Manajemen Pengadaan: Pengertian, Manfaat, dan Tips Mengelolanya

Manajemen pengadaan atau biasa dikenal sebagai procurements management memainkan peran penting dalam kesehatan dan kinerja keuangan setiap perusahaan, bahkan dalam bisnis tahap awal.

Mengelola proses dan penyimpanan data pengadaan itu sulit, banyak organisasi dengan cepat mendapati diri mereka dibanjiri oleh data yang berharga tanpa tahu cara menganalisis atau mendapatkan manfaat darinya. Volume informasi ini dapat menyebabkan pemborosan dan hilangnya peluang.

Untungnya, praktik manajemen pengadaan yang baik dapat membantu organisasi kecil sekalipun untuk mengatur faktur dan melacak pengeluaran mereka.

Proses kodifikasi dan perampingan proses memudahkan para pemangku kepentingan untuk mengangkat tangan mereka ketika kebutuhan muncul.

Hal ini juga membantu organisasi Anda dengan cepat menyetujui permintaan dan mengatur pembayaran barang.

Untuk mencapai hasil ini, penting untuk memahami dasar-dasar manajemen pengadaan dan cara mengelolanya secara efektif.

Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, Anda akan memiliki proses yang menghasilkan lebih banyak otomatisasi dan perangkat lunak untuk membantu Anda meningkatkan skala.

Dalam artikel ini, kami membahas fitur-fitur penting dan manfaat dari manajemen pengadaan yang baik, serta cara-cara untuk meningkatkan efisiensi praktik pengadaan Anda dengan menggunakan teknologi.

Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Pengadaan?

Manajemen pengadaan adalah proses di mana sebuah organisasi melakukan, menyetujui, melacak, dan mengoptimalkan pengeluarannya untuk persediaan dan layanan.

Misi utama tim pengadaan adalah mengurangi biaya pembelian dan menyederhanakan proses mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk menghasilkan produk.

Rencana manajemen pengadaan yang kuat terdiri dari banyak fungsi, termasuk:

• Perencanaan sumber daya
• Pencarian dan evaluasi pemasok
• Persetujuan permintaan pembelian
• Pemrosesan pesanan pembelian
• Rekonsiliasi pesanan
• Pemrosesan pembayaran vendor

Manajemen pengadaan adalah komponen dari fungsi manajemen rantai pasokan atau supply chain management (SCM) yang lebih besar, yang berhubungan dengan pengadaan dan manajemen bahan internal.

Meskipun banyak organisasi memperlakukan manajemen pengadaan dan manajemen rantai pasokan sebagai fungsi yang terpisah di dalam organisasi, namun operasi dan tujuan keduanya sangat erat kaitannya.

Jadi bisa dikatakan pengadaan atau procurements berfungsi sebagai sistem pendukung untuk operasi rantai pasokan.

Baca juga: Procurement: Pengertian, Tahapan, Jenis, dan Tips Mengelolanya

4 Langkah dalam Proses Pengadaan

Ada empat langkah utama yang akan dilakukan oleh tim pengadaan dalam proses manajemen pengadaan.

Berikut ini adalah garis besar dasar tentang bagaimana tim proyek pengadaan akan melalui langkah-langkah pengadaan bahan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Selalu tanyakan kepada tim hukum internal Anda untuk mendapatkan panduan tentang praktik dan kebijakan pengadaan perusahaan Anda.

1. Membuat rencana manajemen pengadaan

Ini adalah tahap awal manajemen pengadaan. Tim pengadaan biasanya bekerja sama dengan para pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan tim untuk menyelesaikan proyek.

Tim pengadaan akan melihat keseluruhan proyek secara keseluruhan dan mengidentifikasi solusi potensial.

Alat bantu seperti sistem manajemen pengadaan atau sistem manajemen kerja dapat membantu tim pengadaan Anda menyimpan dokumen penting seperti RFP dan permintaan pembelian di tempat yang sama.

Profesional pengadaan internal Anda mungkin akan mengevaluasi sumber daya yang dimiliki perusahaan saat ini dibandingkan dengan apa yang dibutuhkan oleh tim.

Jika lebih hemat biaya untuk menggunakan sumber daya yang dimiliki tim, mereka mungkin akan menyarankannya sebagai tambahan untuk menegosiasikan biaya saat mereka mendiskusikan opsi dengan peserta lelang.

Tahap ini juga akan menjawab pertanyaan-pertanyaan dasar tentang rencana pengadaan. Pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat mencakup:

• Apakah para stakeholders membutuhkan sumber daya ini pada tanggal tertentu?
• Apakah akan ada proses khusus tentang bagaimana tim mengevaluasi opsi yang berbeda?
• Apakah tim Anda akan merilis RFP kepada calon pemasok?

2. Melakukan pengadaan

Pada tahap ini, tim pengadaan biasanya akan mengeksekusi keputusan. Tim hukum internal Anda akan memandu Anda tentang cara mengumpulkan penawaran dan membantu tim Anda mengevaluasi berbagai opsi yang tersedia.

Mintalah panduan dari tim internal Anda tentang opsi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Setelah Anda memilih vendor, tim hukum internal Anda akan membantu Anda melanjutkan ke tahap negosiasi dan penandatanganan kontrak segera setelah kontrak tersebut sesuai dengan kebutuhan proyek.

Proses ini biasanya diakhiri dengan dokumen seperti pesanan pembelian untuk menyegel semua detail kesepakatan – pesanan pembelian dapat mencakup rincian harga, kuantitas, jadwal pengiriman produk, dan bagaimana pembayaran akan dilakukan.

3. Mengelola (atau mengontrol) pengadaan

Bergantung pada jenis produk yang dibeli oleh tim Anda, ini adalah tahap di mana tim mengimplementasikan pembelian yang baru dibeli ke dalam rencana proyek Anda.

Ini bisa berarti mengelola dan melatih tim kontraktor baru, memasang software baru, atau memindahkan bahan mentah untuk diubah menjadi produk baru.

Selama tahap ini, ada baiknya Anda menerapkan beberapa bentuk manajemen perubahan ke dalam proses bisnis.

Hal ini terutama berlaku jika Anda menambahkan anggota tim tambahan ke dalam alur kerja Anda. Hal ini akan memungkinkan Anda untuk memantau operasi bisnis Anda dan memverifikasi apakah pengadaan baru telah mengubah sesuatu.

Misalnya, jika sebuah tim membeli mesin otomasi baru untuk lini perakitan, penting untuk memantau perbedaan produksi sebelum dan sesudah penambahan mesin. Perbedaan ini menunjukkan seberapa besar dampak mesin tersebut terhadap operasi Anda.

4. Menutup pengadaan

Selama tahap negosiasi, tim hukum internal dan vendor Anda akan saling menyetujui apa yang dimaksud dengan “pekerjaan yang telah selesai”.

Kemudian, setelah kedua belah pihak mencapai tahap di mana pekerjaan yang sebenarnya telah selesai, tim hukum internal Anda biasanya akan menyelesaikan semua dokumen dan dapat melakukan pelepasan tanggung jawab, jika perlu.

Biasanya, kedua belah pihak akan memastikan bahwa semuanya telah selesai sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.

Baca juga: 10 Rekomendasi Software Purchasing Fitur Lengkap dan Mudah

Pentingnya Manajemen Pengadaan

Dalam rumah tangga, mengendalikan pengeluaran adalah cara nomor satu untuk meningkatkan keuangan pribadi jangka panjang Anda.

Jika Anda adalah bisnis yang sedang berkembang dengan visi kesuksesan jangka panjang, mengatur praktik pengadaan juga memiliki efek yang sama.

Strategi manajemen pengadaan yang solid adalah garis pertahanan pertama untuk mengurangi biaya dan menstabilkan arus kas.

Strategi ini menjadi dasar fungsi penganggaran dan prakiraan Anda serta memastikan bahwa pendapatan Anda digunakan seefisien mungkin.

Uang yang Anda hemat dengan pengadaan yang berwawasan luas kemudian dapat diinvestasikan dalam pertumbuhan bisnis, memastikan stabilitas untuk jangka panjang.

Untuk membangun sistem manajemen pengadaan yang fungsional, Anda harus mampu:

• Memberikan proses standar kepada para stakeholders untuk mengajukan permintaan
• Menetapkan proses persetujuan dan pedoman untuk mengevaluasi harga, persyaratan, dan risiko
• Membangun proses yang efisien untuk melacak, merekonsiliasi, dan membayar barang
• Mengambil data dari langkah-langkah sebelumnya untuk digunakan dalam perencanaan di masa mendatang

Dengan menetapkan proses ini, Anda akan mendapatkan banyak manfaat dan penghematan biaya yang mengejutkan dalam jangka pendek.

Baca juga: Purchasing Management: Pengertian, Manfaat, Tahapan, dan Tipsnya

Manfaat Utama dari Proses Manajemen Pengadaan yang Baik

Menciptakan proses manajemen pengadaan yang terdokumentasi dengan baik dan terstruktur menawarkan banyak cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya, seperti:

Pengadaan yang strategis

Berkomitmen pada manajemen vendor dalam proses pengadaan Anda membantu Anda mengidentifikasi pemasok potensial terbaik berdasarkan harga dan persyaratan, serta mengkonsolidasikannya ke dalam daftar vendor pilihan.

Tetap berpegang pada daftar mitra tepercaya yang telah diperiksa sebelumnya akan mengurangi waktu penelitian dan memungkinkan Anda untuk sepenuhnya memanfaatkan kemitraan dan harga yang ada.

Pembelian yang efisien

Proses pembelian yang lambat mengurangi kemampuan Anda untuk mencari dan menerima barang penting dengan cepat.

Memformalkan alur kerja permintaan dan persetujuan pembelian Anda akan meningkatkan jadwal pembelian dan mengurangi pengadaan proyek Anda secara keseluruhan dalam hitungan hari atau bahkan minggu.

Mengurangi pemborosan pengeluaran

Pengeluaran Maverick menyumbang ribuan pengeluaran pemborosan di seluruh organisasi Anda. Melacak proses pengadaan Anda dengan cermat akan menghilangkan kesenjangan proses yang memungkinkan pengeluaran maverick berkembang.

Dengan memiliki proses standar untuk mendapatkan persetujuan dan pemrosesan permintaan, setiap pemangku kepentingan dapat memenuhi kebutuhan mereka tanpa harus melimpahkan pengeluaran tambahan ke kartu perusahaan atau laporan pengeluaran.

Manajemen risiko

Meskipun jarang dibahas dalam hal langkah-langkah penghematan biaya, berhasil memitigasi risiko dalam hubungan pemasok Anda membantu Anda menghindari biaya tak terduga dan pengeluaran yang tidak direncanakan.

Menstandarkan proses pengadaan, persetujuan, dan tinjauan kontrak dapat membantu Anda menghindari masalah kehabisan stok dengan pemasok, menstabilkan inventaris yang ada, dan meningkatkan perencanaan kontinjensi untuk penundaan pengiriman.

Baca juga: Mengetahui Analisis ABC dalam Manajemen Persediaan Bisnis

5 Cara untuk Meningkatkan Efisiensi Manajemen Pengadaan

Manajemen pengadaan membutuhkan sumber daya, proses, dan manajemen metrik khusus untuk menciptakan akurasi dan skalabilitas.

Aktivitas dan tips di bawah ini memastikan praktik pengadaan Anda terus berkembang sejalan dengan organisasi Anda.

Dokumentasi yang jelas

Memformalkan proses manajemen pengadaan dengan kebijakan yang terdokumentasi membantu tim mengidentifikasi dan mengatasi kesenjangan dalam pendekatan saat ini.

Kebijakan ini menetapkan standar untuk aktivitas pengadaan seperti pengeluaran, kebijakan pembelian, dan pengukuran kinerja.

Kebijakan ini juga memastikan para pemangku kepentingan mendapatkan informasi yang cukup tentang proses tersebut dan memiliki akses terhadap informasi dan alat yang dibutuhkan untuk menjalankan peran mereka sesuai dengan kebijakan.

Terakhir, sistem ini menciptakan jejak audit untuk kepatuhan terhadap peraturan dan menghilangkan kondisi yang menyebabkan pengeluaran yang tidak sesuai.

Sentralisasi

Menyatukan aktivitas pengadaan ke dalam platform pengadaan membantu merampingkan operasi dan meningkatkan visibilitas di seluruh proses.

Sentralisasi menawarkan gambaran umum yang komprehensif dari keseluruhan proses, mulai dari permintaan hingga pengiriman, memungkinkan pelacakan dan pelaporan secara real-time.

Visibilitas yang lebih baik membantu mengidentifikasi peluang peningkatan dan mengatasi potensi masalah dengan segera.

Platform terpusat juga meminimalkan pekerjaan yang terkait dengan pesanan pembelian, pembuatan faktur, dan pelacakan pembayaran, sehingga mengurangi kesalahan yang diakibatkan oleh entri data manual.

Integrasi

Pengadaan tidak beroperasi sendiri. Mengintegrasikan data pengadaan dengan sistem data lain dalam organisasi keuangan Anda memastikan bahwa semua informasi yang relevan tersedia di seluruh sistem.

Hal ini memberikan manajemen pembelian yang terpusat, memberdayakan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat.

Sistem data terintegrasi menawarkan pandangan yang komprehensif tentang operasi keuangan sekaligus mengurangi proses yang berlebihan dan potensi kesalahan entri.

Untuk proses pengadaan dan data akuntansi yang terintegrasi, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur lengkap dengan harga terjangkau seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online buatan Indonesia yang memudahkan manajemen pengadaan dan proses akuntansi dalam satu platform.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Cara Melakukan Manajemen Dokumentasi Utang dalam Bisnis

Otomatisasi

Otomatisasi proses pengadaan yang umum atau berulang adalah cara penting untuk merampingkan operasi dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk entri data manual.

Faktanya, hampir tiga perempat perusahaan secara aktif bekerja untuk meningkatkan dan mengembangkan kemampuan data, wawasan, dan analitik mereka.

Otomatisasi menyederhanakan tugas-tugas seperti pembuatan pesanan pembelian, persetujuan pesanan, pencocokan tiga arah, dan rekonsiliasi, sehingga membebaskan sumber daya yang berharga untuk tugas-tugas yang lebih penting.

Otomatisasi juga menyederhanakan pelacakan metrik dengan mengumpulkan data dari berbagai sumber data keuangan dan pengadaan, sehingga lebih mudah untuk melihat tren dan mengidentifikasi peluang peningkatan dengan cepat.

Pengukuran yang jelas

Mengukur kinerja sangat penting untuk perbaikan pengadaan yang berkelanjutan.

Penilaian vendor melacak kinerja pemasok dengan memberi peringkat pada vendor berdasarkan kriteria seperti kualitas, waktu pengiriman, dan harga.

Metrik kinerja pengadaan seperti analisis pengeluaran, akurasi pemrosesan faktur, dan waktu penyelesaian membantu mengidentifikasi tren dalam manajemen biaya.

Pemantauan indikator kinerja utama ini memungkinkan perkiraan yang lebih akurat, kontrol biaya yang lebih baik, dan optimalisasi sumber daya yang lebih besar.

Baca juga: Manajemen Kas dan Likuiditas: Manfaat, Jenis, dan Strateginya

3 Praktik Terbaik untuk Manajemen Pengadaan yang Lebih Baik

Menyempurnakan metode yang digunakan untuk mengelola pengadaan dalam organisasi Anda tidak harus rumit.

Tiga teknik berikut ini membantu perusahaan dari berbagai skala untuk meningkatkan praktik pembelian dan pelacakan untuk hasil yang lebih baik secara keseluruhan.

1. Gunakan analisis pengeluaran untuk mengoptimalkan biaya

Analisis pengeluaran adalah proses yang mengidentifikasi peluang penghematan pengadaan.

Analis keuangan meninjau data dari faktur, kontrak, kuitansi, pesanan pembelian, dan sumber lainnya, serta menggunakan wawasan tersebut untuk mengoptimalkan alokasi pengeluaran dan negosiasi.

Hal ini membantu melacak kinerja pemasok, menemukan peluang penghematan, dan mengoptimalkan pengeluaran.

Sistem ini memberikan gambaran yang jelas mengenai pemanfaatan sumber daya dan menginformasikan keputusan pengadaan strategis, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi operasional.

2. Mendigitalkan dan mengotomatiskan secepat mungkin

Mendigitalkan dan mengotomatiskan proses pengadaan dapat menghemat waktu yang berharga, mengurangi biaya administrasi, dan meningkatkan efisiensi.

Mengotomatiskan alur kerja dengan faktur digital dengan Kledo misalnya, membantu bisnis melacak semua pembelian mereka di satu tempat dan dengan mudah meninjau riwayat pembelian.

Hal ini juga mencegah kesalahan manual dan memungkinkan persetujuan yang lebih cepat, sehingga memudahkan organisasi untuk memenuhi persyaratan kepatuhan.

Alur kerja otomatis, di samping pemesanan dan pembuatan faktur digital, memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan pemrosesan pesanan dan metode pembayaran otomatis, sehingga mengurangi penundaan dari pemasok.

Hal ini pada akhirnya membantu perusahaan mempertahankan kontrol yang lebih baik atas sumber daya dan anggaran mereka dengan memiliki perkiraan yang lebih akurat tentang kebutuhan pengeluaran di masa depan.

3. Membangun vendor lifecycle management

Program vendor lifecycle management dapat membantu perusahaan memantau kinerja pemasok mereka dengan mengumpulkan dan menganalisis data tentang pembelian sebelumnya, seperti waktu pengiriman dan biaya pemesanan.

Informasi ini kemudian dapat digunakan untuk mengidentifikasi vendor yang memberikan nilai dan kualitas layanan yang baik dan memberikan lebih banyak bisnis kepada mereka. Sebaliknya, vendor yang berkinerja buruk dapat diidentifikasi dan diganti jika perlu.

Proses penerimaan vendor baru juga jauh lebih mudah jika menggunakan vendor lifecycle management.

Sistem ini memusatkan semua detail yang relevan yang terkait dengan setiap vendor, sehingga memungkinkan pemrosesan pesanan yang lebih cepat setelah vendor disetujui.

Demikian pula, proses penghentian vendor lama disederhanakan dengan proses otomatis untuk menghapus hak akses dan mengarsipkan catatan terkait.

Baca juga: Peran AI dalam Manajemen Arus Kas dan Finansial Bisnis

Pada Intinya…

Memiliki proses manajemen pengadaan yang baik dan terstruktur membantu bisnis dalam meningkatkan efisien dan penghematan bisnis secara keseluruhan.

Proses pengadaan yang baik juga akan membantu Anda dalam menjalin kerjasama antara vendor dan bisnis Anda secara lebih efektif.

Sayangnya, masih banyak pemilik bisnis yang belum memiliki proses manajemen pengadaan yang benar dan transparan sehingga banyak terjadi fraud dan malah merugikan bisnis itu sendiri.

Untuk proses manajemen pengadaan dan pengelolaan data keuangan yang terintegrasi, Anda bisa mencoba menggunakan tools modern seperti software akuntansi Kledo yang bisa Anda coba secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.