Bisnis adalah bisnis, dan urusan pribadi adalah urusan pribadi. Semakin cepat Anda memisahkan antara pengeluaran bisnis dan pengeluaran pribadi, semakin baik.
Dan ketika Anda sudah memiliki karyawan, hal ini menjadi jauh lebih penting untuk memastikan mereka tidak menalangi biaya bisnis dengan uang pribadi.
Jika pun itu terjadi, perusahaan harus mengganti biaya tersebut tanpa menunda-nunda.
Proses penggantian biaya bisnis ini dapat memakan waktu dan menjadi rumit jika tidak dilakukan secara sistematis. Agar mudah, gunakan form reimbursement.
Dalam artikel ini, kami akan memberikan contoh form reimbursement
Apa Itu Form Reimbursement?
Form reimbursement adalah dokumen yang digunakan karyawan untuk mengajukan penggantian biaya atas pengeluaran pribadi yang dilakukan demi kepentingan perusahaan.
Form ini menjadi bukti administratif bahwa suatu pengeluaran memang terkait dengan aktivitas bisnis dan bisa perusahaan ganti.
Dalam praktiknya, form reimbursement biasanya meminta informasi seperti nama karyawan, divisi, tanggal pengeluaran, jenis biaya, jumlah nominal, serta lampiran bukti transaksi seperti struk atau invoice.
Tanpa form ini, perusahaan akan kesulitan melakukan verifikasi dan pencatatan biaya secara akurat.
Baca Juga: Bagaimana Cara Melakukan Pelacakan Pengeluaran Bisnis yang Efektif?
Apa Fungsi Form Reimbursement Bagi Bisnis?
Adapun fungsi utama form reimbursement dalam perusahaan antara lain:
- Sebagai alat kontrol keuangan: Dengan adanya form reimbursement, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap pengeluaran yang diganti benar-benar sesuai dengan kebijakan perusahaan dan tidak melebihi batas yang ditentukan.
- Membantu proses pencatatan akuntansi: Data dari form reimbursement akan menjadi dasar pencatatan beban operasional dalam laporan keuangan, sehingga laporan menjadi lebih rapi, transparan, dan auditnya juga mudah.
- Meningkatkan transparansi: Karyawan tahu proses pengajuan reimburse dengan jelas, sementara perusahaan juga memiliki dasar yang jelas dalam menyetujui atau menolak pengajuan reimbursement.
- Mempermudah evaluasi pengeluaran bisnis: Dari kumpulan form reimbursement, pemilik bisnis dapat menganalisis jenis biaya yang paling sering muncul dan menggunakannya sebagai bahan evaluasi.
Jadi, penggunaan form reimbursement yang terstruktur tidak hanya membantu mengelola keuangan dengan lebih tertib, tetapi juga menciptakan sistem kerja yang profesional dan terpercaya.
Baca Juga: Pengeluaran Bisnis: Pengertian, Jenis, Cara Catat & Menghematnya
Jenis Pengeluaran Apa Saja yang Termasuk Biaya Reimburse?
Contoh biaya reimburse adalah biaya perjalanan, alat tulis kantor, makan dan hiburan, utilitas, sewa, serta gaji.
1. Perjalanan
Biaya perjalanan dapat mencakup ongkos dari kantor ke supplier untuk mengambil perlengkapan kantor, tiket pesawat untuk menghadiri rapat di kota lain, biaya parkir, taksi, bahan bakar, dan akomodasi.
Meskipun bersifat umum, sebaiknya tetapkan secara spesifik apakah perusahaan akan tetap mengganti secara penuh/sebagian untuk keperluan upgrade kelas tiket pesawat atau kereta.
2. Makan dan hiburan
Biaya makan dan hiburan biasanya termasuk reimburse, tetapi perusahaan bisa menetapkan batas uang makan harian agar karyawan tidak mengajukan klaim yang tidak wajar.
3. Biaya utilitas
Jika karyawan bekerja dari rumah, perusahaan dapat mengganti biaya internet, listrik, dan ponsel.
Setiap jenis pengeluaran sebaiknya memiliki batasan tertentu. Buat kebijakan reimbursement secara spesifik untuk memastikan pengeluaran tidak mengganggu anggaran perusahaan.
Misalnya, untuk pengeluaran seperti alat tulis kantor atau perjalanan ke luar negeri, perusahaan dapat menetapkan aturan reimburse memerlukan persetujuan manajer.
Dengan cara ini, pengeluaran bisnis dapat lebih terkontrol.
4. Pengeluaran kantor
Jika Anda ingin tim dapat bekerja secara optimal, sudah seharusnya mereka memiliki akses ke peralatan kerja terbaik.
Tidak ada yang lebih mengganggu produktivitas selain komputer yang lambat atau keyboard yang rusak.
Oleh karena itu, sebaiknya masukkan peralatan tersebut, serta perlengkapan kerja lainnya, ke dalam kebijakan pengeluaran perusahaan.
5. Komunikasi
Jika tim Anda sering berpindah tempat, Anda tentu ingin semua anggota tetap mudah dihubungi.
Inilah alasan mengapa perusahaan dapat menanggung biaya ponsel dan paket data karyawan, terutama untuk posisi yang banyak melakukan panggilan, seperti tim penjualan.
Namun, bagi perusahaan yang seluruh karyawannya bekerja di satu kantor lokal yang sama, kebijakan ini mungkin tidak terlalu relevan.
Seperti biasa, pastikan Anda menyesuaikannya dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan Anda.
Baca Juga: Manajemen Pengeluaran: Pengertian, Jenis, Contoh dan Tipsnya
Contoh Form Reimbursement
Berikut adalah contoh form reimbursement karyawan sederhana yang bisa bisnis Anda gunakan untuk mencatat dan memproses penggantian biaya secara rapi dan sistematis.
1. Contoh Form Reimbursement Karyawan
Data Karyawan
Nama Karyawan:
Jabatan:
Divisi:
Nomor Karyawan:
Detail Pengeluaran
| No | Tanggal | Jenis Pengeluaran | Keterangan | Nominal (Rp) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 |
Total Pengajuan Reimbursement: Rp __________
Pernyataan Karyawan
Saya menyatakan bahwa seluruh pengeluaran di atas benar dilakukan untuk kepentingan perusahaan dan dilengkapi dengan bukti transaksi yang sah.
Tanda Tangan Karyawan:
Tanggal:
Persetujuan Atasan
Disetujui / Ditolak
Nama Atasan:
Jabatan:
Tanda Tangan:
Tanggal:
Bagian Keuangan
Tanggal Pembayaran:
Metode Pembayaran:
Nomor Referensi:
2. Contoh Form Reimbursement Karyawan (Versi 2)
Informasi Pengajuan
Nama Karyawan:
Divisi / Departemen:
Jabatan:
Tanggal Pengajuan:
Periode Pengeluaran:
Rincian Biaya
| No | Tanggal Pengeluaran | Kategori Biaya | Deskripsi Pengeluaran | Metode Pembayaran | Nominal (Rp) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | |||||
| 2 | |||||
| 3 |
Total Pengajuan: Rp __________
Checklist Lampiran
□ Struk / Invoice asli
□ Bukti transfer / pembayaran
□ Dokumen pendukung lainnya
Pernyataan Pemohon
Saya menyatakan bahwa seluruh pengeluaran di atas dilakukan untuk kepentingan perusahaan dan data yang saya isi adalah benar.
Nama & Tanda Tangan Karyawan:
Tanggal:
Persetujuan
Atasan Langsung
Nama:
Tanda Tangan:
Tanggal:
Finance / Accounting
Nama:
Tanda Tangan:
Tanggal:
Informasi Pembayaran
Tanggal Reimbursement:
Jumlah Dibayarkan:
Metode Pembayaran:
Nomor Bukti Pembayaran:
Baca Juga: Jangan Buang Dulu! 10 Alasan Mengapa Struk Belanja Penting
Tips Membuat Sistem Reimbursement yang Lebih Efisien
Bagi pemilik bisnis, sistem reimbursement yang tidak tertata dapat menimbulkan banyak masalah, mulai dari keterlambatan pembayaran hingga kesalahan pencatatan.
Agar hal tersebut tidak terjadi, berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan untuk membuat sistem reimbursement lebih efisien dan transparan.
- Buat kebijakan reimbursement yang jelas dan tertulis: Tentukan jenis biaya yang boleh di-reimburse, batas maksimal nominal, serta batas waktu pengajuan. Dengan aturan yang jelas, karyawan tidak akan bingung dan perusahaan lebih mudah melakukan kontrol.
- Gunakan form reimbursement yang standar: Pastikan setiap pengajuan menggunakan format yang sama dan wajib melampirkan bukti transaksi. Hal ini memudahkan proses verifikasi dan mengurangi risiko klaim yang tidak valid.
- Terapkan alur persetujuan yang terstruktur: Misalnya, pengajuan harus disetujui atasan langsung terlebih dahulu sebelum diproses oleh bagian keuangan. Alur ini membantu menjaga objektivitas dan mencegah penyalahgunaan.
- Tetapkan batas waktu proses reimbursement: Perusahaan sebaiknya memiliki standar waktu pembayaran, misalnya maksimal tujuh hari kerja setelah disetujui. Ini akan meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap sistem perusahaan.
- Lakukan pencatatan secara rapi dan terpusat: Sebaiknya, simpan semua data reimbursement dalam satu sistem agar mudah ditelusuri kembali saat dibutuhkan untuk audit atau evaluasi.
- Manfaatkan sistem digital: Gunakan software akuntansi seperti Kledo untuk mencatat reimbursement dengan mudah dan terhubung langsung dengan laporan keuangan.
Baca Juga: Expense Tracker untuk Bisnis B2B: Strategi Cerdas Mengendalikan Pengeluaran Usaha
Cara Mencatat Reimbursement dengan Software Akuntansi Kledo
Jika Anda ingin mencatat biaya reimburse dengan Kledo, maka Anda cukup mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
1. Buka Kledo dan klik tab “Biaya” pada kolom di pojok kanan, kemudian “Tambah Biaya”.
2. Jika ingin membayar reimburse nanti dan ingin fokus mencatat dulu, maka aktifkan “Bayar Nanti”.
3. Isi detail biaya seperti akun untuk membayar reimburse, tanggal transaksi, penerima, dan mata uang. Kemudian, klik tombol “Simpan”
4. Jika catatan reimburse sudah berhasil disimpan, Anda akan melihat hasil seperti ini:
Ini menunjukkan reimbursement belum dibayar.
5. Jika Anda ingin membayar sekarang, maka scroll ke bawah dan isi data di bawah ini:
Kemudian, klik tombol “Tambah Pembayaran”
6. Pembayaran reimbursement selesai!
Baca Juga: Petty Cash: Arti, Cara Mencatat, dan Contoh Jurnalnya
Kesimpulan
Sistem reimbursement yang tertata dengan baik akan membantu memudahkan karyawan dalam mengajukan penggantian biaya, serta membantu Anda selaku pemilik bisnis untuk menjaga kontrol keuangan perusahaan.
Dengan menggunakan form reimbursement yang jelas seperti yang kami contohkan di atas, kebijakan yang transparan, serta alur persetujuan yang terstruktur, proses penggantian biaya dapat berjalan lebih cepat.
Selain itu, Anda dapat memanfaatkan software akuntansi seperti Kledo agar seluruh proses reimbursement tercatat otomatis, terintegrasi dengan laporan keuangan, dan mudah dievaluasi kapan saja.
Yuk, coba Kledo lewat tautan ini!
- Tips & Cara Mengembangkan Strategi Distribusi untuk Bisnis - 19 Januari 2026
- Download Contoh Form Reimbursement Bisnis Gratis - 19 Januari 2026
- 7 Rekomendasi Sistem Kasir Salon Terbaik 2026 - 19 Januari 2026