Manajemen Organisasi: Pengertian, Manfaat, Lingkup dan Tips dalam Mengembangkannya

Manajemen organisasi sangat penting diketahui jika Anda adalah seorang pemilik bisnis.

Sebuah organisasi biasanya terdiri dari individu yang berbeda dengan keyakinan yang berbeda, latar belakang budaya, kualifikasi pendidikan, dan pengalaman. Tetapi bagian terbaiknya adalah terlepas dari perbedaan dalam kemampuan mereka; masing-masing harus bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi yang ditargetkan.

Karyawan berkewajiban untuk bekerja dalam kesatuan dan koordinasi yang tepat satu sama lain untuk memastikan bahwa objek di tingkat departemen, termasuk organisasi secara keseluruhan, terpenuhi.

Dan di situlah manajemen organisasi yang efektif menjadi penting.

Pada artikel ini kami akan lebih menjelaskan apa itu manajemen organisasi, fungsi, lingkup dan juga tips dalam membuat proses manajemen organisasi dalam bisnis Anda berjalan secara optimal.

Apa itu Manajemen Organisasi?

Setiap organisasi atau tempat kerja memiliki prinsip atau aturan yang mengatur karyawannya yang harus diperhatikan dan dipatuhi oleh karyawan tersebut dengan ketat.

Misalnya, karyawan di departemen tertentu mengetahui orang yang tepat untuk menyalurkan keluhan mereka.

Manajemen organisasi terdiri dari segala sesuatu yang dilakukan manajer atau atasan untuk memastikan kelancaran perusahaan, yang juga memerlukan penciptaan lingkungan yang memungkinkan bagi karyawan untuk lebih efisien dalam melaksanakan tugas mereka.

Ini juga melibatkan penggunaan yang tepat dari sumber daya yang tersedia melalui perencanaan dan pengendalian lingkungan kerja yang memadai.

Fokus utama dari setiap organisasi adalah untuk mencapai tujuannya. Bisa untuk meningkatkan basis klien, meningkatkan reputasi bisnis, atau mendapatkan keuntungan finansial yang besar.

Tapi keuntungan masih menjadi alasan utama organisasi didirikan. Jadi, ketika bisnis tidak menghasilkan keuntungan yang cukup, akan sulit untuk menjaga perusahaan tetap berjalan.

Dengan manajemen organisasi yang memadai yang memerlukan perencanaan yang tepat, pengorganisasian, memimpin, dan pengendalian sumber daya yang tersedia, perusahaan dapat mencapai tujuan mereka di penghujung hari.

Tetapi para eksekutif harus memiliki kemampuan untuk membuat keputusan dan menyelesaikan masalah agar lebih efektif dan bermanfaat.

Manfaat Manajemen Organisasi dalam Bisnis

Manajemen organisasi bermanfaat jika direncanakan dan dilaksanakan dengan baik.

Dan perusahaan mungkin mendapat manfaat dari struktur atau rencana manajemen yang tepat dalam beberapa cara. Inilah sebabnya mengapa manajemen organisasi sangat relevan untuk kelangsungan hidup setiap pendirian.

1. Membantu Menciptakan Gambaran yang Lebih Jelas tentang Tujuan di Setiap Departemen.

Manajemen organisasi membantu manajer untuk membagi peran dalam setiap departemen.

Dan dengan demikian, setiap departemen akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang fungsi dan sumber daya yang dibutuhkan. Gambaran besaran sasaran yang ditargetkan untuk setiap departemen juga akan lebih terlihat.

2. Implementasi Rencana Bisnis yang Efektif untuk Mencapai Sasaran yang Ditargetkan

Manajemen organisasi tidak berhenti pada pembuatan peta jalan mengenai tujuan masing-masing departemen.

Ini juga membantu manajer untuk menentukan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditargetkan dari setiap departemen dan perusahaan secara keseluruhan.

Manajer juga akan memiliki kapasitas untuk dengan cepat menanggapi masalah yang dapat merusak harapan eksternal dan internal perusahaan.

Baca juga: Manajemen SDM: Pengertian, Fungsi, Aktivitas, dan Tips Mengelolanya

3. Koordinasi yang Lebih Baik di Berbagai Departemen

Struktur organisasi yang tepat memungkinkan para manajer atau eksekutif untuk mengelola urusan masing-masing departemen dalam perusahaan.

Karyawan akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang tugas dan tanggung jawab mereka. Mereka juga akan melaksanakannya tanpa menunggu instruksi manajer dalam banyak kasus.

Manajemen yang efektif membuat berbagi informasi dan komunikasi lebih mudah. Dan juga tidak perlu ada konflik di dalam setiap departemen dan organisasi pada umumnya.

4. Memungkinkan Karyawan untuk Memberikan Proyek yang Ditugaskan Dalam Batas Waktu

Manajemen organisasi yang efektif menciptakan lingkungan yang tepat bagi karyawan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan dalam kerangka waktu yang disepakati.

Mereka akan memiliki akses ke materi atau sumber daya yang tepat untuk bekerja dengan atau mengetahui siapa yang harus didekati untuk mendapatkannya. Karyawan juga tidak memiliki pilihan lain selain mengikuti proses yang wajar dalam melaksanakan tugas mereka.

5. Menciptakan Lingkungan Kerja yang Positif dan Damai

Tidak ada karyawan yang dapat berkembang di tempat kerja di mana selalu ada konflik. Bisnis juga dapat mengalami pertumbuhan negatif dalam keadaan seperti itu.

Manajemen organisasi yang efektif akan membantu untuk menetapkan pedoman dan menentukan hubungan timbal balik yang mengikat elemen individu dalam organisasi yang meliputi orang, teknologi, proses, dan strategi untuk menciptakan lingkungan yang memungkinkan bagi setiap departemen untuk bekerja sama untuk mencapai tujuan yang ditargetkan.

Ruang Lingkup Manajemen Organsasi

Perencanaan

Buat rencana kerja untuk menghindari kebingungan di masa depan. Saat bisnis terus berkembang, Anda dapat menambahkan ke rencana Anda, alih-alih menghapusnya.

Anda perlu membuat rencana bisnis yang akan membantu mengarahkan bisnis Anda. Bagaimana hal-hal akan dilakukan juga harus muncul dalam rencana bisnis Anda.

Pengorganisasian

Pengorganisasian juga penting dalam manajemen organisasi dan keberhasilan bisnis apa pun. Ini mencakup bagaimana Anda bermaksud memanfaatkan sumber daya yang tersedia untuk membantu karyawan mencapai hasil terbaik.

Pengorganisasian memungkinkan perusahaan memanfaatkan keuangan mereka dengan baik. Namun untuk memastikan arus kas lancar, manajemen perusahaan perlu membuat anggaran bulanan.

Kepegawaian

Menempatkan karyawan pada posisi yang tepat tidak hanya akan menghasilkan kinerja yang sangat baik. Ini juga akan mempengaruhi organisasi secara positif.

Di sisi lain, mempekerjakan atau menugaskan tugas kepada karyawan yang tidak memiliki kualifikasi dan kapasitas dapat menimbulkan masalah bagi organisasi. Jadi, manajemen harus selalu merekrut staf berdasarkan kompetensinya.

Baca juga: Manajemen Mutu: Pengertian, Fungsi, Komponen, Prinsip dan Contohnya

Kontrol

Agar manajemen memiliki dampak dan mencapai tujuan organisasi, hierarki harus didefinisikan dengan jelas. Dengan kata lain, karyawan harus mengetahui tempat mereka dan kepada siapa mereka harus melapor bila diperlukan.

Dan mereka yang melapor harus memiliki kapasitas untuk melakukan tinjauan yang tepat atas kinerja mereka dan memberikan kontribusi signifikan yang akan memandu bawahan untuk memberikan hasil terbaik.

Motivasi

Rencana pengelolaan organisasi yang efektif mempertimbangkan faktor-faktor yang memotivasi karyawan untuk bekerja secara optimal.

Tidaklah cukup untuk menciptakan lingkungan yang mendukung; benefit yang menguntungkan juga harus tersedia. Ini akan membantu karyawan untuk tetap termotivasi dan mempertimbangkan bekerja untuk perusahaan untuk waktu yang lama.

Manajemen Waktu

Manajemen waktu yang efektif membantu karyawan untuk melakukan hal yang benar pada waktu yang tepat. Mengelola waktu secara efektif selalu membuahkan hasil dalam jangka panjang dan ini juga akan berguna bagi organisasi secara keseluruhan.

Tips Dalam Mengembangkan Manajemen Organisasi yang Optimal

1. Jadilah pendengar yang aktif

Kita menganggap mendengarkan dengan baik sebagai sesuatu yang terjadi antara awal dan akhir percakapan: penuh perhatian, melakukan kontak mata, mencatat, dan menunggu orang lain selesai sebelum Anda mulai berbicara. Dan itu semua adalah bagian dari keterampilan mendengarkan yang harus Anda latih sebgai pemilik bisnis.

Mendengarkan dengan baik disisi lain, sangat penting untuk peran manajemen organsiasi, dan itu dimulai bahkan sebelum Anda duduk untuk berbicara dengan seorang karyawan.

Kunci untuk mendengarkan dengan baik termasuk menjaga pikiran terbuka dan tidak melompat ke kesimpulan sebelum atau selama percakapan.

Ini berarti Anda tidak dapat mengasumsikan apa yang dipikirkan karyawan, apa masalah mereka, atau apa solusi untuk masalah mereka – Anda harus melepaskan prasangka Anda, dan Anda perlu bertanya kepada mereka.

Bahkan jika menurut mereka penyebab suatu masalah sudah jelas, seorang manajer atau pemilik bisnis yang hebat mendengarkan dengan maksud untuk memahami sebanyak mungkin tentang situasi tersebut; mereka tidak hanya menerobos masuk dengan solusi yang memungkinkan.

Bersiaplah untuk setiap pertemuan, tetapi jangan berpikir bahwa Anda tahu semua jawabannya.

Baca juga: Manajemen Bisnis: Pengertian Lengkap dan Tips Mengelolanya

2. Pisahkan masalah pribadi dari masalah organisasi

Karyawan akan memiliki masalah dan Anda harus membantu menyelesaikannya. Tapi tidak semua masalah diciptakan sama.

Akar penyebab masalah di tempat kerja sering terbagi dalam dua kategori: pribadi dan organisasi.

Mereka mungkin bermanifestasi dengan cara yang sama ketika berbicara dengan satu atau beberapa karyawan, tetapi memahami perbedaannya akan menyelamatkan Anda dari respons yang tidak proporsional.

Memperlakukan masalah organisasi seperti masalah pribadi adalah seperti meletakkan perban di jendela yang pecah.

Demikian pula, memperlakukan masalah pribadi seperti masalah organisasi seperti Anda berharap menjadi koki terbaik denganmerombak dapur Anda, hal yang sia-sia.

Masalah pribadi mungkin:

• Beban kerja individu seorang karyawan
• Masalah karyawan dengan prosesnya
• Ketidakpuasan karyawan dengan anggota tim atau kinerjanya
• Ketidakbahagiaan karyawan dengan pekerjaan karena keinginan untuk mengubah proyek

Masalah-masalah ini, ketika terjadi pada satu (atau beberapa) karyawan, dapat diperbaiki dengan keterampilan manajemen sumber daya Anda dan tanpa reorganisasi yang signifikan. Di sisi lain, masalah organisasi sudah mengakar dan tidak dapat diselesaikan dengan pemecahan masalah satu karyawan.

Masalah organisasi mungkin:

• Tim tidak mampu mengatasi tuntutan beban kerja secara kolektif
• Masalah alur kerja yang sering mengakibatkan kesalahan atau penundaan
• Permusuhan antara anggota tim karena kinerja yang buruk secara keseluruhan
• Kurangnya kontrol karyawan atas proyek kerja dan jalur karier

Isu-isu ini berasal dari masalah yang melekat dalam organisasi perusahaan. Pemilik bisnis atau manajer perlu menggunakan keterampilan manajemen sumber daya mereka untuk memahami masalah organisasi di balik masalah di atas, sambil tetap mengelola orang untuk menjaga agar karyawan tetap di perform sampai masalah benar-benar teratasi.

3. Memahami tujuan setiap karyawan

Untuk berkomunikasi dengan karyawan dan berempati dengan mereka, Anda harus memahami apa yang menarik mereka ke peran mereka dan kegembiraan apa yang mereka peroleh dari pekerjaan mereka; yaitu, tujuan mereka.

Tujuan adalah bagian besar dari apa yang membuat orang puas di tempat kerja dan apa yang mendorong mereka untuk berhasil dan mendorong diri mereka sendiri secara profesional.

Mengetahui mengapa seorang karyawan merasa terhubung dengan peran mereka dan mengapa mereka terinspirasi untuk menjadi kontributor individu untuk bisnis membantu Anda sebagai manajer memahami bagaimana membantu mereka sukses dengan cara yang juga menguntungkan perusahaan.

Orang ingin mengerjakan proyek yang mereka yakini dapat melakukannya dengan baik, dan ketika mereka diberi kesempatan untuk melakukan yang terbaik, mereka merasa lebih terhubung dengan pekerjaan mereka.

Menunjukkan dengan tepat apa yang disukai karyawan tentang peran mereka — atau mengapa mereka berusaha keras untuk mendapatkan promosi — memungkinkan Anda membingkai solusi dengan cara yang membantu karyawan mendapatkan perspektif tentang konteks mereka yang lebih besar dalam bisnis.

Misalnya, dua orang sama-sama berjuang dengan proyek yang mereka kerjakan. Orang pertama tidak tertarik pada hasil akhir proyek, dan tidak merasa termotivasi untuk menyelesaikan pekerjaan.

Orang kedua menikmati proyek dan aspek kolaboratif dari pemrograman pasangan, tetapi tidak cocok sama sekali dengan pasangan pemrograman pasangan mereka.

Orang pertama itu mungkin perlu dikeluarkan dari proyek sepenuhnya, atau setidaknya diberi pekerjaan lain untuk membantu mereka bergerak ke arah yang sesuai dengan minat mereka.

Tetapi untuk orang kedua akan membuat dia menjauh dari pekerjaan yang mereka sukai jika tidak mengerjakan proyek tersebut — sebagai gantinya, memastikan mereka dirotasi ke mitra baru yang akan meningkatkan moral mereka.

Asumsi bahwa kedua orang ini perlu ditugaskan kembali atau keduanya perlu diperbaiki akan mengabaikan gambaran besarnya: bahwa kedua orang tersebut memiliki tujuan dan kompetensi yang berbeda, dan oleh karena itu masalah mendasar yang berbeda.

Baca juga: Laporan Keuangan Konsolidasi: Pengertian, Cara Membuatnya dan Contohnya

4. Seimbangkan pujian dan kritik dengan bijak

Meskipun mungkin tampak lebih mudah untuk memberikan pujian daripada kritik, ada teori lain yang mungkin belum Anda ketahui.

Satu survei mengungkapkan bahwa 44% manajer mengatakan memberikan umpan balik negatif membuat stres, tetapi 40% mengejutkan dari kelompok yang sama berkembang ke arah positf.

Karyawan membutuhkan keseimbangan pujian dan kritik agar dapat berkembang.

Jika Anda hanya memberikan pujian untuk pekerjaan yang baik, Anda akan dianggap sebagai manusia jerami yang tidak membantu karyawan berkembang. Tetapi jika Anda hanya berbagi kritik, karyawan Anda akan gelisah dan kehilangan semangat.

Namun bukan berarti Anda harus berbohong kepada karyawan Anda tentang seberapa baik kinerja mereka atau mengabaikan komentar yang membangun.

Sebaliknya, ini tentang mengenali kapan, di mana, dan bagaimana memberikan pujian. Upaya karyawan harus dihargai secara teratur dan tepat waktu.

Pujian publik, pujian pribadi, dan tanda khusus (seperti penghargaan karyawan bulan ini atau pengakuan lainnya) adalah semua alat manajemen orang yang membangun kepercayaan dan moral.

Kritik, seperti pujian, harus tepat waktu. Daripada hanya menunjukkan kesalahan, pemimpin bisnis yang baik akan memberikan umpan balik dengan membantu karyawan menemukan solusi untuk mengatasi kelemahan mereka.

Dengan membantu karyawan menetapkan tujuan baru, Anda memberi sinyal bahwa Anda percaya pada kemampuan mereka untuk meningkatkan dan bersedia membantu mereka memperbaiki arah. Jangan lupa untuk menyelesaikan dengan catatan positif!

5. Selalu tanyakan pertanyaan terbuka ini kepada karyawan

Baik itu tinjauan kinerja triwulanan atau persiapan untuk pertemuan klien, Anda harus selalu mengakhiri setiap percakapan penting dengan, “Apakah ada hal lain?”

Apa pun yang menjadi top of mind — tantangan terbesar mereka — akan muncul lebih dulu.

Ini dapat memberi kesempatan kepada karyawan untuk meminta bantuan daripada menunggu sampai rapat besar di mana Anda mencoba dan melewati semua pasang surut mereka.

Ini juga membuat Anda tetap dalam lingkaran pengembangan organisasi dan membantu pekerjaan mereka tanpa mereka merasa seperti Anda mengelola mikro.

Mungkin yang paling penting, tip manajemen organisasi ini adalah cara mudah untuk membangun kepercayaan dengan karyawan Anda dan menjadi pemilik bisnis yang lebih baik.

Ini menandakan bahwa Anda peduli dan ingin tahu tentang masalah mereka, meskipun tidak secara eksplisit ada dalam agenda. Manajemen organisasi bergantung pada hubungan interpersonal, dan membangunnya dari setiap pertemuan adalah cara yang bagus untuk terhubung.

6. Lakukan rapat secara rutin

Bayangkan ini: Anda adalah seorang karyawan yang sejauh ini berjalan mulus. Tapi tiba-tiba, Anda berakhir dengan masalah besar pada proyek terbaru Anda.

Karena Anda tidak secara teratur berbicara dengan manajer Anda, Anda tidak benar-benar tahu bagaimana mendekati mereka, atau apa yang diharapkan.

Haruskah Anda mengirim email atau Slack DM? Apakah Anda perlu menulis ringkasan? Anda stres di saat Anda membutuhkan!

Untungnya, manajer atau pemilik bisnis yang baik memiliki kekuatan untuk mencegah menempatkan karyawan mereka dalam situasi stres dengan memeriksa ketika tidak ada yang salah sekalipun.

Rapat rutin menetapkan harapan komunikasi dan menyediakan ruang yang mudah bagi karyawan untuk berpaling ketika keadaan menjadi sulit.

Rapat sekali seminggu sangat ideal, tetapi bahkan pembaruan dua mingguan akan membantu karyawan Anda tetap terlibat dan berada di halaman yang sama.

Menjalankan 1:1 juga tidak harus rumit — terutama ketika semuanya berjalan lancar, mereka bisa menjadi tempat untuk memeriksa tujuan dan mengenal karyawan Anda.

Dan Anda akan lebih mungkin untuk memadamkan api sebelum mereka mengancam untuk menelan proyek atau hubungan klien Anda.

Kesimpulan

Setiap organisasi memiliki tujuan. Tapi kemudian, tujuan ini tidak dapat dicapai tanpa manajemen yang tepat dan pelaksanaan rencana bisnis.

Manajemen organisasi yang efektif sangat penting dalam pengaturan bisnis apa pun.

Ini akan membantu memberikan arahan yang jelas kepada atasan dan karyawan tentang cara menjalankan bisnis dan membuat semua orang memberikan yang terbaik.

Pemimpin yang baik selalu mengerti kebutuhan untuk menjaga tim tetap berjalan dan karyawan termotivasi. Dia adalah pemimpin hebat proaktif dan selaras dengan kebutuhan tempat kerja mereka.

Anggota organisasi tidak akan secara ajaib menyelesaikan semua perselisihan mereka dan menemukan jalur sempurna mereka untuk berkembang guna mencapai tujuan karir mereka, tugas Anda adalah membawanya ke sana.

Hal lain yang tak kalah penting dalam membangun bisnis, adalah manajemen keuangan yang baik.

Tanpa pengelolaan keuangan yang optimal, bisnis Anda akan kesulitan dalam memantau kesehatan finansial dan berujung pada kerugian bisnis. Untuk proses pengelolaan keuangan dan pembukuan yang baik, Anda bisa menggunakan software akuntansi Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.

Dengan menggunakan Kledo Anda bisa memantau kesehatan keuangan bisnis Anda kapanpun dan dimanapun Anda mau.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.