Sebagai seorang profesional keuangan atau pemilik bisnis, sangat penting untuk memahami dengan jelas semua proses keuangan dalam organisasi Anda untuk memastikan manajemen keuangan yang efisien dan efektif. Salah satu proses yang harus lebih diperhatikan adalah persetujuan faktur atau invoice approval.
Mengotomatiskan fungsi keuangan menjadi semakin penting bagi organisasi yang ingin meningkatkan hubungan dengan vendor dan menciptakan alur kerja yang lebih efisien.
Perusahaan saat ini membutuhkan solusi keuangan yang memungkinkan proses jarak jauh atau hibrid, sebagai lawan dari metode keuangan tradisional yang mengandalkan pemindahan dokumen fisik dari satu meja ke meja lain untuk mendapatkan persetujuan.
Dengan menggunakan software akuntansi online seperti Kledo, organisasi dapat secara signifikan meningkatkan alur kerja persetujuan faktur mereka, menghemat waktu dan uang sekaligus mengurangi kesalahan dan memungkinkan operasi jarak jauh.
Dalam artikel blog ini, kami akan membahas tentang apa itu invoice approval, mengapa hal tersebut penting, dan bagaimana hal tersebut dapat bermanfaat bagi manajemen faktur Anda.
Apa yang Dimaksud dengan Invoice Approval?
Invoice approval atau persetujuan faktur adalah bagian penting dari proses manajemen keuangan perusahaan. Proses ini meninjau dan menyetujui faktur sebelum dibayarkan kepada vendor atau pemasok.
Persetujuan faktur biasanya melibatkan verifikasi keakuratan rincian faktur, memastikan bahwa barang atau jasa telah diterima, dan memastikan bahwa harga atau biaya yang dibebankan sesuai dengan perjanjian atau ketentuan kontrak. Langkah ini penting untuk menghindari kelebihan pembayaran atau pembayaran untuk layanan yang tidak diberikan.
Mengapa proses ini sangat penting?
Salah satu alasan utama mengapa invoice approval sangat penting adalah untuk mencegah tindakan fraud atau penipuan. Dengan invoice approval, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka hanya membayar untuk barang dan jasa yang diterima secara sah dan bukan untuk faktur yang mencurigakan.
Persetujuan faktur yang tepat juga dapat membantu mengelola pengeluaran, tetap sesuai anggaran, dan meningkatkan arus kas. Hal ini karena proses invoice approval akan menandai setiap ketidaksesuaian atau kesalahan dalam faktur, memastikan bahwa setiap kelebihan pembayaran atau kesalahan pembayaran ganda akan dikoreksi sebelum pembayaran diproses.
Baca juga: Cara Mencegah dan Mendeteksi Invoice Fraud pada Bisnis
Manfaat Invoice Approval
Selain melindungi dari aktivitas penipuan, manfaat dari persetujuan faktur ini bisa bermacam-macam. Salah satu manfaatnya adalah mengurangi waktu dan biaya pemrosesan. Faktur dapat diproses dengan lebih cepat dan efisien karena kesalahan dan ketidaksesuaian dapat ditandai dalam proses persetujuan, sehingga mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Selain itu, proses invoice approval melalui sistem otomatis, perutean invoice approval transparan dan dapat diaudit.
Sentralisasi proses persetujuan memungkinkan pengambilan data yang lebih baik, visibilitas yang lebih baik ke dalam proses persetujuan faktur, dan analisis tren untuk meningkatkan inefisiensi operasional dalam pemrosesan faktur.
Proses Invoice Approval
Proses invoice approval, juga dikenal sebagai alur kerja persetujuan faktur melibatkan beberapa langkah untuk memastikan pemrosesan faktur yang akurat dan tepat waktu dalam suatu organisasi. Berikut ini adalah garis besar alur kerja invoice approval.
Penerimaan faktur
Proses invoice approval dimulai dengan menerima faktur dari vendor atau pemasok. Faktur berisi rincian produk atau layanan dan jumlah yang harus dibayar.
Verifikasi dan pencocokan faktur
Faktur diverifikasi agar sesuai dengan pesanan pembelian atau ketentuan kontrak. Faktur kemudian dicocokkan dengan dokumen pendukung, seperti tanda terima pengiriman atau laporan penyelesaian layanan, untuk mengonfirmasi bahwa barang atau jasa telah diterima sesuai dengan yang diharapkan.
Baca juga: 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis
Peninjauan dan persetujuan
Faktur ditinjau oleh pemangku kepentingan terkait, seperti manajer departemen atau pimpinan proyek, untuk memastikan keakuratan tagihan dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan. Jika perlu, faktur dapat melalui beberapa tingkat persetujuan berdasarkan ambang batas atau hierarki otorisasi yang telah ditentukan.
Pengkodean dan entri data
Setelah disetujui, faktur diberi kode dengan kode akun yang sesuai dan dimasukkan ke dalam sistem akuntansi organisasi. Langkah ini memastikan pencatatan pengeluaran yang akurat dan memfasilitasi pelacakan dan pelaporan.
Pemrosesan pembayaran
Langkah selanjutnya dalam proses invoice approval adalah setelah faktur disetujui dan dimasukkan ke dalam sistem akuntansi, faktur akan dilanjutkan ke tahap pemrosesan pembayaran. Pembayaran dapat dilakukan melalui berbagai metode, seperti transfer, cek, atau platform pembayaran online.
Dokumentasi dan pengarsipan
Terakhir, faktur yang telah disetujui dan semua dokumen pendukung terkait disimpan dan diarsipkan untuk keperluan referensi dan audit di masa mendatang. Langkah dalam proses invoice approval ini memastikan bahwa organisasi menyimpan catatan yang tepat dan dapat dengan mudah mengaksesnya.
Penting untuk diperhatikan bahwa langkah-langkah spesifik dan alur kerja proses invoice approval dapat bervariasi, tergantung pada ukuran organisasi, industri, dan proses internal.
Beberapa perusahaan mungkin memiliki sistem invoice approval otomatis, yang menyederhanakan proses dan mengurangi upaya manual dan kesalahan.
Baca juga: 7 Alasan Pentingnya Menggunakan Software Cloud Based Invoice
Siapa yang Menyetujui Faktur?
Pemberi invoice approval biasanya adalah individu atau departemen yang ditunjuk dalam organisasi yang memiliki wewenang untuk meninjau dan mengotorisasi pembayaran faktur. Pemberi persetujuan spesifik dapat bervariasi tergantung pada struktur dan proses internal perusahaan.
Berikut adalah beberapa peran umum yang dapat berfungsi sebagai pemberi invoice approval:
Di banyak organisasi, penyetuju faktur tingkat pertama adalah manajer departemen atau supervisor yang bertanggung jawab atas barang atau jasa yang disediakan pada faktur. Mereka meninjau faktur untuk memastikan bahwa faktur tersebut sesuai dengan anggaran departemen dan bahwa barang atau jasa telah diterima sesuai dengan yang diharapkan.
Manajer keuangan atau akuntansi sering kali terlibat dalam proses invoice approval untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur keuangan. Mereka meninjau faktur untuk keakuratan, pengkodean yang tepat, dan kepatuhan terhadap pedoman perusahaan.
Manajer proyek dapat menjadi penyetuju faktur untuk faktur apa pun yang terkait dengan proyek atau kontrak tertentu. Mereka memverifikasi bahwa layanan atau hasil yang diuraikan dalam ruang lingkup proyek telah diselesaikan dengan memuaskan sebelum menyetujui faktur.
Dalam beberapa kasus, faktur bernilai tinggi atau luar biasa mungkin memerlukan persetujuan dari manajemen senior atau eksekutif. Hal ini dapat mencakup faktur untuk pembelian dalam jumlah besar, kontrak yang signifikan, atau pengeluaran di luar bisnis biasa.
Tim keuangan memainkan peran penting dalam pemrosesan faktur dan juga dapat berfungsi sebagai pemberi persetujuan akhir. Mereka memastikan bahwa semua cek dan saldo yang diperlukan telah diselesaikan sebelum memulai pembayaran.
Penting untuk diperhatikan bahwa hierarki dan proses persetujuan dapat bervariasi berdasarkan struktur dan kebijakan organisasi.
Beberapa perusahaan mungkin memiliki alur kerja persetujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, sementara perusahaan lain mungkin mengandalkan persetujuan ad-hoc berdasarkan ambang batas atau keadaan tertentu.
Baca juga: Cara Atasi Invoice Tidak Terbayar dan Dampaknya Pada Arus Kas
Bagaimana Cara Menerapkan Invoice Approval dalam Bisnis?
Menerapkan invoice approval bisa sangat mudah. Langkah pertama adalah membuat proses invoice approval yang transparan dan mengomunikasikannya dengan tim. Proses persetujuan harus mencantumkan semua detail yang diperlukan untuk menyetujui faktur, hirarki pemberi persetujuan dan ruang lingkup penandatanganan mereka, dan cara mengelola pengecualian.
Kedua, organisasi dapat mengadopsi solusi faktur digital yang menyederhanakan seluruh proses faktur, termasuk pemindaian faktur, entri data, dan perutean persetujuan. Hal ini dapat membantu menghilangkan duplikasi dan kesalahan dalam sistem faktur.
Praktik Terbaik dalam Invoice Approval yang Efisien
Dalam hal invoice approval, praktik terbaik berikut ini dapat membantu menyederhanakan proses, memastikan akurasi, dan mempertahankan kontrol keuangan yang kuat. Berikut ini beberapa praktik terbaik yang direkomendasikan untuk invoice approval:
- Mendefinisikan alur kerja persetujuan dengan jelas: Tetapkan proses yang terdokumentasi untuk invoice approval, termasuk pemberi persetujuan yang ditunjuk dan tingkat otoritas masing-masing. Hal ini membantu memastikan konsistensi dan akuntabilitas dalam proses persetujuan.
- Pisahkan tugas invoice approval: Terapkan pemisahan tugas untuk mencegah konflik kepentingan dan menjaga kontrol internal. Idealnya, individu yang berbeda harus bertanggung jawab untuk membuat, meninjau, menyetujui, dan memproses faktur untuk meminimalkan risiko penipuan atau kesalahan.
- Pastikan peninjauan tepat waktu: Dorong peninjauan dan persetujuan yang tepat waktu untuk mencegah penundaan pembayaran dan menjaga hubungan baik dengan vendor. Tetapkan jadwal yang wajar untuk peninjauan faktur dan pastikan penyetuju faktur mengetahui tanggung jawab dan tenggat waktu mereka.
- Verifikasi keakuratan faktur: Pihak yang menyetujui faktur harus meninjau faktur dengan cermat untuk memastikan keakuratannya, termasuk memverifikasi bahwa jumlah, deskripsi, dan dokumentasi pendukungnya sudah benar. Hal ini membantu mencegah kesalahan dan memastikan bahwa perusahaan ditagih secara akurat.
- Patuhi kebijakan dan kepatuhan: Pastikan invoice approval sesuai dengan kebijakan internal, peraturan industri, dan persyaratan hukum. Hal ini termasuk memverifikasi bahwa faktur telah memenuhi semua persetujuan, dokumentasi, dan standar kepatuhan yang diperlukan sebelum memproses pembayaran.
- Mendokumentasikan audit trail: Simpan dokumentasi proses persetujuan yang tepat, termasuk stempel tanggal dan waktu, komentar, dan dokumentasi pendukung lainnya. Hal ini akan menciptakan jejak audit yang jelas untuk referensi di masa mendatang dan membantu audit internal dan eksternal.
- Gunakan persetujuan elektronik dan otomatisasi alur kerja: Memanfaatkan sistem persetujuan elektronik atau alat otomatisasi alur kerja untuk merampingkan proses persetujuan, mengurangi dokumen, dan meningkatkan efisiensi. Sistem ini dapat memberikan transparansi, pelacakan, dan pemberitahuan kepada semua pihak yang terlibat. Salah satu cara yang bisa Anda gunakan adalah dengan menggunakan fitur approval di Kledo yang bisa Anda coba secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
- Pelatihan dan komunikasi rutin: Berikan pelatihan dan komunikasi yang berkelanjutan kepada pihak yang menyetujui faktur mengenai proses persetujuan, pembaruan kebijakan, dan perubahan peraturan. Hal ini membantu memastikan bahwa semua orang yang terlibat memiliki pengetahuan dan selaras dengan praktik terbaik.
- Lakukan peningkatan berkelanjutan: Evaluasi proses invoice approval secara teratur untuk efisiensi dan efektivitas. Mintalah umpan balik dari pemangku kepentingan, identifikasi hambatan atau area yang perlu diperbaiki, dan terapkan perubahan untuk mengoptimalkan proses dari waktu ke waktu.
- Berkolaborasi dan berkomunikasi: Membina kolaborasi dan komunikasi terbuka di antara para pemberi persetujuan, bagian hutang, dan departemen terkait. Hal ini membantu menyelesaikan masalah atau ketidaksesuaian dengan cepat dan mendorong proses persetujuan yang lancar dan efisien.
Dengan menerapkan praktik terbaik ini, pengendali keuangan dapat meningkatkan proses invoice approval, mengurangi kesalahan dan penundaan, menjaga kontrol keuangan, dan mendorong hubungan vendor yang kuat.
Baca juga: E-Invoice: Pengertian, Manfaat, Standar, Bedanya dengan Invoice Digital
Pada Intinya….
Memastikan keamanan dalam pengelolaan data keuangan sangat penting untuk kemajuan bisnis salah satunya dengan melakukan invoice approval dalam operasional usaha Anda. Sayangnya, masih banyak bisnis di Indonesia yang tidak peduli tentang keamanan data keuangan sehingga berdampak pada sulitnya pengembangan usaha secara menyeluruh.
Selain itu, masih banyak pemilik bisnis yang melakukan pengelolaan secara manual sehingga memakan proses yang lama, rentan terjadi fraud, dan kesulitan dalam mengambil keputuan bisnis yang tepat.
Sebagai solusi kemudahan dan keamanan bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online seperti Kledo yang memiliki fitur akuntansi dan keamanan terlengkap.
Kledo adalah software akuntansi online buatan Indonesia yang sangat mudah digunakan oleh semua bisnis, dan memiliki harga yang sangat terjangkau.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Invoice Approval: Tahapan, Tantangan dan Tips Mengelolanya - 19 September 2024
- Cara Mencegah dan Mendeteksi Invoice Fraud pada Bisnis - 18 September 2024
- Cara Melakukan Manajemen Dokumentasi Utang dalam Bisnis - 18 September 2024