Apa Itu SOP dalam Bisnis? Berikut Pengertian dan Langkah Membuatnya

Pernah mendengar tentang apa itu SOP? SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure yang berguna untuk menjaga efektivitas bisnis Anda secara keseluruhan.

Bisnis Anda memiliki banyak bagian yang bergerak. Dan agar semuanya berjalan lancar, Anda memerlukan semua bagian yang bergerak itu agar berfungsi (dan bekerja sama dengan baik).

Di situlah SOP berguna.

Mereka adalah mur dan baut bagaimana bisnis Anda membuat segalanya – baik – bergerak! Dan yang lebih penting, mereka menjaga bisnis Anda berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik. (Dan siapa yang tidak menginginkan itu?)

Jadi, ketika kita berbicara tentang apa itu SOP atau Standard Operating Procedure, berikut adalah pembahasan lengkap dan cara membuatnya.

Apa itu SOP?

SOP (atau Standard Operating Procedure) adalah seperangkat instruksi langkah-demi-langkah yang sangat jelas yang menjelaskan cara menyelesaikan tugas-tugas rutin yang kompleks.

Sederhananya, SOP adalah cara yang disepakati perusahaan Anda melakukan sesuatu. Dan itu cukup resmi bahwa Anda menuliskannya.

Ketika bisnis Anda datang karyawan baru dan mengajarkan keterampilan baru, mendelegasikan hal-hal dari operasi pada bisnis Anda, dan memastikan semuanya dilakukan secara konsisten, menjelaskan SOP dalam perusahaan akan sangat berguna.

Namun tidak setiap proses perlu diubah menjadi SOP. Hanya tugas yang rutin, terukur, dan merupakan inti dari apa yang dilakukan bisnis Anda!

SOP dan Proses Bisnis

Sebelum kita melangkah lebih jauh, kita perlu membahas hal yang sering di salah artikan orang awam – SOP dan proses bisnis sebenarnya berbeda. Itu sebabnya tidak setiap proses perlu dipintal menjadi dokumen prosedur operasi standar.

Ya – keduanya adalah petunjuk terperinci tentang cara melakukan sesuatu. Tetapi ada 2 perbedaan utama yang harus Anda ketahui:

1. Titik pandang mereka

Proses melihat tugas dari tingkat tinggi – bergerak melalui cara umum untuk melakukan sesuatu. Sementara itu, SOP mengambil tampilan tingkat tinggi yang sama dengan proses dan kemudian menyelami detail seluk beluknya.

Misalnya, SOP akan secara eksplisit menjawab pertanyaan siapa, di mana, kapan, apa dan bagaimana. Sementara suatu proses mungkin hanya menjawab petunjuk pada beberapa di antaranya.

2. Hasil mereka

Proses meninggalkan ruang untuk interpretasi dan eksperimen. Ini bagus dalam hal inovasi, tetapi tidak terlalu bagus jika Anda membutuhkan hasil yang dapat diprediksi.

Dengan sebuah proses, Anda tidak dapat menjamin bahwa Anda akan mendapatkan hasil yang sama setiap saat.

Tetapi SOP yang ditulis dengan baik akan selalu memberi Anda hasil yang sama (perhatikan bahwa kami mengatakan akan).

Itu karena dengan memasukkan semua detail seluk beluk, SOP menghapus semua wildcard, tanpa meninggalkan peluang.

Alasan Mengapa Usaha Anda Memerlukan SOP?

Setalah Anda mengetahui apa itu SOP, sekarang Anda perlu lebih meyakinkan mengapa perusahaan Anda membutuhkannya, prosedur operasi standar menstandarkan praktik terbaik Anda, menangkap pengetahuan kesukuan, dan menjaga semuanya tetap konsisten.

1. Standarisasi praktik terbaik Anda

Tidak peduli apa yang Anda lakukan atau bagaimana Anda melakukannya, Anda ingin perusahaan Anda menjadi mesin yang bekerja dengan baik.

Tetapi tanpa SOP, tim Anda tidak memiliki standar dan menebak-nebak apa cara terbaik, teraman, atau bahkan yang Anda perlukan untuk melakukan sesuatu.

Dan masalahnya adalah tebakan terbaik mereka mungkin sebenarnya bukan cara terbaik.

Ini meninggalkan terlalu banyak ruang untuk melakukan kesalahan.

Tebakan terbaik mereka mungkin kurang efektif, lebih mahal, sangat berbahaya, atau bahkan salah! Dan jika ada yang salah, mereka akan melakukannya.

Tetapi SOP yang komprehensif menghemat banyak waktu, uang, dan stres bagi perusahaan dan karyawan.

Tanpa SOP yang baik, hampir tidak mungkin untuk meminta pertanggungjawaban orang sebelum terlambat jika Anda tidak dapat menunjukkan satu cara yang jelas dan benar dalam melakukan sesuatu.

Tanpa SOP, kebanyakan orang akan melakukan hal-hal “dengan cara mereka” dan menganggap itu yang terbaik – bahkan jika hasilnya tidak mendukung asumsi itu.

Baca juga: Cara Mengelola Keuangan Bisnis Event Organizer Agar Tetap Menguntungkan

2. Memastikan karyawan Anda memiliki pengetahuan yan sama

Bagian dari bisnis adalah orang datang dan pergi. Tetapi transisi ini seharusnya tidak membuat bisnis Anda terhenti.

Ketika seseorang pergi, mereka seharusnya bukan satu-satunya yang tahu apa yang mereka ketahui. Seharusnya sudah didokumentasikan dalam SOP di suatu tempat. Dengan begitu, ketika mereka keluar dari pintu, pengetahuan kesukuan Anda tidak ikut dengan mereka.

Selain itu, dengan cara ini, siapa pun dapat mengatasi masalah saat Anda berupaya menemukan pengganti terbaik.

Dan ketika Anda menemukan kandidat yang tepat, Anda dapat dengan mudah memberi tahu mereka untuk mengetahui bagaimana perusahaan Anda melakukan sesuatu. Cukup serahkan SOP di akhir orientasi mereka, dan mereka akan baik-baik saja!

3. Menjaga agar semuanya tetap konsisten

SOP menetapkan standar perusahaan Anda. Ketika Anda mendokumentasikan cara yang benar untuk melakukan sesuatu, Anda menetapkan harapan bahwa itulah yang akan dan harus dilakukan.

Dan sejak saat Anda membuat SOP, tidak ada lagi tebakan terbaik atau kembali ke cara lama. Tidak ada pengecualian.

Jika tidak, apa gunanya memiliki SOP, jika Anda akan membiarkan inkonsistensi bocor?

Dengan membuat semua orang melakukan sesuatu dengan satu cara, Anda mengurangi risiko hal-hal menjadi kacau. Artinya, seharusnya tidak ada hasil yang mengejutkan.

SOP memberikan prediktabilitas dan efisiensi bagaimanapun, jika semua orang tahu persis bagaimana pekerjaan seharusnya dilakukan, perusahaan selalu dapat mengharapkan hasil yang konsisten.

Baca juga: Apa itu General Ledger? Berikut Pengertian, Contoh, dan Tahapan Membuatnya

Tahapan dalam Membuat SOP

Ambil pena. Ayo buat SOP!

Ini tidak semudah kelihatannya. Dibutuhkan perencanaan, koordinasi, dan penelitian yang tepat untuk menyempurnakan SOP yang berfungsi penuh yang akan digunakan karyawan Anda sehari-hari.

Bab ini akan menjelaskan panduan langkah demi langkah bagi Anda atau anggota tim Anda untuk menulis SOP.

Seperti yang kami katakan, Anda tidak akan langsung terjun ke dalamnya.

Berikut adalah poin untuk membuat SOP yang Baik:

1. Mengartikulasikan visi dengan jelas

Tanyakan pada diri sendiri, “Mengapa saya menulis SOP?”

Apakah Anda menulisnya untuk menyoroti proses pembelian obat di toko farmasi, atau apakah Anda menulisnya untuk memandu pelayan tentang cara berbicara dengan pelanggan?

Mengartikulasikan dengan jelas apa yang Anda ingin pengguna capai dengan menggunakan SOP tertentu dan mengapa mereka harus mencapai tujuan tersebut.

Yang benar adalah bahwa Anda akan menghabiskan sumber daya untuk membuat SOP hanya untuk menyadari bahwa hal itu sebenarnya tidak diperlukan. Itu sebabnya langkahnya sangat penting.

Beberapa organisasi memiliki tugas berulang yang muncul setiap hari, mingguan, atau bulanan tetapi tidak memerlukan SOP.

Contohnya adalah tugas sederhana seperti pembersihan rutin di lantai perbankan, yang bisa berupa: bersihkan kotoran begitu nasabah pergi (tidak perlu SOP). Sementara itu, pembersihan awal bisa memerlukan SOP, seperti: membersihkan lantai perbankan terlebih dahulu sebelum membersihkan kantor lainnya.

Intinya adalah untuk menegaskan apakah SOP diperlukan atau telah dibuat untuk tujuan itu. Dan jika yang terakhir terjadi, Anda mungkin ingin meninjaunya.

Sekarang setelah Anda yakin SOP diperlukan dan mengapa demikian, mari kita lanjutkan ke langkah berikutnya.

2. Identifikasi untuk siapa Anda menulis SOP

Seringkali, Anda mulai menulis SOP dan terjebak untuk siapa Anda menulis, atau Anda tersesat dalam bahasa yang digunakan untuk memahami mereka.

Apakah Anda menulis untuk petugas kebersihan atau office boy? Kemungkinan pekerjaan mereka tumpang tindih.

Mengidentifikasi dan memahami audiens Anda menghidupkan SOP Anda dan memastikan bahwa target menggunakannya karena berkaitan dengan mereka.

Anda dapat mengidentifikasi audiens Anda dengan beberapa tanggapan berikut:

• Apa pengetahuan awal mereka? Ini membuat Anda tahu harus mulai dari mana.
• Apa tingkat pendidikan mereka? Ini akan membantu Anda dengan pilihan kata.
• Akankah mereka memahami istilah-istilah di wilayah kerja mereka? Ini memungkinkan Anda untuk mengklarifikasi istilah dengan lebih baik.
• Tingkat apa yang memadai untuk menangani proses tersebut? Ini meminimalkan asumsi.

Pemahaman Anda tentang level mereka akan membuat Anda lebih memahami SOP dan menarik perhatian pengguna hingga mereka menyelesaikan tugas.

Namun, terlepas dari kosakata dan pengetahuan teknis audiens Anda, pastikan Anda menulis dengan cara sesederhana mungkin sehingga mereka bisa dengan mudah mengerti panduan Anda dan proses kerja pada saat yang bersamaan.

Visual adalah cara yang bagus untuk menyederhanakan pemahaman konsep apa pun. Pastikan Anda berbicara dengan gambar sehingga pengguna menghemat waktu saat menggunakan SOP.

SOP yang baik mengakomodasi setiap karyawan, baik itu staf baru atau lama, atau orang-orang dalam peran dan departemen yang berbeda.

Jika itu adalah tugas yang dapat dengan cepat disambungkan oleh siapa pun untuk menyelesaikan kesalahan, itu harus dinyatakan dengan jelas.

Selain itu, SOP Anda harus menjadi panduan pelatihan untuk karyawan baru, jadi Anda mungkin ingin memeriksa dan menyeimbangkan peran apa dan mengapa seseorang melakukan setiap tugas sebelum Anda mulai merinci informasi yang ingin Anda perinci dalam SOP Anda.

3. Tentukan ruang lingkup dokumen SOP Anda

Ketika tugas tumpang tindih dalam departemen atau tugas bergantung pada satu departemen untuk diselesaikan di antara sebelum yang lain berkembang, SOP menjadi sulit dan membutuhkan perawatan dan strategi untuk dibuat.

Jadi, ketika kita berbicara tentang strategi, apakah Anda ingin membuat SOP dan referensi lain dalam konteks, atau Anda ingin membuat SOP umum yang membahas semua departemen terkait?

Di sinilah Anda perlu menentukan ruang lingkup dokumen untuk memungkinkan Anda menyelesaikan keterkaitan peran dan departemen.

Jika tidak, Anda akan mendapatkan dokumen yang panjang dan membingungkan atas nama SOP.

Cakupan yang lebih baik adalah memiliki dua dokumen terpisah dan mengacu pada keterlibatan peran dan departemen lain.

Selanjutnya adalah memilih format penulisan SOP Anda.

4. Pilih format dokumen yang relevan

Pemformatan sangat penting saat membuat SOP.

Apa inti dari sebuah pesan berharga ketika tidak enak dipandang mata dan menjemukan?

Dokumen SOP Anda harus dibuat dalam format yang menyediakan ruang yang cukup bagi mata pengguna yang sibuk untuk melihatnya.

Juga, perhatikan bahwa perusahaan Anda mungkin telah membuat SOP di masa lalu, dan karyawan Anda sudah terbiasa dengan format tersebut.

Jika format itu sudah bagus, tidak ada gunanya mengatur ulang dengan menggunakan format lain.

Jika tidak, sekarang Anda membuat SOP baru seharusnya menjadi waktu terbaik kedua untuk mengubah yang sudah ada.

Saya telah merinci format SOP terbaik di bab berikutnya. Sebelum Anda sampai di sana, pastikan Anda merencanakan SOP Anda dengan benar.

Sekarang, jangan menjadi pulau pengetahuan yang dikelilingi oleh tumpukan ketidaktahuan. Tanyakan kepada pengguna dan pakar.

5. Minta masukan pengguna/ahli

Anda telah dengan jelas menyatakan apa yang Anda butuhkan untuk dicapai oleh SOP. Anda telah mengidentifikasi audiens Anda, menentukan cakupan Anda, dan memilih format yang relevan.

Sangat mudah untuk tergoda untuk terburu-buru dan mulai membuat SOP.

Berhenti sebentar. Untuk sementara.

Anda tidak tahu semuanya. Tanyakan kepada mereka yang melakukan kegiatan sehari-hari di area yang ingin Anda tuliskan SOPnya.

Bahkan jika Anda pernah bekerja dalam peran itu sebelumnya, ada kemungkinan Anda kehilangan sesuatu, atau mesin memiliki fungsi yang berbeda hari ini.

Memulai focus group berdasarkan peran dan atau departemen untuk membahas proses langkah demi langkah untuk mencapai tugas tertentu.

Ajukan pertanyaan yang sangat spesifik tentang bagaimana mereka melakukan pekerjaan tertentu. Dalam prosesnya, akses pengetahuan mereka saat ini tentang situasi dan ajukan pertanyaan di mana Anda berpikir sebaliknya. Jangan pernah berasumsi.

Juga, undang mereka untuk meninjau draf sebelum kelulusan atau penyerahan terakhir.

Ada kemungkinan bahwa jika mereka kesulitan untuk memahami dokumen pada tahap draf, mereka kemungkinan tidak akan menggunakannya saat sudah siap.

Mengumpulkan informasi ini sekarang sangat penting utnuk pengetahuan yang memadai membuat SOP yang pasti digunakan.

Anda dapat menyusun garis besar Anda dan menyertainya dengan detail yang harus Anda perkuat. Anda juga dapat memasukkan detail kecil yang menghasilkan hasil luar biasa.

Dan ketika tulisan menjadi sulit, cukup rentan untuk kembali ke pengguna untuk klarifikasi.

Sekarang mari kita tulis SOP Anda.

Anda telah melakukan perencanaan yang baik dan menguraikan apa yang Anda inginkan dari SOP Anda. Tetapi perencanaan hanyalah bagian dari pekerjaan yang sebenarnya.

Masalah sebenarnya adalah tulisan.

Kami telah memberikan panduan langsung untuk membantu penulisan Anda, jadi jangan khawatir.

Mari menulis.

Menulis SOP – Pedoman Menulis SOP

Saat menulis draft SOP Anda, pastikan Anda mengikuti format standar SOP dengan menyertakan sub-judul di bawah ini:

• Judul Halaman
• Departemen, tanggal, dan ID (nomor identitas)
• Maksud pernyataan
• Definisi
• Petunjuk langkah demi langkah
• Informasi tambahan yang bagus untuk disertakan:
• Peran dan organisasi SOP berlaku untuk
• Nama dan tanda tangan tim persiapan dan tim persetujuan
• Daftar Isi

Mari kita jelaskan setiap sub-judul secara singkat.

Judul

Cukup mudah. Judul adalah tema dokumen. Itu harus mengatakan apa dokumen itu.

Departemen, Tanggal, dan ID

Beri nama departemen tempat Anda menulis SOP, saat Anda menyelesaikan atau menerbitkan dokumen, dan nomor identifikasi untuk memudahkan pelacakan.

Maksud pernyataan

Tujuan dari pernyataan tersebut adalah untuk membuat dokumen, untuk apa dokumen tersebut, bagaimana karyawan akan menggunakannya, dan informasi terkait dengan kebijakan yang harus dihormati oleh pengguna.

Definisi

Kata-kata terkadang membingungkan. Meskipun sebaiknya menggunakan singkatan untuk memudahkan pemindaian saat menulis SOP Anda, ingatlah bahwa Anda harus mendefinisikan dengan jelas semua singkatan, jargon, dan istilah teknis untuk menghindari kebingungan.

Petunjuk langkah demi langkah

Ini adalah bagian utama dari SOP Anda.

Perinci dengan cermat langkah-langkah spesifik untuk menyelesaikan tugas, detail, dan sumber daya yang diperlukan untuk memandu pengguna.

Informasi Tambahan yang bagus untuk disertakan
Bagian ini bersifat subjektif. Berikan informasi apa pun yang Anda rasa akan membantu pengguna. Tetapi pastikan bahwa mereka sangat penting untuk dokumen.

Misalnya, Anda hanya boleh menggunakan daftar isi ketika dokumen memiliki banyak halaman. SOP satu halaman tidak memerlukan daftar isi.

Untuk SOP teknis, Anda mungkin ingin menambahkan informasi pendukung tentang peralatan dan perlengkapan yang terlibat, di mana menemukannya, dan suku cadangnya bila diperlukan.

Anda juga dapat memiliki bagian pemecahan masalah untuk mengatasi pengungkapan sederhana kesalahan biasa yang dapat mempengaruhi pengiriman pekerjaan.

Inilah sebabnya mengapa Anda harus berkonsultasi dengan para ahli sebelum Anda mulai menulis SOP Anda.

Selamat. Anda selesai menulis SOP Anda!

Istirahat sejenak, lalu kembali ke bagian terakhir dari proses menulis: tahap review.

Namun sebelum Anda melakukannya, pastikan Anda menjawab “Ya” pada penulisan SOP berikut ini:

Apakah langkah penulisan Anda dari pandangan pengguna?

Anda harus menulis dokumen SOP dari sudut pandang yang benar-benar praktis.

Apa SOP itu ditulis dalam format yang ringkas, jelas, dan tahapannya jelas?

Pastikan bahwa kalimatnya singkat, sederhana, dan ditulis dalam istilah yang umum.

Apa itu SOP ditulis dengan gagasan utama disajikan terlebih dahulu?

Pastikan bahwa langkah-langkahnya ditulis dalam kata kerja berorientasi tindakan sederhana.

Apa SOP itu bebas dari jargon dan ambiguitas?

Pastikan bahwa itu bebas dari bulu dan kata-katanya jelas untuk dipahami.

Apa SOP itu itu diformat dengan baik?

Kalimat yang ditulis dengan rapi dan singkat. Butir item dan daftar efektif dalam menyajikan poin Anda. Ini menarik perhatian pengguna dan mudah bagi pembaca untuk memindai.

Sekarang, mari kita tinjau dokumen SOP Anda.

Tinjau, uji, edit, ulangi

Sekarang saatnya untuk mengundang mata lain ke SOP Anda.

Jangan mendasarkan penyerahan terakhir pada pengetahuan Anda saja; berbagi dengan anggota tim lain, pakar, dan khususnya pengguna.

Mintalah pendapat anggota tim. Tanyakan para ahli tentang penggunaan jargon Anda: apakah Anda cukup menyederhanakannya? Tanyakan kepada pengguna apakah mereka memahaminya pada pembacaan pertama.

Tanggapi komentar mereka. Kemudian biarkan dokumen untuk beristirahat selama beberapa waktu sebelum kembali untuk melihatnya.

Kemudian mintalah umpan balik lagi sebelum menyerahkan dokumen untuk persetujuan.

Contoh SOP

SOP bagi staf administrasi untuk melakukan setoran bank/kas di usaha kecil:

Perihal: Bank/setoran kas

Tanggal: 11/12/2020

Perusahaan: MindThread.ly

Disiapkan oleh: Jason Moore

Disetujui oleh: Jerry Smith

SOP:

1. Jumlahkan cek pada kalkulator dengan selotip.
2. Bawa ke kasir untuk konfirmasi total. Dapatkan tanda terima untuk bukti.
3. Lakukan rekap harian melalui email. Kirim ke petugas administrasi dan cetak salinan Anda.
4. Pastikan kwitansi kasir, slip setoran, dan rekap harian saling berimbang.
5. Isi slip setoran, pastikan jumlahnya sesuai dengan jumlah yang ada di kuitansi.
6. Kemudian buatlah salinan kwitansi: 2 rangkap untuk setoran bank, 1 rangkap untuk rekap harian, dan satu rangkap untuk setiap cek.
7. Kirim satu salinan setoran bank ke akuntan.
8. Simpan semua catatan Anda: satu salinan lembar rekap, satu salinan slip setoran bank, dan satu salinan untuk setiap cek.
9. Lampirkan tanda terima dari kasir ke catatan Anda di #8.
10. Masukkan uang ke dalam tas dengan gantungan kunci hati hijau.
11. Bawa tas ke distribusi dan minta mereka menandatanganinya di buku catatan di laci file.

Baca juga: Tips Memilih Influencer Untuk Pemasaran yang Berhasil

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap tentang apa itu SOP secara mendalam. Untuk bisnis apa pun, memastikan semua karyawan Anda tahu cara menyelesaikan tugas dengan baik adalah cara yang bagus untuk meningkatkan produktivitas bisnis Anda dan mengurangi tingkat kegagalan dalam bisnis.

Dengan menerapkan pengetahuan tentang apa itu SOP diatas dan membuat SOP yang sesuai kebutuhan organisasi dalam setiao bisnis, Anda akan meningkatkan produktivitas tim Anda dan memastikan kualitas dan konsistensi keberhasilan dalam bisnis.

Bagi Anda pemilik usaha yang sedang kesulitan dalam melakukan pengelolaan pencatatan keuangan dan proses pembukuan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang mudah digunakan dan telah dipercaya oleh lebih dari10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis yaitu Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online yang memiliki fitur terlengkap seperti, pencatatan pemasukan dan pengeluaran, penghitungan aset, pencatatan pajak, multi gudang, rekonsiliasi transaksi yang mudah, pengelolaan dan pemantauan stok, otomasi lebih dari 30 jenis laporan keuangan dan masih banyak lagi.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari arau selamabaya melalui tautan ini.