Desain yang indah itu tidak hanya harus unik dan personal, tetapi juga mengekspresikan sebuah merek. Hal ini berlaku untuk bentuk pemasaran tradisional untuk bisnis Anda seperti desain website, brosur, dan email, dan juga invoice Anda.
Karena invoice adalah bagian penting dari komunikasi Anda dengan pelanggan, Anda harus mempertimbangkan untuk membuat desain yang profesional dan mewakili citra yang Anda bayangkan untuk bisnis Anda.
Untuk mendesain invoice, bisnis kecil perlu membuat template faktur yang terlihat profesional.
Invoice yang dirancang dengan baik akan mencerminkan merek Anda dengan baik dan dapat membantu memotivasi klien untuk membayar dengan cepat dengan format faktur yang bersih dan mudah dibaca.
Pada artikel kali ini, kami akan membahas beberaa tips yang bisa Anda gunakan dalam melakukan desain invoice beserta dengan contohnya yang bisa Anda unduh secara gratis.
Mengapa Desain Invoice Penting?
Semua invoice dirancang dengan tujuan yang sama – untuk membantu Anda mendapatkan pembayaran.
Namun, tidak semua invoice dibuat sama. Invoice yang dirancang dengan buruk dapat menyebabkan kebingungan, kejengkelan, atau sikap apatis dari pihak klien. Hal ini pada akhirnya menyebabkan penundaan pembayaran.
Itulah mengapa desain invoice penting. Invoice Anda harus mencerminkan profesionalisme Anda, merek Anda, menunjukkan syarat & ketentuan Anda dengan jelas, dan meninggalkan kesan positif pada klien.
Invoice terbaik bahkan dapat membantu Anda menarik lebih banyak bisnis.
Baca juga: Balanced Scorecard: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya
Teori dasar desain invoice
Ada tiga informasi yang harus Anda pastikan untuk dilihat sekilas oleh klien begitu mereka membuka invoice Anda:
- Dari siapa invoice tersebut berasal
- Berapa banyak uang yang mereka hutangkan
- Kapan mereka harus melakukan pembayaran
Semua hal lain yang Anda sertakan dalam desain invoice adalah hal sekunder. Anda mungkin ingin memperlakukan ketiga informasi tersebut dengan cara yang konsisten, sehingga terlihat kohesif dan terpisah dari yang lainnya.
Anda dapat melakukannya dengan menggunakan warna font yang konsisten yang kontras dengan warna latar belakang dan dengan membuat elemen-elemen tersebut lebih berani dan lebih besar daripada yang lainnya pada halaman.
Baca juga: Neraca Komparatif: Definisi, Fungsi, Komponen, dan Contohnya
Seperti Apa Tampilan Invoice Profesional?
Invoice profesional memiliki desain yang bersih, mudah dibaca, dan menyampaikan semua informasi penting yang dibutuhkan klien untuk melakukan pembayaran.
Berikut ini adalah informasi yang perlu dicantumkan pada invoice profesional:
- Nama bisnis dan detail kontak dengan logo, jika ada
- Nama dan detail kontak klien
- Nomor invoice
- Tanggal jatuh tempo pembayaran
- Daftar terperinci layanan yang diberikan dengan deskripsi, jumlah, tarif, dan subtotal
- Jumlah total yang harus dibayarkan pada invoice
- Ketentuan pembayaran
Baca juga: Contoh Laporan Umur Piutang, Manfaat, dan Cara Membuatnya
8 Tips dalam Membuat Invoice Profesional
Berikut ini adalah tips terbaik kami untuk merancang invoice yang memikat klien dan membuat Anda dibayar – tepat waktu!
1. Susun invoice Anda dengan jelas
Dalam struktur invoice, Anda harus mempertimbangkan elemen-elemen umum dan mengikuti pedoman dasar.
Misalnya, informasi pelanggan umumnya berada di sisi kanan atau kiri atas, sementara detail tentang produk atau layanan harus ditempatkan di tengah.
Pelanggan Anda akan berterima kasih karena hal ini memudahkan mereka menemukan informasi yang mereka butuhkan dengan cepat untuk membayar invoice.
2. Gunakan tata letak yang sederhana
Stiker unicorn, teks neon, dan ukuran 64 memiliki kelebihan masing-masing, namun umumnya tidak cocok untuk invoice profesional.
Menggunakan tata letak yang sederhana akan membantu Anda terlihat sebagai seorang profesional dan invoice Anda dianggap serius oleh pelanggan Anda.
Baca juga: 13 Rekomendasi Software Manajemen Persediaan Terbaik untuk Bisnis
3. Sertakan style yang sesuai dengan merek Anda
Invoice bukan hanya dokumen bisnis yang membosankan, tetapi juga merupakan kesempatan untuk menyampaikan kepribadian dan profesionalisme merek Anda.
Hal ini terutama penting jika Anda berada di industri yang berfokus pada desain, seperti desainer grafis atau desainer web, namun semua bisnis kecil harus memiliki merek yang konsisten dan profesional.
Jika Anda sudah memiliki situs web bisnis atau kartu nama yang dibuat, Anda mungkin ingin mendesain invoice agar selaras dengan materi pemasaran yang sudah ada dalam hal font, logo, dan warna.
4. Permudah pembayaran
Seperti Anda, klien Anda adalah orang-orang yang sibuk, dan kami ragu membayar invoice adalah bagian favorit mereka dalam proses operasional harian mereka.
Meskipun branding dan desain yang menarik itu penting, keterbacaan sangat penting. Semua informasi Anda harus mudah dipahami dalam sekejap.
Ini berarti menjaga desain invoice Anda tetap jelas dan menarik. Coba gunakan warna-warna merek Anda pada judul atau subjudul dengan tetap menjaga bagian utama tetap netral dengan warna hitam dan putih.
Logo Anda harus diposisikan dengan rapi dan tidak mengganggu. Ingat, spasi adalah teman Anda.
Pastikan untuk menjaga ukuran huruf Anda tetap mudah dibaca. Tidak ada yang suka menyipitkan mata pada teks Times New Roman berukuran 6 poin, terutama bagi mereka yang memiliki masalah penglihatan!
Perhatikan bahwa invoice ini mencakup:
- Nomor invoice yang terlihat jelas
- Logo perusahaan
- Nama penerima
- Warna yang sesuai dengan merek
- Perincian biaya yang terlihat jelas
- Deskripsi proyek yang terperinci
Baca juga: Commercial Invoice: Arti, Jenis, Komponen, dan Download Template Gratis
5. Tunjukkan apresiasi Anda
Invoice Anda bukan hanya untuk mengejar pembayaran; ini adalah kesempatan untuk menunjukkan rasa terima kasih kepada klien Anda.
Anda ingin menunjukkan rasa terima kasih karena dari sekian banyak pesaing yang layak, mereka memilih Anda. Uang mereka mendukung bisnis dan impian Anda.
Gunakan invoice Anda sebagai kesempatan untuk berterima kasih kepada setiap klien.
Kami sarankan untuk menyertakan kalimat singkat dalam template invoice agar tidak terlupakan.
Tidak perlu panjang atau rumit – kalimat sederhana “Terima kasih, kami senang bekerja sama dengan Anda” sudah cukup. Untuk klien yang istimewa, Anda bisa menambahkan catatan yang dipersonalisasi.
Tips Bonus – Berikan mereka kesempatan untuk mengucapkan terima kasih sebagai balasannya. Umpan balik sering kali tidak datang kecuali jika diminta.
Permintaan umpan balik yang lembut di media sosial atau halaman bisnis Anda dapat membantu Anda berpisah dengan cara yang menyenangkan.
6. Jaga bahasa Anda
Uang cenderung menjadi topik yang sensitif. Kita senang mendapatkannya, dan benci berpisah dengannya.
Dan kita pasti benci memperdebatkannya (siapa pun yang pernah meminjamkan uang tunai kepada keluarga akan tahu betapa menjijikkannya percakapan yang berhubungan dengan uang!)
Oleh karena itu, invoice Anda harus disusun secara hati-hati dengan bahasa yang tepat.
Pilihlah kata-kata yang jelas, sopan, hormat, dan ringkas. Hal ini juga berlaku untuk surat atau syarat dan ketentuan yang terkait.
Baca juga: Rekomendasi Software Invoice Terbaik untuk Bisnis Anda
7. Tentukan aturan yang jelas
Kami selalu terkejut dengan banyaknya orang yang tidak menetapkan tanggal jatuh tempo pada invoice mereka. “Harap segera bayar” adalah sentimen yang bagus, tetapi sering kali gagal.
Anda akan mengalami masalah ketika interpretasi Anda tentang ‘segera’ sangat berbeda dengan klien Anda. Anda berpikir 2 hari kemudian adalah waktu yang tepat, tetapi mereka memutuskan 2 bulan… Karena Anda tidak menentukan tanggal, orang-orang menganggap bahwa ketepatan waktu adalah sebuah kesopanan, bukan sebuah keharusan.
Untuk alasan ini kami sangat menyarankan untuk menetapkan tanggal jatuh tempo yang sebenarnya dan menampilkannya dengan jelas pada invoice Anda.
Hal ini tidak akan menimbulkan keraguan di benak klien tentang apa yang diminta dari mereka.
Mereka juga lebih mungkin untuk menulis catatan di buku harian atau kalender mereka. Lebih baik lagi, mereka mungkin akan segera membayar agar tidak melewatkan tenggat waktu.
Jika Anda memiliki kebijakan biaya keterlambatan pembayaran, pastikan ketentuan ini juga ditetapkan dengan jelas.
Jika informasi tanggal jatuh tempo dan jumlah yang dibayarkan tertulis jelas dan menonjol dari informasi lainnya, hal ini dapat membantu memotivasi klien untuk membayar Anda lebih cepat.
Sebaiknya buatlah tenggat waktu dan jumlah pembayaran dengan huruf tebal dan tampilkan dengan huruf besar.
8. Merinci invoice Anda
Tidak ada yang suka menerima invoice dengan jumlah yang besar jika mereka tidak tahu untuk apa invoice tersebut!
Jangan membuat keraguan di benak klien Anda tentang sifat pekerjaan yang telah Anda selesaikan untuk mereka.
Tagihan Anda harus menyertakan deskripsi yang akurat dan mudah dimengerti tentang barang dan jasa yang dibayar.
Hindari istilah yang tidak jelas seperti ‘Desain’, dan gunakan deskripsi spesifik seperti ‘Desain grafis – 5 logo widget unik untuk situs web’.
Cobalah untuk menggunakan istilah yang sama dengan yang digunakan saat mendiskusikan konten pekerjaan dengan klien, sehingga mereka dapat langsung mengetahui deskripsi pekerjaan yang ada di depan mereka.
Akan sangat membantu jika Anda bertanya pada diri sendiri: “Jika klien saya menemukan invoice ini setahun dari sekarang, apakah mereka masih akan mengerti tentang apa isi invoice ini?”
Baca juga: Pentingnya Invoice Tagihan dan Cara Mudah Membuatnya
9. Sebutkan nama klien atau bisnisnya
Nama kita sendiri adalah sesuatu yang selalu menarik perhatian kita, bahkan di jalan yang sibuk atau di ruang rapat yang penuh sesak.
Telinga Anda mendeteksinya dari semua kebisingan itu. Hal yang sama juga terjadi di atas kertas – langsung menarik perhatian kita.
Dengan menyapa klien Anda berdasarkan nama, dan bukan hanya bisnis mereka, Anda akan mendapatkan respons yang lebih cepat.
10. Berikan ruang untuk deskripsi
Jika Anda memutuskan untuk mendesain invoice dengan kisi-kisi untuk layanan Anda, Anda mungkin ingin menyertakan baris tambahan dalam kisi-kisi yang didedikasikan untuk deskripsi layanan Anda, terutama jika pekerjaan yang Anda berikan kepada klien rumit dan memerlukan deskripsi yang lebih panjang.
Lalu jika Anda menjual produk, Anda bisa menulisakan kebiijakan return untuk produk yang sudah dijual. Hal ini akan membantu pelanggan untuk mendapatkan informasi yang jelas terkati pengembalian produk.
Baca juga: Format Invoice yang Sering Digunakan dalam Bisnis
Cara Menyusun Invoice Anda dengan Jelas
Elemen penting dalam keseluruhan desain invoice Anda adalah strukturnya. Poin-poin berikut adalah kuncinya:
1. Header dan footer: data perusahaan
Header dan footer invoice Anda harus mencantumkan dengan jelas informasi kontak penting tentang detail kontak pelanggan dan detail perusahaan Anda. Hal ini meliputi: nama, alamat, info kontak, nomor registrasi bisnis, nomor PPN, detail rekening bank, dll.
2. Kanan atas: informasi invoice
Rincian tentang invoice itu sendiri, termasuk tanggal penerbitan, nomor invoice, dan tanggal jatuh tempo pembayaran, semuanya harus dicantumkan di bagian ini.
3. Bagian tengah invoice: detail produk
Mungkin ini adalah bagian yang paling penting karena ini adalah tujuan dari invoice: detail tentang produk/jasa yang Anda jual. Ingatlah untuk memisahkan harga dan memberikan harga per unit, harga bersih, tarif PPN yang jelas, dan harga kotor jika ada.
Baca juga: 9 Tahap dalam Membuat Invoice Sederhana
Contoh Desain Invoice Terbaik
Berikut adalah contoh desain invoice terbaik yang bisa Anda download secara gratis:
Contoh invoice A4 berwarna
Kunjungi link ini untuk mengedit invoice ini.
Kunjungi link ini untuk mengedit invoice ini.
Contoh invoice A4 hitam putih
Kunjungi link ini untuk mengedit invoice ini.
Kunjungi link ini untuk mengedit invoice ini.
Contoh invoice dot matrix full
Kunjungi link ini untuk mengedit invoice ini.
Kunjungi link ini untuk mengedit invoice ini.
Contoh invoice dot matrix setengah
Kunjungi link ini untuk mengedit invoice ini.
Kunjungi link ini untuk mengedit invoice ini.
Contoh invoice A5
Kunjungi link ini untuk mengedit invoice ini.
Untuk membuat desain invoice lainnya, Anda bisa mengunjungi tautan ini untuk desain invoice yang lebih beragam.
Kesimpulan
Itulah berbagai tips yang bisa Anda gunakan saat Anda mendesain invoice untuk pelanggan Anda.
Jika Anda kesulitan dalam membuat invoice secara manual, Anda bisa mengunjungi tautan di atas untuk mendapatkan lebih dari 50 template invoice siap pakai dengan desain yang menarik.
Jika Anda menginginkan lebih dari itu, misalnya memerlukan proses akuntansi yang terintegrasi dengan pencatatan invoice, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online dari Kledo.
Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 45 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.
Buat invoice dan pengelolaan akuntansi lebih mudah dengan menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- 10 Rumus Excel Akuntansi yang Harus Diketahui Akuntan dan Contohnya - 3 April 2024
- 11 Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Mencari Jasa Akuntan Bisnis - 3 April 2024
- Tips Terbaik Mengelola Pengeluaran Bisnis yang Efektif - 2 April 2024