Mengenal Fraud Dalam Keuangan dan Cara Mengatasinya

Dunia bisnis tidak asing dengan fraud dalam keuangan atau skandal akuntansi dan penipuan. Dari pengusaha hingga karyawan, dari manajer hingga pelayan, tidak jarang orang mencoba menipu sistem sesekali untuk keuntungan jangka pendek yang besar.

Kebanyakan fraud keuangan atau akuntansi kecil biasanya ditangani oleh pihak berwenang dan bukan sesuatu yang orang pilih untuk diawasi. Namun, karena sejarah adalah saksinya, ada kalanya beberapa penipuan akuntansi membuat dunia terguncang – membanjiri berita utama saat media bergegas untuk meliput cerita semacam itu.

Pada artikel ini, kita akan berbicara tentang apa itu fraud keuangan atau penipuan akuntansi, dampaknya terhadap bisnis, cara mendeteksinya, dan langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk meminimalisir terjadinya fraud dalam bisnis.

Apa itu Fraud dalam Akuntansi dan Keuangan?

Fraud akuntansi, menurut definisi, adalah manipulasi yang disengaja dan perubahan catatan dan laporan keuangan.

Hal ini dilakukan untuk menyamarkan posisi keuangan perusahaan yang sebenarnya dan dilakukan dengan tujuan untuk:

• Menyenangkan pemegang saham dan investor dengan menampilkan kinerja keuangan perusahaan menjadi lebih baik dari yang sebenarnya
• Mencoba penghindaran pajak yang melanggar hukum dengan salah menyatakan aset dan kewajiban & pendapatan dan pengeluaran
• Memperoleh keunggulan kompetitif di pasar
• Perolehan keuntungan moneter oleh personel
• Memanipulasi harga saham perusahaan
• Memberikan pengaruh pada kejahatan lain

Menjadi salah satu masalah global terbesar, penipuan akuntansi bukanlah sesuatu yang bisa dianggap enteng. Efeknya terbukti merusak sistem keuangan dan industri di seluruh dunia. Belum lagi bagaimana hal itu dapat membuat citra perusahaan hancur jika terjadi skandal.

Fraud akuntansi dan keuangan terjadi ketika suatu entitas, seperti perusahaan atau pemerintah, dengan sengaja memalsukan catatan keuangannya.

Perilaku penipuan terkadang sulit didefinisikan dalam akuntansi karena banyak komponen dalam keuangan didasarkan pada perkiraan.

Misalnya, sebuah perusahaan mungkin memutuskan untuk membuat perkiraan yang akhirnya direvisi nanti.

Hal ini tidak dianggap sebagai perilaku curang, selama perusahaan membuat estimasi dengan itikad baik dengan menggunakan informasi yang relevan pada saat estimasi.

Penipuan akuntansi terjadi ketika salah saji yang disengaja dibuat, yaitu, perusahaan melebih-lebihkan asetnya untuk membuat dirinya tampak lebih sehat secara finansial.

Contoh lain adalah jika perusahaan melebih-lebihkan pendapatannya untuk membuat dirinya tampak lebih menguntungkan daripada yang sebenarnya.

Baca juga: Pembahasan Lengkap Sistem Pembukuan Double Entry dalam Akuntansi

Mengenal Fraud Triangle pada Bisnis

Fraud triangle digunakan untuk menjelaskan alasan di balik terjadinya fraud atau kecurangan.

Misalnya, seorang karyawan yang mengantongi uang tunai dari daftar perusahaan melakukan penipuan. Karyawan akan mendapatkan keuntungan dari mendapatkan uang tunai tambahan dengan mengorbankan perusahaan.

Di bawah ini, kami membahas komponen segitiga penipuan.

Fraud triangle– Peluang

Peluang mengacu pada keadaan yang memungkinkan terjadinya kecurangan. Dalam fraud triangle atau segitiga penipuan, ini adalah satu-satunya komponen yang dikendalikan sepenuhnya oleh perusahaan.

Contoh yang memberikan peluang untuk melakukan penipuan meliputi:

1. Kontrol internal yang lemah

Pengendalian internal adalah proses dan prosedur yang diterapkan untuk memastikan integritas akuntansi dan informasi keuangan. Kontrol internal yang lemah seperti pemisahan tugas yang buruk, kurangnya pengawasan, dan dokumentasi proses yang buruk menimbulkan peluang untuk penipuan.

2. Peraturan yang buruk

Peraturan di atas mengacu pada komitmen manajemen atas dan dewan direksi untuk bersikap etis, menunjukkan integritas, dan jujur ​​– peraturan yang buruk di puncak menghasilkan perusahaan yang lebih rentan terhadap penipuan.

3. Kebijakan akuntansi yang tidak memadai

Kebijakan akuntansi mengacu pada bagaimana item dalam laporan keuangan dicatat. Kebijakan akuntansi yang buruk (tidak memadai) dapat memberikan kesempatan bagi karyawan untuk memanipulasi angka.

Baca juga: Perilaku Biaya: Pengertian Lengkap, Jenis, dan Cara Menghitungnya

Fraud triangle – Insentif

Insentif, atau disebut juga tekanan, mengacu pada pola pikir karyawan untuk melakukan penipuan. Contoh hal-hal yang memberikan insentif untuk melakukan fraud antara lain:

1. Bonus berdasarkan metrik keuangan

Metrik keuangan umum yang digunakan untuk menilai kinerja karyawan adalah pendapatan dan laba bersih.

Bonus yang didasarkan pada metrik keuangan menciptakan tekanan bagi karyawan untuk memenuhi target, yang pada gilirannya dapat menyebabkan mereka melakukan penipuan untuk mencapai tujuan.

2. Ekspektasi investor dan analis

Kebutuhan untuk memenuhi atau melampaui harapan investor dan analis untuk memastikan harga saham dipertahankan atau ditingkatkan dapat menciptakan tekanan untuk melakukan penipuan.

3. Insentif pribadi

Insentif pribadi mungkin termasuk keinginan untuk mendapatkan lebih banyak uang, kebutuhan untuk membayar tagihan pribadi, kecanduan judi, dll.

Fraud triangle – Rasionalisasi

Rasionalisasi mengacu pada pembenaran individu untuk melakukan penipuan. Contoh rasionalisasi umum yang digunakan pelaku penipuan meliputi:

1. “Mereka memperlakukan saya dengan salah”

Seorang individu mungkin dengki terhadap manajer atau majikan mereka dan percaya bahwa melakukan penipuan adalah cara untuk mendapatkan pengembalian.

2. “Manajemen atas juga melakukannya”

Peraturan yang buruk di puncak dapat menyebabkan seseorang mengikuti jejak mereka yang lebih tinggi dalam hierarki perusahaan.

3. “Tidak ada solusi lain”

Seseorang mungkin percaya bahwa mereka mungkin kehilangan segalanya (misalnya, kehilangan pekerjaan) kecuali mereka melakukan penipuan.

Baca juga: Pegertian Lengkap Pengakuan Pendapatan Dalam Akuntansi

11 Cara Meminimalisir Fraud Keuangan dalam Bisnis

1. Pisahkan Tugas Akuntansi

Karena ukurannya, banyak usaha kecil memiliki satu orang yang selalu menangani fungsi pembukuan seperti piutang klien, memproses pembayaran klien, membayar faktur, mengelola kas kecil dan mencatat fungsi-fungsi ini dalam sistem akuntansi mereka.

Hal ini memudahkan kasus fraud untuk tidak diketahui. Bisnis harus memiliki setidaknya dua orang yang menangani fungsi-fungsi ini secara bergantian, menjaga penanganan kas dan fungsi akuntansi benar-benar terpisah.

2. Kenali Karyawan Anda

Sementara setiap bisnis berusaha untuk mempekerjakan karyawan yang jujur, memiliki rutinitas perekrutan formal, bahkan di bisnis kecil, dapat membantu mencegah penipuan.

Pemeriksaan latar belakang harus dilakukan untuk semua staf yang menangani uang kas atau mengelola pembayaran (dan informasi rekening bank) dari pelanggan.

Ketika tingkat interaksi karyawan dengan keuangan meningkat, demikian juga pengawasan yang diberikan pada situasi masa lalu dan masa kini mereka.

Meskipun mungkin tampak berlawanan dengan intuisi, karyawan yang melakukan penipuan sering ditemukan sebagai yang paling disayangi oleh rekan kerja mereka, karena orang tersebut akan berusaha keras untuk membantu dan mendapatkan kepercayaan, sering bekerja lebih lama dan jarang mengambil cuti.

Hal ini menyebabkan mereka menangani beberapa tugas, dan dengan sedikit pengawasan. Demikian juga, karyawan yang menghadapi tantangan keuangan mendadak dalam kehidupan pribadi mereka mungkin menyerah pada godaan.

Mengharuskan staf untuk mengambil liburan mereka dapat membantu mengungkap fraud, jika itu terjadi, dan juga dapat membantu menghidupkan kembali karyawan jujur ​​yang terlalu banyak bekerja.

3. Menjaga Pengendalian Internal

Bahkan usaha kecil perlu membuat dan memelihara pengendalian internal yang dapat mencegah atau mendeteksi penipuan.

Ini termasuk membatasi akses ke data akun keuangan, akses inventaris, menetapkan persetujuan multi-orang pada penggantian biaya, lembur, semua fungsi penulisan cek, dan fungsi akuntansi atau penggajian lainnya, dan melakukan tinjauan log audit untuk memastikan integritas laporan keuangan.

4. Meneliti Rekening Bank Bisnis

Dengan opsi perbankan online, mudah untuk melihat aktivitas dan laporan rekening kapan pun nyaman, dan manajemen bisnis harus sering melakukan ini untuk memastikan bahwa laporan berbasis kertas di kantor tidak dimanipulasi

. Item utama yang harus dicari adalah cek yang hilang atau rusak, penerima pembayaran yang tidak diketahui, dan cek yang ditandatangani ke pihak ketiga alih-alih disimpan di akun bisnis.

Memberi tahu staf bahwa meninjau aktivitas cek adalah bagian dari proses tinjauan akuntansi dapat membantu mencegah penipuan.

Jika Anda menggunakan software akuntansi Kledo, Anda bisa melakukan ini lebih cepat dengan fitur rekonsiliasi transaski. Anda juga bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

5. Audit Pembukuan Secara Rutin

Bisnis harus secara rutin mengaudit area yang berhubungan dengan uang tunai, pengembalian uang, pengembalian produk, manajemen inventaris, dan fungsi akuntansi.

Selain itu, audit tidak terjadwal sesekali juga dapat membantu mendeteksi penipuan di area bisnis penting yang berisiko tinggi.

6. Melatih Karyawan Untuk Mencegah Fraud

Karyawan di area bisnis yang rawan penipuan harus mengetahui tanda-tanda peringatan penipuan, keterampilan pencegahan, dan cara melaporkan perilaku atau tindakan mencurigakan oleh rekan kerja dan pelanggan.

Menetapkan sistem atau proses pelaporan anonim juga dapat menenangkan pikiran mereka untuk memberi tahu atasan mereka tentang rekan kerja mereka.

Manajemen, termasuk pemilik usaha kecil, harus membuat kode etik yang menjelaskan bahwa perilaku tidak etis tidak akan ditoleransi.

Baca juga: Ini Manfaat Aplikasi Gudang yang Wajib Diketahui, Apa Saja?

7. Lindungi Informasi Kartu Kredit

Penipuan kartu kredit sering menjadi berita utama sehingga beberapa orang mungkin terbiasa oleh berita tersebut. Tetapi bisnis dari semua ukuran, bahkan usaha rumahan terkecil, harus dimulai dengan memisahkan akun bisnis dan pribadi dengan tegas.

Pencampuran dana bisnis dengan keuangan pribadi tidak hanya rentan terhadap kesalahan yang sangat mahal, tetapi dapat membuat individu kehilangan dana di kedua sisi jika informasi kartu kredit dilanggar.

Memisahkan akun juga membuat pelacakan pengeluaran bisnis menjadi lebih mudah.

Bisnis juga harus waspada terhadap siapa mereka memberikan informasi kartu kredit mereka, dan harus menggunakan layanan pembayaran tagihan online yang aman jika memungkinkan, menghilangkan potensi penipuan atau pencurian cek.

8. Kenali Mitra Bisnis Anda

Sebelum menjalin hubungan bisnis dengan bisnis lain, atau individu, yang memerlukan beberapa tingkat kepercayaan – seperti mengirimi mereka faktur setelah mereka menerima produk atau layanan – pastikan Anda setidaknya mengetahui dasar-dasarnya.

Mengetahui alamat fisik mereka adalah pencegah utama penipuan, seperti halnya memiliki metode dan orang kontak alternatif, dan referensi. Bahkan pencarian web sederhana dari sebuah perusahaan harus memberikan informasi yang cukup tentang apakah mereka benar-benar dalam bisnis, dan untuk berapa lama.

Sumber daya tambahan yang dapat memberikan informasi latar belakang termasuk Better Business Bureau dan departemen perdagangan pemerintah lokal, negara bagian, atau provinsi Anda.

9. Periksa Ke Setiap Kasus

Jika Anda telah menyiapkan langkah-langkah pencegahan fraud keuangan dan prosedur pelaporan, tetapi Anda tidak menindaklanjutinya dengan melihat laporan atau kecurigaan, maka Anda merusak keamanan Anda sendiri.

Untuk memperkuat kebijakan bisnis yang tidak menoleransi perilaku tidak etis, setiap kasus harus dilihat, terlepas dari ukurannya.

Baca juga: Biaya Bahan Baku: Pembahasan Lengkap dan Cara Menghitungnya

10. Dapatkan Bantuan Ahli

Jika sebuah bisnis telah menerapkan langkah-langkah pencegahan penipuan dan jumlahnya masih belum bertambah, atau bila ada implikasi hukum yang lebih besar, mungkin lebih bijaksana untuk menyewa seorang akuntan profesional untuk datang dan melakukan tinjauan dan audit yang lebih ekstensif terhadap bisnis tersebut, seperti pembukuan dan proses kontrol.

CPA dan Pemeriksa Penipuan Bersertifikat dapat memberikan bantuan ekstensif dalam deteksi dan penuntutan penipuan.

11. Gunakan Software Akuntansi Online

Saat ini teknologi membawa kemudahan dan keamanan lebih dari yang Anda kira. Seperti dalam proses pembukuan dan pengelolaan akuntansi bisnis Anda.

Jika Anda menggunakan proses pembukuan manual atau menggunakan aplikasi desktop, Anda akan tetap memiliki risiko kehilangan data karena data tersebut disimpan secara fisik.

Namun, jika Anda menggunakan software akuntansi berbasis cloud, seluruh Anda otomatis dicadangkan dan Anda dapat mengaksesnya dimanapun dan kapanpun. Salah satu software akuntansi cloud terbaik saat ini adalah Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skalai bisnis di Indonesia.

Soal keamanan data? Kledo sudah mendapatkan ISO 27001. ISO/IEC 27001 adalah standar internasional yang menetapkan spesifikasi untuk sistem manajemen keamanan informasi atau Information Security Management System (ISMS)

Untuk meminmilasir fraud data keuangan, Anda bisa mengatur otoritas danperan karyawan Anda yang mengakses Kledo, sehingga Anda bisa memonitor setiap transaksi dan laporan keuangan dengan aman.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.