Apakah Anda sudah tahu bagaimana format invoice yang tepat? Lalu apa saja elemen yang harus ada di invoice bisnis Anda?
Seperti yang kita tahu bersama, bahwa invoice merupakan dokumen yang sangat penting bagi bisnis. Oleh karenanya, tampilan invoice bisnis Anda mencerminkan bagaimana sejatinya bisnis Anda.
Apabila tampilan format Anda terlihat profesional, pelanggan atau klien Anda pun akan menaruh kepercayaan besar terhadap bisnis Anda.
Untuk membuat invoice yang benar, maka Anda harus tahu bagaimana format invoice yang tepat. Untuk itu, pada artikel ini, kamai akan membahas seputar format invoice dan poin penting lainnya.
Invoice Adalah
Invoice adalah dokumen yang diterbitkan kepada pelanggan oleh penjual yang meminta pembayaran barang atau jasa. Hal ini juga dikenal sebagai tagihan atau faktur.
Faktur adalah dokumen yang disajikan kepada pelanggan sebelum atau setelah memasok barang atau jasa. Ini adalah dokumen hukum yang dapat dibatalkan dengan nota kredit jika diterbitkan secara tidak benar.
Jika Anda seorang penjual, Anda tidak diperbolehkan menghapus begitu saja faktur dari catatan penjualan. Bisnis Anda mungkin terdaftar untuk PPN (pajak pertambahan nilai) dan Anda perlu menerbitkan faktur sesuai dengan persyaratan peraturan khusus.
Faktur biasanya melacak penjualan layanan atau produk untuk tujuan pajak, akuntansi, dan pengendalian inventaris. Mayoritas perusahaan komersial memasok produk atau layanan dan mengharapkan pembayaran di kemudian hari.
Saat ini, semakin banyak bisnis mengirimkan faktur secara digital daripada di atas kertas. Dokumen tersebut menyajikan rincian penjualan dalam bentuk yang diperinci.
Penjual memandang dokumen tersebut sebagai faktur penjualan sementara pembeli menganggapnya sebagai faktur pembelian.
Istilah Invoice sendiri identik dengan uang yang terutang dan ini menunjukkan pembeli dan penjual. Bentuk instrumen komersial yang tidak dapat dinegosiasikan ini berperan sebagai dokumen hak milik ketika dibayar penuh.
Baca juga: Simak! Berikut Cara Membuat Invoice yang Benar dan Mudah
Mengapa Invoice Penting?
Menyusun dan mengirim faktur kepada pelanggan dapat menjadi proses yang memakan waktu, tetapi itu tidak dapat dihindari. Tetapi menggunakan dokumen seperti faktur akan membantu Anda mendapatkan pembayaran tepat waktu dan penuh.
Faktur memberikan bukti yang dapat diterima secara hukum bahwa layanan dan barang Anda telah dikirimkan. Ini juga membantu untuk menetapkan hak penjual atas pembayaran.
Sistem faktur yang efisien memberikan perlindungan hukum yang memadai ketika menghadapi pemeriksaan pajak. Faktur memungkinkan bisnis untuk mendukung pendapatan yang dilaporkan.
Mengingat pentingnya invoice bagi bisnis, Anda wajib teliti dan cermat agar invoice bisnis Anda mampu memebri manfaat yang besar bagi bisnis Anda.
Untuk itu, Anda perlu menggunakan invoice generator dari Kledo yang memiliki 50 pilihan template invoice yang bisa Anda jadikan sebagai solusi alternatif pembuatan invoice.
Hanya dengan sekali klik, Anda pun sudah bisa membuat invoice. Sangat mudah, cepat, hemat, dan praktis!
Perbedaan Format Invoice dan Templat Invoice
Format invoice dan templat invoice bukanlah hal yang sama. Format faktur hanya mengacu pada bagian yang berbeda dari faktur.
Templat Invoice kemudian menjadi formulir siap pakai yang menggabungkan semua bagian sehingga Anda dapat dengan cepat mengisi informasi tentang penjualan Anda. Template faktur berfungsi seperti ‘perancah’ yang dapat Anda gunakan saat menulis setiap faktur baru.
Saat membuat faktur, menggunakan templat faktur sederhana berarti Anda tidak perlu khawatir mengingat cara memformat faktur, semuanya akan diatur sebelumnya untuk Anda.
Baca juga: Cara Membuat Invoice Excel Dengan Mudah dan Sederhana
Format Invoice dan Desain faktur
Format invoice juga berkaitan erat dengan desain invoice. Saat Anda mendesain faktur, Anda memiliki kesempatan untuk mengomunikasikan merek Anda dan mempromosikan bisnis Anda.
Format invoice profesional akan mencakup semua informasi yang diperlukan tetapi juga unik untuk perusahaan Anda. Beberapa perangkat lunak faktur akan memungkinkan Anda untuk menyesuaikan dan mempersonalisasi faktur sambil memastikan Anda menyertakan informasi yang wajib tercantum di dalamnya.
Baca juga: Cara Membuat Invoice Pembayaran dan 10 Tips Mengelolanya
7 Elemen Dasar yang Harus Ada di Format Invoice
Ini adalah elemen dasar yang harus disertakan dalam setiap faktur:
- Logo bisnis
- Nama pengirim dan informasi kontak
- Nama klien dan informasi kontak
- Nomor faktur, tanggal diterbitkan dan tanggal jatuh tempo pembayaran
- Rincian terperinci dari layanan dan/atau produk yang disediakan
- Ringkasan faktur, termasuk subtotal, pajak apa pun yang ditambahkan, dan totalnya
- Ketentuan faktur – metode pembayaran yang diterima bisnis, periode waktu jatuh tempo pembayaran, dan informasi lain apa pun yang mungkin relevan (misalnya, kebijakan pengembalian Anda)
Menggunakan templat faktur akan memastikan Anda mengikuti format faktur dasar dan memastikan bahwa detail penting ini selalu disertakan dalam faktur Anda.
Format faktur proforma dan format nota kredit mencakup banyak bagian yang sama. Namun, mereka diberi nama yang berbeda dan faktur proforma tidak memerlukan nomor faktur.
Perangkat lunak faktur akan membantu Anda membuat faktur proforma dan catatan kredit dengan format yang benar.
1. Logo untuk Faktur
Langkah ini cukup mudah dan terletak di bagian atas faktur Anda harus menampilkan logo bisnis Anda. Ini membuat faktur terlihat profesional dan akan memudahkan klien untuk langsung mengingat siapa Anda.
Pastikan gambar logo yang Anda sertakan di invoice berkualitas tinggi dan tidak terlalu kecil agar logo Anda mudah terlihat. Logo biasanya diratakan ke kiri.
2. Informasi Kontak Pengirim Invoice
Nama pengirim dan informasi kontak muncul di bagian atas faktur di bawah logo dan biasanya juga diratakan ke kiri. Nama pengirim (biasanya nama bisnis Anda atau perwakilan dari bisnis Anda) harus diikuti dengan alamat bisnis, nomor telepon, dan email.
3. Informasi Kontak Klien (Pembayar/Penerima Faktur)
Informasi kontak klien mengikuti informasi kontak pengirim. Informasi ini mungkin muncul di bawah informasi kontak pengirim atau tepat di sampingnya, di sisi kanan faktur (sekali lagi, sesuai dengan arah bahasa).
Ini harus mencakup nama, alamat, nomor telepon dan email dari bisnis atau orang yang Anda faktur. Harap perhatikan bahwa jika Anda menagih perusahaan dengan banyak kantor dan perwakilan, Anda harus menyebutkan orang dan/atau departemen yang menjadi tujuan faktur tersebut.
Sebagai contoh:
Kepada: Tuan Adi, Jalan Kenangan Nomor 4 Surabaya
4. Nomor dan Tanggal Faktur
Saat menyiapkan faktur, Anda tidak boleh mengabaikan nomor dan tanggal faktur. Rincian ini sangat penting karena mereka mengurangi kemungkinan faktur salah tempat, serta kesalahpahaman di sisi klien mengenai tenggat waktu pembayaran.
Di bawah ini merupakan rincian yang harus ada di dalam invoice:
Nomor Faktur
Nomor faktur tidak diragukan lagi merupakan nomor terpenting kedua pada tab setelah jumlah yang jatuh tempo. Anda dapat menetapkan nomor dalam berbagai cara.
Itu semua tergantung pada preferensi atau persyaratan penjual. Nomor faktur adalah pengidentifikasi unik. Ini membantu penjual mencari dokumen di komputer atau di file kertas.
Mayoritas perangkat lunak akuntansi menggunakan penomoran berurutan secara default. Beberapa bisnis lebih suka menggunakan penomoran tingkat klien, yang menggunakan awalan referensi seperti MB001 untuk faktur yang melibatkan pelanggan – Melody Boutique.
Tanggal Faktur
Tanggal faktur adalah tanggal faktur diterbitkan. Biasanya, itu juga hari dimana produk atau jasa dibeli. Sekalipun nomor faktur mencantumkan tanggal, tanggal faktur tetap harus ditulis dalam baris terpisah.
Tanggal Jatuh Tempo
Tanggal jatuh tempo adalah tanggal pembayaran harus dilakukan. Jangka waktu pembayaran terkadang disepakati oleh kedua belah pihak sebelumnya.
Jika tidak ada kesepakatan yang dibuat, biasanya untuk menentukan tanggal tersebut dengan standar di industri Anda. Periode pembayaran yang umum adalah 14, 30, 45 atau 60 hari.
Baca juga: Pebisnis, Yuk Kenali Apa Itu Invoice Generator dan Manfaatnya bagi Bisnis
5. Rincian Layanan yang Dirinci
Ini adalah bagian dari faktur yang mencantumkan produk dan/atau layanan yang diberikan, harganya, dan detail relevan lainnya. Semua item harus dijelaskan sejelas mungkin, untuk menghindari kebingungan.
Biasanya muncul dalam bentuk tabel yang dibagi menjadi beberapa kolom, dengan satu baris untuk setiap layanan terpisah:
- Layanan – layanan yang Anda lakukan atau produk yang Anda jual kepada klien. Jika relevan, sertakan juga jenis layanan/produk, nama model dan/atau nomornya, warna, ukuran, dll. – detail mana pun yang penting untuk Anda lacak untuk tujuan inventaris. Misalnya:
Smartphone Huawei Nexus 6P – Matte Gold atau Sesi Terapi CBT >. - Kuantitas – Ini harus menyatakan jumlah yang dibeli klien dari layanan terkait, misalnya, jumlah telepon yang dibeli, jumlah sesi terapi yang disediakan, dll.
- Tarif – harga yang Anda kenakan untuk produk/layanan.
- Subtotal – Kolom ini mencantumkan subtotal untuk setiap item, yang merupakan produk kuantitas dikalikan dengan tarif.
Ini adalah kolom dasar yang akan muncul di setiap faktur, namun, Anda dapat menambahkan lebih banyak jika perlu: Jam , jika layanan dapat ditagih per jam; Tanggal , jika tanggal di mana layanan diberikan adalah penting; dan seterusnya.
6. Ringkasan Invoice
Ringkasan faktur akan muncul tepat di bawah perincian layanan. Ini meringkas subtotal dari semua item, jadi baris pertama harus diberi judul “Subtotal”.
Di bawah subtotal, baris bernama “Pajak” akan menentukan jumlah yang ditambahkan oleh pajak (jika ada lebih dari satu pajak yang ditambahkan, setiap pajak yang berbeda harus diberi judul yang sesuai).
Baris terakhir dari ringkasan faktur dicadangkan untuk total keseluruhan dan harus diberi judul yang tepat – “Total”.
Totalnya adalah jumlah akhir yang harus dibayar klien kepada Anda, jadi sangat penting untuk memeriksa ulang dan memastikan tidak ada kesalahan dalam perhitungan Anda tentang berbagai layanan dan pajak yang ditambahkan.
7. Ketentuan Faktur
Bagian terakhir dari faktur harus menyebutkan metode pembayaran mana yang diterima oleh bisnis Anda: cek, , kartu kredit, transfer uang maupun jenis pembayaran lainnya dan jika perlu berikan instruksi lebih lanjut.
Anda dapat menyebutkan informasi lain yang Anda anggap penting, seperti kebijakan pengembalian, bunga atas keterlambatan pembayaran, dll.
Baca juga: Invoice Online: Pengertian, Manfaat, Elemen, dan Cara Membuatnya
Contoh Format Invoice yang Sering Digunakan dalam Bisnis
Di bawah ini merupakan contoh beberapa format invoice yang sering digunakan dalam bisnis:
Baca juga: Invoice: Pembahasan, Format, dan Contoh yang Bisa Download
Kesimpulan
Itulah ketujuh elemen yang harus ada di dalam format invoice Anda. Format invoice yang tepat akan membuat bisnis Anda terlihat lebih profesioan yang secara tak langsung turut berpengaruh terhadapcepat atau lambatnya pelunasan pembayaran.
Untuk itu, Anda perlu menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang memiliki fitur invoice sehingga Anda abisa membuat invoice lebih mudah dan cepat.
Tak hanya itu, Kledo masih memiliki 30 fitur akuntansi terbaik yang akan membantu pengelolaan keuangan bisnis Anda.
Yuk tinggalkan cara lama dan beralih menggunakan Kledo sekarang juga! Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.
- Cara Kelola Keuangan Bisnis dengan Corporate Card, Lebih Efisien! - 9 Desember 2024
- Contoh Laporan Neraca dan Download Template Gratisnya - 14 November 2024
- Tips Pembukuan Toko Sembako, Tantangan, dan Contoh Kasusnya - 11 November 2024