Spend Management: Manfaat, Tahapan, dan Strategi Mengelolanya

Dalam dunia bisnis modern yang didorong oleh modal, setiap rupiah yang dibelanjakan dalam bisis harus memiliki imbal hasil yang dapat diukur dengan jelas. Oleh sebab itu penting bagi Anda untuk melakukan spend management.

Pada tahun 2021, total kekayaan global meningkat sebesar 9,8%, hal ini menunjukkan kepada pemilik bisnis di seluruh dunia bahwa jika Anda tidak menghasilkan keuntungan, berarti Anda belum melakukan cukup banyak hal.

Tanggung jawab kemudian berada pada pemimpin bisnis dan manajer keuangan untuk menciptakan strategi komprehensif yang tidak hanya memfasilitasi spend management tetapi juga menghasilkan keuntungan dalam bentuk simpanan kas. Di sinilah peran spend management.

Spend management memungkinkan optimalisasi pengeluaran secara lancar dengan menyederhanakan proses pembelian perusahaan. Prosedur yang tepat dapat membantu bisnis memaksimalkan penghematan mereka dengan meningkatkan komunikasi dengan pemasok dan mitra dagang.

Pentingnya Spend Management dalam Bisnis

Spend management adalah fungsi nilai tambah dalam sebuah organisasi. Ini mengatur proses pengeluaran perusahaan secara menyeluruh melalui kategorisasi pengeluaran, identifikasi permintaan, pengadaan, dan analisis.

Dunia usaha memerlukan infrastruktur teknologi yang kuat sebagai landasan jika mereka ingin mengelola biaya-biaya ini secara efektif.

Ada banyak sekali pengeluaran yang harus dikelola oleh sebuah bisnis, mulai dari pengeluaran kecil seperti biaya pembelian perlengkapan kantor hingga jumlah besar seperti biaya properti.

Ada belanja harian, belanja bulanan, belanja triwulanan, belanja perbaikan, biaya pelatihan, biaya infrastruktur, dan lain sebagainya. Daftarnya tidak berakhir di situ. Kesalahan pengelolaan pengeluaran ini dapat mengakibatkan kerugian moneter yang tinggi bagi bisnis.

Untungnya, dekade terakhir telah menyaksikan lompatan signifikan dalam industri teknologi manajemen pengeluaran bisnis.

Software akuntansi dapat menjadi alat lengkap yang memfasilitasi analisis data pembelanjaan, alokasi anggaran, pengadaan, dan kepatuhan terhadap kebijakan spend management.

Spend management mencegah semua kesalahan dan meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan. Anda bisa menggunakan teknologi otomatisasi sehingga membantu Anda menyederhanakan proses pengeluaran Anda.

Bisnis Anda akan mengalami pemborosan biaya, miskomunikasi, dan pengeluaran berlebihan tanpa struktur spend management yang kuat.

Baca juga: RFQ (Request for Quotation): Arti, Jenis, Format, dan Manfaatnya

Manfaat Spend Management

1. Optimalisasi biaya

Manajemen pengeluaran yang efisien membantu Anda menyederhanakan aktivitas pembelian dan manajemen pengeluaran lainnya.

Hal ini meningkatkan komunikasi antar departemen dan membantu menghilangkan kemacetan dalam sistem. Pada akhirnya, hal ini mengarah pada optimalisasi biaya dan peningkatan penghematan biaya.

2. Kepatuhan terhadap kebijakan

Spend managemetn membantu memastikan bahwa aktivitas pengeluaran karyawan Anda mematuhi kebijakan pengeluaran dalam bisnis.

Kebijakan pengeluaran adalah sumber daya menyeluruh yang merinci praktik pengeluaran terbaik untuk semua pengeluaran.

3. Mencegah fraud keuangan

Fraud keuangan secara konsisten memberikan pukulan terhadap kesehatan keuangan bisnis. Sistem spend management yang cerdas dapat membantu Anda mencegah atau mengatasi fraud pengeluaran sejak awal.

Anda dapat menggunakan software manajemen pengeluaran untuk secara otomatis mendeteksi duplikat penerimaan, penyimpangan dalam pembelanjaan rata-rata, dan anomali pelaporan lainnya.

Baca juga: 8 Masalah Dalam Pengelolaan Arus Kas dan 4 Cara Mengatasinya

4. Menghemat waktu

Menurut laporan GBTA (Global Business Travel Association), pemrosesan satu laporan pengeluaran membutuhkan waktu sekitar 20 menit. Proses validasi laporan yang membosankan dapat menyebabkan keterlambatan penggantian biaya dan membuat karyawan frustrasi.

Spend management mempercepat proses penggantian dengan menyatukan pengalaman pelaporan pengeluaran. Ini memungkinkan pemeriksaan kepatuhan kebijakan otomatis dan mempercepat validasi laporan.

4 Strategi Menuju Proses Spend Management yang Efektif

Langkah 1: Analisis data pengeluaran

Sumber pengeluaran berbeda untuk bisnis. Analisis data pengeluaran dan deteksi semua pos pengeluaran di perusahaan Anda. Sumber pengeluaran yang umum adalah gaji, sewa, gaji, utilitas, periklanan, pemasaran, penelitian, dll.

Pastikan Anda memiliki sistem untuk melacak arus kas keluar dari semua pos pengeluaran ini. Jika Anda belum memilikinya, Anda bisa menggunakan software akuntansi online seperti Kledo yang bisa Anda coba secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Langkah 2: Sentralisasi dan standarisasi data pengeluaran

Memusatkan data pengeluaran dalam satu repositori meningkatkan aksesibilitas. Oleh karena itu, standardisasi data membantu karyawan di seluruh departemen dan vertikal memasukkan, menafsirkan, dan menganalisis data secara konsisten tanpa kebingungan.

Baca juga: Pengertian Cash Inflow dan Dampaknya dalam Keuangan Bisnis

Langkah 3: Verifikasi dan validasi data pengeluaran

Validasi data sangat penting dalam spend management, karena kesalahan manusia kecil dan kontaminasi data dapat menyebabkan kesalahan analisis dan perkiraan. Pastikan semua data pembelanjaan di repositori Anda direkonsiliasi dan dihitung.

Langkah 4: Mengedukasi karyawan tentang kebijakan pengelolaan pengeluaran

Mulailah dengan menentukan inti kebijakan spend management Anda. Pastikan semua karyawan Anda memahami kebijakan pengeluaran dan terdorong untuk mengoptimalkan biaya.

Dorong mereka untuk tetap sesuai anggaran dan tidak mengeluarkan uang terlalu banyak. Juga, pandu praktik pembelian untuk memastikan karyawan melakukan bisnis dengan vendor yang tepat.

Apa saja Praktik Terbaik dalam Pengelolaan Spend Management?

1. Audit internal

Setiap organisasi sudah memiliki kebijakan penggantian biaya yang unik. Anda harus memperbarui kebijakan ini secara berkala sesuai dengan kebutuhan bisnis saat ini. Langkah pertama untuk melakukan hal ini adalah audit internal.

Tim keuangan, manajer approval, dan karyawan mungkin membuat kesalahan dalam berbagai proses pengeluaran. Audit internal dapat membantu Anda mengidentifikasi kesalahan-kesalahan ini, menyaring akar masalah sistem yang menyebabkan kesalahan-kesalahan ini, dan kemudian segera menyelesaikan masalah tersebut.

Baca juga: Tips Efektif dalam Pengendalian Pengeluaran Bisnis

2. Buat dan ikuti kebijakan pengeluaran

Transparansi dan kejelasan adalah dua alat yang paling efisien untuk pengelolaan pengeluaran yang efektif.

Untuk memastikan kepatuhan khusus terhadap peraturan dan regulasi perusahaan, menghindari klaim palsu, dan menghilangkan pengeluaran yang tidak perlu, yang terbaik adalah selalu membuat dan mengomunikasikan kebijakan pengeluaran yang lengkap.

Kebijakan pengeluaran terdiri dari daftar lengkap arahan yang harus diikuti karyawan saat melaporkan pengeluaran. Ini menjelaskan hal-hal seperti batas jumlah pembelanjaan maksimum, jenis pembelian yang dapat dilakukan karyawan, metode pembuatan klaim penggantian biaya, otorisasi pada berbagai kategori pembelanjaan, dll.

Kebijakan pengeluaran harus mencakup setiap detail kecil dari infrastruktur manajemen pengeluaran perusahaan. Perusahaan harus melakukan upaya terbaik untuk memastikan bahwa karyawan memahami kebijakan pengeluaran untuk menghindari konflik di masa depan.

Selain itu, seluruh karyawan, pemberi persetujuan, dan mitra bisnis harus memahami peran dan akuntabilitas mereka dalam proses spend management.

3. Standarisasi dan kategorikan data Anda

Standarisasi data pembelanjaan meningkatkan efisiensi komunikasi, menghilangkan redundansi, dan meningkatkan interpretasi dan pengelolaan data secara keseluruhan.

Di sisi lain, mengelompokkan pembelanjaan langsung dan tidak langsung memungkinkan organisasi menjadi lebih bersih dan efektif. Oleh karena itu, pastikan Andamemliki tools yang mampu mengumpulkan, menyimpan, dan mengambil informasi dalam kategori pembelanjaan yang berbeda.

Baca juga: Manajemen Pengeluaran: Pengertian, Jenis, Contoh dan Tipsnya

4. Gunakan tools yang tepat

Berinvestasilah pada teknologi yang tepat untuk bisnis Anda dengan memilih perangkat lunak spend management atau software akuntansi yang dilengkapi dengan fitur-fitur terkini.

Manfaatkan kekuatan otomatisasi untuk mengurangi proses yang memakan waktu dan menyederhanakan operasi pengelolaan pengeluaran Anda.

Alur kerja manajemen biaya otomatis membuat seluruh proses pengarsipan dan persetujuan pengeluaran menjadi mudah. Sistem spend management terbaik tidak memberikan banyak pembelajaran bagi karyawan dan mudah diterapkan serta digunakan. Namun, para pemangku kepentingan masih perlu mengedukasi mengenai seluk beluk software ini.

Jika Anda telah membuat keputusan cerdas untuk menerapkan software akungansi biaya ke dalam proses Anda, maka langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa semua karyawan Anda memahami cara yang benar untuk menggunakannya.

4 Kesalahan Umum Spend Management yang Harus Dihindari

1. Mengabaikan pelacakan kas kecil

Kejujuran dalam proses pembelanjaan sangat penting dalam organisasi mana pun. Namun, manusia dikenal sedikit “menggampangkan” dengan kas kecil.

Karena nilainya yang lebih rendah, manajer keuangan terkadang mengabaikan pelacakan kas kecil. Namun, hal ini membuat dana kas kecil lebih rentan terhadap tindakan fraud.

Baca juga: Pengertian Analisis Pengeluaran Bisnis, Tahapan, dan Manfaatnya

2. Kurangnya otomatisasi

Jika bisnis Anda hanya berisi tim kecil, pengarsipan manual dan persetujuan pengeluaran mungkin berhasil. Namun, bisnis dengan tim besar harus mengotomatiskan alur kerja manajemen pengeluaran mereka. Jika tidak, banyaknya laporan akan menyebabkan proses validasi tidak konsisten.

3. Pelaporan yang tidak akurat

Pelaporan pengeluaran yang tidak akurat dapat terjadi baik disengaja maupun tidak disengaja ketika infrastruktur yang ketat tidak mendukung proses manajemen pengeluaran.

Dunia usaha bisa kehilangan banyak uang karena pelaporan yang tidak akurat. Selain itu, laporan pengeluaran yang salah dapat mempersulit klaim biaya untuk siklus hidup penggantian biaya.

Untuk menghindari pelaporan yang salah, Anda harus memastikan bahwa software yang Anda gunakan memiliki batasan biaya dan memerlukan proses persetujuan yang menyeluruh.

4. Data pengeluaran tidak terdesentralisasi

Banyak perusahaan melakukan kesalahan dengan tidak memusatkan metode pelaporannya. Hal ini dapat menyebabkan kebingungan di seluruh organisasi.

Oleh karena itu, mengkonsolidasikan standar pembelanjaan langsung dan tidak langsung sangatlah penting karena hal ini memungkinkan pelaporan, pengarsipan, dan pengelolaan yang lebih efisien.

Baca juga: 11 Cara Melacak Pengeluaran Bisnis dan Tips Menguranginya

Kesimpulan

Mengelola pengeluaran bisnis dengan spend management yang efektif merupakan sebuah keharusan dalam sebuah bisnis supaya tidak terjadi pemborosan dalam pengellolaan keuangan bisnis.

Namun, dalam pengelolaan pengeluaran bisnis, proses manual sangat bergantung pada upaya karyawan. Dibutuhkan banyak waktu bagi karyawan untuk mengumpulkan semua kwitansi pengeluaran terkait dan dokumen pendukung dan menyerahkannya ke bagian administrasi.

Dibutuhkan lebih banyak waktu bagi manajer untuk memeriksa dan menyetujui dokumen-dokumen ini. Akibatnya, proses dalam pengelolaan spend mangaemen menjadi terhambat.

Untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan akuntansi dan spend management pada bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang memiliki fitur terlengkap dan harga terjangkau.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia dalam menghadirkan proses pembukuan yang lebih baik, cepat, dan terintegrasi.

Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.