Mengelola penggajian lebih dari sekadar menulis cek atau menyiapkan setoran langsung. Inti dari proses ini adalah ayat jurnal penggajian, sebuah proses penting yang memastikan keakuratan dan kepatuhan finansial bagi bisnis.
Baik Anda menyiapkan penggajian untuk pertama kalinya atau ingin menyempurnakan keterampilan akuntansi Anda, memahami ayat ini adalah kunci untuk memastikan integritas finansial dalam bisnis Anda.
Penggajian adalah fungsi vital bagi bisnis apa pun, yang secara langsung memengaruhi kesehatan finansial perusahaan dan moral karyawannya. Penggajian tidak hanya melibatkan pembayaran upah tetapi juga penanganan pemotongan dan pemberian tunjangan, termasuk pajak dan tunjangan lainnya.
Setiap transaksi ini perlu dicatat dan dikelola dengan cermat melalui jenis entri jurnal tertentu. Ini memastikan transparansi, keakuratan, dan kepatuhan terhadap peraturan keuangan.
Dalam artikel ini, kami akan mengungkap apa itu ayat jurnal penggajian, memberikan contoh jenis-jenisnya, dan memberitahukan langkah demi langkah membuat ayat jurnal penggajian dengan contoh.
Dirancang untuk kesederhanaan, panduan ini akan membekali Anda dengan pengetahuan untuk mencatat ayat ini dengan mudah, memastikan setiap transaksi tercermin secara akurat dalam laporan keuangan bisnis Anda. Mari kita bahas hal-hal penting ini bersama-sama dan buat pemrosesan penggajian menjadi mudah!
Apa Itu Ayat Jurnal Penggajian?
Ayat jurnal penggajian adalah metode akuntansi untuk mencatat kompensasi karyawan. Ayat ini mencatat semua transaksi penggajian dalam suatu perusahaan, memastikan setiap komponen penggajian—mulai dari gaji dan upah hingga pemotongan pajak dan tunjangan—tercatat secara akurat dalam laporan keuangan perusahaan.
Ayat ini tidak hanya mencatat kompensasi karyawan, tetapi juga mendokumentasikan pemotongan dari upah kotor, seperti pajak penghasilan, BPJS ketenagakerjaan, premi asuransi kesehatan, dan kontribusi pensiun. Selain itu, ayat jurnal penggajian memperhitungkan biaya pemberi kerja yang terkait dengan penggajian, seperti kontribusi pajak pemberi kerja dan biaya tunjangan.
Memastikan keakuratan ayat jurnal penggajian sangat penting, karena membantu bisnis mematuhi peraturan keuangan dan melaporkan status keuangan mereka secara akurat kepada para pemangku kepentingan.
Bagi akuntan, memahami cara mencatat entri ini dengan benar sangat penting untuk menjaga integritas data keuangan dan memastikan kelancaran operasi proses penggajian.
Baca juga: Contributed Capital: Pengertian, Cara Hitung, dan Contohnya
Jenis Ayat Akuntansi Penggajian
Memahami berbagai jenis ayat jurnal penggajian sangat penting untuk pelaporan keuangan dan kepatuhan yang akurat. Berikut tiga jenis utama yang mungkin Anda temui:
Jurnal penggajian pencatatan awal
Jurnal penggajian pencatatan awal adalah langkah pertama dalam proses penggajian. Ayat ini mencatat total upah kotor yang diperoleh karyawan, beserta kewajiban penggajian terkait sebelum pemotongan dilakukan. Ayat ini memastikan bahwa biaya kompensasi tercermin secara akurat dalam laporan keuangan pada saat upah diperoleh, terlepas dari kapan upah tersebut dibayarkan.
Jurnal penggajian yang masih harus dibayar atau akrual
Ayat penggajian yang masih harus dibayar dibuat untuk mencatat upah yang telah diperoleh karyawan tetapi belum dibayarkan.
Jenis ayat ini sangat penting di akhir periode akuntansi untuk menyelaraskan pengeluaran yang dicatat dalam laporan keuangan dengan pekerjaan aktual yang dilakukan selama periode tersebut, memastikan kepatuhan terhadap metode akuntansi akrual. Ayat ini menyesuaikan catatan awal untuk mencerminkan kewajiban aktual yang jatuh tempo di akhir periode.
Baca juga: Utang Gaji Termasuk Akun Apa? Ini Penjelasan Lengkapnya
Jurnal penggajian manual
Ayat penggajian manual diperlukan saat penyesuaian diperlukan, seperti mengoreksi kesalahan dalam entri penggajian sebelumnya atau mencatat transaksi penggajian luar biasa yang tidak diproses melalui sistem penggajian reguler.
Ini mungkin termasuk bonus, kenaikan gaji retroaktif, atau upah akhir untuk karyawan yang diberhentikan. Entri manual memastikan bahwa catatan penggajian komprehensif dan terkini, mencatat semua perubahan secara akurat.
Contoh Ayat Jurnal Penggajian
Setiap jenis ayat jurnal penggajian membahas situasi tertentu dalam proses penggajian. Mari kita jelajahi skenario terperinci untuk jurnal penggajian pencatatan awal, ayat penggajian yang masih harus dibayar, dan ayat penggajian manual untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana entri ini diterapkan secara praktis.
Contoh jurnal penggajian pencatatan awal
Skenario: Bayangkan perusahaan Anda, PT ABC, telah menyelesaikan bulan dengan penjualan yang sukses, dan saatnya untuk mencatat penggajian untuk manajer penjualan Anda, Jane, yang memperoleh upah kotor sebesar 12.000.000. Anda perlu mencatat tidak hanya upah yang diperoleh Jane tetapi juga berbagai potongan pajak dan tunjangan yang diwajibkan secara hukum.
Ayat Jurnal:
| Akun | Debit | Kredit |
| Biaya Gaji | 12.000.000 | |
| PPh | 480.000 | |
| BPJS Ketenagakerjaan | 74.400 | |
| Asuransi Kesehatan | 174.000 | |
| THP | 11.272.000 |
Baca juga: Payroll Accounting (Akuntansi Penggajian), Berikut Pembahasan Lengkapnya
Contoh ayat jurnal penggajian yang masih harus dibayar (akrual)
Skenario: Pada akhir tahun fiskal, PT ABC perlu menghitung gaji karyawan yang bekerja pada minggu terakhir bulan Desember. Gaji sebesar 5.000.000.000 untuk periode ini tidak akan dibayarkan hingga minggu pertama bulan Januari.
Untuk mencerminkan kewajiban akhir tahun secara akurat dan memastikan laporan keuangan menunjukkan biaya yang dikeluarkan selama periode tersebut diperoleh, ayat jurnal penggajian yang masih harus dibayar diperlukan.
Entri Jurnal:
| Akun | Debit | Kredit |
| Biaya Gaji | 5.000.000.000 | |
| Biaya Gaji Akrual | 5.000.000.000 |
Contoh ayat jurnal penggajian manual
Skenario: Setelah audit rutin, Anda menemukan bahwa kesalahan penggajian mengakibatkan pembayaran kurang kepada seorang karyawan, Johan, sebesar 200.00 pada bulan sebelumnya. Untuk memperbaiki kelalaian ini, ayat penggajian manual diperlukan untuk menyesuaikan upah Johan dan memastikan ia menerima jumlah yang seharusnya ia peroleh.
Ayat Jurnal:
| Akun | Debit | Kredit |
| Biaya gaji | 200.000 | |
| Kas | 200.000 |
Baca juga: 5 Manfaat Slip Gaji Ini Tidak Banyak Diketahui Karyawan, Apa Saja?
Cara Mencatat Ayat Jurnal Penggajian
Mencatat jurnal penggajian dengan benar sangat penting untuk pelaporan keuangan dan kepatuhan yang akurat. Berikut adalah panduan langkah demi langkah tentang cara membuat entri ini, lengkap dengan contoh untuk memperjelas setiap langkah.
Langkah-langkah untuk membuat entri penggajian
Langkah 1 – Tentukan Gaji Bruto
Mulailah dengan menghitung total gaji bruto untuk setiap karyawan. Ini mencakup semua bentuk kompensasi, seperti upah per jam, gaji, lembur, dan bonus, sebelum potongan apa pun.
Contoh: Jika seorang karyawan memperoleh 20.000 per jam dan bekerja 40 jam seminggu, gaji brutonya adalah 800.000 (40 jam * 20.000/jam).
Langkah 2 – Hitung Potongan
Selanjutnya, hitung semua potongan dari gaji bruto, yang dapat mencakup pajak penghasilan, BPJSTK, dan potongan sukarela lainnya seperti rencana pensiun atau asuransi kesehatan.
Contoh: Dari gaji bruto 800.000, katakanlah 20.000 untuk BPJS Ketenagakerjaan dan 5.000 untuk pajak penghasilan. Total potongan berjumlah 25.000.
Baca juga: 10 Rekomendasi Software Akuntansi dengan Integrasi Fitur Payroll
Langkah 3 – Hitung Gaji Bersih
Kurangi total potongan dari gaji kotor untuk menemukan gaji bersih—jumlah yang akan benar-benar dibayarkan kepada karyawan.
Contoh: 800.000 (gaji kotor) – 25.000 (potongan) = 775.000( gaji bersih).
Langkah 4 – Catat Ayat Jurnal
Sekarang, Anda dapat mencatat ayat jurnal dalam sistem akuntansi Anda. Ayat tersebut harus mencakup:
- Mendebit akun beban upah untuk total gaji kotor.
- Mendebit biaya pajak gaji dan mengkredit akun kewajiban untuk setiap potongan.
- Mengkredit akun kas untuk total gaji bersih yang diberikan kepada karyawan.
Contoh:
| Akun | Debit | Kredit |
| Salaries Expense | 800.000 | |
| Pajak penghasilan | 5.000 | |
| BPJS Ketenagakerjaan | 20000 | |
| Cash | 775.000 |
Langkah 5 – Tinjau dan Sesuaikan jika Perlu
Selalu periksa ulang entri untuk keakuratan dan buat penyesuaian yang diperlukan jika diperlukan. Ini penting untuk memastikan bahwa catatan keuangan Anda secara akurat mencerminkan biaya dan kewajiban gaji.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat secara sistematis mencatat entri jurnal gaji dalam sistem akuntansi Anda, memastikan setiap transaksi dicatat secara akurat dan tercermin dalam pelaporan keuangan Anda.
Baca juga: 10 Software HR Payroll Terbaik dan Cara Memilihnya
Tips untuk Mengelola Ayat Jurnal Penggajian
Mengelola ayat jurnal penggajian secara efektif adalah kunci untuk menjaga keakuratan pembukuan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai undang-undang perpajakan dan ketenagakerjaan. Berikut adalah beberapa kiat berharga untuk membantu Anda mengelola proses ini dengan lancar:
Tetap ketahui peraturan terbaru
Undang-undang perpajakan dan peraturan ketenagakerjaan dapat berubah secara berkala. Tetap terinformasi tentang perubahan ini sangat penting untuk memastikan bahwa entri penggajian Anda mematuhi undang-undang terkini.
Gunakan sistem penggajian yang andal
Berinvestasi dalam sistem atau software payroll yang baik dapat mengotomatiskan sebagian besar proses penggajian, mengurangi kesalahan, dan menghemat waktu. Sistem ini juga dapat membantu menghasilkan laporan akurat yang sesuai dengan standar akuntansi.
Jika Anda belum memilik software payroll seperti itu, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll Gajihub yang terintegrasi dengan software akuntansi Kledo.
Dengan integrasi ini Anda bisa dengan mudah mengelola proses akuntansi, penggajian karyawan, bahkan memudahkan karyawan melakukan presensi kehadiran melalui smartphone.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mengetahui dan mempelajari integrasi ini lebih dalam melalui halaman ini.
Rekonsiliasikan akun penggajian secara berkala
Untuk menghindari perbedaan dalam pembukuan Anda, penting untuk merekonsiliasi akun penggajian secara berkala dengan laporan bank dan catatan karyawan. Ini memastikan bahwa jumlah yang dicatat dalam ayat jurnal penggajian sesuai dengan pergerakan kas aktual dan data karyawan.
Simpan catatan terperinci
Simpan catatan terperinci dari semua transaksi penggajian, termasuk tanggal, jumlah, dan deskripsi setiap entri. Praktik ini tidak hanya membantu dalam audit tetapi juga dalam menyelesaikan setiap ketidaksesuaian yang mungkin timbul.
Berikan edukasi kepada tim Anda
Jika Anda memiliki tim yang menangani penggajian, pastikan mereka terlatih dan memiliki pengetahuan tentang proses tersebut. Sesi pelatihan rutin tentang akuntansi penggajian dan penggunaan software payroll dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi.
Tinjau dan periksa ulang setiap ayat
Selalu tinjau dan periksa ulang entri penggajian sebelum menyelesaikannya. Bahkan sistem otomatis dapat membuat kesalahan, terutama jika data input awal tidak benar.
Rencanakan kewajiban masa depan
Sisihkan dana untuk kewajiban penggajian jauh-jauh hari. Ini termasuk tidak hanya gaji dan upah tetapi juga pajak dan tunjangan yang perlu dibayarkan. Perencanaan proaktif membantu memastikan bahwa Anda memiliki arus kas yang diperlukan untuk memenuhi kewajiban ini.
Menerapkan tips-tips ini dapat membantu menyederhanakan proses penggajian Anda, mengurangi kesalahan, dan memastikan kepatuhan terhadap standar keuangan dan hukum.
Baca juga: Cash Shortage: Pengertian, Penyebab, Konsekuensi, dan Solusinya
Kesimpulan
Ayat jurnal penggajian yang akurat sangat penting untuk menjaga kesehatan keuangan perusahaan dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan pajak dan ketenagakerjaan. Meskipun membuat ayat jurnal manual terkadang diperlukan untuk penyesuaian dan transaksi khusus, ayat tersebut rentan terhadap kesalahan dan dapat memakan waktu.
Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah melakukan otomatisasi pembuatan jurnal akuntansi termasuk dengan jurnal penggajian. Dan jika Anda melakukan integrasi antara Kledo dan Gajihub, Anda bahkan akan mendapatkan solusi end to end untuk proses pembukuan, presensi, sampai manajemen HR.
Jadi tunggu apalagi? Mudahkan proses akuntansi dan penggajian menggunakan Kledo. Anda bisa mencoba secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Cara Mencegah dan Mendeteksi Invoice Fraud pada Bisnis - 18 September 2024
- Cara Melakukan Manajemen Dokumentasi Utang dalam Bisnis - 18 September 2024
- 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis - 13 September 2024