Vendor fraud biasanya digunakan oleh para pihak tidak bertanggungjawab untuk mencuri dari bisnis dengan berbagai ukuran. Hal ini sering kali melibatkan pemalsuan informasi vendor untuk mengalihkan pembayaran dari tim keuangan ke rekening penipu.
Baik dilakukan oleh karyawan internal, pihak ketiga dari luar, atau kombinasi keduanya, tujuan vendor fraud pada akhirnya sama: mencuri uang perusahaan, dan hal ini harus mendapatkan perhatian lebih para manajer keuangan dan pemilik bisnis.
Vendor fraud harus juga menjadi perhatian penting bagi departemen keuangan karena dapat mengakibatkan biaya tinggi, memperlambat operasi, dan mengurangi kepercayaan pelanggan dan vendor. Memahami jenis fraud umum dan tanda-tanda penipuan adalah kunci untuk menjaga transaksi keuangan yang lebih aman.
Pada artikel kali ini kami akan membahas apa itu vendor fraud, contoh fraud yang biasa terjadi, dan juga cara mengatasinya dalam bisnis Anda. Jadi, baca sampai selesai.
Apa yang Dimaksud dengan Vendor Fraud?
Vendor fraud adalah jenis penipuan keuangan di mana pelaku menipu sebuah organisasi untuk melakukan pembayaran ke rekening palsu. Penipu biasanya melakukan hal ini dengan memalsukan faktur vendor atau informasi pembayaran penerima.
Jenis penipuan atau fraud ini dilakukan oleh siapa saja yang memiliki akses ke informasi vendor atau pembayaran, termasuk karyawan internal, staf dari organisasi vendor, atau pihak ketiga dari luar yang telah mencuri informasi akun yang relevan.
Pihak ketiga paling sering bertanggung jawab untuk melakukan vendor fraud, paling sering dengan menukar informasi pembayaran vendor dengan informasi pembayaran mereka sendiri untuk mengalihkan dan mencuri dana.
Pelaku kejahatan eksternal ini dapat memperoleh informasi pembayaran yang diperlukan melalui berbagai taktik, termasuk: social engineering, peretasan, atau phishing. Upaya vendor fraud yang berhasil dapat menghancurkan organisasi, menyebabkan kerugian finansial yang signifikan dan kerusakan reputasi.
Oleh karena itu, sangat penting bagi bisnis untuk menerapkan langkah-langkah efektif untuk mencegah dan mendeteksi vendor fraud sebelum terlambat.
Baca juga: 7 Tantangan Manajemen Restoran dan Strategi Mengelolanya
Contoh Jenis Vendor Fraud yang Umum Terjadi
Memahami jenis vendor fraud yang umum terjadi dapat membantu organisasi melindungi diri mereka sendiri agar tidak menjadi korban skema serupa. Berikut ini beberapa contoh vendor fraud yang perlu diwaspadai.
1. Penipuan sebagai vendor
Penipuan sebagai vendor adalah ketika seseorang menyamar sebagai vendor yang sah untuk menyesatkan perusahaan agar melakukan pembayaran palsu. Hal ini dapat dilakukan melalui faktur palsu atau dipalsukan, atau detail kontak yang diubah, untuk mengalihkan pembayaran ke pelaku penipuan, bukan ke vendor yang sebenarnya.
Jenis vendor fraud ini dapat menyebabkan kerugian finansial yang signifikan bagi perusahaan, sehingga sangat penting untuk menerapkan proses yang aman untuk memastikan informasi vendor dan pembayaran yang akurat digunakan dalam semua transaksi keuangan.
2. Pemalsuan cek
Pemalsuan cek adalah jenis vendor fraud yang umum terjadi, di mana penipu mengubah atau memalsukan cek untuk mengalihkan dana ke rekening mereka. Penipu dapat mencuri cek dari organisasi atau mencegat cek yang ditujukan untuk vendor yang sah, kemudian mengubah informasi penerima pembayaran atau jumlah pada cek.
Atau, penipu dapat membuat cek palsu dengan menggunakan informasi yang dicuri atau dipalsukan. Dalam beberapa kasus, penipu juga dapat mencegat cek dan kemudian menyetorkannya ke rekening mereka sendiri sebelum sampai ke penerima yang dituju. Menurut laporan AFP, cek adalah yang paling rentan terhadap pemalsuan dengan sekitar 65% responden mengatakan bahwa organisasi mereka pernah mengalami pemalsuan cek.
3. BEC emails
Business email compromise (BEC)adalah jenis kejahatan siber di mana penipu mendapatkan akses ke sistem email organisasi dan kemudian menyamar sebagai eksekutif senior, vendor, atau pemasok untuk mengelabui karyawan agar mentransfer dana atau memberikan informasi sensitif.
Jenis fraud ini sering kali melibatkan taktik rekayasa sosial, seperti membuat alamat email palsu atau nama domain yang tampak sah.
Salah satu bentuk umum penipuan BEC adalah penipu menyamar sebagai vendor dan meminta perubahan pada informasi pembayaran. Penipu dapat meminta organisasi untuk memperbarui informasi pembayaran mereka ke akun baru, yang sebenarnya dikendalikan oleh penipu, yang menyebabkan dana ditransfer ke akun palsu.
Baca juga: Proyeksi Utang Usaha: Definisi, Manfaat, dan Cara Melakukannya
4. Markup nilai penagihan
Markup nilai penagihan terjadi ketika vendor mencoba memanipulasi faktur untuk menagih organisasi lebih dari jumlah yang telah disepakati sebelumnya untuk barang atau layanan tertentu.
Ketika ada celah dalam proses pengadaan seperti berkurangnya pengawasan manusia atau kontrol internal yang tidak efektif, hal ini memberikan kesempatan bagi vendor yang curang untuk mengambil keuntungan dari perbedaan dalam data keuangan yang tidak mungkin langsung ketahuan.
Jenis kecurangan ini dapat dilakukan dengan menggelembungkan biaya pada faktur atau mengirimkan tagihan ganda atau palsu.
5. Persekongkolan tender atau penetapan harga
Kecurangan tender biasanya melibatkan beberapa vendor yang bekerja sama untuk memanipulasi proses penawaran kontrak. Kolusi ini memungkinkan mereka untuk secara efektif menetapkan harga dengan mengirimkan penawaran tinggi atau rendah yang curang untuk menonjolkan penawaran tertentu di atas yang lain.
Vendor dapat bergiliran menentukan siapa yang memenangkan kontrak, yang menyebabkan persaingan yang terhambat dan sering kali menaikkan harga kontrak.
6. Suap
Suap adalah pembayaran yang dilakukan kepada karyawan organisasi, biasanya pengambil keputusan utama, sebagai imbalan atas hal-hal seperti kontrak yang diberikan. Pembayaran ini biasanya dilakukan secara tertutup sebagai suap terselubung dan ditujukan untuk membujuk karyawan tersebut agar memilih vendor tertentu.
Hal ini menghambat persaingan yang sehat dan menyebabkan harga yang lebih tinggi, selain meletakkan dasar bagi praktik bisnis yang korup secara keseluruhan. Mencegah serangan ini bisa jadi sulit dan sering kali membutuhkan transparansi yang menyeluruh dan kebijakan yang ketat untuk memantau transaksi dan hubungan karyawan.
Baca juga: Fraud Akuntansi: Jenis dan Cara Meminimalisirnya
Siapa yang Memiliki Risiko Paling Tinggi Terhadap Vendor Fraud?
Vendor fraud bisa terjadi pada organisasi mana pun, tetapi organisasi kecil dan menengah sangat rentan. Organisasi-organisasi ini sering kali tidak memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat, sehingga memudahkan penipu untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan untuk mencuri dana.
Selain itu, tim kecil sering kali sangat bergantung pada beberapa karyawan untuk menjalankan fungsi vendor dan pembayaran, yang dapat menyebabkan staf terbebani dan meningkatkan kesalahan manusia.
Tim yang lebih kecil juga dapat kekurangan sumber daya untuk memisahkan tugas-tugas AP seperti yang biasanya direkomendasikan. Hal ini menciptakan peluang bagi individu untuk memanipulasi pembayaran dan catatan tanpa ketahuan.
Organisasi yang lebih besar memiliki lebih banyak sumber daya dan protokol yang mapan untuk meminimalkan risiko penipuan. Hal ini dapat mencakup: penilaian risiko, kontrol internal, dan staf yang terlatih untuk mendeteksi dan mencegah penipuan.
Akibatnya, penipu cenderung melihat organisasi yang lebih besar sebagai target yang lebih sulit, tetapi bukan berarti mereka benar-benar tidak bisa diawasi.
Penting untuk dicatat bahwa vendor fraud masih bisa terjadi di perusahaan besar. Bahkan dengan kontrol internal dan langkah-langkah keamanan yang kuat, para penipu selalu menemukan cara-cara baru untuk mengeksploitasi kelemahan dalam sistem dan proses keamanan. Itulah mengapa penting bagi semua organisasi, apa pun ukurannya, untuk tetap waspada dan proaktif dalam upaya mereka mencegah dan mendeteksi vendor fraud.
Baca juga: Fraud Laporan Keuangan: Pengertian, Deteksi, dan Pencegahan
Apa Saja Tanda Vendor Fraud?
Mengidentifikasi vendor fraud bisa jadi cukup menantang, tetapi ada beberapa tanda peringatan yang harus diwaspadai oleh organisasi. Berikut ini beberapa tanda peringatan yang umum:
Pembayaran yang menyimpang dari prosedur normal
Pembayaran apa pun yang secara signifikan berbeda dari riwayat pembayaran sebelumnya, seperti pembayaran yang dilakukan kepada vendor baru atau vendor yang tidak pernah digunakan sebelumnya, dapat menjadi tanda peringatan.
Ketidakkonsistenan dalam jumlah uang yang diterima
Penipu sering kali melakukan penyesuaian kecil pada jumlah pembayaran untuk menghindari deteksi. Carilah pembayaran yang sedikit berbeda dari yang diharapkan, karena ketidakkonsistenan kecil ini dapat bertambah seiring waktu.
Pembayaran duplikat
Pembayaran ganda atau duplikat yang dilakukan pada tanggal yang sama atau pembayaran yang melebihi perjanjian kontrak dapat menjadi tanda aktivitas fraud.
Pembayaran yang dilakukan di luar jam kerja
Pembayaran yang dilakukan di luar jam kerja normal, seperti larut malam atau di akhir pekan, juga dapat menjadi tanda peringatan adanya aktivitas penipuan.
Baca juga: Fraud Triangle: Pengertian, Elemen, dan Tips Mencegah Fraud
Penyimpangan dalam informasi vendor
Penyimpangan dalam informasi vendor, seperti variasi alamat pengiriman dan pembayaran, penggunaan pesanan pembelian yang sama dalam faktur, atau nomor faktur yang tidak berurutan, juga dapat menjadi tanda vendor fraud.
Dengan tetap waspada dan memantau aktivitas pembayaran dengan cermat, perusahaan dapat mendeteksi dan mencegah vendor fraud dengan lebih baik.
Selain tanda-tanda peringatan ini, perusahaan juga harus mempertimbangkan untuk menerapkan kontrol internal yang kuat dan memanfaatkan teknologi, seperti penggunaan software akuntansi yang memiliki fitur approval dan keamanan terbaik seperti Kledo.
Kledo merupakan software akuntansi online yang memiliki fitur akuntansi terlengkap dengan harga terjangkau. Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Mengenal Fraud Dalam Keuangan dan Cara Mengatasinya
Cara Mencegah Vendor Fraud
Jika tim keuangan mengidentifikasi adanya kecurangan vendor, penting untuk bertindak cepat. tips berikut ini dapat membantu Anda memulai:
- Bekerja dengan cepat untuk memahami seberapa parah dampak penipuan: Setelah penipuan terdeteksi, penting untuk bertindak cepat untuk menilai luasnya dan mengidentifikasi sumbernya untuk membantu mencegah terjadinya penipuan lebih lanjut dan meminimalkan kerugian finansial.
- Hubungi bank yang memproses pembayaran: Tergantung pada waktunya, bank yang memproses pembayaran palsu mungkin dapat membantu memulihkan dana. Penting untuk menghubungi bank sesegera mungkin untuk menjajaki opsi ini.
- Beri tahu vendor yang terkena dampak: Beritahukan vendor yang terkena dampak sesegera mungkin jika informasi pembayaran atau akun email mereka telah disusupi, atau jika ada pihak yang tidak bertanggung jawab yang menyamar sebagai klien mereka. Hal ini membantu vendor mengambil langkah-langkah untuk melindungi bisnis mereka sendiri.
Namun, pencegahan adalah kunci utama dalam menghentikan penipuan. Pada bagian berikut ini, kami menguraikan berbagai metode untuk menghentikan vendor fraud sebelum hal itu terjadi.
Tetapkan referensi silang informasi pembayaran
Dengan melakukan referensi silang informasi pembayaran dengan perintah pembayaran, tim keuangan akan memastikan bahwa mereka mengirimkan uang ke rekening yang benar dan menghindari pengiriman dana ke rekening yang salah. Hal ini memerlukan penetapan kontrol internal yang kuat dan pemanfaatan teknologi, seperti solusi otomatisasi pembayaran dan penerimaan pembayaran
Tim juga harus melakukan cek referensi secara ketat terhadap riwayat informasi pembayaran vendor untuk mendeteksi kapan informasi pembayaran telah diperbarui ke akun baru. Hal ini dapat menjadi tanda bahaya yang mendorong tim keuangan untuk menyelidiki lebih lanjut potensi kasus fraud, sehingga memberi mereka lebih banyak waktu untuk menilai situasi dan meminimalkan kemungkinan menjadi korban vendor fraud.
Baca juga: Cara Meningkatkan Efisiensi Departemen Keuangan dan Manfaatnya
Memvalidasi alamat email
Untuk mencegah serangan BEC, organisasi harus mengambil langkah-langkah untuk memverifikasi bahwa alamat email benar-benar milik vendor mereka. Salah satu cara efektif untuk melakukannya adalah dengan membuat proses untuk memvalidasi alamat email.
Hal ini melibatkan verifikasi alamat email dengan vendor secara langsung, menggunakan layanan verifikasi pihak ketiga, atau mengimplementasikan perangkat lunak yang membantu mendeteksi anomali dalam pola email. Organisasi juga harus memberikan pelatihan rutin kepada karyawan mereka tentang cara mengenali dan menghindari serangan BEC.
Memiliki proses yang baik untuk mendaftarkan dan mengelola data vendor
Menyaring dan memverifikasi informasi vendor dengan hati-hati selama proses pendaftaran membantu bisnis memastikan bahwa hanya vendor yang sah yang disetujui dan informasi pembayaran mereka akurat.
Memiliki basis data vendor dengan baik juga membantu tim mengidentifikasi apakah permintaan pembayaran berasal dari vendor yang sah atau merupakan upaya penipuan untuk mencuri dana.
Jika ada perubahan pada informasi pembayaran vendor, seperti rekening bank atau alamat pembayaran baru, organisasi dapat mengonfirmasi perubahan tersebut kepada vendor sebelum melakukan pembayaran. Hal ini membantu meminimalkan risiko kerugian finansial.
Selain menyimpan database vendor, organisasi juga harus membuat protokol untuk meninjau dan memperbarui informasi vendor secara teratur. Hal ini termasuk melakukan pemeriksaan latar belakang vendor baru, memverifikasi nomor identifikasi pajak mereka, dan melacak riwayat pembayaran mereka.
Memisahkan tugas dalam pengelolaan utang usaha
Jika satu orang memegang kekuasaan untuk menyetujui faktur dan mengotorisasi pembayaran, mereka berada dalam posisi untuk melakukan pembayaran yang curang tanpa ada orang lain yang memeriksa ulang pekerjaan mereka.
Dengan memisahkan tugas dalam pengelolaan utang, organisasi memastikan bahwa banyak orang terlibat dalam proses pembayaran dan ada pemeriksaan dan keseimbangan untuk mencegah penipuan.
Pemisahan tugas dilakukan dengan memberikan peran dan tanggung jawab yang berbeda kepada individu yang berbeda. Sebagai contoh, satu orang dapat bertanggung jawab untuk menyetujui faktur, sementara orang lain bertanggung jawab untuk mengotorisasi pembayaran.
Sebagai alternatif, organisasi dapat membuat sistem pemeriksaan dan keseimbangan, di mana beberapa individu diminta untuk meninjau dan menyetujui pembayaran sebelum diproses.
Baca juga: Tips Mengelola Akun Utang Usaha yang Terlalu Banyak
Selalu lakukan pencocokan PO
Mencocokkan faktur vendor dengan PO memungkinkan organisasi untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang ditagih benar-benar telah diterima dan sesuai dengan ketentuan perjanjian. Hal ini melibatkan pelacakan PO dan menghubungkannya dengan faktur vendor.
Ketika faktur vendor diterima, tim membandingkannya dengan PO yang sesuai untuk memastikan jumlah dan kuantitasnya sesuai. Jika ada perbedaan, tim dapat menyelidiki lebih lanjut sebelum mengotorisasi pembayaran.
Namun, pencocokan PO merupakan proses yang memakan waktu, terutama bagi organisasi yang menangani faktur dalam jumlah besar.
Edukasi karyawan
Edukasi dan dukungan karyawan akan menjadi salah satu pertahanan terkuat organisasi dalam melawan vendor fraud. Kesadaran dan edukasi yang berkelanjutan adalah langkah pertama untuk tidak hanya menghentikan tetapi juga mencegah penipuan, dan harus dianggap sebagai bagian integral dari rencana pencegahan penipuan.
Dengan informasi yang tepat, karyawan dapat lebih memahami cara menghindari terjebak dalam skema vendor fraud yang umum terjadi dan mengidentifikasi potensi risiko dengan lebih akurat.
Selain itu, pertimbangkan untuk menyiapkan sistem pendukung seperti hotline karyawan atau sistem pelaporan rahasia, yang menciptakan ruang yang aman bagi karyawan untuk melaporkan ketidakberesan secara anonim.
Baca juga: Tips Ampuh Agar Toko Aman dari Pencurian
Bagaimana Otomatisasi Akuntansi Membantu Perrusahaan Mencegah Vendor Fraud?
Dengan memungkinkan membuat dan mencatat faktur secara langsung ke sistem akuntansi, membatasi akses ke faktur, dan menyediakan kontrol internal, otomatisasi penerimaan utang mempersulit para penipu untuk memanipulasi pembayaran.
Selain membatasi akses ke faktur, sistem otomatisasi akuntansi juga memungkinkan pemisahan tugas untuk membatasi akses ke informasi pembayaran yang sensitif. Hal ini meminimalkan kemungkinan penipuan dengan memastikan bahwa tidak ada satu orang pun yang memiliki kontrol tanpa kendali atas proses penerimaan utang dan piutang.
Manfaat lain dari otomatisasi akuntansi adalah menyediakan catatan aktivitas, seperti saat pengguna menyetujui atau mengotorisasi pembayaran, dan memperbarui informasi akun vendor. Visibilitas dan akuntabilitas tambahan ini mencegah pihak internal menyalahgunakan dana, karena mereka tahu bahwa tindakan mereka dilacak dan dicatat.
Software akuntansi seperti KLedo menawarkan semua fitur ini dan banyak lagi, menjadikannya solusi yang efektif bagi organisasi untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan akuntansi dan keuangan bisnis dan mencegah vendor fraud.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis - 13 September 2024
- Vendor Fraud: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasinya - 13 September 2024
- 5 Bank yang Menyediakan Corporate Card Terbaik di Indonesia! - 13 September 2024