Seperti usaha lainnya, apotek juga membutuhkan SOP agar semua praktik sudah sesuai standar dan pelayanan pelanggan juga terjamin.
Dengan SOP, apotek bisa mempertahankan kualitasnya sehingga tetap bertahan dan mampu menarik pelanggan baru.
SOP di apotek ada bermacam-macam, mulai dari pengadaan obat, penerimaan obat, hingga pelayanan pelanggan.
Pada artikel ini, kami akan memberikan beberapa contoh SOP apotek beserta tips-tips membuat dan menerapkannya.
Contoh SOP Apotek
Contoh SOP 1: Pengadaan obat di apotek
Nomor Dokumen: SOP-APT/PGD/001
Revisi: 01
Tanggal Berlaku: 15 Juli 2025
Disusun oleh: Kepala Apotek
Disetujui oleh: Pemilik Apotek
1. Tujuan
Menetapkan prosedur pengadaan obat secara efisien, legal, dan sesuai kebutuhan pelayanan apotek.
2. Ruang Lingkup
Pengadaan obat dari perencanaan hingga pemesanan ke PBF resmi.
3. Tanggung Jawab
- Asisten Apoteker: Menyusun daftar kebutuhan.
- Apoteker Penanggung Jawab (APA): Menyetujui dan melakukan pemesanan.
4. Prosedur
- Lakukan pengecekan stok rutin (mingguan/bulanan).
- Identifikasi obat yang perlu dipesan berdasarkan stok minimum dan frekuensi penjualan.
- Buat daftar pengadaan dan ajukan ke APA.
- APA memilih PBF berdasarkan legalitas dan harga terbaik.
- Lakukan pemesanan melalui sistem/aplikasi/email resmi.
- Simpan dokumen pemesanan.
Contoh SOP 2: Penerimaan obat di apotek
Nomor Dokumen: SOP-APT/PNR/002
Revisi: 01
Tanggal Berlaku: 15 Juli 2025
Disusun oleh: Kepala Gudang
Disetujui oleh: Apoteker Penanggung Jawab
1. Tujuan
Memastikan obat yang diterima sesuai dengan pesanan, dalam kondisi baik, dan tercatat dengan benar.
2. Ruang Lingkup
Proses penerimaan obat dari PBF hingga pencatatan ke sistem/aplikasi stok.
3. Tanggung Jawab
- Petugas Gudang: Menerima dan memeriksa obat.
- APA: Melakukan verifikasi akhir.
4. Prosedur
- Terima barang dari kurir PBF disertai faktur dan surat jalan.
- Cek kesesuaian antara barang, faktur, dan surat jalan (nama obat, jumlah, bentuk sediaan, kedaluwarsa, izin edar).
- Periksa fisik obat (kemasan utuh, tidak rusak atau basah).
- Laporkan jika ada kerusakan/kekurangan ke PBF dalam 1×24 jam.
- Input data ke sistem/aplikasi stok.
- Simpan dokumen penerimaan sebagai arsip.
Baca Juga: Contoh SOP Salon dan Tips Lengkap Menulisnya
Contoh SOP 3: Penyimpanan obat di apotek
Nomor Dokumen: SOP-APT/SMP/003
Revisi: 01
Tanggal Berlaku: 15 Juli 2025
Disusun oleh: Asisten Apoteker
Disetujui oleh: Apoteker Penanggung Jawab
1. Tujuan
Menjamin kualitas dan stabilitas obat dengan penyimpanan sesuai standar.
2. Ruang Lingkup
Meliputi seluruh obat yang diterima dan disimpan di area penyimpanan apotek.
3. Tanggung Jawab
- Asisten Apoteker: Menata dan mengawasi kondisi penyimpanan.
- APA: Melakukan pengawasan berkala.
4. Prosedur
- Klasifikasikan obat berdasarkan jenis penyimpanan:
- Suhu ruang (15–30°C)
- Pendingin (2–8°C)
- Narkotika dan psikotropika (lemari terkunci)
- Terapkan prinsip FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out).
- Catat dan tempelkan label pada setiap rak.
- Lakukan pengecekan suhu harian (catat di log suhu).
- Jauhkan obat dari sinar matahari langsung dan kelembaban tinggi.
- Pisahkan obat rusak, kedaluwarsa, atau recall dari stok aktif.
Contoh SOP 4: Pemusnahan obat di apotek
Nomor Dokumen: SOP-APT/PMS/004
Revisi: 01
Tanggal Berlaku: 15 Juli 2025
Disusun oleh: Apoteker Penanggung Jawab
Disetujui oleh: Pemilik Apotek
1. Tujuan
Menetapkan tata cara pemusnahan obat yang kadaluarsa, rusak, atau tidak layak pakai secara aman dan sesuai regulasi.
2. Ruang Lingkup
Meliputi seluruh obat yang rusak, kedaluwarsa, atau tidak layak konsumsi yang terdapat di apotek.
3. Tanggung Jawab
- Asisten Apoteker: Mengidentifikasi dan mengumpulkan obat rusak/kedaluwarsa.
- APA: Menyetujui dan mengawasi proses pemusnahan serta membuat berita acara.
4. Prosedur
- Lakukan pemeriksaan stok rutin untuk menemukan obat rusak/kedaluwarsa.
- Kumpulkan obat tersebut di tempat terpisah dan beri label “OBAT RUSAK/KEDALUWARSA”.
- Catat dalam daftar pemusnahan (nama obat, jumlah, bentuk sediaan, alasan dimusnahkan).
- APA menyusun dan menandatangani Berita Acara Pemusnahan.
- Pemusnahan dilakukan dengan cara:
- Dibakar, dihancurkan, atau dibuang dengan metode yang tidak membahayakan lingkungan
- Atau dikembalikan ke PBF untuk dimusnahkan (jika sesuai perjanjian)
- Simpan dokumen berita acara dan dokumentasi (foto atau video) sebagai arsip.
- Laporkan ke dinas kesehatan jika jumlah signifikan atau diwajibkan.
Contoh SOP 5: Pelayanan pelanggan di apotek
Nomor Dokumen: SOP-APT/PLN/005
Revisi: 01
Tanggal Berlaku: 15 Juli 2025
Disusun oleh: Kepala Apotek
Disetujui oleh: Pemilik Apotek
1. Tujuan
Memberikan pelayanan pelanggan yang cepat, tepat, sopan, dan sesuai standar pelayanan kefarmasian.
2. Ruang Lingkup
Mencakup semua interaksi antara petugas apotek dengan pelanggan, baik untuk pembelian resep, obat bebas, maupun konsultasi.
3. Tanggung Jawab
- Asisten Apoteker: Melayani pelanggan sesuai SOP.
- APA: Mengawasi kualitas layanan dan menangani keluhan pelanggan.
4. Prosedur
- Sambut pelanggan dengan senyum dan sapaan sopan (“Selamat pagi, ada yang bisa kami bantu?”).
- Tanyakan kebutuhan pelanggan dengan sopan dan profesional.
- Jika pelanggan membawa resep:
- Verifikasi keaslian resep
- Siapkan obat sesuai resep
- Jelaskan cara pakai, dosis, dan efek samping secara jelas
- Jika pelanggan membeli obat bebas:
- Tanyakan keluhan dan riwayat penggunaan obat
- Berikan rekomendasi yang sesuai
- Anjurkan konsultasi ke dokter bila perlu
- Sampaikan harga dan lakukan transaksi dengan ramah.
- Ucapkan terima kasih dan persilakan pelanggan datang kembali.
- Catat transaksi di sistem/aplikasi.
- Bila ada keluhan, tanggapi dengan empati dan laporkan ke APA untuk ditindaklanjuti.
Baca Juga: 9 Tips Jitu Membuat SOP yang Efektif
Tips Membuat dan Menerapkan SOP di Apotek
1. Tentukan Tujuan dan Ruang Lingkup SOP
Langkah pertama dalam menyusun SOP apotek adalah menetapkan tujuan dan ruang lingkupnya.
Tanyakan pada diri Anda: Masalah apa yang ingin diselesaikan? Proses atau aktivitas apa saja yang akan dicakup, dan berlaku untuk bagian atau petugas apotek yang mana?
Misalnya, jika Anda sedang membuat SOP untuk pengelolaan resep masuk, pastikan ruang lingkupnya jelas: Apakah SOP ini hanya mencakup verifikasi resep, pencatatan ke sistem, pelayanan pasien, atau sampai ke penyimpanan salinan resep?
Ruang lingkup yang jelas akan membantu staf apotek mengetahui kapan dan bagaimana menggunakan SOP ini, serta tugas mana yang menjadi tanggung jawab mereka.
2. Kenali Pengguna SOP dan Tentukan Tujuan yang Ingin Dicapai
Sebelum mulai menulis SOP, penting untuk memahami siapa yang akan menggunakannya.
Apakah petugas gudang, asisten apoteker, atau apoteker penanggung jawab? Apakah SOP ini dibuat untuk karyawan baru yang masih belajar prosedur, atau untuk staf senior yang membutuhkan pedoman tertulis untuk audit internal?
Memahami siapa audiens SOP akan membantu Anda menyesuaikan isi dan gaya penulisannya.
SOP yang terlalu teknis bisa membingungkan karyawan baru, sementara SOP yang terlalu umum mungkin tidak cukup membantu untuk karyawan yang harus bekerja cepat di situasi mendesak.
Menentukan tujuan SOP juga tidak kalah penting. Apakah tujuannya untuk mengurangi kesalahan pencatatan, meningkatkan kecepatan pelayanan, atau memastikan kepatuhan terhadap standar farmasi?
Misalnya, mungkin Anda menyusun SOP untuk pelayanan pelanggan di bagian kasir apotek karena sering terjadi keluhan soal ketidaksesuaian harga.
Dalam kasus ini, tujuannya bisa saja:
- Meningkatkan kepuasan pelanggan
- Mencegah kesalahan input harga
- Menstandarisasi cara staf menjelaskan obat kepada pasien
Baca Juga: Tips Membuka Usaha Apotek dan Modal yang Diperlukan
3. Kumpulkan Informasi dan Libatkan Tim Anda
SOP hanya akan berguna jika mencerminkan cara kerja yang sebenarnya terjadi di apotek, bukan hanya asumsi dari pemilik atau manajemen.
Untuk itu, libatkan langsung orang-orang yang menjalankan prosesnya setiap hari: asisten apoteker, petugas gudang, staf kasir, dan tentunya apoteker penanggung jawab.
Mereka adalah orang-orang yang tahu seluk-beluk pekerjaan harian, termasuk masalah-masalah kecil yang sering terjadi dan solusi praktis yang mungkin belum terdokumentasi.
Jika Anda membuat SOP tanpa masukan dari mereka, bisa-bisa SOP-nya terlihat rapi di atas kertas, tapi sama sekali tidak masuk akal saat diterapkan, seperti resep masakan dari orang yang belum pernah masuk dapur.
Cara efektif lainnya adalah mengamati langsung proses kerja. Dengan melihat langsung, Anda bisa menemukan celah, hambatan, atau “jalan pintas” yang selama ini digunakan staf.
Selain itu, Anda juga bisa mengadakan wawancara singkat atau sesi diskusi tim.
4. Gunakan Bahasa yang Sederhana dan Konsisten
Hal terakhir yang Anda inginkan adalah membuat staf bingung karena SOP-nya menggunakan istilah teknis yang rumit seperti kutipan dari kamus ilmiah.
Misalnya, daripada menulis “Aktifkan unit pendingin untuk menjaga kestabilan suhu penyimpanan farmasi,” cukup tulis, “Nyalakan kulkas agar obat tetap dingin.”
Konsistensi dalam istilah dan format juga penting. Gunakan istilah yang sama di semua SOP, misalnya “Petugas Gudang”, bukan kadang “Staff Logistik”, kadang “Admin Penyimpanan”.
Hal ini membantu menghindari kebingungan, terutama bagi staf baru atau saat audit.
5. Susun Urutan Secara Logis
Jika tujuan Anda adalah meningkatkan efisiensi dan produktivitas, maka susun SOP dalam urutan yang logis.
Anggap saja seperti merakit rak dari IKEA: kalau langsung mulai dari langkah ke-8 sebelum memasang sekrup pertama, pasti kacau.
SOP yang baik dimulai dengan:
- Pendahuluan: menjelaskan gambaran umum dan tujuan
- Persiapan: alat, dokumen, atau kondisi yang dibutuhkan
- Langkah-langkah inti: urutan kerja dari awal sampai selesai
- Penutup: tindak lanjut, pelaporan, atau dokumentasi
Dengan urutan yang sistematis, staf akan lebih mudah mengikuti alur kerja tanpa harus menebak-nebak langkah berikutnya.
Hal ini juga membantu mencegah kesalahan, meningkatkan konsistensi, dan memudahkan pelatihan staf baru.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Kasir Apotek: dari Gratis hingga Berbayar
6. Gunakan Kalimat Aktif
Agar instruksi dalam SOP mudah dipahami dan langsung ditindaklanjuti, gunakan kalimat aktif.
Kalimat aktif memberikan kejelasan siapa yang melakukan apa, sehingga tidak ada ambiguitas.
Contoh:
- Kalimat pasif: “Obat harus disimpan di rak pendingin.”
- Kalimat aktif: “Petugas menyimpan obat di rak pendingin.”
Kalimat aktif membuat tanggung jawab menjadi lebih jelas dan meningkatkan akuntabilitas.
Dalam konteks apotek, ini sangat penting untuk menghindari kesalahan seperti salah simpan atau lupa input data.
7. Berikan Konteks dan Alasan Saat Diperlukan
Tim Anda tidak hanya perlu tahu apa yang harus mereka lakukan, tapi juga mengapa hal itu penting.
Dengan memberikan konteks di balik suatu langkah prosedur, Anda membangun pemahaman dan komitmen terhadap aturan.
Tanpa konteks, SOP bisa terasa seperti aturan kaku yang tidak ada hubungannya dengan realitas kerja.
Tapi dengan konteks, SOP menjadi panduan strategis yang bisa mereka hargai dan patuhi.
Contoh:
SOP: “Laporkan semua permintaan pembelian obat lebih dari Rp10 juta ke Apoteker Penanggung Jawab.”
Nah, bandingkan jika Anda memberinya konteks seperti:
“Tujuan pelaporan adalah untuk mencegah pembelian tidak efisien dan memastikan anggaran pengadaan tetap terkendali.”
…maka staf akan lebih paham dan patuh terhadap prosedur tersebut.
8. Gunakan Video Pendek atau Animasi untuk Menjelaskan Proses
Tidak semua staf suka membaca dokumen panjang. Beberapa orang lebih cepat memahami lewat visual.
Maka dari itu, pertimbangkan untuk menyertakan video pendek atau animasi sebagai pelengkap SOP tertulis, terutama untuk proses yang kompleks.
Keuntungan video SOP di apotek:
- Mempercepat pelatihan staf baru
- Mengurangi kesalahan saat menjalankan prosedur
- Bisa diputar ulang kapan saja
Baca Juga: Cara Membuat SOP Bisnis Retail dan Contohnya
9. Tambahkan Visual yang Memudahkan Pemahaman
SOP tidak selalu harus padat teks. Gunakan gambar, diagram alur (flowchart), dan tangkapan layar (screenshot) dengan keterangan untuk mempermudah pemahaman.
Contoh penggunaan visual di SOP apotek:
- Diagram alur proses penerimaan barang dari distributor
- Tabel klasifikasi suhu penyimpanan obat
- Gambar contoh kemasan obat yang rusak atau harus dipisahkan
Visual membantu mempercepat pemahaman dan mengurangi kesalahan akibat salah interpretasi teks.
10. Tinjau dan Optimalkan SOP Secara Berkala
Jika SOP apotek tidak terus diperbarui, maka besar kemungkinan SOP tersebut sudah tidak relevan lagi.
Seiring berkembangnya teknologi dan perubahan sistem pelayanan di apotek, prosedur yang dulunya efektif bisa saja kini menjadi hambatan.
Itulah sebabnya, peninjauan dan pembaruan SOP harus dilakukan secara rutin, misalnya setiap 6 bulan atau minimal setahun sekali.
Dengan begitu, apotek bisa:
- Menyesuaikan diri dengan sistem baru (misalnya perubahan software POS atau pencatatan stok digital)
- Menghindari ketidaksesuaian dengan peraturan BPOM atau Dinas Kesehatan
- Meningkatkan efisiensi kerja staf
Tak kalah penting, berikan ruang bagi karyawan untuk memberikan masukan. Karena mereka yang menjalankan SOP setiap hari, sering kali merekalah yang pertama menyadari jika ada bagian SOP yang tidak efektif atau tidak sesuai dengan kondisi lapangan.
Tips implementasi di apotek:
- Buat form evaluasi SOP dan minta staf untuk mengisinya saat pelatihan ulang
- Libatkan perwakilan staf saat revisi SOP
- Catat setiap perubahan SOP dan informasikan ke seluruh tim melalui pelatihan singkat atau memo
Dengan cara ini, SOP apotek akan selalu relevan, praktis, dan menjadi alat bantu kerja yang benar-benar digunakan, bukan sekadar dokumen formalitas yang disimpan di laci.
Baca Juga: Contoh Laporan Laba Rugi Apotek dan Template Gratisnya
Kesimpulan
Menyusun dan menerapkan SOP di apotek penting untuk menciptakan pelayanan yang konsisten, aman, dan efisien.
SOP membantu setiap anggota tim apotek memahami tanggung jawabnya dengan jelas, meminimalisir kesalahan, serta meningkatkan kualitas layanan.
Untuk mempermudah operasional apotek Anda, gunakan aplikasi kasir Kledo POS yang memiliki fitur manajemen stok otomatis, pencatatan pembelian dan penjualan, hingga laporan real-time.
Kledo POS juga terintegrasi dengan software akuntansi Kledo, sehingga Anda bisa mengelola pembukuan dengan mudah dan akurat.
Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, klik tautan ini untuk mencoba Kledo POS!
- Sales Taking Order: Pengertian, Contoh, dan Tugas - 15 Juli 2025
- Contoh SOP Apotek dan Tips Membuatnya - 15 Juli 2025
- 7 Fitur Google Bisnisku untuk Meningkatkan Penjualan - 14 Juli 2025