Soft Opening Restoran: Pengertian dan Tips Mempersiapkannya

Anda sudah membangun bisnis restoran dan melalui prosesnya yang melelahkan. Anda sudah memilih konsep, meriset pasar, menemukan lokasi yang cocok, menyusun menu, memilih peralatan, serta mempekerjakan karyawan.

Begitu hari pembukaan semakin dekat, Anda baru menyadari bahwa Anda perlu menciptakan ‘hype’ dan memancing antusiasme masyarakat. Walau ada beberapa cara untuk melakukannya, tapi mengadakan soft opening mungkin bisa menjadi langkah yang tepat.

Tapi, apa itu soft opening? Apa bedanya dengan grand opening? Bagaimana cara mengadakannya?

Nah, pada artikel ini, kami akan membahas pengertian soft opening, perbedaannya dengan grand opening, kelebihan dan kekurangan, hingga tips mempersiapkannya.

Apa itu Soft Opening?

Soft opening atau soft launch adalah istilah yang sudah ramai digunakan dalam industri restoran untuk mendeskripsikan event sebelum restoran resmi dibuka. Tujuan acara ini adalah memperkenalkan restoran dan menunya pada sekelompok orang sebelum restoran resmi buka untuk publik.

Saat acara berlangsung, restoran hanya akan menyediakan tempat duduk yang terbatas dan menu yang lebih sedikit agar karyawan dapat membiasakan diri untuk mengelola pelanggan dan mengatasi masalah yang mungkin terjadi.

Selain itu, soft opening juga menjadi acara yang tepat untuk menguji restoran, mulai dari persiapan makanan, layanan, dan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.

Pada periode ini, restoran dapat meminta kritik dan saran dari tamu untuk membantu mengidentifikasi area mana saja yang perlu ditingkatkan sebelum restoran buka untuk umum.

Soft opening juga menciptakan rasa eksklusivitas di antara tamu-tamu undangan, membuat mereka merasa istimewa dan penting. Jika acara berjalan lancar, maka kemungkinan tamu akan membicarakan restoran. Hal ini bisa menjadi pemasaran dari mulut ke mulut dan meningkatkan antisipasi masyarakat untuk grand opening.

Baca Juga: Izin Usaha Restoran: Syarat dan Cara Mendapatkannya

Perbedaan Soft Opening dan Grand Opening

Acara soft launch dan grand opening menjadi tonggak penting dalam pembukaan restoran baru. Meskipun kedua acara ini sama-sama berfungsi memperkenalkan restoran kepada publik, tapi ada perbedaan mendasar di antara keduanya:

Soft Launching

• Jenis acara yang lebih intim, sering kali hanya mengundang tamu undangan tertentu, seperti pemilik bisnis lokal di sekitar restoran.
• Bertujuan untuk menarik pelanggan dan mengumpulkan kritik saran untuk pembukaan resmi restoran.
• Restoran menawarkan menu terbatas atau penawaran khusus seperti harga diskon.
• Fokus menciptakan kesan positif dan memperoleh umpan balik untuk menyempurnakan berbagai aspek restoran.
• Biasanya berlangsung beberapa hari atau minggu sebelum restoran buka.

Grand Opening

• Merupakan hari di mana restoran Anda terbuka untuk publik.
• Grand opening adalah acara berskala besar yang dirancang untuk membuat gebrakan di masyarakat dan menarik perhatian terhadap restoran.
• Sudah menampilkan menu makanan yang lengkap.
• Umumnya memberikan promosi atau hadiah menarik untuk menarik pelanggan.

Baca Juga: Contoh Perencanaan Bisnis Restoran dan Templatenya

Kelebihan dan Kekurangan Soft Opening

Berikut ini adalah penjelasan mengenai kelebihan dan kekurangan soft opening bagi bisnis restoran:

Kelebihan:

1. Mendapat Umpan Balik: Soft launching membantu restoran mengumpulkan umpan balik yang otentik dari pelanggan, sehingga restoran bisa mengetahui aspek mana saja yang bisa mereka tingkatkan sebelum resmi membuka restoran.
2. Pelatihan Karyawan: Memberi kesempatan pada karyawan untuk lebih familiar dengan menu dan prosedur operasional restoran, sehingga kinerja mereka di hari pembukaan akan jadi lebih lancar.
3. Suasana yang Intim: Memperkenalkan restoran pada segelintir tamu undangan saja menciptakan suasana yang lebih intim dan tenang.
4. Koneksi Personal: Mengundang teman dan keluarga menciptakan hubungan yang lebih personal dan promosi dari mulut-ke-mulut. Sehingga, akan tercipta publisitas positif.
5. Persiapan: Soft launching membantu karyawan bersiap untuk hari pembukaan restoran resmi dengan memberi mereka pengalaman terlebih dahulu.

Kekurangan:

1. Eksposur Terbatas: Soft opening menghasilkan eksposur terbatas dibandingkan dengan grand opening, sehingga restoran berpotensi kehilangan kesempatan untuk menarik lebih banyak pengunjung.
2. Kurangnya Ketertarikan: Masyarakat banyak yang merasa soft opening tidak sepenting grand opening, jadi mereka mungkin kurang antusias.
3. Penjualan Terbatas: Karena daftar tamu yang terbatas, soft opening dapat mengakibatkan peluang penjualan terbatas, yang memengaruhi pendapatan awal.
4. Pemasaran Terbatas: Soft opening hanya memberi peluang terbatas untuk kegiatan pemasaran dan promosi yang penting untuk membangun kesadaran merek.
5. Tantangan Logistik: Mengelola acara soft opening memerlukan perencanaan dan pelaksanaan yang cermat untuk memastikan segalanya berjalan lancar bagi tamu undangan, yang dapat menjadi tantangan bagi pemilik dan karyawan restoran.

Baca Juga: Pajak Restoran: Aturan, Nilai, dan Cara Lapornya

Kelebihan dan Kekurangan Grand Opening

Kelebihan:

• Antisipasi Masyarakat Tinggi: Grand opening menciptakan kegembiraan dan antisipasi di masyarakat, menarik perhatian ke restoran baru dan menciptakan rasa antusias.
• Eksposur Maksimal: Dalam acara grand opening, restoran dapat menerima eksposur maksimal kepada target audiens yang lebih besar dan menarik pelanggan baru.
• Acara yang Berkesan: Grand opening adalah acara rumit yang meninggalkan kesan pada masyarakat. Jika berhasil menciptakan kesan baik, maka masyarakat bisa mengasosiasikan restoran dengan hal positif.
• Penjualan Harga Penuh: Restoran dapat menjual menu dengan harga penuh selama grand opening, memaksimalkan potensi pendapatan.

Kekurangan:

• Umpan Balik Terbatas: Selama acara, biasanya suasana akan cenderung meriah dan alur kerja restoran pun menjadi serba cepat. Dalam suasana seperti ini, karyawan akan kesulitan untuk mendapatkan umpan balik yang jujur.
• Interaksi Personal Terbatas: Kerumunan besar yang hadir di acara pembukaan besar dapat membatasi kemampuan karyawan restoran untuk berinteraksi dengan tamu secara personal, yang berdampak pada pengalaman tamu secara keseluruhan.
• Risiko Kesalahan: Mengadakan grand opening tanpa soft opening sebelumnya akan meningkatan risiko terjadinya kesalahan selama acara yang dapat merusak reputasi restoran.

Baca Juga: 14 Tips Efektif Untuk Meningkatkan Keuntungan Restoran

Tips Mempersiapkan Soft Opening

Tidak ada restoran yang sama, semuanya memiliki ciri khas. Karena itu, tidak ada satu strategi yang cocok untuk merencanakan dan mengeksekusi semua soft launch. Akan tapi, ada beberapa faktor yang umumnya harus restoran fokuskan untuk mempersiapkan soft launch yang sukses.

Berikut ini adalah beberapa tips umum dalam mempersiapkan soft opening:

1. Merencanakan menu

Menjawab lima pertanyaan berikut adalah langkah yang tepat untuk memulai perencanaan makanan Anda:

1. Apakah restoran Anda akan menyajikan menu lengkap atau menu terbatas?
2. Apakah restoran akan menyajikan menu selama beberapa hari?
3. Apa yang dapat restoran Anda tawarkan?
4. Berapa porsi yang akan Anda buat?
5. Apa saja hidangan spesial restoran Anda?

Selama langkah perencanaan ini, Anda dapat memilih antara menu lengkap atau terbatas.

Menu terbatas

Kebanyakan orang sudah paham bahwa soft launch hanyalah semacam gladi bersih sebelum peluncuran resmi, jadi mereka akan paham jika menu yang Anda tawarkan terbatas.

Dengan menu yang lebih sedikit, Anda bisa fokus menawarkan pengalaman bersantap yang menyenangkan bagi tamu undangan. Semakin banyak makanan yang harus Anda siapkan dan sajikan, semakin besar kemungkinan Anda akan kewalahan dan membuat kesalahan.

Artinya, Anda harus memilih makanan dengan hati-hati, menyempurnakannya, dan memberikan layanan pelanggan yang sangat baik. Apa pun pilihan Anda, jelaskan kepada tamu undangan bahwa yang Anda tawarkan hari itu adalah menu uji coba/menu terbatas.

Menu lengkap

Menawarkan menu lengkap adalah hal yang banyak restoran lakukan saat mengadakan soft opening yang mendekati peluncuran resmi. Strategi ini dapat membantu Anda terbiasa dengan operasional restoran dengan cepat, tapi strategi ini bukan tanpa kekurangan.

Misalnya, karena menyajikan menu lengkap, maka ada lebih banyak aspek yang harus Anda kelola. Anda jadi lebih rentan kelelahan dan membuat kesalahan. Kedua, saat Anda mencoba melakukan begitu banyak hal sekaligus, maka Anda berisiko memberikan pengalaman makan yang biasa-biasa saja.

Baca Juga: 7 Contoh Desain Menu Makanan dan Cara Membuatnya

2. Pilih kerangka waktu

Soft opening dapat berupa satu acara besar atau beberapa acara kecil yang berlangsung selama beberapa hari atau beberapa minggu. Durasi acara akan ditentukan oleh berbagai hal, seperti anggaran. Umumnya, semakin kecil anggaran Anda, semakin singkat soft launch Anda.

3. Pilih strategi penetapan harga

Setelah Anda menyiapkan menu dan menentukan kerangka waktu, sekarang saatnya menentukan harga item menu Anda. Berikut adalah tiga pilihan strategi penetapan harga yang bisa Anda pilih:

• Gratis: Ini adalah opsi yang paling mahal, tetapi dapat meningkatkan loyalitas klien. Pertimbangkan opsi penetapan harga ini jika Anda hanya mengadakan satu acara besar, karena jika Anda punya banyak rangkaian acara, biaya pengeluaran Anda bisa membengkak.
• Harga Penuh: Meskipun ini adalah opsi yang paling murah bagi Anda, opsi ini akan kurang menarik bagi pelanggan. Kelebihannya, dengan opsi ini, pelanggan akan tahu ekspektasi harga menu di restoran Anda, sehingga tidak akan terkejut di kemudian hari. Jika Anda bermaksud mengenakan harga penuh, maka berikan beberapa merchandise gratis sebagai ucapan terima kasih kepada tamu atas dukungan mereka.
• Diskon: Harga diskon adalah jalan tengah yang bagus. Strategi harga ini bagus untuk membangun reputasi baik dan mendapatkan umpan balik pelanggan tanpa terlalu banyak menguras kantong.

Baca juga: Pengertian Dine In dan 10 Tips Meningkatkan Dine In di Restoran

4. Membuat daftar tamu undangan

Mungkin Anda tergoda untuk langsung saja membuka restoran untuk publik saat soft launching. Tapi, siapa tamu yang Anda undang bisa menentukan kesuksesan restoran Anda ke depannya.

Berikut ini adalah daftar tamu yang bisa Anda untuk acara soft opening:

Undang orang yang Anda kenal

Teman dan keluarga akan lebih toleran terhadap kesalahan yang mungkin Anda buat saat soft opening. Mereka akan memberikan kritik dan wawasan yang membangun dan tidak terlalu keras karena sadar bahwa acara tersebut hanya semacam uji coba.

Yang penting, Anda bisa mengingatkan teman dan keluarga untuk bersikap jujur, karena mereka cenderung menjaga perasaan Anda. Selain itu, lebih mudah untuk melakukan follow up dengan orang yang Anda kenal.

Dengan begitu, Anda bisa mengetahui kekuatan dan kelemahan restoran serta melakukan penyesuaian terakhir sebelum membukanya untuk umum. Orang yang Anda kenal juga cenderung memberikan promosi gratis dari mulut ke mulut dan membantu membangun antisipasi sebelum Anda resmi membukanya.

Hubungi pemilik bisnis lokal

Soft opening biasanya merupakan perkenalan pertama restoran kepada masyarakat setempat, sehingga menjadi kesempatan yang baik untuk memberikan kesan pertama yang positif dengan pemilik bisnis lokal lainnya.

Mengembangkan hubungan profesional dengan bisnis komunitas lainnya sangat penting untuk kesuksesan Anda, jadi buatlah kesan pertama yang kuat.

Menghubungi influencer

Undang influencer atau tokoh lokal berpengaruh dalam acara soft opening Anda. Orang-orang ini memiliki pengaruh besar di masyarakat, yang berarti mereka dapat berkontribusi dalam promosi dari mulut ke mulut dengan efektif.

Tokoh-tokoh ini sering kali memiliki pengikut yang tidak dimiliki anggota masyarakat lainnya. Umpan balik positif dari orang-orang berpengaruh ini dapat meningkatkan reputasi restoran Anda dan menjadi awal yang baik bagi bisnis Anda.

Baca juga: 15 Cara Ampuh untuk Meningkatkan Penjualan Restoran

5. Tentukan kapasitas tamu dan waktu acara

Sulit untuk memutuskan berapa banyak orang yang harus Anda undang ke acara soft opening Anda. Di satu sisi, Anda ingin memaksimalkan publisitas. Namun di sisi lain, mengundang terlalu banyak orang berpotensi menurunkan kualitas makanan dan layanan Anda.

Usahakan untuk mengundang tamu dalam jumlah yang sekiranya bisa Anda atur, dengan mempertimbangkan kapasitas tempat duduk serta pengalaman dan efisiensi karyawan.

Strategi soft opening yang umum adalah menjadwalkan tamu secara bertahap. Dengan strategi ini, restoran bisa mendapatkan hasil maksimal dari acara tersebut dengan mengakomodasi lebih banyak orang dan menjalankan beberapa uji coba dalam waktu singkat, sehingga karyawan pun mendapatkan lebih banyak latihan.

Jadi, katakanlah Anda telah membuat daftar tamu sebanyak 100 orang, tetapi melayani 100 orang sekaligus dalam satu sesi akan sangat berisiko. Karena itu, Anda dapat membagi acara menjadi tiga sesi, seperti: 17.00-19.00, 19.00-21.00, dan 21.00-23.00, yang masing-masing menampung 30-35 tamu.

Dengan menggunakan pendekatan bertahap ini, Anda dapat memastikan arus pengunjung yang stabil namun terkendali, sehingga staf Anda dapat memberikan layanan yang konsisten dan mempertahankan standar kualitas makanan yang tinggi.

6. Mengirim undangan

Saat mengirim undangan acara, berikut ini hal-hal yang harus Anda cantumkan:

• Alamat, waktu, dan tanggal
• Dress code (jika ada)
• Harga menu
• Cara RSVP

Pastikan untuk mengirim undangan jauh hari sebelum acara dimulai untuk memberikan waktu persiapan yang cukup bagi tamu undangan. Jika Anda terlambat mengirimkan undangan, bisa jadi tamu Anda sudah memiliki acara lain.

Baca Juga: 9 Strategi Pricing Bisnis Restoran untuk Meningkatkan Penjualan

Kesimpulan

Soft opening adalah acara yang bertujuan untuk memperkenalkan restoran dan menunya pada sekelompok orang sebelum restoran resmi buka untuk publik. Dalam periode ini, pemilik bisnis akan berusaha mendapat kritik dan saran untuk meningkatkan aspek restoran mereka.

Meluncurkan soft opening akan sangat bermanfaat bagi restoran. Tidak hanya membantu membangun antusiasme sebelum grand opening, tapi juga memberi kesempatan pada karyawan untuk berlatih dan mengidentifikasi masalah.

Untuk meningkatkan kesuksesan soft opening, restoran bisa menggunakan aplikasi kasir seperti Kledo POS untuk melacak persediaan stok bahan, mengatur pesanan dan penjualan, serta menganalisis data untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik.

Dengan Kledo POS, Anda bisa menghemat lebih banyak waktu, memastikan transaksi lebih akurat, sehingga keuntungan pun meningkat.

Tertarik menggunakan Kledo POS untuk bisnis restoran Anda? Yuk, coba menggunakan tautan ini.