Jika Anda bekerja di bidang manufaktur, Anda tahu bahwa downtime lebih dari sekadar kehilangan waktu produksi. Hal ini berarti kehilangan pendapatan, deadline yang terlewat, dan pelanggan yang frustrasi.
Faktanya, bagi banyak fasilitas, satu jam downtime yang tidak direncanakan dapat merugikan jutaan (atau bahkan milyaran) rupiah.
Dalam dunia manufaktur global, downtime adalah masalah yang paling mahal. Setiap jam aset penting tidak aktif menyebabkan hilangnya produksi, tenggat waktu yang terlewat, dan tenaga kerja yang terbuang – merugikan produsen antara $39 ribu hingga $1,3 juta
Buruknya lagi, masih banyak tim yang masih mengandalkan strategi mengurangi downtime yang sudah ketinggalan zaman dan tidak optimal dalam menyelesaikan masalah saat masalah tersebut muncul.
Pada artikel kali ini kami akan memberikan 7 strategi agar bisa mengurangi downtime secara efektif dan sudah teruji diterapkan oleh berbagai perusahaan manufaktur global.
Mengetahui Perbedaan Planned dan Unplanned Downtime
Anda dapat membagi downtime ke dalam dua kategori yang berbeda: terencana dan tidak terencana (planned dan unplanned).
Planned downtime: Jeda lini produksi yang disengaja ini adalah pilihan strategis. Downtime yang direncanakan memungkinkan pemeliharaan, peningkatan, dan penyesuaian terjadwal. Produsen sering memanfaatkan downtime terjadwal saat pergantian part terjadi, atau untuk mengoptimalkan kinerja, mencegah pemadaman yang tidak direncanakan, dan menjaga alur kerja tetap berjalan dengan lancar.
Unplanned downtime: Dampaknya cukup mengganggu, downtime yang tidak direncanakan datang tanpa pemberitahuan.
Penyebab downtime yang tidak direncanakan sering kali mencakup kejadian tak terduga seperti bottleneck, kerusakan peralatan, atau masalah operasional lainnya. Hal ini membawa dampak keuangan, gangguan pelanggan, dan stres operasional.
Mencapai keseimbangan antara keduanya sangatlah penting. Membuat perencanaan downtime yang direncanakan untuk perbaikan sambil menerapkan langkah-langkah untuk meminimalkan dampak gangguan yang tidak direncanakan adalah kunci untuk proses produksi yang mulus dan efisien.
Baca juga: Penjadwalan Produksi Manufaktur: KPI, Tahapan, dan Metodenya
Apa yang Menyebabkan Downtime dalam Produksi?
Downtime produksi, terutama yang tidak direncanakan, merupakan komplikasi yang dapat mengganggu ritme produksi.
Banyak faktor yang harus Anda perhatika, dan masing-masing berperan dalam alur operasi manufaktur.
- Perencanaan yang Buruk: Dalam kesibukan operasi harian, perencanaan yang tidak memadai dapat menyebabkan downtime. Entah itu kekurangan bahan baku, staf yang tidak mencukupi, atau rencana kontinjensi yang tidak memadai, perencanaan yang buruk menjadi awal dari semua jenis gangguan produksi.
- Komunikasi yang buruk: Kelancaran operasi bergantung pada komunikasi yang efektif. Kegagalan dalam menyampaikan informasi penting seperti perubahan penjadwalan, pembaruan status peralatan, atau protokol keselamatan yang diubah dapat menyebabkan kebingungan dan, pada akhirnya, downtime.
- Kesalahan Manusia: Terlepas dari kemajuan teknologi, kesalahan manusia tetap menjadi kontributor utama dalam downtime produksi. Entah itu mesin yang salah dikalibrasi, kesalahan dalam pengoperasian, atau kesalahan penilaian dalam pemeliharaan, elemen manusia dapat menimbulkan kerentanan.
- Perencanaan/Penjadwalan Pemeliharaan yang Buruk: Ketika alat berat mengalami downtime yang tak terduga, tugas pemeliharaan yang tidak terencana atau tidak efisien adalah penyebab umum. Pemeliharaan rutin adalah tulang punggung untuk mencegah kerusakan yang tak terduga. Ketika pemeliharaan terabaikan, Anda membuka jalan bagi kegagalan peralatan dan downtime berikutnya.
- Kegagalan Peralatan: Keausan yang tak terelakkan pada mesin dapat menyebabkan kerusakan yang tak terduga. Kurangnya pemantauan proaktif dan perbaikan tepat waktu dapat mengubah masalah kecil menjadi kerusakan besar, yang mengakibatkan downtime yang tidak direncanakan.
- Faktor Eksternal: Operasi manufaktur tidak terlepas dari pengaruh eksternal. Gangguan rantai pasokan, pemadaman listrik, bencana alam, dan ancaman keamanan siber adalah beberapa faktor eksternal yang dapat menghentikan produksi secara tiba-tiba.
Baca juga: Total Manufacturing Cost (TMC): Rumus dan Cara Hitungnya
7 Strategi Mengurangi Downtime yang Sudah Teruji
Berikut adalah tujuh strategi yang telah teruji yang membantu tim maintenance dan produksi bekerja sama untuk mengurangi downtime yang direncanakan dan yang tidak direncanakan.
1. Melacak kejadian downtime secara aktif
Untuk melakukan perbaikan yang ditargetkan dan mengurangi downtime, tim pemeliharaan dan keandalan membutuhkan informasi yang tepat waktu, akurat, dan konsisten tentang setiap kejadian downtime.
Satu-satunya cara untuk memastikan hal tersebut adalah dengan mulai mengumpulkan data downtime yang terperinci.
Untuk setiap kejadian downtime, cobalah untuk mencatatnya:
- Durasi yang tepat dari kejadian tersebut
- Mesin atau area proses tertentu yang terpengaruh
- Produk yang sedang dijalankan pada saat itu
- Shift atau kru yang sedang bertugas
- Alasan yang jelas dan berdasarkan gejala dari kegagalan tersebut (misalnya, “Gear macet”)
Tips: Mulailah dengan daftar kategori downtime yang telah ditentukan sebelumnya (kegagalan peralatan, kekurangan material, kesalahan operator, dll.) untuk mendapatkan data yang bersih. Hal ini memastikan bahwa teknisi dan operator menggunakan terminologi yang konsisten saat melaporkan downtime.
2. Menerapkan strategi maintenance yang proaktif
Jika Anda ingin mengurangi downtime yang tidak direncanakan, langkah paling efektif yang dapat Anda lakukan adalah beralih dari pemeliharaan reaktif ke pemeliharaan proaktif.
Jangan sampai Anda berpikir bahwa ada strategi maintenance yang terbaik secara universal, tiap bisnis berbeda cara penanganannya. Tim pemeliharaan yang sukses menggunakan perpaduan strategi proaktif, tergantung pada kekritisan, usia, dan kompleksitas aset mereka:
- Pemeliharaan preventif: Tugas terjadwal seperti inspeksi, pembersihan, dan pelumasan. Paling cocok untuk aset atau peralatan yang tidak kritis dengan mode kegagalan yang sederhana dan dipahami dengan baik.
- Pemeliharaan berbasis kondisi: Dipicu oleh indikator waktu nyata seperti getaran, tekanan, atau suhu. Ideal untuk asetyang kondisi kegagalannya mudah dipantau dan tidak memerlukan pemodelan prediktif.
- Pemeliharaan prediktif: Menggunakan data sensor IoT dan analitik untuk memperkirakan kegagalan. Paling baik untuk aset bernilai tinggi atau berisiko tinggi di mana downtime alat berat yang tak terduga berdampak besar pada keselamatan atau produksi.
- Pemeliharaan preskriptif: Melangkah lebih jauh dengan menggunakan AI untuk merekomendasikan respons terbaik ketika masalah potensial terdeteksi. Paling berguna untuk aset yang kompleks dan kritis dengan mode kegagalan yang mahal dan beberapa opsi perbaikan.
Jika Anda masih menggunakan model “perbaiki saat rusak”, gunakan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi untuk mulai menjadwalkan lebih banyak planned maintenance, memusatkan riwayat aset, dan mulai melacak penyebab kegagalan.
Setelah tim Anda terbiasa dengan alur kerja yang baru dan mengadopsi pola pikir proaktif, Anda dapat mulai memasukkan strategi yang lebih canggih yang tercantum di atas.
Baca juga: 15 Cara Menghemat Biaya Produksi dalam Manufaktur
3. Meningkatkan kepatuhan jadwal planned maintenance
Jadwal planned maintenance yang dibuat dengan baik hanya memberikan hasil jika pekerjaan benar-benar diselesaikan sesuai rencana.
Ketika tugas ditunda, dilewati, atau terburu-buru, risiko kerusakan peralatan meningkat – begitu pula downtime yang tidak direncanakan.
Meningkatkan kepatuhan jadwal PM memastikan bahwa program pemeliharaan Anda memberikan keandalan dan kinerja sesuai dengan yang dirancang.
Berikut adalah beberapa cara untuk meningkatkan tingkat penyelesaian tepat waktu:
- Jaga agar beban kerja tetap realistis sehingga teknisi tidak terbebani.
- Memprioritaskan PM berdasarkan tingkat kekritisan dan kondisi aset, bukan hanya berdasarkan tanggal kalender.
- Otomatiskan pengingat dan penugasan menggunakan CMMS Anda.
- Berikan teknisi akses seluler ke SOP dan daftar periksa sehingga mereka dapat menyelesaikan tugas di lapangan secara efisien.
- Tinjau perintah kerja yang terbuka secara teratur untuk mengidentifikasi dan mengatasi tumpukan pekerjaan yang meningkat.
- Lacak alasan penundaan untuk setiap PM yang ditunda.
- Melacak kepatuhan jadwal sebagai KPI untuk memantau kemajuan dan akuntabilitas.
Ingin menyelami lebih dalam? Lihat panduan lengkap kami tentang cara meningkatkan kepatuhan jadwal PM untuk mendapatkan strategi dan contoh yang lebih praktis.
4. Optimalkan proses produksi
Mengurangi downtime bukan hanya tentang pemeliharaan; ini juga tentang bagaimana peralatan dioperasikan sehari-hari. Dengan mengoptimalkan proses produksi dan memberdayakan operator Anda, Anda dapat mencegah banyak masalah yang menyebabkan kegagalan peralatan dan penghentian produksi.
Ada banyak perbaikan yang dapat Anda lakukan di sini:
- Memantau produksi secara real time: Berikan operator visibilitas yang mereka butuhkan untuk mengetahui masalah secara dini. Gunakan peringatan otomatis dan dasbor digital untuk menampilkan tren proses secara langsung (status peralatan, waktu siklus/takt, kecepatan, dll.) di stasiun kerja. Hal ini memungkinkan operator untuk menemukan penyimpangan sedini mungkin.
- Memperbaiki aliran lini produksi: Bottleneck dan backpressure – terutama pada sistem konveyor – dapat menyebabkan kerusakan peralatan, barang rusak, dan peralatan yang aus. Pertimbangkan untuk menambahkan tabel akumulasi tanpa tekanan atau sistem penyangga lainnya untuk memperlancar transisi antar tahap dan mengurangi turbulensi.
- Memperlancar pergantian produk: Pergantian produk yang sering dapat menyebabkan downtime terencana yang lebih lama. Menerapkan pengaturan peralatan yang modular dan fleksibel yang mengurangi waktu penyesuaian dan membantu tim Anda beralih dengan cepat tanpa mengorbankan kualitas atau konsistensi.
- Standarisasi dan tandai pengaturan peralatan yang optimal: Identifikasi pengaturan alat berat yang ideal untuk kecepatan, tekanan, dan variabel lainnya – dan tandai dengan jelas pada peralatan. Hal ini mencegah operator melakukan penyesuaian yang tidak perlu yang dapat mengganggu kestabilan proses produksi dan menyebabkan downtime yang seharusnya dapat dihindari.
- Adakan tinjauan setiap jam: Gunakan versi sederhana dari Short Interval Control dengan mengadakan rapat singkat selama lima menit di awal setiap shift. Tinjau kejadian downtime terbesar dari hari sebelumnya dan pilih satu perbaikan yang akan difokuskan untuk hari berikutnya. Hal ini menciptakan lingkaran umpan balik waktu nyata yang berkelanjutan yang mendorong penyelesaian masalah secara cepat.
Tim maintenance dan operasi harus bekerja sama untuk mengoptimalkan penggunaan peralatan. Ini adalah cara yang bagus untuk mengurangi stres pada aset Anda dan memperpanjang waktu antara kegagalan.
Baca juga: Memahami Batch Manufacturing Record pada Industri Farmasi
5. Edukasi tim maintenance Anda
Aset Anda yang paling berharga dalam memerangi downtime bukanlah mesin – melainkan karyawan Anda. Namun, mereka harus memiliki keterampilan dan alat yang tepat untuk pekerjaan yang sedang dihadapi.
Pelatihan pemeliharaan atau maintenance harus lebih dari sekadar pengoperasian dasar dan mencakup praktik terbaik, tips pemecahan masalah, dan panduan khusus peralatan.
Untuk mengurangi gangguan, terapkan program peningkatan keterampilan dan cross training untuk teknisi dan operator. Hal ini akan meningkatkan kemungkinan peralatan dapat diservis dengan cepat, siapa pun yang sedang bekerja.
Terakhir, Anda harus menentukan peran dan tanggung jawab yang jelas. Setiap orang dalam tim harus tahu persis bagaimana mereka berkontribusi dalam strategi mengurangi downtime. Sebagai contoh:
- Manajer memimpin program peningkatan, menentukan metrik keberhasilan, dan memastikan tim memiliki alat dan sumber daya yang tepat.
- Supervisor memelihara kode downtime, menjalankan pemeliharaan kilat, memimpin rapat harian, dan menindaklanjuti tindakan perbaikan.
- Teknisi melakukan pemecahan masalah tingkat lanjut, melakukan pekerjaan terjadwal, dan menulis catatan penyelesaian yang bermanfaat saat menutup perintah kerja.
- Operator mencatat alasan downtime yang akurat, merespons alarm, memverifikasi pengaturan peralatan yang optimal, dan mengimplementasikan tindakan perbaikan cepat jika aman untuk dilakukan.
Ketika setiap orang mengetahui peran mereka, memiliki alat yang tepat, dan diberi kepercayaan serta pelatihan untuk bertindak, angka downtime Anda pasti akan turun.
6. Kurangi downtime secara sistematis
Strategi mengurangi downtime adalah bagian dari perbaikan berkelanjutan. Untuk memastikan upaya Anda berkelanjutan, sangat penting untuk menggunakan metodologi yang terstruktur dan dapat diulang.
Gunakan proses DMAIC untuk menganalisis dan mengurangi downtime
Sebagai alat bantu utama dalam lean manufacturing, DMAIC menyediakan pendekatan berbasis data dalam lima langkah untuk menyelesaikan masalah downtime secara tepat:
- Define (Tentukan): Menguraikan dengan jelas apa yang memenuhi syarat sebagai peristiwa downtime. Bangun pemahaman bersama di seluruh tim. Lakukan brainstorming untuk mendapatkan daftar lengkap alasan downtime yang direncanakan dan tidak direncanakan.
- Measure (Mengukur): Catat “siapa, apa, kapan, di mana, dan mengapa” dari setiap peristiwa. Ini adalah pengumpulan data terstruktur yang sama seperti yang tercakup dalam strategi 1, yang didukung oleh sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi Anda.
- Analyze (Menganalisis): Gunakan alat bantu seperti diagram Pareto atau diagram tulang ikan untuk mengidentifikasi masalah mana yang memiliki dampak terbesar. Lebih dari sekadar durasi – pertimbangkan risiko keselamatan, limbah material, dan biaya yang dikeluarkan.
- Improve (Tingkatkan): Lakukan curah pendapat solusi untuk mengatasi akar masalah. Hal ini dapat mencakup penyesuaian interval inspeksi, memperbarui daftar periksa PM, melatih ulang staf, atau mendesain ulang komponen yang sering mengalami kegagalan.
- Control: Pantau perbaikan Anda dari waktu ke waktu. Buat SOP, tetapkan kepemilikan tugas, dan gunakan CMMS Anda untuk memastikan proses baru diikuti secara konsisten.
DMAIC memberi tim Anda kerangka kerja yang jelas untuk bekerja – mengubah data menjadi tindakan dan tindakan menjadi hasil yang permanen.
Lakukan analisis akar masalah (RCA) secara rutin untuk menghilangkan penyebab downtime
Kegagalan peralatan adalah penyebab umum downtime produksi. Inilah sebabnya mengapa tim keandalan Anda perlu mencermati aset Anda yang paling bermasalah dan mengidentifikasi alasan yang mendasari kegagalannya.
Agar efektif, RCA harus:
- Tepat waktu (dilakukan segera setelah terjadi kegagalan)
- Kolaboratif (melibatkan teknisi, operator, dan supervisor)
- Didokumentasikan dan dapat diulang (sehingga wawasan tidak hilang seiring berjalannya waktu)
Ada berbagai teknik analisis akar masalah yang dapat digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Baca juga: Siklus Akuntansi Bisnis Manufaktur dan Bedanya dengan Bisnis Lain
7. Menggunakan metrik OEE untuk meminimalkan downtime
Pada intinya, Overall Equipment Effectiveness (OEE ) mewakili efisiensi dan efektivitas peralatan, yang dinyatakan dengan rumus berikut:
OEE = Ketersediaan (%) * Kinerja (%) * Kualitas (%).
Dengan menggunakan definisi untuk setiap komponen yang dijelaskan di atas, Anda dapat mengukur efektivitas total peralatan Anda dan mendapatkan wawasan langsung ke akar penyebab masalah produksi.
Anda dapat menggunakan software OEE yang dapat menghilangkan asumi manual dari pelacakan kinerja peralatan. Sensor terhubung langsung ke perangkat lunak pelacakan Anda, secara otomatis mencatat peristiwa downtime termasuk jeda singkat, perubahan pengaturan, dan kerusakan, dengan waktu mulai dan berakhir yang tepat. Operator masih dapat menambahkan konteks, namun tidak ada kejadian yang tidak tercatat.
Bergantung pada software yang Anda pilih, Anda dapat mengatur data ke dalam dasbor dan visualisasi, sehingga tren seperti downtime yang berulang, shift dengan waktu menganggur yang tinggi, atau mesin dengan kinerja rendah dapat dengan mudah dikenali.
Pelacakan kinerja real time membandingkan output aktual dengan tingkat ideal dan menandai masalah kualitas seperti skrap atau pengerjaan ulang. Hal ini menciptakan tampilan ketersediaan, kinerja, dan kualitas yang terus menerus dan akurat.
Dengan mengotomatiskan pengambilan data dan mengubah angka mentah menjadi wawasan, software OEE dapat membantu tim menemukan kemacetan, mengurangi pemborosan, dan membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih cerdas.
Baca juga: Akuntansi Manufaktur: Arti, Siklus, dan Bedanya dengan Akuntansi Umum
Strategi Tambahan untuk Mengurangi Downtime Produksi
Di luar strategi inti, ada banyak cata lain yang dapat Anda lakukan untuk melindungi waktu kerja dan meningkatkan keandalan jangka panjang fasilitas atau peralatan Anda:
- Lakukan audit risiko peralatan secara rutin: Perhatikan semua aset Anda secara proaktif. Identifikasi peralatan usang yang sulit diperbaiki, tidak memiliki suku cadang yang tersedia, atau menimbulkan risiko keselamatan. Dalam banyak kasus, mengganti mesin yang berisiko tinggi lebih hemat biaya daripada terus memperbaikinya setelah terjadi kerusakan.
- Pertimbangkan Total Productive Maintenance (TPM): TPM memberdayakan operator untuk mengambil alih kepemilikan pemeliharaan dasar pada alat berat mereka. TPM juga mencakup proses terstruktur yang dirancang untuk menghilangkan Enam Kerugian Besar (seperti downtime yang tidak direncanakan, pergantian, dan pemberhentian kecil) dan membangun jalur menuju nol kerusakan.
- Buatlah data downtime bisa diakses semua pihak: Ketika sebuah lini mengalami gangguan, semua orang harus mengetahuinya. Gunakan sinyal visual yang jelas – seperti lampu, peringatan di layar, atau papan status.
- Bedakan antara perbaikan cepat dan solusi jangka panjang: Tidak semua masalah memerlukan analisis akar masalah. Latih tim Anda untuk memutuskan apakah suatu situasi memerlukan “perbaikan cepat” untuk memulihkan aliran atau “perbaikan 100 tahun” yang membutuhkan masukan teknik.
- Perlakukan downtime sebagai indikator kinerja utama: Jadikan metrik downtime terlihat dan bermakna. Gunakan dasbor atau papan skor waktu nyata untuk menunjukkan kepada operator dan teknisi bagaimana tindakan mereka memengaruhi waktu kerja.
- Hitung biaya downtime yang sebenarnya: Untuk mendapatkan dukungan dari pimpinan untuk investasi pemeliharaan, pelajari cara uang berbicara. Sertakan tidak hanya produksi yang hilang, tetapi juga biaya tenaga kerja, lembur, suku cadang yang diganti, dan peluang yang terlewatkan. Mengetahui biaya downtime per jam akan memudahkan untuk menjustifikasi anggaran untuk pencegahan.
- Menstandarkan setiap peningkatan: Ketika tim Anda menemukan cara yang lebih baik untuk bekerja, jangan biarkan cara tersebut hilang begitu saja. Dokumentasikan sebagai pekerjaan standar (SOP, daftar periksa, dll.) sehingga orang lain dapat mengulanginya secara konsisten. Hal ini memastikan praktik terbaik menjadi praktik bersama.
Baca juga: Pengertian Good Manufacturing Process (GMP) Beserta Regulasi dan Komponenya
Pada Intinya…
Pada akhirnya, strategi mengurangi downtime di bidang manufaktur bukanlah tentang satu perbaikan besar – ini tentang setiap tindakan kecil dan cerdas yang membangun keandalan jangka panjang.
Namun perlu Anda ketahui, mengelola bisnis manufaktur yang baik tidak hany tentang strategi mengurangi downtime, ada banyak hal yang harus Anda perhatikan untuk memastikan bisnis Anda berkembang dan menguntungkan, salah satunya tentang manajemen keuangan.
Manajemen keungan adalah hal penting untuk setiap bisnis, termasuk bisnis manufaktur. Oleh sebab itu penting bagi Anda untuk memastikan proses pengelolaan keuangan, pembukuan, dan akuntansi bisnis Anda tercatat dengan baik dan bisa dianalisis dengan mudah.
Jika Anda belum memiliki sistem akuntansi untuk bisnis manufaktur, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo.
Coba Kledo gratis sekarang juga, dan dapatkan proses pembukuan dan analisis laporan keuangan yang lebih optimal untuk bisnis manufaktur Anda melalui tautan ini
- 7 Strategi Mengurangi Downtime Dalam Bisnis Manfaktur - 26 September 2025
- 7 Rekomendasi Virtual Credit Card, Cocok untuk Kebutuhan Bisnis - 25 September 2025
- Perbedaan Pembukuan dan Akuntansi dalam Bisnis - 25 September 2025