Bagaimana cara membuat invoice secara online? Invoice sangat penting karena Anda membutuhkannya dalam berbagai proses bisnis seperti kegiatan jual beli.
Invoice memastikan Anda menerima pembayaran tepat waktu sekaligus menjaga catatan keuangan tetap jelas dan terstruktur.
Membuat invoice juga tidak rumit. Sekarang, Anda bisa membuatnya secara online karena banyak web atau aplikasi yang menyediakan alat untuk menyusunnya.
Berikut ini merupakan panduan cara membuat invoice secara online melalui template dan invoice generator serta daftar web yang menyediakan tools-nya.
Membuat Invoice Online dengan Template Invoice dan Invoice Generator
Saat membuat invoice, Anda bisa menggunakan dua pilihan utama ini: menggunakan template invoice atau invoice generator.
Masing-masing memiliki metode ini kelebihan, tetapi salah satunya bisa jadi lebih sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
1. Template Invoice
Template invoice biasanya tersedia dalam format Word, Excel, atau PDF, dan cocok untuk Anda yang ingin mengatur semuanya secara manual.
Anda bisa mengunduh template invoice gratis, menambahkan detail bisnis dan klien, lalu menyimpannya untuk digunakan kembali di kemudian hari.
Namun, perlu diingat bahwa template mengharuskan Anda mengisi data secara manual. Hal ini bisa memakan waktu dan lebih rentan terhadap kesalahan, terutama jika Anda menangani banyak klien atau transaksi setiap hari.
Berikut ini adalah beberapa situs untuk mengunduh template invoice secara gratis:
- Canva: Situs desain yang memungkinkan Anda menggunakan template invoice yang ada secara gratis dan mengeditnya secara online. Anda juga bisa mengunduh hasilnya dalam bentuk PDF dan format lain.
- Excel: Situs resmi Excel juga menyediakan berbagai template yang bisa Anda unduh untuk diedit di Excel maupun Spreadsheet.
- Kledo: Kledo juga menyediakan beberapa template invoice dalam format PDF, Word, Docs, Spreadsheet, dan Excel yang bisa Anda unduh dan gunakan.
- QuickBooks: QuickBooks juga menyediakan beberapa template dalam format Word, Excel, dan PDF.
- WaveApps: Wave menyediakan template invoice dalam bentuk PDF, Word, dan Sheets untuk berbagai jenis bisnis seperti konsultasi, freelance, dan marketing.
2. Invoice Generator
Invoice generator memungkinkan Anda membuat invoice dengan lebih praktis, sehingga dapat mengurangi risiko kesalahan input data
Anda bisa membuat invoice profesional dengan cepat karena tersedia fitur seperti data klien yang tersimpan otomatis, perhitungan pajak otomatis, serta tautan pembayaran yang langsung terintegrasi.
Beberapa invoice generator bahkan terhubung langsung dengan akun pembayaran Anda, sehingga proses dari pembuatan invoice hingga penerimaan pembayaran menjadi lebih praktis dan efisien.
Berikut ini adalah beberapa situs yang menyediakan invoice generator yang bisa Anda gunakan secara gratis:
- Kledo: Invoice generator yang menyediakan 50+ template, mulai dari A4 berwarna, A4 hitam putih, Dot matrix penuh dan setengah, A5, serta format struk. Anda tidak perlu mendaftar dulu untuk membuat invoice-nya.
- Invoice Home: Invoice generator yang memungkinkan Anda membuat invoice dalam bahasa Inggris. Tersedia berbagai template dan juga model lain seperti purchase order dan quote.
- Zoho: Memungkinkan Anda membuat invoice dengan gaya yang minimalis dan bersih, namun jumlah template desainnya cukup terbatas.
- Wise: Invoice generator yang lengkap dan memiliki fitur untuk mengatur mata uang transaksi.
- Billdu: Invoice generator yang template desainnya cukup beragam, namun bahasa untuk transaksinya belum mencakup Bahasa Indonesia.
Baca Juga: 9 Tahap dalam Membuat Invoice Sederhana
10 Bagian Penting dalam Invoice
Berikut adalah 10 bagian utama yang harus ada dalam sebuah invoice agar terlihat profesional dan memudahkan proses pembayaran:
- Header (Judul Invoice): Pastikan tertulis jelas bahwa dokumen tersebut adalah Invoice, bukan penawaran (quote) atau tanda terima, karena dokumen ini memiliki format yang mirip-mirip. Cukup tambahkan judul “INVOICE” di bagian atas.
- Nomor Invoice: Gunakan nomor invoice yang unik untuk memudahkan pelacakan dan pencatatan. Penomoran yang rapi juga membantu saat audit atau rekonsiliasi.
- Nama dan Detail Klien: Cantumkan nama lengkap klien beserta informasi kontak seperti alamat, nomor telepon, dan email.
- Nama dan Detail Perusahaan Anda: Sertakan nama legal bisnis Anda serta informasi kontak seperti alamat, nomor telepon, dan email. Ini penting untuk menunjukkan legalitas dan profesionalisme.
- Tanggal Penerbitan: Tuliskan tanggal invoice dibuat serta tanggal jatuh tempo pembayaran agar tidak terjadi kesalahpahaman.
- Deskripsi Barang atau Jasa: Rincikan barang atau jasa yang diberikan. Jelaskan secara spesifik, termasuk jumlah unit yang dijual atau jumlah jam kerja yang dilakukan.
- Harga per Unit atau Tarif: Cantumkan harga masing-masing produk atau tarif per jam, serta jumlahnya. Pastikan perhitungan subtotal jelas.
- Pajak dan Biaya Tambahan: Tuliskan secara rinci pajak yang berlaku, biaya pengiriman, atau biaya tambahan lainnya. Jika ada diskon, sertakan juga agar transparan.
- Total Pembayaran dan Mata Uang: Hitung total keseluruhan yang harus dibayar dan sebutkan mata uang yang digunakan agar tidak terjadi kebingungan, apalagi jika Anda bertransaksi dengan klien internasional..
- Syarat dan Ketentuan Pembayaran: Cantumkan ketentuan pembayaran seperti metode pembayaran yang diterima, batas waktu pembayaran, denda keterlambatan (jika ada), dan instruksi pembayaran lainnya.
Dengan mencantumkan 10 bagian penting ini, invoice Anda akan terlihat lebih profesional, jelas, dan memudahkan klien untuk melakukan pembayaran tepat waktu.
Baca Juga: Format Invoice yang Sering Digunakan dalam Bisnis
Memahami 6 Jenis Invoice dalam Bisnis
Terdapat 6 jenis invoice yang bisa Anda gunakan sesuai dengan kebutuhan dan situasi bisnis. Berikut penjelasannya:
- Interim Invoice: Interim invoice adalah invoice yang membagi pembayaran menjadi beberapa tahap. Biasanya dikirim secara bulanan atau kuartalan. Jenis ini umum digunakan dalam proyek besar untuk membantu menjaga arus kas tetap stabil selama proyek berlangsung.
- Past-Due Invoice: Past-due invoice dikirim ketika pelanggan belum melakukan pembayaran hingga melewati tanggal jatuh tempo. Keterlambatan pembayaran dapat mengganggu arus kas bisnis, sehingga invoice ini sebaiknya segera dikirim setelah melewati batas waktu pembayaran. Pastikan tetap mencantumkan informasi lengkap, termasuk tanggal jatuh tempo yang telah terlewati.
- Credit Memo: Credit memo adalah dokumen yang diterbitkan ketika terjadi ketidaksesuaian dalam pembayaran barang atau jasa. Misalnya, jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan purchase order, maka bisnis dapat mengeluarkan credit memo sebagai bentuk koreksi atau pengurangan tagihan.
- Proforma Invoice: Proforma invoice bukanlah invoice resmi dan bukan permintaan pembayaran. Dokumen ini tidak dicatat sebagai utang atau piutang. Fungsinya mirip seperti penawaran harga (quotation) atau estimasi biaya sebelum transaksi benar-benar terjadi.
- Final Invoice: Final invoice dikirim setelah pengiriman barang atau penyelesaian jasa selesai dilakukan. Invoice ini mencantumkan daftar produk atau layanan, total biaya, tanggal jatuh tempo, serta syarat pembayaran. Berbeda dengan proforma invoice, final invoice merupakan permintaan pembayaran resmi sesuai dengan kesepakatan atau purchase order.
- Recurring Invoice: Recurring invoice adalah invoice yang dikirim secara berkala untuk produk atau jasa yang diberikan secara rutin. Misalnya, jika pelanggan memesan tiga produk setiap minggu, Anda dapat membuat recurring invoice untuk pengiriman tersebut. Pengiriman invoice bisa dilakukan mingguan, bulanan, atau kuartalan sesuai perjanjian.
Memahami berbagai jenis invoice ini membantu Anda memilih format yang paling tepat agar proses penagihan berjalan lancar, profesional, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Baca Juga: Invoice: Pembahasan, Format, dan Contoh yang Bisa Download
Cara Membuat Invoice Online Menggunakan Template
Menggunakan template invoice online adalah cara yang praktis dan ekonomis, terutama untuk freelancer, UMKM, atau bisnis retail skala kecil.
Berikut langkah-langkah yang bisa Anda ikuti:
1. Pilih template yang sesuai
Cari template invoice dalam format Word, Excel, Google Docs, atau Google Sheets. Pastikan template tersebut memiliki komponen lengkap seperti nomor invoice, tanggal, detail pelanggan, daftar produk/jasa, total pembayaran, dan informasi rekening.
2. Masukkan informasi bisnis
Isi bagian identitas bisnis Anda, meliputi:
- Nama usaha
- Alamat
- Nomor telepon dan email
- Logo (jika ada)
Informasi ini penting untuk menjaga profesionalisme dan memudahkan pelanggan menghubungi Anda.
3. Tambahkan detail pelanggan
Cantumkan nama pelanggan, alamat, serta informasi kontak yang relevan. Pastikan data yang Anda masukkan akurat untuk menghindari kesalahan penagihan.
4. Isi rincian produk atau jasa
Tuliskan:
- Nama barang atau jasa
- Jumlah
- Harga satuan
- Subtotal
Pastikan perhitungan sudah benar, terutama jika Anda menggunakan template manual di Docs atau Spreadsheet.
5. Hitung pajak dan total pembayaran
Tambahkan pajak (jika ada), diskon, atau biaya tambahan lainnya. Pastikan total akhir sudah sesuai sebelum dikirim ke pelanggan.
6. Tambahkan syarat dan ketentuan pembayaran
Cantumkan:
- Jatuh tempo pembayaran
- Metode pembayaran
- Informasi rekening atau e-wallet
- Ketentuan denda (jika ada)
Bagian ini membantu memperjelas ekspektasi pembayaran.
7. Simpan dan kirim invoice
Simpan invoice dalam format PDF agar terlihat lebih profesional dan tidak mudah berubah. Anda bisa mengirimkannya melalui email atau aplikasi pesan bisnis.
Menggunakan template invoice online memang mudah dan fleksibel. Namun, jika volume transaksi semakin banyak, proses manual ini bisa menjadi kurang efisien dan berisiko terjadi kesalahan perhitungan.
Pada tahap tersebut, Anda lebih baik mempertimbangkan penggunaan sistem invoice otomatis atau software akuntansi agar proses penagihan lebih cepat, akurat, dan terintegrasi dengan laporan keuangan.
Baca Juga: E-Invoice: Pengertian, Manfaat, Standar, Bedanya dengan Invoice Digital
Cara Membuat Invoice Online dengan Invoice Generator
Menggunakan invoice generator adalah solusi yang lebih praktis daripada manual dengan template, terutama jika bisnis Anda memiliki banyak transaksi setiap hari.
Berikut langkah-langkah membuat invoice online dengan invoice generator:
1. Pilih Platform Invoice Generator
Gunakan invoice generator berbasis web atau yang sudah terintegrasi dengan software akuntansi.
Pastikan platform tersebut memiliki fitur otomatisasi seperti perhitungan pajak, penyimpanan data pelanggan, dan laporan keuangan.
Misalnya, platform invoice generator dari Kledo ini sudah memiliki tabel yang bisa Anda sesuaikan isinya, penghitung pajak, logo, dan juga tanda tangan.
2. Buat atau Login ke Akun
Beberapa generator mengharuskan Anda untuk mendaftarkan akun bisnis Anda terlebih dahulu.
Biasanya Anda hanya perlu mengisi:
- Nama bisnis
- Nomor telepon
Setelah itu, login ke dashboard untuk mulai membuat invoice.
3. Isi Data Pelanggan
Masukkan detail pelanggan seperti:
- Nama pelanggan/perusahaan
- Alamat
- Nomor telepon
Beberapa invoice generator memungkinkan Anda menyimpan data pelanggan sehingga bisa digunakan kembali tanpa perlu mengisi ulang.
4. Tambahkan Produk atau Jasa
Masukkan rincian transaksi:
- Nama barang/jasa
- Jumlah
- Harga satuan
Sistem akan otomatis menghitung subtotal, pajak, dan total pembayaran sehingga meminimalkan kesalahan perhitungan.
5. Atur Pajak, Diskon, dan Jatuh Tempo
Anda bisa langsung memilih persentase pajak, menambahkan diskon, serta menentukan tanggal jatuh tempo pembayaran. Semua perhitungan dilakukan otomatis oleh sistem.
6. Tinjau dan Kirim Invoice
Periksa kembali detail invoice. Setelah yakin sudah benar, Anda bisa:
- Mengirim invoice langsung melalui email
- Mengunduh dalam format PDF
- Membagikan link pembayaran kepada pelanggan
Beberapa invoice generator bahkan menyediakan tombol pembayaran otomatis (payment link) sehingga pelanggan bisa langsung membayar melalui transfer bank, kartu kredit, atau e-wallet.
Menggunakan invoice generator membuat proses penagihan lebih cepat, profesional, dan terintegrasi.
Terlebih jika terhubung dengan software akuntansi, setiap invoice yang dibuat akan langsung tercatat dalam laporan keuangan, sehingga arus kas dan laba bisnis dapat dipantau secara otomatis dan akurat.
Baca Juga: Cara Mengoptimalkan Manajemen Invoice dalam Bisnis
Kesimpulan
Membuat invoice secara online bisa dilakukan dengan mengunduh template lalu mengeditnya secara manual, atau menggunakan invoice generator yang tersedia di internet.
Jika bisnis Anda menangani invoice dalam jumlah kecil, menggunakan template bisa menjadi pilihan. Namun, jika Anda mulai kerepotan karena harus input data untuk banyak invoice, Anda bisa menggunakan invoice generator saja.
Agar lebih mudah, gunakan software akuntansi Kledo yang memiliki fitur invoice, memungkinkan Anda membuat invoice dan mendesainnya sesuka hati, mengirimnya ke klien, memantau statusnya, dan juga langsung menghubungkannya ke laporan keuangan.
Yuk, coba Kledo sekarang juga lewat tautan ini!
- Cara Membuat Invoice Online dengan Template dan Generator - 19 Februari 2026
- 100+ Nama Perusahaan yang Bagus & Aesthetic + Tips Memilihnya - 19 Februari 2026
- Evolusi Uang: Dari Barter sampai Uang Digital - 18 Februari 2026