Dalam era digital saat ini, transaksi tunai semakin tergeser oleh metode pembayaran elektronik yang lebih praktis dan efisien. Salah satu alat yang mendukung perubahan ini adalah mesin Electronic Data Capture (EDC).
Mesin EDC telah menjadi bagian penting dalam operasional bisnis, dari toko ritel kecil hingga perusahaan besar. Penggunaan mesin EDC tidak hanya mempermudah transaksi bagi pelanggan tetapi juga meningkatkan efisiensi dan keamanan bagi pelaku usaha.
Bank Indonesia menemukan bahwa penggunaan transaksi non-tunai melalui EDC meningkat signifikan dalam beberapa tahun terakhir, menunjukkan pergeseran preferensi konsumen menuju metode pembayaran yang lebih modern dan aman.
Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih dalam tentang peran penting mesin EDC dalam bisnis, manfaat yang ditawarkannya, dan bagaimana cara kerjanya.
Apa Itu Mesin EDC?
Mesin Electronic Data Capture (EDC) adalah perangkat elektronik yang digunakan untuk memproses transaksi pembayaran dengan kartu, seperti kartu debit dan kredit.
Mesin ini menghubungkan kartu pembayaran dengan bank penerbit dan acquirer (bank atau institusi keuangan yang memproses pembayaran atas nama pedagang) untuk memfasilitasi transaksi.
Dengan menggunakan EDC, proses pembayaran menjadi lebih cepat, aman, dan efisien dibandingkan dengan transaksi tunai.
Baca juga: Sistem Pembayaran: Definisi, Komponen, Prinsip, Jenis, Ruang Lingkup, dan Contoh
Apa Fungsi Mesin EDC bagi Bisnis?
EDC telah menjadi bagian integral dalam operasional banyak bisnis modern. Dengan perkembangan teknologi dan meningkatnya kebutuhan konsumen terhadap metode pembayaran non-tunai, penggunaan mesin EDC terus meningkat.
Berikut adalah beberapa fungsi penting dari mesin EDC bagi bisnis:
Mempermudah proses pembayaran
Salah satu fungsi utama EDC adalah mempermudah proses pembayaran. Pelanggan dapat membayar dengan kartu debit atau kredit hanya dengan menggesekkan, men-tap, atau memasukkan kartu mereka ke EDC.
Hal ini akan mengurangi waktu antrian di kasir dan memberikan pengalaman berbelanja yang lebih nyaman dan cepat bagi pelanggan.
Meningkatkan keamanan transaksi
Menggunakan EDC meningkatkan keamanan transaksi baik bagi pelanggan maupun pedagang. Transaksi non-tunai mengurangi risiko pencurian dan kehilangan uang tunai.
Selain itu, data yang ditransfer selama transaksi dienkripsi, mengurangi risiko penipuan dan pencurian identitas. Penggunaan PIN atau tanda tangan sebagai verifikasi tambahan juga menambah lapisan keamanan.
Mengurangi kesalahan dan meningkatkan akurasi
Transaksi menggunakan EDC lebih akurat dibandingkan dengan transaksi tunai yang rentan terhadap kesalahan manusia dalam penghitungan.
Mesin EDC otomatis mencatat jumlah transaksi dan mengurangi kemungkinan kesalahan dalam proses pembayaran, seperti memberikan kembalian yang salah.
Baca juga: Pembayaran Cash Before Delivery (CBD) dan Bedanya dengan COD
Memperluas pilihan pembayaran
Dengan EDC, bisnis dapat menerima berbagai metode pembayaran, termasuk kartu debit, kartu kredit, dan pembayaran tanpa kontak (contactless) melalui teknologi NFC.
Hal ini memberikan fleksibilitas bagi pelanggan dan dapat menarik lebih banyak konsumen yang mungkin tidak membawa uang tunai.
Meningkatkan penjualan
Dengan menawarkan opsi pembayaran yang lebih beragam, bisnis dapat meningkatkan penjualan.
Pelanggan cenderung lebih nyaman berbelanja dan mungkin menghabiskan lebih banyak uang ketika mereka memiliki pilihan untuk membayar dengan cara yang paling sesuai bagi mereka.
Selain itu, kemampuan untuk menerima pembayaran dengan kartu juga dapat menarik pelanggan baru yang mengutamakan kenyamanan dan keamanan.
Mempermudah manajemen keuangan
Mesin EDC mempermudah manajemen keuangan dengan mencatat setiap transaksi secara otomatis. Hal ini membantu dalam pelacakan penjualan, pengelolaan inventaris, dan pelaporan keuangan.
Data transaksi yang tercatat dengan baik memudahkan proses akuntansi dan audit, serta membantu bisnis dalam menganalisis tren penjualan dan membuat keputusan yang lebih baik.
Menyediakan bukti pembayaran
Setiap transaksi yang dilakukan melalui EDC menghasilkan bukti pembayaran dalam bentuk struk yang dicetak.
Struk ini memberikan konfirmasi bagi pelanggan dan pedagang bahwa transaksi telah berhasil dilakukan. Ini juga membantu dalam penyelesaian perselisihan jika ada masalah dengan transaksi.
Baca juga: Memahami Metode Pembayaran Open Bill di Dunia Bisnis FnB
Apa Saja Jenis Mesin EDC?
Ada beberapa jenis mesin EDC berdasarkan konektivitas dan mobilitasnya, termasuk GPRS, GPRS Mobile, dan Fixed Line. Mari kita bahas satu per satu.
GPRS (General Packet Radio Service)
Mesin EDC dengan teknologi GPRS menggunakan jaringan seluler untuk berkomunikasi dengan bank atau penyedia layanan pembayaran. Ini adalah salah satu jenis yang paling umum digunakan karena fleksibilitas dan mobilitasnya.
- Keunggulan:
- Fleksibilitas: Bisa digunakan di berbagai lokasi selama ada sinyal seluler.
- Mobilitas: Tidak memerlukan koneksi kabel, sehingga lebih mudah dipindahkan.
- Kecepatan Transaksi: Cukup cepat dalam memproses transaksi karena menggunakan jaringan data seluler.
- Kelemahan:
- Ketergantungan pada Sinyal: Kualitas sinyal seluler mempengaruhi kinerja mesin.
- Biaya Data: Penggunaan data seluler bisa menambah biaya operasional.
GPRS Mobile
Mesin EDC GPRS Mobile adalah versi portabel dari mesin EDC GPRS. Biasanya, mesin ini dilengkapi dengan baterai sehingga dapat digunakan tanpa perlu sumber daya listrik yang terus-menerus.
- Keunggulan:
- Portabilitas Tinggi: Sangat mudah dibawa ke mana saja, cocok untuk bisnis yang sering berpindah-pindah seperti event, bazaar, atau layanan delivery.
- Fleksibel: Tidak membutuhkan kabel atau sumber daya tetap, bisa beroperasi dengan baterai.
- Kelemahan:
- Ketahanan Baterai: Baterai harus rutin diisi daya, dan kinerja bisa menurun saat baterai lemah.
- Kondisi Lingkungan: Tidak selalu tahan terhadap kondisi lingkungan ekstrem seperti hujan atau panas berlebihan.
Fixed Line
Mesin EDC Fixed Line menggunakan sambungan kabel telepon atau jaringan internet tetap (broadband) untuk berkomunikasi dengan bank atau penyedia layanan pembayaran. Mesin ini biasanya ditempatkan di lokasi yang tetap, seperti kasir di toko atau restoran.
- Keunggulan:
- Koneksi Stabil: Menggunakan kabel telepon atau broadband, sehingga lebih stabil dan tidak tergantung pada sinyal seluler.
- Biaya Tetap: Biasanya lebih ekonomis karena tidak ada biaya tambahan untuk data seluler.
- Keamanan: Koneksi tetap seringkali lebih aman dan kurang rentan terhadap gangguan.
- Kelemahan:
- Tidak Mobile: Terbatas pada satu lokasi karena membutuhkan koneksi kabel.
- Keterbatasan Fleksibilitas: Tidak dapat digunakan di luar jangkauan kabel telepon atau broadband.
Baca juga: Cara Membuat Invoice Pembayaran dan 10 Tips Mengelolanya
Bagaimana Cara Kerja Mesin EDC untuk Pembayaran Menggunakaan Kartu?
Cara kerja EDC untuk pembayaran menggunakan kartu terbilang cukup sederhana seperti berikut:
Langkah 1. Persiapan mesin EDC
Sebelum memulai transaksi, pastikan mesin EDC siap digunakan:
- Pastikan mesin EDC dalam keadaan menyala. Jika menggunakan mesin GPRS Mobile, pastikan baterai terisi penuh.
- Periksa apakah mesin EDC sudah terhubung dengan jaringan, baik melalui GPRS, WiFi, atau sambungan kabel telepon (untuk jenis Fixed Line).
- Pastikan roll kertas untuk struk pembayaran terpasang dengan benar dan mencukupi untuk mencetak struk.
Langkah 2. Proses transaksi
Berikut langkah-langkah proses transaksi menggunakan mesin EDC:
1. Pemasukan kartu
- Jika kartu memiliki strip magnetik, gesek kartu pada slot pembaca yang biasanya terletak di sisi samping mesin.
- Jika kartu memiliki chip, masukkan kartu ke dalam slot pembaca chip dan biarkan tetap di sana selama proses transaksi.
- Untuk kartu yang mendukung Near Field Communication (NFC), cukup tempelkan kartu pada area yang ditentukan pada mesin.
2. Memasukkan jumlah transaksi
- Kasir atau petugas akan memasukkan jumlah transaksi ke EDC. Pastikan jumlah yang dimasukkan sesuai dengan tagihan yang perlu dibayar.
3. Konfirmasi oleh pembeli
- Pembeli akan diminta memasukkan PIN kartu pada keypad EDC. Ini berlaku untuk kartu debit dan beberapa kartu kredit.
- Beberapa kartu kredit mungkin memerlukan tanda tangan sebagai bentuk otorisasi. Struk akan dicetak, dan pembeli perlu menandatanganinya.
4. Proses verifikasi
- Mesin EDC akan mengirimkan data transaksi ke bank penerbit kartu melalui jaringan yang terhubung.
- Lalu, bank penerbit kartu akan memverifikasi detail transaksi dan ketersediaan dana.
- Jika transaksi disetujui, EDC akan menerima kode otorisasi dari bank. Jika ditolak, mesin akan menampilkan pesan kesalahan.
5. Penyelesaian transaksi
EDC akan mencetak dua struk, satu untuk pembeli dan satu lagi untuk toko. Langkah selanjtunya, berikan struk kepada pembeli untuk ditandatangani (jika diperlukan) dan simpan salinan untuk arsip toko.
Baca juga: Apa itu Split Payment? Berikut Pembahasan Lengkap dan Contohnya
Bagaimana Cara Kerja Mesin EDC untuk Pembayaran QRIS?
QRIS adalah standar pembayaran digital berbasis QR code yang dikembangkan oleh Bank Indonesia. QRIS memudahkan transaksi pembayaran dengan hanya memindai kode QR.
Saat ini, EDC sudah mendukung metode pembayaran QRIS dengan cara kerja sebagai berikut:
- Kasir atau petugas akan memasukkan jumlah transaksi ke EDC. Pastikan jumlah yang dimasukkan sesuai dengan tagihan yang perlu dibayar.
- Setelah memasukkan jumlah transaksi, EDC akan menghasilkan kode QR yang berisi informasi pembayaran. Kode QR ini akan ditampilkan di layar mesin EDC atau dicetak pada struk pembayaran.
- Pembeli membuka aplikasi dompet digital atau mobile banking yang mendukung QRIS.
- Pembeli memilih opsi pembayaran QR dan memindai kode QR yang ditampilkan oleh mesin EDC. Setelah kode QR dipindai, aplikasi akan menampilkan detail transaksi.
- Pembeli memeriksa detail transaksi di aplikasi dan mengkonfirmasi pembayaran. Setelah pembayaran dikonfirmasi, aplikasi akan mengirimkan notifikasi sukses.
- Mesin EDC akan menerima notifikasi dari server penyedia layanan pembayaran tentang status transaksi.
- Jika transaksi berhasil, mesin EDC akan mencetak struk sebagai bukti pembayaran.
Baca juga: QRIS Adalah: Manfaat, Fungsi, Tujuan, dan Cara Pemakaiannya
Bagaimana Cara Mendapatkan Mesin EDC?
Seperti yang sudah kami jelaskan sebelumnya, ada banyak sekali manfaat EDC yang bisa diperoleh para pelaku bisnis. Lantas, bagaimana cara mendapatkan EDC?
Berikut langkah-langkah untuk mendapatkan mesin EDC, dari persiapan hingga pemasangan:
Langkah 1. Menentukan kebutuhan bisnis
Sebelum mendapatkan EDC, penting untuk mengetahui kebutuhan bisnis Anda yang meliputi:
- Jenis Usaha: Apakah Anda memiliki toko fisik, restoran, atau bisnis online?
- Volume Transaksi: Berapa banyak transaksi non-tunai yang Anda harapkan per hari?
- Jenis Pembayaran: Apakah Anda memerlukan mesin yang dapat menerima kartu kredit, debit, dan e-wallet?
- Koneksi: Apakah lokasi usaha Anda mendukung koneksi internet tetap, atau lebih cocok dengan koneksi seluler?
Langkah 2. Menghubungi bank atau penyedia layanan pembayaran
Setelah mengetahui kebutuhan bisnis Anda, langkah berikutnya adalah menghubungi bank atau penyedia layanan pembayaran (PSP) yang menawarkan layanan EDC. Beberapa bank dan PSP yang populer di Indonesia antara lain:
- Bank BCA
- Bank Mandiri
- Bank BNI
- Bank BRI
- GoPay
- OVO
- DANA
Langkah 3. Mengajukan permohonan
Untuk mendapatkan mesin EDC, Anda perlu mengajukan permohonan ke bank atau PSP yang Anda pilih. Berikut adalah dokumen dan informasi yang umumnya diperlukan:
- Identitas Pemilik Usaha: Fotokopi KTP atau identitas resmi lainnya.
- NPWP: Nomor Pokok Wajib Pajak usaha Anda.
- SIUP/TDP: Surat Izin Usaha Perdagangan atau Tanda Daftar Perusahaan.
- Rekening Bank: Informasi rekening bank yang akan digunakan untuk settlement transaksi.
- Informasi Usaha: Detail mengenai usaha Anda, termasuk jenis usaha, lokasi, dan perkiraan volume transaksi.
Langkah 4. Proses verifikasi dan persetujuan
Setelah mengajukan permohonan, bank atau PSP akan melakukan proses verifikasi terhadap dokumen dan informasi yang Anda berikan. Proses ini biasanya melibatkan:
- Verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen.
- Beberapa bank atau PSP mungkin melakukan survei ke lokasi usaha Anda untuk memastikan kesiapan dan keamanan pemasangan mesin EDC.
Langkah 5. Penandatanganan kontrak
Jika permohonan Anda disetujui, Anda akan diminta untuk menandatangani kontrak yang berisi syarat dan ketentuan penggunaan EDC. Kontrak ini mencakup:
- Detail mengenai biaya sewa bulanan atau harga pembelian mesin EDC.
- Informasi mengenai biaya transaksi yang akan dikenakan oleh bank atau PSP.
- Detail mengenai layanan purna jual dan dukungan teknis yang akan diberikan.
Langkah 6. Pemasangan dan pelatihan
Setelah kontrak ditandatangani, bank atau PSP akan mengirim teknisi untuk memasang mesin EDC di lokasi usaha Anda. Proses pemasangan ini biasanya meliputi:
- Instalasi: Menghubungkan mesin EDC dengan jaringan internet atau telepon.
- Konfigurasi: Mengatur EDC sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan bisnis Anda.
- Pelatihan: Memberikan pelatihan kepada Anda dan staf mengenai cara menggunakan EDC, termasuk cara menangani transaksi dan troubleshooting dasar.
Baca juga: Download Contoh Kwitansi Pembayaran Word, XLS, dan PDF, Gratis
Kesimpulan
Itulah pengertian mesin EDC, kegunaan, serta bagaimana cara kerjanya yang harus Anda ketahui. Dari penjelasan yang sudah kami sampaikan, dapat disimpulkan penggunaan EDC akan mempermudah proses transaksi, karena proses pembayaran menjadi lebih cepat dan meningkatkan keamanan bertransaksi.
Guna meningkatkan kualitas pelayanan, Anda dapat menggunakan aplikasi kasir gratis seperti Kledo POS. Kabar baiknya, Kledo POS sudah bisa diintegrasikan dengan EDC yang ada di konter kasir Anda.
Jadi nantinya, setiap transaksi pembayaran akan tercatat otomatis dan Anda bisa memperoleh laporan penjualan secara real time. Dengan begitu, aktivitas operasional dan manajamen keuangan bisnis dapat berjalan secara lebih efektif.
Masih belum yakin dengan Kledo POS? Yuk buktikan sendiri bagaimana Kledo POS akan membantu bisnis Anda dan coba gratis selamanya melalui tautan ini.
