Manajemen Stok: Pengertian, Manfaat, Teknik, dan Tips Melakukannya

Manajemen stok adalah salah satu hal terpenting yang menentukan kesuksesan bisnis Anda.

Manajemen stok berlaku untuk setiap item yang digunakan bisnis untuk menghasilkan produk atau layanannya – mulai dari bahan mentah hingga barang jadi. Dengan kata lain, manajemen stok mencakup setiap aspek inventaris bisnis Anda.

Ada banyak hal yang perlu diperhatikan dalam hal stok, jadi pada artikel ini kami akan membahas pentingnya manajemen stok, beberapa hal penting yang harus diperhatikan, teknik manajemen stok, dan beberapa tips terbaik untuk manajemen stok yang baik.

Apa itu Manajemen Stok?

Manajemen stok (manajemen inventaris atau kontrol stok) melibatkan pemesanan, penyimpanan, pelacakan, dan pemantauan tingkat stok.

Ini berlaku untuk setiap item yang digunakan bisnis Anda untuk menghasilkan produknya dari bahan mentah hingga barang jadi.

Tujuannya adalah untuk memiliki jumlah stok yang tepat untuk dijual setiap saat. Manajemen stok yang baik dapat membantu pemilik bisnis mengetahui kapan waktunya untuk memesan ulang bahan dan meminimalkan biaya pada saat yang bersamaan.

Apa Manfaat Manajemen Stok?

Ada dua alasan utama mengapa manajemen stok penting:

1. Meningkatkan arus kas bisnis

Manajemen stok yang baik menjadi penting karena stok merupakan aset bisnis yang mengikat arus kas.

Stok adalah aset yang pasti sudah dibayar oleh bisnis Anda. Jika Anda tidak menjualnya dan mendapatkan uang kembali, itu hanya duduk di gudang Anda mengambil ruang dan tidak berubah menjadi uang tunai untuk digunakan bisnis Anda.

Dengan mengelola stok secara efektif, akan memungkinkan bisnis untuk membebaskan arus kas untuk digunakan dalam aspek lain dari operasi bisnis.

Inilah sebabnya mengapa manajemen stok sangat penting untuk manajemen arus kas.

Agar efisien, Anda harus dapat melacak berapa banyak stok yang Anda miliki saat ini, kapan Anda akan kehabisan berdasarkan perkiraan penjualan dan kapan harus mengganti stok.

Melakukan hal ini akan memastikan bahwa Anda memiliki lebih banyak uang yang disisihkan yang tidak terikat dalam persediaan.

Jadi ingat, manajemen stok yang lebih baik mengarah pada peningkatan arus kas!

2. Menghemat uang Anda

Alasan penting lainnya untuk manajemen stok yang efisien adalah bahwa hal itu memotong biaya untuk bisnis Anda.

Bisnis Anda harus dapat memprediksi dan memperkirakan permintaan produk Anda secara akurat. Ini penting untuk memastikan bahwa Anda memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Dengan manajemen stok yang efektif, Anda dapat menghindari situasi di mana Anda kehilangan uang karena produk kehabisan stok atau ketika terlalu banyak uang dihabiskan untuk kelebihan stok yang menghabiskan ruang di gudang.

Manajemen stok juga membantu menghemat uang Anda dengan menghindari pembusukan produk. Jika bisnis Anda menjual produk yang mudah rusak dan memiliki tanggal kedaluwarsa (misalnya makanan, minuman, atau riasan), maka dapat menjadi buruk jika tidak dijual tepat waktu.

Anda akan kehilangan uang dari produk rusak ini karena tidak dapat dijual lagi.

Anda juga dapat menghindari kehilangan uang pada stok mati, yaitu produk yang tidak dapat dijual karena sudah ketinggalan zaman, gaya, atau menjadi tidak relevan.

Singkatnya, manajemen stok yang baik menghemat banyak uang!

Perbedaan persediaan dengan stok

Persediaan sering disebut stok dalam bisnis ritel: Manajer sering menggunakan istilah “stok di tangan” untuk merujuk pada produk seperti pakaian jadi dan peralatan rumah tangga. Di seluruh industri, “persediaan” lebih luas mengacu pada barang penjualan yang disimpan dan bahan baku serta suku cadang yang digunakan dalam produksi.

Beberapa orang juga mengatakan bahwa kata “stok” lebih umum digunakan di Inggris untuk merujuk pada inventaris. Meskipun ada perbedaan antara keduanya, istilah persediaan dan stok sering kali dapat dipertukarkan.

Mengenal Berbagai Jenis Stok

Ada empat jenis utama persediaan: bahan baku/komponen, WIP, barang jadi dan MRO. Namun, beberapa orang hanya mengenali tiga jenis inventaris, mengabaikan MRO.

Namun sebenarnya ada berbagai jenis stok sangat penting untuk membuat pilihan perencanaan keuangan dan produksi yang baik.

Bahan baku

Bahan baku adalah bahan yang digunakan perusahaan untuk membuat dan menyelesaikan produk. Ketika produk selesai, bahan baku biasanya tidak dapat dikenali dari bentuk aslinya, seperti minyak yang digunakan untuk membuat sampo.

Komponen

Komponen mirip dengan bahan mentah karena merupakan bahan yang digunakan perusahaan untuk membuat dan menyelesaikan produk, kecuali bahwa mereka tetap dapat dikenali saat produk selesai, seperti sekrup.

Work in process (WIP)

Persediaan WIP mengacu pada item dalam produksi dan termasuk bahan baku atau komponen, tenaga kerja, overhead dan bahkan bahan pengepakan.

Barang jadi

Barang jadi adalah barang yang siap untuk dijual.

Pemeliharaan, Perbaikan dan Operasi (MRO):

MRO adalah stok—seringkali dalam bentuk alat yang mendukung pembuatan produk atau pemeliharaan bisnis.

Bahan packing dan packaging

Ada tiga jenis bahan kemasan. Kemasan utama melindungi produk dan membuatnya dapat digunakan.

Pengemasan sekunder adalah pengemasan barang jadi dan dapat mencantumkan label atau keterangan SKU. Jenis kemasan tersier adalah kemasan curah untuk transportasi.

Safety stok

Stok pengaman atau safety stok adalah persediaan ekstra yang dibeli dan disimpan perusahaan untuk menutupi kejadian tak terduga.

Stok pengaman memiliki biaya penyimpanan, tetapi mendukung kepuasan pelanggan. Demikian pula, stok antisipasi terdiri dari bahan mentah atau barang jadi yang dibeli bisnis berdasarkan tren penjualan dan produksi.

Jika harga bahan baku naik atau waktu puncak penjualan mendekat, bisnis dapat membeli stok pengaman.

Decoupling inventory

Decoupling inventory adalah istilah yang digunakan untuk item tambahan atau WIP yang disimpan di setiap stasiun lini produksi untuk mencegah penghentian pekerjaan.

Memisahkan persediaan berguna jika bagian dari lini bekerja pada kecepatan yang berbeda dan hanya berlaku untuk perusahaan yang memproduksi barang. Padahal semua perusahaan mungkin memiliki safety stock.

Cycle inventory

Perusahaan memesan siklus persediaan dalam lot untuk mendapatkan jumlah stok yang tepat dengan biaya penyimpanan terendah.

Pelajari lebih lanjut tentang rumus inventaris siklus di “Panduan Penting untuk Perencanaan Inventaris.”

Service inventory

Konsep akuntansi manajemen, inventaris layanan mengacu pada seberapa banyak layanan yang dapat diberikan bisnis dalam periode tertentu.

Sebuah hotel dengan 10 kamar, misalnya, memiliki persediaan layanan 70 menginap satu malam dalam minggu tertentu.

Inventaris transit:

Juga dikenal sebagai pipelline inventory, persediaan transit adalah persediaan yang bergerak antara pabrikan, gudang, dan pusat distribusi. Inventaris transit mungkin memerlukan waktu berminggu-minggu untuk berpindah antar fasilitas.

Inventarisasi teoretis:

Juga disebut inventaris buku, inventaris teoretis adalah jumlah stok paling sedikit yang dibutuhkan perusahaan untuk menyelesaikan suatu proses tanpa menunggu.

Persediaan teoritis digunakan sebagian besar dalam produksi dan industri makanan. Ini diukur dengan menggunakan rumus aktual versus rumus teoritis.

Stok berlebih

Juga dikenal sebagai persediaan usang, persediaan berlebih adalah barang atau bahan mentah yang tidak terjual atau tidak terpakai.

Perusahaan tidak mengharapkan untuk menggunakan atau menjual stok ini tetapi harus membayar untuk menyimpannya.

Baca juga: Manajemen Gudang: Pengertian, Manfaat, Proses dan Cara Optimasinya

Mengenal Beberapa Teknik Manajemen Stok

Beberapa teknik manajemen persediaan menggunakan rumus dan analisis untuk merencanakan persediaan. Yang lain mengandalkan prosedur.

Semua metode bertujuan untuk meningkatkan akurasi. Teknik yang digunakan perusahaan tergantung pada kebutuhan dan stoknya.

Cari tahu teknik mana yang paling cocok untuk bisnis Anda dengan membaca panduan teknik manajemen inventaris. Berikut ringkasannya:

Analisis ABC

Metode ini bekerja dengan mengidentifikasi jenis stok yang paling banyak dan paling tidak populer.

Pelacakan batch

Metode ini mengelompokkan item serupa untuk melacak tanggal kedaluwarsa dan melacak item yang rusak.

Pengiriman massal

Metode ini mempertimbangkan bahan yang belum dikemas yang dimuat langsung oleh pemasok ke kapal atau truk. Ini melibatkan pembelian, penyimpanan, dan pengiriman inventaris dalam jumlah besar.

Konsinyasi

Saat mempraktikkan manajemen stok konsinyasi, bisnis Anda tidak akan membayar pemasoknya sampai produk tertentu terjual. Pemasok itu juga mempertahankan kepemilikan inventaris sampai perusahaan Anda menjualnya.

Baca juga: Biaya Kualitas: Pengertian, Jenis, Cara Hitung, dan Tips Mereduksinya

Cross-Docking

Dengan menggunakan metode ini, Anda akan menurunkan barang langsung dari truk pemasok ke truk pengiriman. Pergudangan pada dasarnya dihilangkan.

Perkiraan Permintaan

Bentuk analitik prediktif ini membantu memprediksi permintaan pelanggan.

Dropshipping

Dalam praktik ini, pemasok mengirimkan barang langsung dari gudangnya ke pelanggan.

Economic Order Quantity (EOQ)

Rumus ini menunjukkan dengan tepat berapa banyak persediaan yang harus dipesan perusahaan untuk mengurangi penyimpanan dan biaya lainnya.

FIFO dan LIFO:

First in, first out (FIFO) berarti Anda memindahkan stok terlama terlebih dahulu. Last in first out (LIFO) menganggap bahwa harga selalu naik, sehingga persediaan yang paling baru dibeli adalah yang paling mahal dan dengan demikian dijual terlebih dahulu.

Just in time (JIT):

Perusahaan menggunakan metode ini dalam upaya mempertahankan tingkat stok serendah mungkin sebelum diisi ulang.

Lean manufacturing:

Metodologi ini berfokus pada pembuangan limbah atau item apa pun yang tidak memberikan nilai kepada pelanggan dari sistem manufaktur.

Materials requirements planning (MRP)

Sistem ini menangani perencanaan, penjadwalan dan pengendalian persediaan untuk manufaktur.

Minimum Order Quantity

Perusahaan yang mengandalkan kuantitas pesanan minimum akan memesan persediaan dalam jumlah minimum dari pedagang grosir di setiap pesanan untuk menjaga biaya tetap rendah.

Reorder Point Formula

Bisnis menggunakan rumus ini untuk menemukan jumlah minimum stok yang harus mereka miliki sebelum memesan ulang, kemudian mengelola inventaris mereka dengan tepat.

Perpetual Inventory Management

Teknik ini memerlukan pencatatan penjualan dan penggunaan stok secara real-time. Baca “pengertian dan perbedaan perpetual dan periodik pada manajemen stok” untuk mempelajari lebih lanjut tentang praktik ini.

Safety stock

Etos manajemen stok yang mengutamakan safety stock akan memastikan selalu ada tambahan stok yang disisihkan jika perusahaan tidak dapat mengisi kembali barang-barang tersebut.

Six Sigma

Ini adalah metode berbasis data untuk menghilangkan pemborosan dari bisnis yang berkaitan dengan inventaris.

Lean Six Sigma

Metode ini menggabungkan manajemen lean dan praktik Six Sigma untuk menghilangkan pemborosan dan meningkatkan efisiensi.

Tips Melakukan manajemen Stok yang Efektif

Sekarang setelah Anda mengetahui pentingnya manajemen stok yang baik, jenis stok, dan beberapa metode pengelolaan stok. Kami memiliki beberapa tips untuk melakukan manajemen stok yang efektif:

1. Tetapkan level stok minimum

Hal penting pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan “tingkat stok minimum” untuk setiap produk Anda. Ini adalah jumlah terendah yang harus tersedia setiap saat sehingga ketika jumlahnya turun di bawah level yang telah ditentukan ini, Anda tahu bahwa sudah waktunya untuk memesan lebih banyak!

Tingkat stok minimum bervariasi untuk produk yang berbeda dan itu tergantung pada bisnis Anda dan permintaan untuk produk Anda.

Untuk membuat level yang telah ditentukan sebelumnya, Anda harus melakukan riset dan membuat keputusan terkait level terbaik untuk bisnis Anda.

Perhatikan bahwa lembur, kondisi dapat berubah jadi ingatlah untuk terus memperbarui dan memeriksa level beberapa kali sepanjang tahun untuk memperhitungkan setiap perubahan.

2. Jika Bisa, Gunakan Metode First In, First Out (FIFO)

‘FIFO’ adalah aturan manajemen stok yang diikuti banyak bisnis. Artinya, terlebih yang diperoleh terlebih dahulu (first-in) harus dijual terlebih dahulu (first-out).

Ini sangat berguna, terutama untuk barang yang mudah rusak, sehingga stok tidak berakhir menjadi rusak, aus, atau usang.

Untuk menerapkan sistem ini secara efektif, Anda harus menempatkan produk baru Anda di belakang dan memastikan produk Anda yang sudah ada tetap berada di depan agar mudah diakses.

Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Arus Kas dalam Laporan Keuangan

3. Memiliki hubungan yang baik dengan pemasok Anda

Manajemen stok yang baik menuntut bisnis Anda untuk dapat beradaptasi dengan cepat jika ada perubahan.

Jika Anda memiliki bisnis kecil, banyak hal berubah dengan cepat dari hari ke hari dan mungkin ada tantangan yang menghalangi yang memerlukan penyetokan ulang menit terakhir atau pengiriman cepat.

Mempertahankan hubungan yang kuat dengan pemasok Anda akan membantu Anda dalam jangka panjang.

Mereka akan lebih bersedia untuk membantu memecahkan masalah restocking, mengirimkan produk berkualitas lebih tinggi, menegosiasikan jumlah pesanan minimum dan harga yang berpotensi lebih rendah.

Untuk memiliki hubungan pemasok yang baik, Anda memerlukan komunikasi dua arah yang jelas.

Beri tahu pemasok kapan pun ada sesuatu yang diperkirakan akan berubah (mungkin peningkatan penjualan yang tidak terduga) sehingga mereka dapat menyesuaikan produksi mereka.

Sebagai imbalannya, mereka juga harus memberi tahu Anda jika pengiriman berjalan di belakang jadwal sehingga Anda dapat mengambil tindakan untuk mempersiapkan kekurangan stok.

Cobalah untuk tidak memberi tahu mereka menit terakhir, jika memungkinkan, karena itu hanya menambah tekanan dan ketegangan ekstra pada kedua belah pihak.

4. Miliki rencana darurat

Rencana kontingensi sering digunakan untuk manajemen risiko untuk mempersiapkan kemungkinan skenario atau peristiwa di masa depan.

Ada banyak masalah yang dapat muncul terkait dengan manajemen stok:

• Peningkatan penjualan yang tidak terduga dan Anda kehabisan stok
• Kehabisan ruang penyimpanan
• Salah menghitung stok yang menyebabkan tidak cukupnya produk untuk dijual
• Kurangnya arus kas untuk membayar stok
• Pemasok kehabisan stok dan Anda memiliki pesanan untuk dipenuhi
• Keterlambatan pengiriman stok

Sulit untuk memprediksi kapan masalah ini akan muncul, jadi lebih aman untuk mempersiapkan potensi risiko sebelumnya.

Pikirkan tentang bagaimana Anda akan bereaksi, langkah apa yang perlu diambil untuk memecahkan masalah dan bagaimana meminimalkan dampak pada area lain dari operasi bisnis Anda.

Memiliki strategi respons yang telah direncanakan sebelumnya akan menghemat waktu dan uang Anda ketika krisis benar-benar terjadi.

5. Pentingnya forecasting yang akurat

Bagian terpenting dan tulang punggung manajemen stok adalah meramalkan permintaan secara akurat.

Anda tidak ingin memiliki terlalu banyak stok, tetapi Anda juga tidak ingin memiliki terlalu sedikit. Ini sangat sulit dilakukan karena ada begitu banyak faktor yang bisa menghalangi.

Anda tidak akan pernah bisa mendapatkan kecocokan yang tepat, tetapi Anda harus berusaha sedekat mungkin.

Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan saat memprediksi permintaan secara akurat:

• Trend pasar
• Bandingkan dengan penjualan selama waktu yang sama tahun lalu
• Tingkat pertumbuhan tahunan
• Faktor musiman
• Ekonomi
• Promosi yang akan datang
• Pengeluaran iklan dan pemasaran
• Faktor politik
• Tren sosial
• Tren teknologi

6. Kontrol kualitas adalah segalanya

Selalu ingat untuk memeriksa kualitas stok Anda! Ini bisa sesederhana meminta staf Anda melakukan pemeriksaan kualitas cepat selama audit stok untuk mencari tanda-tanda kerusakan.

Juga, periksa kembali produk Anda untuk melihat apakah mereka diberi label dengan benar untuk mencegah kesalahan yang dibuat selama pemantauan dan pelacakan stok.

7. Gunakan software akuntansi untuk mempermudah manajemen stok

Dengan begitu banyak software akuntansi yang tersedia sekarang, carilah satu yang memberi Anda fitur laporan penjualan real-time dan analisis stok. Artinya, Anda dapat mengakses data kapan saja dan di mana saja.

Software akuntansi Kledo memungkinkan Anda melakukan ini.

Tidak hanya itu, Kledo juga bisa teritegrasi ke sistem POS Anda, jadi setiap kali Anda melakukan penjualan, tingkat stok yang sesuai akan dikurangkan dari data stok Anda yang ada.

Anda juga akan menerima laporan stok harian di akhir setiap hari, dan mendapatkan pesan otomatis setiap kali Anda kehabisan stok. Yang lebih baik lagi adalah Anda dapat mengatur tingkat stok minimu.

Dengan Kledo, Anda akan dapat:

• Mengurangi biaya dan meningkatkan arus kas
• Lacak stok Anda secara real-time
• Akses data stok Anda dan analisis di perangkat apa pun, kapan pun dan di mana pun
• Perkirakan permintaan secara akurat untuk membantu perencanaan inventaris
• Hindari kekurangan produk
• Cegah penyimpanan stok yang berlebihan
• Terhubung langsung dengan sistem point-of-sale Anda
• Lacak dan pantau stok dengan cepat dengan pemindaian barcode dan SKU khusus (unit penyimpanan stok) untuk setiap item individual
• Kelola dan transfer stok di beberapa lokasi gudang

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Kesimpulan

Banyak pemilik bisnis tahu bahwa mereka membutuhkan sistem manajemen stok yang dapat tumbuh bersama mereka.

Stok adalah aset terbesar perusahaan, jadi Anda perlu mengamankan aset dan memeliharanya ke arah yang benar untuk menghemat uang dan menghasilkan uang.

Bisnis tidak akan pernah maju tanpa memperkenalkan strategi manajemen persediaan dan stok.

Seperti yang telah kami bahas diatas, untuk mempermudah manajemen stok dalam bisnis, Anda bisa menggunakan software akutnansi Kledo untuk proses yang lebih baik.

Dengan menggunakan Kledo, Anda tidak hanya akan mendapatkan fitur pembukuan dan pengelolaan stojk tapi juga fitur administrasi bisnis lainnya seperti pembuatan faktur otomatis, proses rekonsiliasi, multi pengguna dan masih banyak lagi.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.