Software akuntansi adalah alat yang ampuh yang dapat merampingkan proses pengelolaan manajemen keuangan Anda, tetapi penting untuk menggunakannya dengan benar untuk mendapatkan hasil maksimal supaya tehindar dari kesalahan saat menggunakan.
Banyak bisnis tanpa sadar melakukan kesalahan yang dapat menyebabkan ketidakakuratan, inefisiensi, dan bahkan masalah regulasi terkait bisnis saat menggunakan software akuntansi.
Perlu Anda ingat, software akuntansi hanyalah sebuah alat. Baik atau tidaknya penggunaan software tersebut bergantung pada pemahaman, kebutuhan, dan ekspektasi yang Anda harapkan dari penggunaan software akuntansi dalam bisnis
Dalam artikel ini, kami akan membahas 15 kesalahan umum yang perlu dihindari saat menggunakan software akuntansi, terutama software akuntansi online untuk memastikan Anda mengelola keuangan secara efektif.
1. Menggunakan Apa yang Sudah Dikenal
Mungkin terdengar aneh untuk mengatakan bahwa masalah utama yang kami lihat adalah organisasi menggunakan apa yang paling familiar bagi mereka.
Namun, terlalu sering kita melihat Direktur Keuangan, Pemilik Bisnis, Direktur Eksekutif, atau Akuntan yang baru memutuskan untuk menerapkan sistem akuntansi yang mereka gunakan dalam peran terakhir mereka hanya karena mereka sudah tahu bagaimana menggunakannya terlepas dari apakah itu sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Hal ini dapat membuat orang tersebut merasa lebih nyaman dengan perannya, tetapi tidak selalu menyelaraskan sistem dengan kebutuhan dan tujuan organisasi.
Solusi yang lebih baik adalah meluangkan waktu untuk mengevaluasi semua opsi yang ada dan memilih sistem yang paling sesuai, meskipun kurva pembelajarannya mungkin lebih sulit di awal.
2. Tidak Sepenuhnya Memahami Fitur Software Akuntansi Anda
Salah satu kesalahan terbesar adalah tidak meluangkan waktu untuk mengeksplorasi dan memahami berbagai fitur yang ditawarkan oleh software akuntansi online Anda.
Baik itu faktur otomatis, laporan keuangan terperinci, atau pelacakan anggaran, gagal menggunakan fitur-fitur ini dapat berarti Anda kehilangan efisiensi yang berharga.
Tips: Jadwalkan waktu untuk menjelajahi tutorial, webinar, atau bahkan pelatihan profesional untuk membiasakan diri dengan semua fitur, modul dan kemampuan yang ditawarkan perangkat software akuntansi online Anda.
Jika Anda menggunakan Kledo, Anda tidak perlu khawatir untuk proses onboarding dan training. Kledo memberikan layanan onboarding gratis berapapun Anda mau sampai Anda bisa menggunakan Kledo hingga mahir.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Rekomendasi 7 Software Akuntansi yang User Friendly
3. Tidak Merekonsiliasi Akun Secara Teratur
Software akuntansi membuat rekonsiliasi menjadi mudah, namun banyak bisnis yang lalai untuk melakukannya secara teratur.
Rekonsiliasi membantu memastikan catatan Anda sesuai dengan laporan bank Anda, menangkap kesalahan atau transaksi yang terlewat lebih awal.
Tips: Tetapkan jadwal mingguan atau bulanan untuk merekonsiliasi akun Anda. Rekonsiliasi rutin akan menjaga data keuangan Anda tetap akurat dan memberikan gambaran yang jelas tentang kesehatan keuangan bisnis Anda.
4. Mengabaikan Fitur Keamanan
Keamanan harus menjadi prioritas utama saat menggunakan software akuntansi online, namun banyak pengguna yang tidak memanfaatkan sepenuhnya fitur keamanan yang tersedia.
Kelalaian yang umum terjadi adalah menggunakan kata sandi yang lemah, mengabaikan pembaruan perangkat lunak, atau tidak mengaktifkan otentikasi dua faktor.
Tips: Gunakan kata sandi yang kuat dan unik, aktifkan autentikasi dua faktor, dan selalu perbarui perangkat lunak Anda untuk memastikan data keuangan Anda aman.
Baca juga: Tips Melakukan Pelatihan Software Akuntansi Agar Efektif
5. Tidak Menyesuaikan Bagan Akun atau COA Anda
Bagan akun atau COA adalah elemen penting dalam proses akuntansi, yang mengkategorikan setiap transaksi keuangan yang dilakukan bisnis Anda.
Banyak bisnis yang menggunakan pengaturan default, yang mungkin tidak sesuai dengan kebutuhan mereka.
Tips: Sesuaikan bagan akun Anda untuk mencerminkan operasi bisnis Anda yang spesifik. Bagan yang terstruktur dengan baik membantu Anda melacak pendapatan dan pengeluaran dengan lebih baik, sehingga pelaporan keuangan menjadi lebih akurat dan relevan.
Baca juga: 8 Rekomendasi Software Akuntansi dengan Fitur Multi Mata Uang
6. Mengabaikan Kemampuan Integrasi Software Akuntansi Online
Salah satu manfaat utama menggunakan softwareakuntansi online adalah kemampuannya untuk berintegrasi dengan alat bisnis lainnya.
Mengabaikan integrasi ini dapat mengakibatkan entri data ganda dan kehilangan peluang untuk otomatisasi.
Tips: Pelajari bagaimana software akuntansi online Anda terintegrasi dengan sistem lain yang Anda gunakan, seperti perangkat lunak CRM, payment gateway, dan aplikasi kasir seperti pada software akuntansi Kledo.
Integrasi dapat merampingkan alur kerja dan meningkatkan akurasi data.
7. Tidak Melakukan Backup Meskipun Ada Fitur Simpan Otomatis
Meskipun sebagian besar platform akuntansi online secara otomatis mencadangkan data atau backup otomatis, hanya mengandalkan pencadangan bawaan ini tanpa memahami prosesnya bisa berisiko.
Proses backup manual memberikan lapisan perlindungan tambahan terhadap kehilangan data. Di Kledo Anda bisa melakukan proses pencadangan data secara manual
Tips: Pahami cara kerja sistem pencadangan softwareAnda dan pertimbangkan untuk menggunakan software yang memiliki fitur pencadangan manual tambahan. Hal ini membantu memastikan data Anda aman dan mudah dipulihkan jika terjadi kesalahan.
8. Salah Mengklasifikasikan Transaksi dalam Software Akuntansi
Pengklasifikasian transaksi yang akurat sangat penting dalam akuntansi online untuk menjaga pembukuan yang bersih dan menghasilkan laporan yang akurat.
Salah mengklasifikasikan transaksi dapat menyebabkan laporan keuangan yang salah dan berpotensi menimbulkan kesalahan pajak yang merugikan.
Tips: Buat panduan yang jelas untuk mengkategorikan transaksi dan latih tim Anda untuk mengikutinya. Tinjau entri transaksi Anda secara teratur untuk mengetahui kesalahan klasifikasi sejak dini.
Baca juga: Risiko Menggunakan Software Akuntansi yang Ketinggalan Zaman
9. Mengabaikan Pengaturan Izin Pengguna yang Tepat
Menggunakan software akuntansi memungkinkan Anda untuk mengatur izin untuk pengguna yang berbeda.
Namun jika Anda gagal mengonfigurasi pengaturan ini dengan baik, maka ini dapat menyebabkan akses yang tidak sah, kesalahan, atau bahkan tindakan fraud.
Tips: Tinjau dan sesuaikan izin pengguna secara teratur untuk memastikan bahwa setiap anggota tim hanya memiliki akses ke informasi yang mereka butuhkan. Hal ini membantu menjaga integritas data dan melindungi informasi keuangan yang sensitif.
10. Kurang Memanfaatkan Fitur Pelaporan
Kesalahan selanjutnya adalah banyak bisnis tidak memanfaatkan sepenuhnya kemampuan pelaporan yang kuat yang ditawarkan saat menggunakan software akuntansi.
Tidak memahami fitur ini sepenuhnya berarti Anda kehilangan wawasan yang dapat membantu memajukan bisnis Anda.
Tips: Biasakan diri Anda dengan berbagai laporan yang dapat dihasilkan oleh perangkat lunak Anda, seperti laporan arus kas, laporan laba rugi, dan neraca.
Gunakan wawasan ini untuk memandu keputusan strategis dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
11. Tidak Mencari Bantuan Ahli Saat Menggunakan Software Akuntansi
Bahkan software akuntansi akuntansi online yang paling intuitif pun terkadang bisa membuat pengguna kesulitan.
Mencoba menangani masalah akuntansi yang rumit sendiri dapat menyebabkan kesalahan yang mahal dan memakan waktu untuk memperbaikinya.
Tips: Jangan ragu untuk menghubungi akuntan atau penasihat keuangan yang memahami perangkat lunak Anda. Panduan profesional dapat membantu Anda mengatur sistem dengan benar dan memberikan dukungan berkelanjutan, memastikan Anda menggunakan alat akuntansi online secara maksimal.
Dan saat Anda menggunakan Kledo, kami pastikan bantuan dari tim kami gratis tanpa biaya sepeserpun.
Baca juga: 8 Rekomendasi Software Akuntansi dengan Fitur Multi Cabang
12. Mencari Kesempurnaan
Sering kali, kami menemui bisnis yang meninggalkan sistem yang sebenarnya sudah cukup baik dan mampu memenuhi 90% kebutuhan mereka, hanya karena mereka menginginkan sistem yang dapat memenuhi 100% kebutuhan mereka sejak awal.
Namun, penting untuk disadari bahwa tidak ada sistem yang benar-benar sempurna. Artinya, apa pun sistem yang Anda pilih, akan selalu ada kompromi yang perlu dipertimbangkan. Ini adalah kesalahan menggunakan software akuntansi yang kami sering lihat dilapangan.
Anda mungkin juga perlu mempersiapkan beberapa solusi tambahan, seperti menggunakan Excel atau mengintegrasikan dengan alat lain, untuk mencapai tujuan Anda secara optimal.
13. Terlalu Cepat
Berdasarkan pengalaman sebelumnya, bergerak terlalu cepat dalam mencari solusi bisa menjadi penyebab utama kegagalan konversi dalam sistem akuntansi.
Jika sistem yang Anda gunakan saat ini tidak sepenuhnya memenuhi harapan di beberapa aspek, namun di saat yang sama juga masih bisa digunakan untuk memenuhi kebutuhan bisnis, penting untuk meresponsnya dengan hati-hati dan penuh perhitungan.
Ada beberapa langkah yang dapat diambil untuk mengatasi masalah tersebut tanpa harus mengganti sistem sepenuhnya. Mengadaptasi pepatah lama, “Jika tidak rusak, pertahankan saja dan tangani dengan hati-hati.”
14. Mengejar Tren
Jangan hanya menggunakan sistem software akuntansi yang digunakan “semua orang” untuk mengikuti perkembangan industri.
Hanya karena sebuah sistem akuntansi sedang populer, bukan berarti sistem tersebut adalah pilihan yang tepat untuk kebutuhan organisasi Anda.
Pilihlah platform yang paling sesuai dengan cara kerja organisasi Anda dan apa yang perlu Anda capai.
15. Tidak Menggunakan Preferensi Pribadi
Sebaliknya, pastikan Anda tidak memilih sistem yang tidak digunakan oleh siapa pun. Jika konsultan pihak ketiga datang dan merekomendasikan sistem yang tidak jelas dan hampir tidak ada yang menggunakan, Anda akan terikat dengan keahlian mereka.
Anda mungkin juga akan kesulitan untuk mempekerjakan karyawan setelah masa kontrak konsultan berakhir karena beberapa pelamar mungkin akan takut karena harus mempelajari sistem yang sama sekali baru untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Sekali lagi, pilihlah sistem yang terbaik untuk seluruh organisasi Anda, bukan untuk orang tertentu di dalamnya (terutama jika orang tersebut tidak akan bertahan lama).
Baca juga: 10 Rekomendasi Software Akuntansi dengan Fitur Budgeting
Kesimpulan
Penggunaan software akuntansi dapat mengubah cara Anda mengelola keuangan bisnis Anda, tetapi sangat penting untuk menghindari kesalahan umum yang dapat merusak keefektifannya.
Dengan memahami sepenuhnya software yang Anda gunakan, mengelola akun Anda secara teratur, dan menggunakan semua fitur yang tersedia, Anda dapat memaksimalkan manfaat akuntansi online dan menjaga bisnis Anda tetap berada di jalur kesuksesan.
Jika sistem akuntansi Anda tidak memenuhi kebutuhan dan tidak ada solusi tambahan atau alat bantu yang bisa menjembatani kekurangan tersebut, barulah Anda perlu mempertimbangkan untuk beralih ke sistem yang baru.
Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang mudah digunakan seperti Kledo.
Kledo adalah software akuntansi online buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- 15 Kesalahan Menggunakan Software Akuntansi dalam Bisnis - 22 November 2024
- Tips Melakukan Pelatihan Software Akuntansi Agar Efektif - 22 November 2024
- Download Template dan Contoh Laporan Neraca Bisnis Kontraktor - 20 November 2024