat disepakati sebelumnya oleh kedua belah pihak. Namun, selalu disarankan untuk memasukkannya ke dalam faktur untuk tujuan dokumentasi karena faktur itu sendiri bertindak sebagai bukti untuk transaksi penjualan yang terjadi.

Cara pembayaran dapat disebutkan, baik itu tunai, cek, transfer bank atau cara pembayaran lain yang dapat diterima. Untuk transfer bank, rincian seperti nomor rekening, nama bank, dan nama penerima pembayaran rekening adalah wajib.

Ketentuan pembayaran, seperti diskon untuk pembayaran lebih awal atau penalti untuk detail pembayaran, juga dapat ditambahkan, dalam hal apa pun.

Sertakan Catatan di Kolom Komentar

Tidak wajib memiliki kolom komentar. Namun, karena invoice tagihan adalah sarana komunikasi antara klien dan perusahaan, selalu membantu untuk menambahkan informasi apa pun yang mungkin berguna.

Berikut adalah beberapa kalimat yang dapat ditambahkan ke bagian komentar-

• Terima kasih telah memilih layanan kami. Kami berharap untuk segera mendapat respon dari Anda.
• Untuk diskon dan penawaran menarik, silakan hubungi kami.
• Pembayaran awal akan memperoleh potongan diskon.

Baca juga: Jangan Sampai Keliru, Ini Perbedaan Kwitansi dan Invoice

Tanda Tangan

Tanda tangan pada dokumen faktur semakin memperkuat kedudukan hukumnya sebagai bukti transaksi penjualan tertentu. Pada dasarnya, faktur yang diterbitkan wajib mencantumkan tanda tangan yang sah, sehingga meningkatkan keaslian dokumen.

Tanda tangan pembeli dan penjual membuktikan bahwa syarat-syarat jual beli telah disepakati dan diterima oleh kedua belah pihak.

Agar Anda memperoleh gambaran cara pembuatan invoice tagihan secara nyata, simak video tutorial pembuatan invoice di bawah ini:

Tips Mengelola Invoce Tagihan agar Dibayar Lebih Cepat

Tak perlu dikatakan, setiap pelaku bisnis pasti ingin pelanggan melakukan pembayaran sesegera mungkin. Ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil, sejak awal, yang akan membantu Anda mendapatkan bayaran lebih cepat:

• Diskusikan ivoice sebelum Anda berkomitmen untuk menyediakan produk atau layanan.
• Selalu tanyakan apakah mereka memerlukan beberapa informasi spesifik pada faktur atau apakah mereka memiliki template yang mereka gunakan untuk semua vendor mereka.
• Tanyakan apakah mereka memiliki pesanan pembelian untuk layanan yang Anda berikan. Jika mereka memilikinya, sertakan dalam faktur dan gunakan juga untuk tindak lanjut jika diperlukan.
• Jika Anda menggunakan perangkat lunak faktur, Anda dapat menyertakan tombol “Bayar Sekarang” dan langsung dibayar.
  Terima pembayaran dengan berbagai cara (misalnya, uang tunai, cek, kartu kredit)
• Atur pengingat pembayaran, sehingga pelanggan dan klien dikirimi email yang memberi tahu mereka tentang tenggat waktu yang akan datang sebelum pembayaran jatuh tempo.

Dalam kasus di mana Anda gagal menerima pembayaran pada tanggal jatuh tempo, mulailah dengan mengirimkan faktur tindak lanjut. Mungkin ada baiknya mencoba metode pengiriman yang berbeda (misalnya, surat vs email) jika faktur asli Anda tidak diterima.

Baca juga: Invoice Online: Pengertian, Manfaat, Elemen, dan Cara Membuatnya

Kesimpulan

Keberadaan invoice tagihan sangat penting bagi bisnis karena dokumen ini mempunyai banyak fungsi krusial terhadap kelancaran sebuah bisnis. Invoice ini akan memastikan bahwa transaksi Anda memiliki bukti yang kuat dan menjadi saran komunikasi dengan pembeli Anda.

Karena itu, Anda tidak boleh sembarangan dalam membuat invoice tagihan. Pastikan bahwa invoice ini terlihat profesional dan mengelolanya dengan baik.

Untuk itu, Anda perlu menggunakan software akuntansi Kledo yang memiliki fitur invoice dengan pilihan 50 template invoice untuk Anda pilih sesuai karakteristik bisnis Anda.

Tinggalkan cara lama dan beralihlah menggunakan Kledo. Sebab, hanya dengan sekali klik saja, Anda bisa membuat invoice dan memastikan bahwa invoice dikirim secara tepat waktu.

Tak hanya itu, Kledo juga memiliki 30 fitur akuntansi terbaik lainnya yang sangat berguna bagi bisnis Anda. Jadi, tunggu apalagi? Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.