Apa itu Audit Trail? Ini Pembahasan Lengkapnya

Seberapa mudah Anda menemukan semua informasi tentang bisnis Anda? Jika pelanggan menelepon Anda dan menanyakan tentang pembayaran mereka, dapatkah Anda melihat tanggal penerimaan dan penyetorannya? Jika Anda kesulitan, mungkin ini saatnya untuk memeriksa kebijakan akuntansi Anda saat ini untuk menerapkan audit trail.

Terlepas dari apa yang diyakini oleh banyak pemilik bisnis, audit trail tidak hanya diperuntukkan bagi perusahaan yang menerima audit.

Setiap bisnis dapat memperoleh manfaat dari transparansi di seluruh operasi dan kemampuan untuk menunjukkan waktu dan tanggal informasi dikirim, diterima, atau dimasukkan.

Memahami dasar-dasar, manfaat, dan pentingnya audit trail akan membantu bisnis Anda dalam mempersiapkan, mengelola, dan mengatasi tantangan di perusahaan Anda.

Dalam artikel ini, kami akan mendefinisikan audit trail, menjelaskan cara mengelolanya, dan memberikan contoh-contoh nyata. Anda juga bisa menemukan cara mengotomatiskan setiap aspek audit trail di sini.

Apa itu Audit Trail?

Audit trail atau jejak audit adalah catatan terperinci dan berurutan waktu dari semua transaksi dan aktivitas keuangan, termasuk siapa yang memulainya, kapan terjadinya, dan setiap perubahan atau revisi berikutnya.

Jejak audit menyediakan catatan transparan untuk melacak dan memverifikasi data keuangan, mendukung akuntabilitas dan kepatuhan dalam organisasi.

Audit trail biasanya digunakan di seluruh ranah bisnis, baik dari sudut pandang auditor maupun anggota manajemen.

Proses ini dapat melacak beberapa dokumen atau transaksi yang terkait dengan satu proyek. Sebagai contoh, bisnis Anda dapat membuat jejak untuk pengiriman uang hutang dari awal hingga akhir.

Pikirkan tentang proses Anda saat ini. Apakah ada area di mana Anda sudah memiliki jejak audit?

Baca juga: Cara Membuat Jurnal Penutup Perusahaan Dagang dan Contohnya

Apa Saja Jenis-Jenis Audit? 

Audit trail memiliki tujuan dan kompleksitas yang berbeda-beda, disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Jenis-jenis yang umum meliputi:

• Audit trail keuangan untuk melacak transaksi keuangan
• Audit trail log sistem untuk aktivitas tingkat sistem dan pemantauan keamanan
• Audit trail kepatuhan untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan
• Audit trail inventaris untuk mengelola stok fisik
• Audit trail aktivitas pengguna untuk keamanan dan akuntabilitas pengguna
• Audit trail dokumen untuk version control
• Audit trail perawatan kesehatan untuk privasi data pasien
• Audit trail jaringan dan firewall untuk keamanan jaringan
• Audit trail pemantauan lingkungan untuk kontrol kualitas di industri tertentu

Dalam blog ini, kita akan membahas audit trail dalam konteks keuangan. 

Dalam konteks keuangan, beberapa jenis jejak audit membantu organisasi menjaga transparansi, akuntabilitas, dan akurasi dalam catatan keuangan mereka. 

Audit trail transaksi

Ini adalah jenis jejak audit yang paling mendasar di bidang keuangan. Jejak ini mencatat rincian transaksi keuangan individu, seperti faktur, pembayaran, entri jurnal, dan pesanan pembelian.

Jejak ini mencakup informasi seperti tanggal, waktu, pihak-pihak yang terlibat, dan jumlah uang yang terlibat.

Audit trail aktivitas pengguna

Jenis jejak audit ini melacak aktivitas pengguna dalam sistem keuangan, seperti akuntan, auditor, dan manajer keuangan.

Jejak ini mencatat tindakan seperti siapa yang mengakses data keuangan, siapa yang melakukan perubahan, dan kapan aktivitas ini terjadi.

Audit trail aktivitas pengguna membantu memastikan akuntabilitas dan keamanan.

Baca juga: Cara Membuat Jurnal Penutup Perusahaan Jasa

Audit trail log perubahan

Ketika perubahan dilakukan pada catatan keuangan, jejak audit ini menangkap riwayat revisi. Jejak ini mencakup rincian tentang apa yang diubah, siapa yang melakukan perubahan, kapan perubahan dilakukan, dan alasan perubahan.

Audit trail log perubahan sangat penting untuk melacak perubahan pada data keuangan dan memahami konteksnya.

Audit trail alur kerja persetujuan

Dalam organisasi dengan proses persetujuan multi-level untuk transaksi keuangan, jejak audit ini melacak jalur persetujuan.

Audit trail ini mencatat siapa yang mengesahkan transaksi, urutan persetujuan, dan komentar atau catatan apa pun yang terkait dengan setiap persetujuan.

Hal ini membantu memastikan bahwa keputusan keuangan diotorisasi dan didokumentasikan dengan benar.

Audit trail kontrol akses

Jenis jejak audit ini memantau akses ke data dan sistem keuangan. Audit trail ini mencatat siapa saja yang memiliki akses ke informasi keuangan, kapan mereka mengaksesnya, dan tindakan apa saja yang mereka lakukan.

Jejak audit kontrol akses sangat penting untuk menegakkan kebijakan keamanan dan mendeteksi akses yang tidak sah.

Audit trail kepatuhan

Organisasi dalam industri yang sangat diatur seperti perbankan atau perawatan kesehatan dapat memelihara jejak audit kepatuhan.

Jejak ini melacak aktivitas yang terkait dengan kepatuhan terhadap peraturan, memastikan bahwa praktik keuangan selaras dengan peraturan dan standar industri tertentu.

Baca juga: Kertas Kerja Audit: Pengertian, Komponen, Contoh dan Templatenya

Audit trail transaksi persediaan

Untuk bisnis dengan manajemen inventaris, jejak audit ini memantau pergerakan dan perubahan item inventaris.

Jejak ini mencatat ketika barang dibeli, dijual, ditransfer, atau disesuaikan, sehingga membantu perusahaan menjaga catatan inventaris yang akurat dan mendeteksi ketidaksesuaian.

Audit trail pajak

Audit trail ini secara khusus berfokus pada transaksi dan aktivitas yang terkait dengan kepatuhan pajak.

Hal ini membantu memastikan bahwa organisasi mematuhi undang-undang perpajakan, menghitung pajak secara akurat, dan menyimpan catatan yang diperlukan untuk pelaporan pajak.

Baca juga: Audit Pajak: Pengertian, Tujuan, dan Dokumen yang Harus Disiapkan

Mengapa Audit Trail Penting?

Audit trail sangat penting bagi bisnis kecil, berkembang, dan besar.

Keuntungan pertama yang disadari oleh pemilik bisnis dengan adanya jejak audit adalah pencegahan tindakan fraud.

Menciptakan jejak audit yang inklusif adalah komponen dari kontrol internal bisnis Anda. Dengan mendokumentasikan setiap orang yang bekerja pada proyek dan tindakan yang diambil, karyawan akan lebih kecil kemungkinannya untuk melakukan kecurangan karena kemungkinan ketahuan akan semakin tinggi.

Selain itu, jejak audit akan memudahkan layanan tinjauan dari luar, seperti tinjauan dan audit. Ketika pihak ketiga dapat melihat jalur transaksi dan dokumen, mereka akan memiliki lebih sedikit pertanyaan untuk manajemen dan akan lebih mungkin untuk memberikan opini yang bersih kepada Anda.

Lebih sedikit pertanyaan berarti lebih sedikit biaya yang dikeluarkan karena para profesional tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk menelusuri dokumen ke berbagai tahap.

Disaster recovery adalah manfaat lain yang signifikan dari uji jejak audit. Jejak audit yang komprehensif dan mudah diakses dapat membantu bisnis Anda menghadapi krisis atau bencana yang tidak terduga.

Jika terjadi peristiwa cuaca yang menyebabkan kantor dan catatan Anda rusak, jejak audit Anda merupakan cadangan untuk menciptakan kembali sistem akuntansi Anda dengan angka yang akurat. Perusahaan yang memiliki jejak audit dapat bangkit kembali dengan lebih cepat dan mencegah kerugian total.

Industri tertentu tunduk pada peraturan kepatuhan yang lebih luas. Misalnya, jika bisnis Anda bekerja pada kontrak pemerintah, Anda akan sering diminta untuk memberikan informasi terperinci sebelum bisnis Anda dibayar. Audit trail sangat penting untuk kepatuhan terhadap kontrak pemerintah dan badan pengatur.

Baca juga: Siklus Persediaan dan Pergudangan: Pengertian dan Cara Auditnya

Cara Melakukan Audit Trail: Apa Saja yang Harus Disertakan?

Audit trail harus mencakup informasi yang diperlukan untuk melihat kembali apa yang terjadi dan siapa saja yang terlibat. Anda mungkin akan melihat jejak audit yang berbeda berdasarkan area aplikasi.

Informasi ini harus dikumpulkan dan didokumentasikan secara kronologis untuk menguraikan apa yang terjadi. Informasi standar lainnya yang harus didokumentasikan meliputi:

• Apa – Spesifik item, transaksi, atau dokumen yang dilacak harus diketahui selama proses berlangsung.
• Siapa – Setiap individu yang terlibat dalam proses harus dapat diidentifikasi. Sering kali ada beberapa orang yang terlibat dalam satu jejak audit.
• Kapan – Dokumentasi kapan setiap tindakan terjadi sangat penting. Ini adalah stempel waktu Anda untuk melihat kapan item diselesaikan atau dikirim.
• Di mana – Teknologi telah mempermudah untuk menentukan di mana setiap tindakan terjadi. Mungkin seorang anggota tim mengirimkan dokumen di rumah atau mengirim email di kantor. Setiap lokasi harus dicatat dalam jejak audit yang terkonsolidasi.
• Bagaimana – Saluran yang dilalui oleh item tersebut juga harus dapat diidentifikasi. Ini bisa berupa email, pertukaran langsung, atau surat.

Pemantauan keystroke adalah komponen penting lainnya dalam melakukan jejak audit.

Hal ini melibatkan tinjauan ekstensif terhadap karakter yang diketik selama sesi dan terutama digunakan untuk tujuan keamanan.

Pencatatan audit harus memiliki kontrol untuk mencegah dan mendokumentasikan akses yang tidak sah ke fungsi-fungsi tertentu dalam bisnis Anda.

Bisnis Anda harus mempertimbangkan undang-undang privasi eksternal yang terkait dengan pemantauan online. Namun demikian, pemantauan keystroke sangat penting untuk kontrol internal dan jejak audit Anda.

Baca juga: Mengenal Konsep Materialitas dalam Akuntansi dan Audit

Contoh Audit Trail

Audit trail bisa berkisar dari yang sederhana hingga yang kompleks. Kemungkinan besar bisnis Anda akan memiliki kombinasi keduanya.

Katakanlah perusahaan Anda ingin merekrut karyawan tambahan yang akan bekerja dari jarak jauh. Audit trail untuk pembelian laptop akan mencakup langkah-langkah berikut:

• Manajer perekrutan meminta pembelian laptop dari departemen keuangan.
• Bagian keuangan mengirimkan pesanan pembelian ke perusahaan laptop dan mencatat biaya, waktu pengiriman, produk yang dibeli, lokasi, dan tanggal pembelian.
• Setelah laptop tiba di perusahaan, bagian surat menyurat akan mencatat barang yang diterima dan mengirimkannya ke manajer perekrutan.
• Manajer perekrutan kemudian akan menghubungi karyawan untuk mengirimkan laptop tersebut.

Setiap langkah akan menyertakan detail penting, termasuk orang yang terlibat, tanggal, metode komunikasi, dan stempel waktu.

Jika laptop tidak kunjung tiba, departemen keuangan akan membuat konfirmasi pesanan, termasuk semua informasi yang relevan, untuk dikirim ke perusahaan laptop.

Selain itu, jika ada dokumentasi yang jelas di setiap langkah, anggota tim akan tetap berada di halaman yang sama dan tidak akan mengalami kebingungan.

Baca juga: Audit Operasional: Definisi,Tujuan, dan Tahapannya

Bagaimana Cara Mempersiapkan Audit Trail?

Apakah bisnis Anda berencana untuk melakukan audit independen dalam beberapa bulan ke depan atau meninjau kembali prosedur saat ini, beban ada di tangan Anda sebagai pengendali untuk mempersiapkannya dengan baik.

Pertama, Anda harus memahami dengan jelas di mana Anda membutuhkan jejak audit.

Pikirkan di mana bisnis Anda membutuhkan lebih banyak dokumentasi. Apakah utang usaha atau piutang usaha? Bagaimana dengan sumber daya manusia?

Setelah Anda menemukan area yang ingin Anda tingkatkan, Anda dapat membuat rencana yang dapat ditindaklanjuti untuk mengubah prosedur Anda. Anda harus memastikan karyawan Anda memahami dengan jelas proses yang harus mereka lalui.

Hal ini dapat mencakup pelatihan mengenai prosedur yang tepat atau membuat buku panduan untuk karyawan.

Jika auditor meminta jejak audit untuk komponen bisnis tertentu, mereka biasanya akan menguraikan semua informasi yang perlu Anda berikan.

Memiliki prosedur yang diperlukan sangat penting untuk mendapatkan opini audit yang bersih dan memiliki transparansi di seluruh operasi Anda.

Baca juga: Kenali Berbagai Istilah Audit dalam Laporan Keuangan Berikut Ini

Bagaimana Cara Mengelola Jejak Audit?

Menerapkan jejak audit yang menarik membutuhkan pengawasan dan penyesuaian yang konsisten.

Jika bisnis Anda baru pertama kali mencoba berbagai prosedur jejak audit, kemungkinan besar Anda akan melakukan uji coba sebelum menemukan prosedur terbaik untuk perusahaan Anda.

Namun untuk mempertahankan jejak audit dalam proses pembukuan yang sangat mudah, Anda memerlukan software akuntansi.

Berikut adalah langkah-langkah untuk mengelola jejak audit: 

Menetapkan kebijakan dan prosedur yang jelas

Tetapkan dan dokumentasikan kebijakan dan prosedur yang jelas untuk membuat, mengelola, dan menyimpan data jejak audit. Pastikan bahwa semua karyawan mengetahui pedoman ini.

Pencatatan otomatis

Gunakan sistem otomatis atau software akuntansi untuk membuat dan mengelola catatan jejak audit dari seluruh transaksi. Hal ini akan mengurangi risiko kesalahan manusia dan memastikan bahwa semua aktivitas yang relevan dicatat secara konsisten.

Jika Anda sedang mencari software akuntansi yang mudah digunakan dengan harga yang terjangkau, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Siklus Audit: Pengertian, Manfaat, Jenis, Dokumen, dan Tahapannya

Kontrol akses

Menerapkan kontrol akses untuk memastikan bahwa hanya personil yang berwenang yang dapat melihat atau mengubah jejak audit. Hal ini untuk mencegah perubahan atau gangguan yang tidak sah.

Di Kledo Anda bisa melakukan kontrol akses dari beberapa user sehingga memungkinkan Anda menjaga data Anda lebih aman.

Backup rutin

Cadangkan atau backup data jejak audit secara teratur untuk mencegah kehilangan data jika terjadi kegagalan sistem atau kerusakan data. Pastikan cadangan disimpan dengan aman dan dapat dipulihkan dengan mudah.

Enkripsi data

Pertimbangkan untuk mengenkripsi data jejak audit untuk melindunginya dari akses yang tidak sah atau gangguan. Hal ini memastikan kerahasiaan dan integritas data.

Time stamp dan pengurutan

Sertakan time stamp untuk setiap entri dalam jejak audit untuk menetapkan urutan kronologis kejadian. Hal ini sangat penting untuk merekonstruksi urutan aktivitas secara akurat.

Baca juga: Tahapan dan Prosedur Audit Persediaan yang Harus Anda Ketahui

Autentikasi pengguna

Gunakan metode otentikasi pengguna yang kuat untuk memverifikasi identitas individu yang membuat perubahan pada jejak audit. Menerapkan kontrol akses berbasis peran untuk membatasi siapa saja yang dapat mengubah catatan jejak audit.

Lakukan audit reguler

Tinjau dan audit jejak audit untuk mendeteksi adanya anomali atau tanda-tanda gangguan. Audit ini sebaiknya dilakukan oleh pihak independen, seperti auditor internal atau eksternal.

Menyimpan data untuk kepatuhan

Pastikan Anda menyimpan data jejak audit selama periode yang diperlukan untuk mematuhi peraturan atau kebijakan internal yang relevan. Periode penyimpanan dapat bervariasi, tergantung pada industri dan jenis data yang dicatat.

Edukasi dan awareness

Latih personel yang bertanggung jawab untuk memelihara dan mengaudit jejak. Pastikan mereka mengetahui praktik terbaik untuk menjaga keakuratan dan integritasnya.

Buat tindakan keamanan

Menerapkan langkah-langkah keamanan untuk melindungi database atau repositori jejak audit. Hal ini termasuk firewall, sistem deteksi intrusi, dan keamanan fisik untuk server yang menyimpan data audit.

Baca juga: Etika Profesi Auditor dan Pentingnya dalam Proses Audit

Apa Saja Tantangan yang Terkait dalam Pengelolaan Audit Trail?

Terlepas dari semakin banyaknya manfaat yang diberikan oleh jejak audit bagi bisnis, ada beberapa tantangan yang mungkin perlu Anda tangani.

Pertama, bisnis Anda mungkin mengalami masalah penyimpanan karena banyaknya data yang diperlukan untuk menyimpan jejak audit yang akurat. Bisnis Anda mungkin perlu meng-upgrade server untuk menyimpan semua informasi yang diperlukan.

Selain itu, bisnis mungkin mengalami jeda waktu dalam membuka file tergantung pada ukuran jejak audit. Kesulitan navigasi dapat ditingkatkan dengan server yang kuat dan pengoptimalan kecepatan.

Tantangan lainnya adalah menentukan berapa lama untuk menyimpan jejak audit. Minimal, bisnis Anda harus menyimpan jejak audit hingga proyek selesai.

Sebagai contoh, jejak audit hutang dagang harus disimpan sampai faktur dibayar. Namun, banyak bisnis yang menyimpan dokumentasi selama mungkin jika penyimpanan tidak menjadi masalah. Masalah dapat muncul berbulan-bulan setelah faktur awal dibayarkan, sehingga sangat penting untuk memiliki informasi yang dapat diakses.

Berinvestasi dalam solusi software akuntansi berbasis cloud dapat membantu mengurangi beberapa tantangan yang dihadirkan dalam pencatatan utang piutang pada bisnis Anda.

Jika Anda tertarik menggunakan software akuntansi cloud, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.