Line item budget adalah jenis anggaran yang mencantumkan setiap kategori pengeluaran (mata anggaran) secara terpisah beserta jumlah yang dianggarkan untuk setiap kategori.
Anggaran ini memberikan perincian yang jelas untuk setiap jenis pendapatan dan pengeluaran, dan bisa sangat rinci, mencantumkan segala sesuatu mulai dari gaji hingga perlengkapan kantor.
Tujuan utama dari line item budget adalah untuk mengendalikan biaya dan mencegah pengeluaran yang berlebihan.
Dengan menetapkan jumlah tertentu untuk setiap kategori pengeluaran, organisasi dapat memastikan bahwa dana dibelanjakan sesuai rencana dan dapat dengan mudah melacak penyimpangan dari anggaran.
Line item budget sering digunakan oleh perusahaan, organisasi nirlaba, dan lembaga pemerintah. Anggaran ini biasanya disusun dengan cara yang sederhana, mencantumkan setiap kategori pengeluaran dan jumlah yang sesuai, sehingga mudah dipahami oleh orang yang bukan ahli.
Kesederhanaan ini juga dapat memudahkan untuk membandingkan jumlah yang dianggarkan dengan pengeluaran aktual, menjadikannya alat yang berharga untuk memantau kinerja keuangan.
Namun demikian, kelemahan potensial dari line item budget adalah bahwa penganggaran ini berfokus terutama pada apa yang dibeli (yaitu, input) dan bukan pada alasan mengapa barang tersebut dibeli atau hasil apa yang diharapkan (yaitu, output atau outcome).
Dengan demikian, anggaran ini mungkin tidak memberikan hubungan yang jelas antara pengeluaran dan tujuan strategis atau hasil kinerja.
Komponen Utama dari Line Item Budget
Banyak usaha kecil dan menengah menggunakan line item budget karena pengeluaran mereka biasanya rendah.
Membuat sistem penganggaran untuk melacak pengeluaran ini juga mudah, berikut ini beberapa komponen utama anggaran lini:
Mencantumkan pengeluaran
Saat membuat line item budget, Anda bisa menggunakan membuat grup berjudul “Pengeluaran.”
Kumpulkan penggunaan yang sebanding ke dalam kelompok, seperti bahan kantor, kompensasi karyawan, pengembangan profesional yang digunakan karyawan, pemasaran dan periklanan.
Setiap kategori harus berada di baris tersendiri di dalam pengeluaran.
Menyediakan biaya tahun sebelumnya
Sangat penting untuk melihat kembali pengeluaran tahun sebelumnya. Buatlah bagian berjudul “Tahun Lalu” dan lacak biaya yang terjadi di tahun tersebut.
Untuk setiap kelompok, lacak jumlah yang dikeluarkan organisasi pada tahun keuangan tersebut.
Baca juga: 6 Tips untuk Mengelola Budget Klien Lebih Hemat dan Efektif
Menyediakan biaya tahun sekarang
Membandingkan biaya dari tahun ke tahun membantu dalam membuat dan menyesuaikan anggaran.
Buatlah daftar berjudul “Tahun Sekarang” dan lacak semua pengeluaran saat ini, lihat apa yang digunakan organisasi untuk pengeluaran di tahun sebelumnya dan analisis pengeluaran tahun sekarang dan tahun-tahun sebelumnya dalam setiap kelompok yang dianggarkan.
Tentukan apakah perlu mendistribusikan lebih banyak atau lebih sedikit dana di setiap bagian untuk pengeluaran berdasarkan informasi tersebut. Untuk mencatat biaya sepanjang tahun, buatlah satu bagian untuk setiap bulan.
Setelah bulan Januari, atau kapan pun tahun keuangan Anda dimulai, hitunglah semua yang telah dilakukan organisasi di setiap segmen dan catatlah di setiap bagian. Siapkan proses yang sama untuk setiap bulan.
Keuntungan dari Line Item Budget
Line item budget menawarkan banyak keuntungan bagi bisnis, terutama karena Anda tidak perlu memiliki latar belakang keuangan untuk memahami cara menggunakan dan membacanya.
Pengambil keputusan anggaran dapat menggunakan anggaran item garis untuk membentuk pilihan keuangan tertentu, seperti mengubah tingkat pendanaan berdasarkan pasokan uang untuk menjalankan bisnis dengan sukses atau dengan melakukan pemotongan biaya berdasarkan perubahan dalam penganggaran atau kebijakan organisasi, berikut beberapa keuntungan dari jenis anggaran ini:
Mudah dikembangkan
Manfaat dari line item budget adalah bahwa anggaran ini relatif mudah dikembangkan.
Bisnis tidak harus bergantung pada departemen keuangan atau kantor akuntan untuk memahami biaya yang dimiliki perusahaan, bisnis dapat meminta departemen untuk merumuskan biaya mereka dengan menggunakan anggaran item baris mereka sendiri, misalnya, di departemen sumber daya manusia, mereka menghitung biaya untuk tunjangan karyawan.
Manajer dapat membuat anggaran biaya untuk perlengkapan kantor seperti kertas dan pulpen. Profesional pemasaran dapat memiliki line item budget untuk biaya yang berhubungan dengan sponsor dan iklan.
Setiap departemen dapat melihat pengeluaran per bulan pada satu waktu dan melihat dana yang dihabiskan untuk setiap mata anggaran.
Baca juga: Bottom Up Budgeting: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya
Mudah dipahami dan ditafsirkan
Salah satu alasan line item budget sering digunakan, terutama bagi mereka yang tidak berpengalaman dengan latar belakang keuangan.
Ini karena anggaran ini relatif mudah dipahami dan ditafsirkan dan Anda akan dapat melihat jumlah uang yang telah Anda gunakan dari anggaran untuk setiap mata anggaran, dan meramalkan apakah Anda akan tetap berada di dalam anggaran, mengalami surplus, atau mengalami defisit.
Sebagai contoh, Mirna tidak berpengalaman dengan keuangan. Manajernya telah memintanya untuk mencatat pengeluaran. Karena mudah untuk mengatur mata anggaran ke dalam kategori-kategori, ia dapat melacak biaya untuk memastikan semuanya dicatat dengan benar dan ia dapat dengan mudah melihat bagaimana kinerja anggaran departemen.
Mengalokasikan biaya
Setiap unit organisasi merinci biayanya dan mendistribusikan jumlah yang tepat untuk setiap biaya.
Bisnis menggunakan anggaran dari periode keuangan akhir untuk membuat anggaran untuk periode fiskal berikutnya.
Mereka dapat mengubah biaya untuk memperhitungkan perbedaan yang berulang, perbedaan yang biasa terjadi, dan merencanakan inflasi.
Seiring berjalannya waktu, line item budget menyediakan data faktual bagi bisnis yang menggambarkan pola dan celah untuk dana dan sumber daya cadangan.
Misalnya, perusahaan konstruksi dengan biaya tenaga kerja yang lebih tinggi selama bulan-bulan musim panas dapat menggunakan informasi dari line item budget untuk menemukan cara memotong biaya tenaga kerja pada saat-saat yang tidak terlalu sibuk dalam setahun.
Baca juga: Melakukan Planning, Budgeting, dan Forecasting Keuangan Bisnis
Sebagai dasar pengambilan keputusan masa depan
Anda akan dapat melihat masa depan keuangan dengan menganalisis pengeluaran saat ini dengan pengeluaran tahun lalu untuk setiap mata anggaran dan memperbesar atau memperkecil dana untuk setiap bagian dari arah mana Anda melihat keuangan perusahaan untuk tahun fiskal yang akan datang.
Memeriksa keuangan per mata anggaran mudah dilakukan karena sangat jelas. Sebagai contoh, Jonathan adalah seorang manajer pemasaran dan dia telah diminta oleh atasannya untuk melihat line item budget-nya untuk menentukan apakah anggaran pemasaran yang dia butuhkan untuk tahun depan dan apakah dia perlu meningkatkannya untuk tahun fiskal yang akan datang.
Dengan melihat mata anggaran di kolom masing-masing pada setiap tahun, ia dapat membandingkan pengeluaran tahun sebelumnya dan sekarang.
Manajer pemasaran dapat dengan mudah melihat apakah anggarannya akan menutupi biaya prospektif dan itu dapat membantunya merencanakan inisiatif pemasaran atau inflasi untuk tahun yang akan datang.
Bagaimana Cara Membuat Line Item Budget?
Proses pembuatan line item budget melibatkan perencanaan dan analisis yang cermat. Ini biasanya mencakup:
1. Tentukan tujuan anggaran
Langkah pertama adalah menentukan tujuan dari anggaran yang akan dibuat. Apakah ini untuk sebuah proyek, bisnis, atau acara tertentu? Mengetahui tujuan akan mempermudah identifikasi item yang relevan dan penting.
2. Identifikasi sumber pendapatan
List semua sumber pendapatan yang relevan. Misalnya:
- Bisnis: penjualan produk, layanan, sponsor, pendapatan lainnya.
- Acara: penjualan tiket, sponsor, donasi.
- Proyek: pendanaan dari pihak ketiga, hibah, atau alokasi anggaran dari perusahaan.
Contoh:
- Penjualan Produk: Rp200.000.000
- Sponsorship: Rp10.000.000
3. Rinci semua pengeluaran yang diperlukan
Buat daftar semua pengeluaran yang dibutuhkan berdasarkan kategori yang spesifik. Untuk bisnis, beberapa kategori umum bisa meliputi:
- Biaya Tetap: sewa, gaji, asuransi, utilitas (listrik, air).
- Biaya Variabel: bahan baku, perlengkapan kantor, biaya pengiriman, pemasaran.
- Pengeluaran Tak Terduga: alokasikan anggaran cadangan untuk biaya tak terduga atau kontingensi.
Contoh:
- Gaji Karyawan: Rp50.000.000
- Sewa Tempat: Rp30.000.000
- Bahan Baku: Rp40.000.000
Baca juga: 10 Rekomendasi Software Akuntansi dengan Fitur Budgeting
4. Tentukan jumlah unit dan harga per unit (Opsional)
Jika ingin lebih terperinci, bisa menyertakan jumlah unit dan harga per unit untuk setiap item pengeluaran. Misalnya:
- Bahan Baku (Makanan): 500 kg x Rp80.000 = Rp40.000.000
- Sewa Tempat: 1 bulan x Rp30.000.000 = Rp30.000.000
5. Hitung total pendapatan dan pengeluaran
Jumlahkan semua pendapatan dan pengeluaran untuk mengetahui total masing-masing. Ini membantu melihat berapa banyak pemasukan yang akan diperoleh dan pengeluaran yang dibutuhkan.
6. Hitung net income (Pendapatan bersih)
Kurangi total pengeluaran dari total pendapatan untuk menghitung pendapatan bersih (net income). Jika hasilnya positif, berarti Anda memperoleh keuntungan. Jika negatif, Anda memiliki defisit dan mungkin perlu meninjau ulang anggaran.
Contoh Kasus Membuat Line Item Budget
Berikut adalah contoh line item budget untuk bisnis restoran
| Kategori | Rincian | Jumlah (Rp) |
|---|---|---|
| Pendapatan | ||
| Penjualan Makanan | Hasil penjualan makanan | Rp250.000.000 |
| Penjualan Minuman | Hasil penjualan minuman | Rp50.000.000 |
| Layanan Antar | Pendapatan dari layanan antar | Rp20.000.000 |
| Total Pendapatan | Rp320.000.000 | |
| Pengeluaran | ||
| Bahan Baku Makanan | Pembelian bahan makanan | Rp100.000.000 |
| Bahan Baku Minuman | Pembelian bahan minuman | Rp20.000.000 |
| Gaji dan Upah | Gaji staf dapur, pelayan, kasir | Rp80.000.000 |
| Sewa Tempat | Biaya sewa lokasi restoran | Rp30.000.000 |
| Utilitas (Listrik, Air) | Biaya listrik, air, dan gas | Rp10.000.000 |
| Perlengkapan Dapur | Alat-alat dan perlengkapan dapur | Rp5.000.000 |
| Marketing dan Iklan | Promosi melalui media sosial | Rp10.000.000 |
| Perawatan dan Kebersihan | Perawatan dan kebersihan restoran | Rp3.000.000 |
| Biaya Pengiriman | Layanan antar ke pelanggan | Rp5.000.000 |
| Asuransi | Asuransi untuk restoran | Rp2.000.000 |
| Biaya Lain-Lain | Pengeluaran tak terduga | Rp5.000.000 |
| Total Pengeluaran | Rp270.000.000 | |
| Net Income | (Total Pendapatan – Total Pengeluaran) | Rp50.000.000 |
Baca juga: Pengertian Balanced Budget, Contoh, dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Intinya, line item budget berfungsi sebagai alat yang sangat penting untuk perencanaan dan pengendalian keuangan di berbagai sektor.
Perincian pengeluaran yang terperinci dan hubungan yang jelas dengan tujuan organisasi menjadikannya cara yang efektif untuk mengelola sumber daya, menyelaraskan pengeluaran dengan tujuan, dan mengevaluasi efektivitas program.
Meskipun menuntut perhatian terhadap detail dan mungkin kurang fleksibel, manfaatnya dalam meningkatkan transparansi dan akuntabilitas keuangan membuatnya menjadi metode penganggaran yang disukai oleh banyak organisasi dan entitas.
Untuk proses pembuatan anggaran yang lebih mudah, Anda memerlukan data keuangan yang detail untuk memastikan anggaran Anda sesuai kebutuhan bisnis.
Jika Anda membutuhkan cara pengelolalan dan pembuatan data keuangan yang lebih mudah, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang memiliki fitur terlengkap dan harga terjangkau.
Yuk, coba Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Cara Buat Line Item Budget, Komponen, dan Contohnya - 12 November 2024
- Tips Melakuan Inventory Monitoring, Metode, dan Tahapannya - 12 November 2024
- Kalkulator HPP Gratis dan Rekomendasi Aplikasi Penghitung HPP - 11 November 2024