Nota Kredit: Arti, Komponen, Contoh, dan Bedanya dengan Nota Debit

Bukti dari transaksi yang dibuat dalam suatu bisnis adalah hal yang sangat penting, hal ini untuk memastikan semua transaksi yang terjadi sah di mata hukum. Nota kredit (credit note) atau memo kredit adalah salah satu dokumen penting dimiliki sebuah bisnis untuk proses retur atau pengembalian barang.

Dengan nota ini, bisnis dapat menghindari kesalahan-kesalahan teknis dalam kegiatan operasi bisnis dan transaksi penjualan.

Dalam artikel ini, kita akan mengetahui apa itu nota kredit, komponen dalam membuat nota kredit, contoh, dan hubungannya dalam proses pembukuan dan bisnis.

Apa itu Nota Kredit?

Nota kredit, juga dikenal sebagai credit note atau memo kredit, adalah dokumen resmi, seperti faktur atau pesanan pembelian, yang diberikan pemasok kepada pelanggan untuk memberi tahu pelanggan bahwa kredit diterapkan ke akun mereka untuk nomor berapa pun.

Ini adalah cara untuk mengeluarkan pengembalian dana penuh atau sebagian untuk faktur yang telah diterbitkan atau dibayar. Anda dapat menerbitkan memo kredit kepada pelanggan Anda karena:

• Pelanggan mengembalikan barang atau menolak layanan karena sejumlah alasan
• Ada kelebihan pembayaran pada faktur asli
• Ada kesalahan harga pada faktur asli
• Barang rusak dalam beberapa cara selama transit

Nota kredit harus diterbitkan ketika ada kebutuhan untuk membatalkan semua atau sebagian dari tagihan yang telah diterbitkan.

Hal ini dilakukan untuk menjaga catatan akuntansi tetap sesuai standar karena faktur tidak dapat dihapus atau diedit setelah diterbitkan.

Nota kredit memungkinkan Anda untuk menghapus jumlah faktur dari catatan keuangan Anda tanpa menghapus faktur itu sendiri.

Mengapa ini penting? Di Indonesia dan beberapa negara lain, proses audit diwajibkan secara hukum, artinya menghapus faktur adalah melanggar hukum.

Credit note juga dapat diterbitkan jika pelanggan melakukan perubahan pesanan setelah faktur diterbitkan.

Terkadang, penjual mengeluarkan kredit kepada pembeli sebagai tindakan niat baik dalam situasi di mana perjanjian penjualan asli tidak memiliki kebijakan pengembalian dana yang eksplisit untuk barang yang dikembalikan.

Ini memungkinkan pembeli untuk menukar barang yang dibeli dengan barang lain yang ditawarkan penjual.

Secara umum, Anda dapat menggunakan credit note dalam situasi apa pun yang memerlukan faktur untuk diubah dan diterbitkan kembali.

Credit note sering dikaitkan dengan faktur. Namun, akan sangat disarankan untuk menerbitkannya secara terpisah, sehingga dapat digunakan untuk faktur lain di masa mendatang.

Credit note tidak sama dengan catatan debit. Catatan debet adalah dokumen komersial formal yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual sebagai cara untuk meminta nota kredit.

Baca juga: Kartu Stok Barang: Pengertian, Fungsi, Contoh dan Hubungannya dalam Akuntansi

Komponen Apa Saja yang Harus Ada dalam Nota Kredit?

Pemasok harus menyertakan produk, jumlah, dan harga produk atau layanan yang disepakati oleh kedua belah pihak.

Nota kredit biasanya merujuk pada faktur asli dan menyatakan alasan catatan kredit.

Kredit dapat diberikan kepada pelanggan sebagai uang atau nilai yang bisa diterapkan untuk pembelian di masa mendatang.

Umumnya, vendor memilih untuk menerapkan nilai pada pembelian di masa mendatang daripada memberikan pengembalian uang tunai.

Untuk keperluan admin dan perekaman untuk kedua belah pihak, sebaiknya sertakan juga hal-hal berikut:

• Tanggal dikeluarkannya nota
• Nomor nota (ini dapat ditautkan ke nomor faktur). Seperti nomor faktur, ini ditambahkan untuk memastikan kemudahan pencarian di sistem Anda.
• Nomor referensi pelanggan
• Syarat pembayaran
• Detail kontak (nama perusahaan, alamat penagihan/alamat pengiriman, nomor PPN/EIN)

Namun, tidak semua perusahaan memberikan semua informasi ini pada credit note mereka.

Beberapa tidak menyertakan syarat pembayaran atau detail kontak. Jika faktur asli menyertakan PPN, Anda harus menerbitkan nota kredit PPN yang cocok, yang menyertakan detail faktur beserta jumlah sebelum PPN.

Pastikan untuk menyatakan dengan jelas di bagian atas bahwa dokumen tersebut adalah memo kredit, bukan faktur.

Hal ini untuk menghindari potensi kesalahpahaman di pihak pelanggan. Menerbitkan nota kredit dalam waktu satu bulan dari kesepakatan antara pelanggan dan vendor untuk mengurangi jumlah faktur.

Baca juga: Download Nota Kosong Docs, PDF, dan Excel Gratis

Apa Sebenarnya Tujuan Membuat Nota Kredit?

Setelah mengetahui definisi dan komponen di dalamnya, maka sekarang saatnya untuk mengetahui manfaat apa saja yang akan didapatkan jika membuat nota kredit.

Berikut adalah beberapa manfaat yang akan Anda dapatkan saat membuat credit note.

1. Mencatat Kesalahan yang Terjadi

Kesalahan adalah sesuatu hal yang wajar dalam sebuah bisnis. Namun agar kesalahan yang serupa tidak terjadi lagi di kemudian hari tentu saja harus belajar dari pengalaman.

Untuk bisa mewujudkan hal tersebut maka kesalahan yang terjadi khususnya saat penjualan harus dicatat dalam sebuah nota.

Itulah salah satu tujuan kenapa credit note ini dibuat. Dengan dicatat nya kesalahan yang terjadi pada nota maka pelaku bisnis bisa mengevaluasi agar hal tersebut tidak terjadi lagi di masa yang akan datang.

2. Memberikan Jaminan kepada Pelanggan Dalam Bertransaksi

Bagaimanapun juga, pelanggan adalah bagian penting yang bisa membuat sebuah bisnis terus berkembang.

Hubungan yang baik antara perusahaan dan pelanggan tentu saja harus dijaga. Salah satu caranya yaitu dengan memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi.

Dengan membuat credit note kepada pelangga tentuanya dapat memberikan kepercayaan yang lebih.

Pelanggan Anda akan merasa aman saat akan berbelanja atau membeli barang.

Hal ini dikarenakan jika terjadi sesuatu hal pada barang yang akan dibeli maka penjual bersedia melakukan pengembalian dana.

Baca juga: Pengertian EBITDA, Fungsi, Cara Hitung, dan Contohnya

3. Tertib dalam Hal Administrasi

Tujuan selanjutnya yang tidak kalah pentingnya yaitu sebagai usaha untuk tertib secara administrasi.

Semua yang terjadi pada perusahaan akan lebih tertib jika terdapat laporan secara tertulisnya. Hal ini akan mempermudah jika suatu saat dibutuhkan untuk melihat Kembali file atau transaksi yang telah terjadi.

Oleh karena itu credit note yang satu ini akan membantu para pelaku bisnis untuk tertib secara administrasi dan sesuai standar akuntansi yang ada di Indonesia.

Jadi semua hal yang berkaitan dengan transaksi barang akan tercatat secara rapi dalam nota ini.

Baca juga: Debit dan Kredit dalam Akuntansi: Pahami Pengertian dan Penggunaannya

4. Dapat Terhindar dari Laporan Keuangan yang Buruk

Setiap bisnis dipastikan harus melaporkan dan memeriksa keadaan keuangannya minimal satu tahun sekali.

Tak jarang pada masa ini muncul angka-angka transaksi yang tidak masuk akal dan tidak diketahui juga sumbernya darimana.

Hal ini bisa terjadi ketika pelaku bisnis kurang peduli terhadap pencatatan nota dan bukti transaksi.

Oleh karena itu untuk meminimalisir hal tersebut setidaknya pengusaha harus membuat catatan atau nota terhadap transaksi apapun yang terjadi, salah satunya adalah pencatatan nota kredit.

5. Menunjukan Bahwa Pelaku Bisnis Bertanggung Jawab

Tujuan terakhir yaitu untuk menunjukkan kepada para klien dan konsumen bahwa pelaku bisnis memang bertanggung jawab.

Dengan adanya nota ini maka hal itu membuktikan bahwa pihak perusahaan tidak akan lari dari kesalahan yang telah diperbuatnya.

Baca juga: Jurnal Piutang dalam Akuntansi: Pembahasan Lengkap dan Contohnya

Format dan Contoh Nota Kredit

Tidak ada format baku dalam membuat credit note, namun seperti yang kami bilang pada paragraf sebelumnya, ada beberapa hal yang wajib dicantumkan dalam nota seperti :

1. Nama PKP penjual.
2. Nama PKP yang dituju atau PKP pembeli.
3. Nomor nota
4. Tanggal pembuatan
5. Keterangan jumlah barang yang dikreditkan
6. Jenis barang yang dikreditkan.
7. Harga barang per unit.
8. Total harga barang yang dikreditkan.
9. Nama dan tanda tangan penjual.

Selain itu wajib juga dicantumkan kapan nota tersebut dikeluarkan. Hal ini untuk mempermudah pemeriksaan bagi perusahaan.

Selain itu biasanya dibagian bawah nota juga terdapat pihak-pihak yang memang bertanggung jawab untuk dikeluarkannya nota yang satu ini. Berikut ini adalah salah satu contohnya:

Jika Anda ingin membuat invoice atau faktur digital dengan mudah dan praktis, Anda bisa mencoba menggunakan alat ini.

Memproses Nota Kredit dan Mengelola Pembukuan

Credit note berbeda dari pos untung-rugi standar sehingga harus dimasukkan secara berbeda.

Cara memasukkannya ke dalam buku besar tergantung pada apakah Anda pembeli atau penjual.

Nota Kredit dalam Pembukuan Pembeli

Setiap barang yang dikembalikan pembeli dianggap sebagai pengembalian pembelian yang mengurangi kewajiban yang harus mereka bayarkan kepada Kreditur dan mengurangi biaya yang sebelumnya dikeluarkan untuk membeli barang tersebut.

Dengan demikian mereka dianggap sebagai debit atau akun kreditur dan kredit ke akun pengembalian pembelian.

Jika pembeli belum membayar penjual, nota kredit dapat mengurangi total kewajiban.

Jika pembeli telah membayar seluruh jumlah faktur, pembeli dapat memutuskan apakah akan menggunakan nota kredit untuk mengimbangi pembayaran di masa mendatang kepada penjual atau mereka dapat menggunakannya sebagai permintaan pembayaran tunai sebagai gantinya atau nota kredit.

Dalam pembukuan pembeli, Anda harus mendebit rekening kreditur untuk mendebet penurunan kewajiban dan mengkredit rekening retur pembelian untuk mengkredit penurunan biaya.

Baca juga: Pengertian EVA, Cara Menghitungnya dan Perbedaannya dengan ROI

Nota Kredit dalam Pembukuan Penjual

Pengembalian barang kepada penjual dikenal sebagai retur penjualan. Pengembalian barang kepada penjual mengakibatkan penurunan pendapatan yang sebelumnya dibukukan sebagai penjualan, serta penurunan aset karena debitur tidak lagi melakukan pembayaran.

Dengan demikian, debit ke akun retur penjualan untuk mengurangi pendapatan dan kredit ke akun debitur untuk mengurangi aset.

Penjual harus selalu meninjau memo kredit terbuka yang mereka miliki di akhir setiap pelaporan.

Untuk melihat apakah mereka dapat ditautkan ke piutang terbuka apa pun. Ini mengurangi jumlah uang dari faktur yang beredar dan dapat digunakan untuk mengurangi pembayaran kepada pemasok.

Menagih pelanggan dengan jumlah yang salah dapat terjadi dari waktu ke waktu, jadi membuat dan mengirim nota kredit semudah mungkin menghemat waktu dan uang tim keuangan saat kesalahan terjadi.

Menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur pencatatan faktur otomatis seperti Kledo akan membantu meningkatkan efisiensi alur kerja Anda.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan yang juga cocok untuk semua jenis dan skala bisnis.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Ingin Membuat Laporan Keuangan Akhir Tahun? Perhatikan Hal ini

Perbedaan Nota Kredit dan Nota Debit

2 dokumen penting yang sering digunakan dalam akuntansi adalah nota debit dan nota kredit.

Meskipun kedua dokumen ini terdengar serupa, keduanya memiliki perbedaan penting yang perlu dipahami oleh para profesional akuntansi.

Berikut ulasan lengkap mengenai apa saja perbedaan antara nota debit dan nota kredit.

Definisi dan Fungsi

Nota debit adalah dokumen akuntansi yang digunakan untuk menambah saldo rekening debit dan mengurangi saldo rekening kredit dalam buku besar.

Catatan debit dicatat ketika ada penambahan biaya, pengeluaran, atau pengurangan aset perusahaan.

Sementara nota kredit adalah dokumen akuntansi yang digunakan untuk meningkatkan saldo rekening kredit dan mengurangi saldo rekening debit dalam buku besar.

Nota kredit dicatat ketika ada penerimaan pendapatan, pengurangan biaya, atau penambahan kewajiban perusahaan.

Pengaruh pada Saldo Akun

Penggunaan nota debit akan meningkatkan saldo akun debit dan mengurangi saldo akun kredit.

Misalnya, ketika perusahaan membeli inventaris dengan membayar tunai, nota debit digunakan untuk meningkatkan saldo akun Inventaris dan mengurangi saldo akun Kas.

Sementara penggunaan nota kredit akan meningkatkan saldo akun kredit dan mengurangi saldo akun debit.

Misalnya, ketika perusahaan menerima pembayaran dari pelanggan, nota kredit digunakan untuk meningkatkan saldo akun Kas dan mengurangi saldo akun Piutang Usaha.

Contoh Penggunaan

Contoh penggunaan nota debit termasuk ketika perusahaan melakukan pembelian inventaris, biaya operasional, pembelian aset tetap, atau penurunan nilai aset.

Setiap kali ada pengeluaran atau penambahan biaya, nota debit digunakan untuk mencatatnya.

Sedangkan penggunaan nota kredit bisa kita lihat ketika terjadi pendapatan penjualan, penerimaan pembayaran dari pelanggan, pengurangan biaya, atau penurunan kewajiban.

Setiap kali ada penerimaan atau pengurangan biaya, nota kredit digunakan untuk mencatatnya.

Representasi dalam Buku Besar

Dalam buku besar, nota debit biasanya direpresentasikan dengan angka positif di sisi akun debit yang terkait dan angka negatif di sisi akun kredit yang terkait.

Sementara nota kredit dalam buku besar biasanya direpresentasikan dengan angka positif di sisi akun kredit yang terkait dan angka negatif di sisi akun debit yang terkait.

FAQ

Apa itu nota kredit?

Nota kredit adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli untuk mengurangi jumlah yang harus dibayar oleh pembeli atas suatu transaksi atau pembelian.

Apa fungsi nota kredit?

Nota kredit memiliki beberapa fungsi yang sangat penting bagi bisnis di antaranya sebagai bukti transaksi, mempermudah pengarsipan, membantu mengendalikan kredit perusahaan, dan meningkatkan kredibilitas perusahaan.

Apa perbedaan nota debit dan nota kredit?

Sederhananya, nota kredit dikeluarkan oleh penjual dan digunakan untuk mencatat terjadinya retur penjualan atau pengembalian barang yang telah dijual.

Sedangkan nota debit dibuat oleh pembeli dan digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian.

Kesimpulan

Itulah informasi lengkap mengenai nota kredit, mulai dari pengertian, tujuan, komponen, contoh, dan juga pencatatannya dalam proses pembukuan bisnis.

Dengan adanya nota kredit, Anda akan memiliki bukti yang berkekuatan hukum yang bisa Anda gunakan pada saat terjadi masalah hukum antara Anda dan pelanggan atau supplier Anda.

Hal ini juga mengingatkan kita tentang pentingnya mengikuti standar akuntansi yang berlaku di Indonesia untuk meminimalisir kejadian yang tidak diinginkan pada usaha.

Jika selama ini Anda melakukan pembukuan tidak sesuai standar yang berlaku dan menghasilkan laporan keuangan yang memiliki data yang tidak faktual, ada baiknya Anda menggunakan software akuntansi yang sudah sesuai standar akuntansi di Indonesia seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi buatan Indonesia yang sudah dipercaya oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan.

Tertarik menggunakan Kledo? Anda bisa mencoba menggunakannya secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.