Contoh SOP Minimarket, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Untuk memberikan pengalaman berbelanja yang positif minimarket membutuhkan SOP.

SOP atau Standard Operating Procedure adalah panduan agar karyawan bisa menangani tugas sehari-hari dengan lancar.

SOP minimarket bisa memuat bagaimana harus menyambut pembeli yang datang, kapan harus membersihkan dan menata rak, atau cara-cara merawat fasilitas minimarket.

Nah, pada artikel ini, kami akan membahas contoh SOP minimarket beserta tips membuat dan mengimplementasikannya.

Manfaat Menggunakan Standard Operating Procedure (SOP) untuk Minimarket

SOP adalah pedoman kerja yang dirancang untuk menciptakan cara yang konsisten dalam menjalankan suatu proses demi mencapai hasil yang diinginkan.

Meskipun SOP tertulis tidak otomatis menjamin kinerja karyawan yang optimal, SOP sangat membantu dalam membangun budaya kerja yang mengedepankan konsistensi, pengendalian kualitas, dan keamanan bagi seluruh pihak terkait.

Terlepas dari ukuran atau jenis organisasi, setiap manajer operasional minimarket sebaiknya menerapkan SOP dengan tujuan berikut:

1. Mencapai konsistensi

Bahkan proses yang sederhana pun dapat ditafsirkan secara berbeda oleh setiap orang.

Keberagaman cara kerja memang bagus, tetapi tanpa standarisasi, hasil kerja jadi bisa sangat bervariasi.

Di tengah kebutuhan akan inovasi untuk bersaing, minimarket tetap memerlukan standar operasional agar hasil kerja tetap konsisten.

Dengan memberikan instruksi yang rinci dan standar untuk setiap tugas repetitif, minimarket dapat memastikan konsistensi dalam bekerja.

2. Meningkatkan kualitas dan keamanan

Konsistensi dalam pelaksanaan tugas berdampak langsung pada jaminan kualitas.

SOP yang ditulis dengan baik membantu karyawan memahami hasil yang diharapkan di setiap tahap proses.

Perhatian terhadap detail dalam pelaksanaan tugas adalah kunci dalam menghasilkan produk atau layanan yang berkualitas tinggi.

3. Menghemat waktu dan biaya

Salah satu manfaat utama dari penerapan SOP adalah efisiensi.

Dengan memangkas langkah yang tidak perlu dalam tugas-tugas rutin, Anda bisa meningkatkan produktivitas sambil menekan biaya operasional.

Tanpa SOP, setiap karyawan bisa saja memiliki cara sendiri dalam menyelesaikan tugas, yang mungkin tidak efisien.

SOP membantu menghilangkan pemborosan dalam bentuk: kesalahan produk, waktu tunggu, kurangnya pemanfaatan tenaga kerja, hingga kelebihan stok.

4. Mempermudah pengelolaan karyawan

SOP juga berguna sebagai acuan untuk menilai kinerja karyawan.

Jika setiap karyawan tahu jelas kinerja seperti apa yang Anda harapkan, maka proses evaluasi dan pemberian umpan balik akan jauh lebih mudah.

Selain itu, SOP membantu mempercepat proses orientasi bagi karyawan baru.

Daripada harus menjelaskan prosedur secara lisan berulang kali, manajer cukup meminta karyawan baru mempelajari SOP sebagai bagian dari pelatihan mereka.

Baca Juga: Standar Operasional Prosedur: Pengertian, Cara Membuat dan Contohnya

5. Mencegah hilangnya pengetahuan operasional

Menurut Society for Human Resource Management, rata-rata perusahaan kehilangan sekitar 18% karyawan per tahun.

Jika karyawan kunci keluar tanpa mentransfer pengetahuannya, operasional bisa terganggu.

Dengan mendokumentasikan SOP secara digital, pengetahuan kerja tetap tercatat, accessible, dan lebih aman.

Menyimpan SOP di sistem cloud terenkripsi lebih efisien daripada menggunakan map atau laci arsip fisik.

6. Mempermudah audit internal

SOP juga menjadi acuan dalam pelaksanaan audit internal.

Selain SOP teknis (cara kerja), bisnis juga dapat membuat SOP manajerial yang mencakup cara menyusun, meninjau, dan memperbarui SOP yang sudah ada.

Proses tinjauan yang konsisten memungkinkan manajer mengenali area yang perlu peningkatan.

Jejak audit digital juga memberikan kepastian hukum apabila sewaktu-waktu ada pemeriksaan dari lembaga pengawas.

7. Meningkatkan kemandirian karyawan

Keuntungan lain dari SOP adalah meningkatnya rasa percaya diri dan kemandirian karyawan.

Dengan akses yang mudah ke SOP, karyawan dapat mengambil keputusan mandiri tanpa harus terus-menerus bertanya kepada atasan.

Sebuah studi dari University of Birmingham menunjukkan bahwa tingkat otonomi kerja yang lebih tinggi berdampak positif terhadap kepuasan kerja dan kesejahteraan karyawan.

Penelitian ini dianalisis berdasarkan data dari 20.000 karyawan selama dua tahun.

Baca Juga: Pembahasan SOP Akuntansi yang Perlu Anda Ketahui

Contoh SOP Minimarket

Contoh SOP membuka dan menutup minimarket

SOP Membuka Minimarket

Tujuan:
Memastikan seluruh operasional toko siap sebelum pelanggan datang.

Waktu pelaksanaan:
30–60 menit sebelum jam operasional dimulai.

Langkah-langkah:

1. Persiapan awal

• Hadir tepat waktu sesuai jadwal.
• Mengenakan seragam dan perlengkapan kerja dengan rapi.

2. Pemeriksaan keamanan dan kebersihan

• Buka pintu utama dan nyalakan lampu.
• Periksa area sekitar toko untuk memastikan tidak ada kerusakan atau bahaya.
• Bersihkan lantai, rak, meja kasir, dan area depan toko.

3. Pemeriksaan peralatan operasional

• Nyalakan mesin kasir, komputer POS, printer struk, dan peralatan lainnya.
• Periksa koneksi internet dan listrik.
• Pastikan AC atau kipas angin menyala (jika tersedia).

4. Persiapan produk dan display

• Cek stok barang di rak dan kulkas, isi ulang jika ada kekosongan.
• Pastikan harga terpasang dengan benar.
• Cek tanggal kedaluwarsa produk dan atur FIFO (First In, First Out).

5. Briefing singkat (jika ada shift lebih dari 1 orang)

Sampaikan target penjualan harian, promosi aktif, atau informasi penting lainnya.

SOP Menutup Minimarket

Tujuan:
Menutup toko secara aman, rapi, dan sesuai prosedur akhir operasional harian.

Waktu pelaksanaan:
30–45 menit sebelum waktu tutup resmi.

Langkah-langkah:

1. Penutupan kas dan rekap transaksi

• Hitung total penjualan dan saldo kas.
• Cetak laporan transaksi harian dari sistem POS.
• Cocokkan uang fisik dengan laporan kas.
• Simpan uang hasil penjualan di tempat aman sesuai prosedur.

2. Pemeriksaan stok cepat

• Cek stok barang yang hampir habis dan catat untuk restock.
• Tutup kulkas/etalase dingin dengan rapat (jika ada).

3. Pembersihan akhir

• Bersihkan lantai, rak, area kasir, dan tempat sampah.
• Rapikan kembali tampilan barang.

4. Matikan peralatan dan sistem

• Matikan komputer, mesin kasir, AC, kipas angin, dan lampu sesuai ketentuan.
• Kunci laci kasir bila perlu.

5. Keamanan dan penutupan toko

• Pastikan semua pintu dan jendela tertutup rapat.
• Kunci pintu utama.
• Aktifkan sistem keamanan jika tersedia.

6. Laporan shift

• Catat laporan akhir shift (penjualan, kejadian khusus, kebutuhan restock).
• Serahkan laporan ke atasan atau masukkan ke dalam log harian.

Baca Juga: Strategi Bisnis Minimarket Ini Dapat Menaikan Omzet, Apa Saja?

Contoh SOP inspeksi produk minimarket

Tujuan:
Memastikan seluruh produk di minimarket dalam kondisi baik, tidak melewati masa kedaluwarsa, dan tersedia sesuai kebutuhan pelanggan.

Frekuensi:
Setiap hari (pengecekan ringan) dan setiap minggu (inspeksi menyeluruh).

1. Persiapan

• Siapkan form inspeksi atau catatan digital.
• Gunakan sarung tangan jika menyentuh produk makanan terbuka.
• Pastikan rak sudah dalam kondisi rapi untuk memudahkan pengecekan.

2. Pengecekan kondisi produk

• Kemasan: Pastikan tidak ada kemasan rusak, sobek, atau bocor.
• Kebersihan: Produk harus bersih dan bebas dari debu/kotoran.
• Tanggal Kedaluwarsa: Prioritaskan penarikan produk yang akan expired dalam 1 bulan. Laporkan dan pisahkan produk yang sudah kedaluwarsa.
• Label Harga: Pastikan semua produk memiliki label harga yang jelas dan sesuai.

3. Stok produk

• Catat produk yang stoknya mulai menipis (di bawah ambang batas minimum).
• Cek kesesuaian stok rak dengan data sistem POS/gudang.
• Pastikan produk unggulan/promosi tersedia dan ditata di area strategis.

4. Penataan ulang produk

• Gunakan prinsip FIFO (First In, First Out) saat menata ulang.
• Geser produk lama ke depan, tempatkan produk baru di belakang.
• Pastikan kategori produk sesuai dengan raknya (misal: susu tidak bercampur dengan bumbu dapur).

5. Pelaporan dan tindak lanjut

• Catat hasil inspeksi dalam form yang disediakan.
• Laporkan segera produk rusak/kedaluwarsa ke penanggung jawab gudang atau manajer toko.
• Tindak lanjuti dengan retur ke supplier jika memungkinkan.

Contoh SOP kebersihan minimarket

Tujuan:
Menjaga kebersihan dan kenyamanan seluruh area minimarket agar memberikan pengalaman belanja yang positif bagi pelanggan.

Frekuensi Pembersihan:

• Ringan: Setiap hari (pagi, siang, sore).
• Menyeluruh: Setiap minggu.

1. Area yang dibersihkan

• Area Luar Toko: Teras, tempat parkir, tempat sampah.
• Area Dalam Toko: Lantai, rak produk, etalase, meja kasir.
• Kamar Mandi (jika ada): Lantai, toilet, wastafel, kaca.
• Gudang: Lantai, rak penyimpanan, jalur akses barang.

2. Peralatan kebersihan

• Sapu dan pengki
• Pel dan ember
• Kain lap bersih
• Pembersih serbaguna dan disinfektan
• Sarung tangan & masker (untuk pembersihan toilet)

3. Langkah-langkah pembersihan harian

Pagi sebelum toko buka:

• Sapu dan pel seluruh lantai toko.
• Bersihkan kaca pintu dan etalase dari sidik jari atau noda.
• Cek dan bersihkan toilet.
• Kosongkan tempat sampah.

Siang hari (jam sepi):

• Lap rak-rak dan meja kasir dari debu.
• Bersihkan tumpahan/kotoran jika ada pelanggan yang menyebabkan area kotor.
• Cek ulang kebersihan toilet.

Sore menjelang tutup:

• Sapu dan pel kembali seluruh lantai.
• Kembalikan alat kebersihan ke tempat semula.
• Buang semua sampah ke tempat pembuangan akhir.

4. Pembersihan Mingguan

• Bersihkan rak dari debu dan noda di bagian dalam dan luar.
• Pel lantai gudang dan area belakang toko.
• Lap dan semprot disinfektan pada gagang pintu, meja kasir, dan tombol-tombol peralatan.
• Bersihkan kipas angin, AC, atau ventilasi (jika ada).

5. Catatan dan pelaporan

• Gunakan lembar checklist harian kebersihan untuk setiap shift.
• Tulis nama petugas dan waktu pembersihan.
• Laporkan segera jika ada kerusakan peralatan kebersihan atau kebocoran, bau tak sedap, dan hal lain yang mengganggu.

Contoh SOP inspeksi fasilitas minimarket

Tujuan:
Menjaga fungsi dan keamanan seluruh fasilitas fisik minimarket agar mendukung operasional dan kenyamanan pelanggan.

Frekuensi:

• Ringan: Setiap hari (pengecekan visual).
• Menyeluruh: Setiap minggu/bulan tergantung jenis fasilitas.

1. Persiapan inspeksi

• Siapkan form inspeksi fasilitas (bisa berbentuk kertas atau digital).
• Bawa alat bantu bila perlu senter, obeng, tangga lipat).
• Gunakan APD jika inspeksi melibatkan listrik atau tempat tinggi.

2. Area dan fasilitas yang diperiksa

A. Eksterior

• Papan nama/tulisan toko (lampu menyala, tidak rusak)
• Atap dan talang air (tidak bocor)
• Lampu luar toko (berfungsi baik)

B. Interior

• Penerangan: Semua lampu menyala, tidak kedip atau mati.
• AC/Kipas Angin: Dingin dan tidak berisik, filter bersih.
• Saklar & Stopkontak: Tidak longgar, tidak terbakar.
• Lantai & Dinding: Tidak retak/parah, aman dilalui.
• Kamera CCTV: Berfungsi dan merekam dengan baik.
• Rak Display: Stabil, tidak berkarat/rusak.
• Pintu & Kunci: Dapat dibuka/tutup dengan baik, tidak macet.
• Toilet (jika ada): Air mengalir, flush berfungsi, tidak bocor.

C. Peralatan Operasional

• Mesin kasir/POS: Dapat menyala dan berfungsi normal.
• Printer struk: Tinta cukup, tidak macet.
• Timbangan (jika ada): Akurat dan bersih.
• Peralatan listrik lainnya (freezer/kulkas): Dingin stabil, tidak bocor.

3. Langkah-langkah pemeriksaan

• Lakukan pemeriksaan dengan urutan area yang ditentukan.
• Catat temuan (kerusakan/kondisi tidak layak).
• Foto bagian yang rusak jika perlu sebagai dokumentasi.
• Tandai segera fasilitas yang tidak boleh digunakan (jika membahayakan).

4. Tindak Lanjut

• Laporkan kerusakan ke teknisi/penanggung jawab.
• Beri batas waktu perbaikan maksimal.
• Catat tanggal tindakan perbaikan dilakukan.
• Lakukan pengecekan ulang setelah perbaikan selesai.

5. Dokumentasi

• Simpan form inspeksi lengkap dengan tanda tangan petugas.
• Buat rekap bulanan untuk melihat pola kerusakan atau kebutuhan peremajaan fasilitas.

Baca Juga: Tips Bisnis Minimarket dan Berapa Modal yang Dibutuhkan

Langkah Membuat SOP Minimarket

SOP Minimarket adalah panduan yang membantu karyawan dalam menjalankan tugas operasional harian secara efektif dan efisien.

Penyusunan SOP minimarket dilakukan melalui kajian sistematis serta dokumentasi atas berbagai proses, operasi, dan aktivitas yang terjadi dalam fungsi operasional sebuah minimarket.

Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut mengenai langkah-langkahnya:

1. Identifikasi proses operasional minimarket

Beberapa proses paling umum dan penting dalam operasional minimarket mencakup:

• manajemen stok
• penataan produk (merchandising)
• pengelolaan karyawan dan pemasok
• pengelolaan fasilitas
• manajemen kas dan pembayaran
• layanan pelanggan
• keamanan toko
• audit internal.

Proses-proses ini umumnya dilakukan oleh hampir seluruh usaha minimarket, meskipun dalam skala yang berbeda.

Tanpa pelaksanaan proses-proses ini secara terpadu, efisien, dan efektif, operasional minimarket tidak akan mencapai hasil yang diharapkan, baik dari segi jumlah pengunjung, pencapaian target penjualan, tingkat konversi, maupun kunjungan ulang pelanggan.

2. Identifikasi operasi dari setiap proses

Setiap proses dalam operasional minimarket terdiri dari sejumlah kegiatan operasional (operasi).

Operasi ini dijalankan oleh karyawan, baik dengan maupun tanpa bantuan sistem aplikasi (seperti POS atau ERP).

Sebagai contoh, operasi dalam proses manajemen stok meliputi: pembelian dan pemesanan ulang barang, inspeksi kualitas, pengembalian barang, penyimpanan dan penataan di gudang, distribusi ke rak penjualan, pencatatan mutasi stok, hingga permintaan barang antar divisi.

3. Identifikasi aktivitas operasional

Setiap operasi terdiri dari serangkaian aktivitas yang harus dilakukan secara berurutan atau berdasarkan keputusan tertentu agar mencapai hasil akhir yang diinginkan.

Alur kerja ini akan bergantung pada pengendalian internal yang Anda atau pengelola tetapkan di setiap tahap.

Misalnya, keputusan untuk melakukan pembelian stok baru hanya dapat dilakukan oleh pihak yang berwenang (misalnya manajer pembelian), dan permintaan pembelian baru diajukan hanya jika stok telah mencapai titik pemesanan ulang (reorder level).

Setelah mendapat persetujuan, staf dapat melanjutkan proses dengan membuat pesanan pembelian kepada pemasok.

Baca Juga: Prosedur Tutup Kasir yang Tepat dan Wajib Dilakukan

4. Pemilihan format SOP

Tidak ada aturan baku dalam pemilihan format SOP. Format yang ideal adalah format yang sesuai dengan kebutuhan.

Seperti yang telah kami jelaskan sebelumnya, penggunaan diagram alur (flowchart) merupakan cara yang baik untuk menampilkan gambaran umum dari seluruh siklus kerja.

Diagram tersebut dapat dilengkapi dengan formulir prosedural.

Sebagai contoh, dalam proses pembelian barang, ketika stok mencapai atau melewati batas pemesanan ulang, formulir prosedur pembelian dapat digunakan.

Formulir ini harus memuat seluruh detail dan syarat yang perlu dipenuhi (seperti tingkat reorder, jumlah pembelian, nama pemasok, dan otorisasi) sebelum proses pemesanan resmi dilakukan.

5. Identifikasi personel yang terlibat

Setiap aktivitas operasional atau prosedur dijalankan oleh karyawan yang berbeda, tergantung pada ukuran dan struktur organisasi minimarket.

Oleh karena itu, saat menyusun SOP minimarket, penting untuk mengidentifikasi dan menetapkan siapa saja yang terlibat dalam setiap prosedur.

Langkah ini membantu dalam pembagian tanggung jawab, wewenang, dan akuntabilitas kepada karyawan yang bersangkutan.

Selain itu, identifikasi ini juga memudahkan dalam memberikan pelatihan SOP dan menyampaikan perubahan kebijakan atau prosedur kepada pihak-pihak yang relevan.

6. Pelatihan dan komunikasi

Setelah menyusun dan memperbarui SOP, langkah berikutnya adalah menyampaikan perubahan tersebut kepada karyawan, atau memberikan pelatihan yang sesuai.

Selain itu, pelatihan SOP juga penting ketika ada karyawan baru, rotasi posisi, atau promosi jabatan.

Ketika terjadi perubahan kebijakan, maka prosedur kerja pun kemungkinan ikut berubah dan hal tersebut harus dikomunikasikan secara jelas kepada departemen dan karyawan yang terlibat.

Baca Juga: Cara Membuat SOP Bisnis Retail dan Contohnya

Kesimpulan

SOP membantu usaha minimarket agar bisa berjalan dengan konsisten dan memaksimalkan pelayanan. Karena itu, setiap perusahaan wajib memilikinya.

Anda bisa menggunakan contoh SOP minimarket di atas sebagai rujukan atau inspirasi untuk membuat SOP yang sesuai dengan kondisi dan kebutuhan minimarket Anda.

Selain itu, dukunglah minimarket Anda dengan menggunakan aplikasi kasir Kledo POS yang bisa melakukan pencatatan transaksi dan menerima berbagai metode pembayaran.

Kledo POS juga bisa digunakan secara offline maupun online oleh karyawan Anda, tentunya setelah Anda mengatur hak akses yang sesuai dengan tanggung jawab mereka.

Jika Anda tertarik menggunakan Kledo POS, Anda bisa klik tautan ini untuk mencobanya.