Contoh Kop Surat Perusahaan dan Kop Surat Generator untuk Surat Resmi Bisnis

Sebelumnya, Kledo sudah membahas tentang contoh kop surat yang bisa dibaca di sini. Kali ini Kledo akan membahas tentang contoh surat kop surat perusahaan. Buat Kawan Kledo yang memiliki bisnis pasti sangat membutuhkan contoh kop surat perusahaan ini, karena kop surat perusahaan dibutuhkan untuk pembuatan surat resmi.

Mulai dari surat penawaran, surat niaga, surat perjanjian kerjasama, surat pemberitahuan, surat edaran, dan lainnya. Lalu, gimana sih sebenarnya membuat kop surat perusahaan ini? Apa perbedaan kop surat perusahaan dengan kop surat umum?

Buat Kawan Kledo yang penasaran dengan cara pembuatan kop surat perusahaan ini, pastikan Kawan Kledo membaca artikel ini hingga selesai. Karena tidak hanya cara pembuatan kop surat perusahaan, di sini juga akan dilengkapi contoh kop surat perusahaan yang akan memudahkan Kawan Kledo dalam pembuatan kop surat perusahaan.

Pengertian Kop Surat Perusahaan

Kop surat perusahaan merupakan komponen dalam surat resmi yang didalamnya berisi identitas perusahaan pengirim surat. Dengan adanya kop surat perusahaan ini, penerima surat atau orang yang membacanya akan mengetahui siapa pengirim surat tersebut. Ada berbagai jenis kop surat yang sering digunakan, yaitu kop surat perusahaan, kop surat instansi, dan lainnya. Karena di sini akan membahas kop surat perusahaan, sebenarnya apa sih bedanya kop surat perusahaan dengan kop surat lainnya?

Sebenarnya untuk perbedaan, tidak ada perbedaan yang mendasar antara kop surat perusahaan dengan kop surat lainnya, namun untuk kop surat perusahaan usahakan untuk membuatnya sebaik mungkin. Pastikan menulis kontak perusahaan dengan baik karena kop surat ini akan menunjukan identitas perusahaan yang bisa dijadikan promosi bisnis perusahaan tersebut.

Komponen yang Terdapat dalam Kop Surat

1. Nama dan Logo Perusahaan

Nama perusahaan atau organisasi serta logo yang tertera di kop surat merupakan identitas utama dari pengirim surat.

Mencantumkan nama perusahaan secara jelas dan logo yang sesuai dengan identitas brand membantu penerima surat langsung mengenali siapa yang mengirimnya.

Selain itu, penggunaan logo yang konsisten memperkuat citra profesional dan branding perusahaan. Logo yang disusun dengan baik di kop surat memberikan kesan serius dan terorganisir, yang sangat penting dalam komunikasi bisnis yang formal.

2. Alamat Lengkap

Alamat lengkap perusahaan harus tercantum dengan jelas di bagian kop surat, termasuk nama jalan, nomor gedung, kota, provinsi, dan kode pos jika diperlukan.

Penulisan alamat yang lengkap dan benar memudahkan penerima untuk mengetahui lokasi pengirim, serta dapat digunakan sebagai referensi dalam pengarsipan atau jika penerima perlu menghubungi atau mengunjungi perusahaan tersebut.

Alamat yang tidak lengkap atau tidak akurat dapat menyebabkan kebingungannya surat atau dokumen penting.

3. Kontak

Sangat penting untuk mencantumkan informasi kontak yang memudahkan penerima surat dalam menghubungi pengirim.

Biasanya, nomor telepon, email, dan website perusahaan dicantumkan di kop surat. Dengan menyediakan beberapa pilihan kontak, penerima bisa memilih cara yang paling mudah bagi mereka untuk mendapatkan informasi lebih lanjut atau merespons surat yang diterima.

Menyertakan nomor fax atau media sosial perusahaan juga bisa menjadi pilihan, tergantung pada jenis komunikasi yang lebih sering digunakan oleh perusahaan tersebut.

4. Tanggal dan Referensi Surat

Tanggal pengiriman surat dan nomor referensi surat adalah komponen penting yang sering ditambahkan di bagian kop surat. Tanggal berfungsi sebagai penanda kapan surat tersebut dikirim, yang penting untuk keperluan administratif dan pengarsipan.

Nomor referensi surat juga membantu pengorganisasian dokumen dan memudahkan pencarian surat tertentu di masa depan. Nomor referensi ini dapat merujuk pada kategori surat atau urusan tertentu, sehingga lebih mudah dilacak.

5. Nama Kantor Cabang (Jika Ada)

Jika perusahaan memiliki beberapa cabang atau kantor di lokasi yang berbeda, nama kantor cabang yang relevan sebaiknya dicantumkan di kop surat.

Hal ini berguna agar penerima surat mengetahui dengan jelas dari cabang mana surat itu dikirim. Misalnya, jika perusahaan memiliki cabang di beberapa kota, mencantumkan nama cabang yang mengirim surat tersebut memberikan informasi yang lebih spesifik, yang bisa membantu mempercepat komunikasi.

6. Jenis Usaha

Menambahkan jenis usaha atau bidang bisnis perusahaan di bagian kop surat dapat memberikan konteks yang lebih jelas tentang layanan atau produk yang perusahaan tawarkan.

Ini membantu penerima surat untuk memahami secara langsung konteks surat yang diterima. Misalnya, untuk perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, sektor jasa, atau teknologi, mencantumkan jenis usaha memberikan informasi tambahan yang relevan dengan tujuan surat yang dikirim.

Ini juga berfungsi untuk memperjelas identitas perusahaan, terutama jika nama perusahaan tidak sepenuhnya menggambarkan jenis usahanya

7. Elemen Desain

Desain kop surat memainkan peran penting dalam menciptakan kesan pertama yang profesional. Beberapa elemen desain yang perlu diperhatikan adalah pilihan font yang mudah dibaca, ukuran font yang proporsional, dan warna yang sesuai dengan identitas brand.

Pemilihan font harus mencerminkan profesionalisme, dengan font seperti Arial atau Times New Roman yang sering digunakan dalam surat resmi.

Ukuran font yang terlalu besar atau kecil bisa mengganggu keterbacaan, sedangkan warna yang terlalu mencolok dapat mengurangi kesan formal. Warna yang lebih lembut atau sesuai dengan identitas perusahaan akan lebih efektif dalam menciptakan kesan yang profesional dan terorganisir.

Fungsi Kop Surat Perusahaan

Seperti yang telah dijelaskan di atas, kop surat perusahaan dibuat sebagai identitas sebuah perusahaan. Tidak hanya itu, masih ada fungsi lainnya kenapa kop surat perusahaan ini dibuat. Untuk lebih jelasnya, berikut penjelasannya:

1. Sebagai Identitas

Fungsi pertama dari kop surat perusahaan adalah sebagai identitas perusahaan yang mengirimkan surat. Dalam kop surat hal yang paling dominan adalah logo surat yang akan membedakan satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Selain itu, dengan adanya logo ini perusahaan juga bisa melakukan branding untuk mengenalkan bisnis yang dimilikinya.

Baca juga: Contoh Surat Tugas Paling Mudah. Pebisnis Wajib Tahu!

2. Memberikan Informasi

Selain sebagai identitas, kop surat perusahaan juga memiliki fungsi untuk memberikan informasi. Informasi yang biasanya termuat dalam kop surat antara lain nama perusahaan, logo perusahaan, bidang usaha, alamat lengkap, nomor telepon, dan juga email perusahaan. Dari data-data yang tertera di kop surat tersebu, penerima surat akan mendapatkan informasi mengenai perusahaan pengirim surat tersebut.

3. Alat Promosi

Dengan adanya kop surat, Kawan Kledo juga bisa melakukan promosi terhadap bisnis yang sedang dijalankan secara tidak langsung. Promosi secara tidak langsung ini dilakukan dengan cara memberikan informasi mengenai identitas pengirim yang ada di kop surat.

Cara Membuat Kop Surat Perusahaan

Kawan Kledo baru pertama kali membuat kop surat perusahaan? Jangan khawatir ataupun bingung karena membuat kop surat perusahaan itu cukup mudah dan bisa dilakukan melalui Microsoft Excel ataupu Microsoft Word yang ada di komputer Kawan Kledo.

1. Membuat Kop Surat di Ms. Word

Kawan Kledo dapat membuat kop surat perusahaan melalui Microsoft Word yang telah terinstal di komputer Kawan Kledo. Pembuatan kop surat perusahaan di Ms. Word merupakan pembuatan yang sering dilakukan oleh banyak orang. Untuk membuat kop surat perusahaan melalui Ms. Word, Kawan Kledo bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Bukalah Microsoft Word yang ada di komputer.
2. Klik bagian headers yang ada pada bagian atas Ms. Word.
3. Tulislah identitas perusahaan seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email, kemudian pilih rata tengah (CTRL+E).
4. Untuk memasukan gambar, pilihlah Insert kemudian pilih Picture.
5. Beri garis pemisah pada bagian bawah kop surat.

Baca juga: Coba Contoh Surat Perintah Kerja Ini untuk Keperluan Bisnis, Mudah!

2. Membuat Kop Surat di Ms. Excel

Selain menggunakan Ms. Word, Kawan Kledo juga bisa menggunakan Ms. Excel untuk membuat kop surat perusahaan. Berikut langkah-langkah yang bisa diikuti untuk membuat kop surat perusahaan dengan Ms. Excel:

1. Bukalah Ms. Excel yang ada di komputer Kawan Kledo.
2. Pilih salah satu worksheet atau bisa pilih beberapa kemudian lakukan merge.
3. Tuliskan nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan email di worksheet tersebut.
4. Beri sel kosong di bagian bawah sheet yang terisi.
5. Untuk memasukan logo perusahaan pilih Insert+Picture.
6. Buat garis pemisah di bagian bawah kop surat. Kawan Kledo dapat melakukannya dengan menyalin garis yang ada di Ms. Word.

3. Kop Surat Generator Gratis dari Kledo

Contoh Kop Surat Perusahaan

Untuk lebih memudahkan Kawan Kledo dalam pembuatan kop surat perusahaan, berikut beberapa contoh kop surat perusahaan yang bisa dijadikan referensi:

Kesimpulan

Dari penjelasan yang ada di atas, dapat kita ketahui kop surat perusahaan sangat penting bagi sebuah perusahaan. Jadi, pastikan Kawan Kledo membuat kop surat perusahaan ini dengan baik agar tidak terjadi kesalahpahaman informasi ketika surat diterima oleh orang lain. Kawan Kledo bisa menggunakan cara di atas untuk membuat kop surat perusahaan dan gunakan juga contoh kop surat perusahaan untuk memudahkannya.

Selain kop surat perusahaan, ada yang tidak kalah penting yang harus Kawan Kledo perhatikan dalam berbisnis yaitu pengelolaan keuangan. Ada berbagai cara yang bisa digunakan dalam pengelolaan keuangan dan cara mudahnya adalah dengan menggunakan software akuntansi dari Kledo. Kledo dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan keuangan. Yuk daftar Kledo sekarang juga dan rasakan manfaatnya!