Sistem akuntansi otomatis dalam pengelolaan keuangan memiliki kesamaan di berbagai industri dan geografi. Tugas utama seperti mengelola pembukuan, membuat laporan keuangan, dan mengumpulkan piutang usaha sangat penting bagi tim keuangan dan akuntansi.
Namun, karena prosesnya rumit, tim akuntansi mungkin menghadapi tantangan seperti ketidakcocokan faktur, kesalahan transaksi, atau pembaruan transaksi yang lambat.
Penggunaan tools akuntansi otomatis adalah untuk menyelesaikan tugas akuntansi tradisional dengan efisiensi, akurasi, dan kepatuhan yang lebih baik terhadap proses ini selama bertahun-tahun. Dalam situasi ekonomi saat ini, sebagian besar organisasi meningkatkan proses akuntansi mereka dengan menghadirkan otomatisasi yang menghasilkan peningkatan produktivitas dan efisiensi.
Karena akuntansi telah menjadi atribut bisnis yang penting, yang terbaik adalah menyadari dan menerapkan potensi sebenarnya untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Jika hasil akuntansi akurat, maka riwayat fiskal organisasi akan tersedia untuk diaudit tepat waktu.
Artikel ini akan membahas manfaat otomatisasi proses akuntansi dan membahas proses mana dalam pengelolaan akuntansi yang dapat dengan mudah diubah.
Apa itu Otomatisasi Akuntansi?
Otomatisasi akuntansi mengacu pada penggunaan software untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan berbagai tugas akuntansi, seperti entri data, pembuatan faktur, dan pelaporan keuangan. Ini membantu menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi dalam mengelola proses keuangan.
Software akuntansi otomatis menggunakan teknologi untuk menyederhanakan tugas akuntansi, seperti rekonsiliasi dan penyusunan laporan keuangan. Meskipun tidak menghilangkan kebutuhan akan keterlibatan manusia, mengotomatiskan proses manual dan memakan waktu memungkinkan tim akuntansi untuk fokus pada aktivitas yang lebih berharga.
Otomatisasi dalam akuntansi dan keuangan telah berkembang dengan AI dan ML atau machine learning, yang memungkinkan software untuk melacak, mencatat, dan menyesuaikan data.
Ini menghilangkan tugas-tugas berulang seperti entri data dan perhitungan, sehingga membebaskan waktu untuk tanggung jawab penting lainnya. Tetap mengikuti tren ini sangat penting dalam lanskap industri yang berkembang pesat saat ini.
Solusi otomatisasi membantu menata kembali seluruh operasi akuntansi. Solusi modern memerlukan bantuan manusia yang minimal dan menyelesaikan tugas tanpa kesalahan. Ini memungkinkan anggota tim Anda menghabiskan waktu untuk tugas-tugas yang lebih strategis seperti penganggaran atau perencanaan investasi.
Baca juga: Manajemen Kas dan Likuiditas: Manfaat, Jenis, dan Strateginya
6 Manfaat Utama Sistem Akuntansi Otomatis
1. Penyelesaian tugas lebih cepat
Solusi akuntansi otomatis membantu menghemat waktu dan tenaga akuntan Anda. Tim akuntansi Anda kini dapat memberikan hasil lebih cepat dan lebih akurat. Ini membuka kemungkinan untuk menerima lebih banyak klien dan memperluas kehadiran pasar Anda.
2. Peningkatan akurasi data
Akurasi data sangat penting untuk membiayai operasi dan mempertahankan reputasi yang baik dengan klien. Bahkan jika Anda telah berhati-hati dan teliti pun dapat membuat kesalahan yang tidak disadari seperti salah meletakkan angka atau lupa desimal. Akuntansi otomatis membantu mengurangi kemungkinan kesalahan dan memastikan akurasi yang lebih baik.
3. Pengurangan biaya
Software akuntansi otomatis membantu mengotomatiskan tugas-tugas klerikal yang biasa, sehingga membantu Anda menghemat biaya. Otomatisasi dapat memproses lebih banyak catatan dalam waktu yang lebih singkat dan dengan biaya yang lebih rendah. Saat menggunakan software akuntansi seperti Kledo, Anda tidak perlu berinvestasi dalam tim akuntansi yang besar untuk mencatat transaksi dan membuat laporan keuangan.
Jika Anda tertarik untuk otomatisasi akuntansi dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Proses dan Cara Melakukan Rekonsiliasi Buku Besar
4. Analisis yang komprehensif
Akuntan dan analis piutang memerlukan data yang relevan dan akurat untuk melacak tren, mengidentifikasi fraud, dan menghitung berbagai metrik yang menunjukkan kekuatan finansial bisnis.
Pengumpulan dan penyusunan data dapat dipermudah dengan otomatisasi. Fitur analisis dalam solusi akuntansi otomatis memungkinkan bahkan staf non-IT untuk membuat laporan dan memvisualisasikan data dengan mudah.
5. Keamanan yang lebih baik
Sistem akuntansi tradisional melibatkan banyak dokumen seperti buku besar besar, catatan ayat jurnal, dan banyak lagi. Ada kemungkinan besar dokumen-dokumen ini hilang, yang menyebabkan inefisiensi karena hilangnya cadangan. Sistem akuntansi otomatis dapat membantu akuntan Anda memastikan bahwa data terorganisasi dan disimpan dengan aman di cloud atau di pusat data lokal.
6. Pengambilan data yang lebih cepat
Pada zaman pra-digital, ratusan file dan buku berbasis kertas disimpan dalam deretan lemari. Untuk mengekstrak dokumen, Anda harus memeriksa kumpulan catatan. Ini adalah cara yang membosankan untuk mencari informasi.
Dengan solusi otomatisasi, menemukan dan mengambil data menjadi mudah. Anda dapat mencari dengan nama file, nama pemilik, atau tag meta lainnya untuk menemukan dokumen. Pengarsipan data juga lebih mudah dan lebih murah dengan sistem akuntansi otomatis.
Baca juga: Insolvency Akuntansi: Arti, Jenis, Dampak, dan Penyebabnya
Apa Saja Tantangan dalam Akuntansi Otomatis?
Saat kita berbicara tentang mengotomatiskan tugas keuangan & akuntansi, ada beberapa risiko dan tantangan jangka pendek yang terkait dengannya, berikut ini adalah beberapa di antaranya yang dapat Anda fokuskan:
- Antarmuka software yang kompleks
Otomatisasi proses akuntansi tertentu mungkin terlalu canggih atau mahal bagi beberapa perusahaan. Aplikasi yang besar ini mungkin sulit dipahami dan dinavigasi. Namun, solusi akuntansi otomatis memungkinkan Anda memilih dari berbagai paket berjenjang berdasarkan permintaan Anda. - Periode pelatihan yang memakan waktu
Saat Anda beralih ke akuntansi otomatis, Anda mungkin perlu melatih semua orang tentang cara menggunakan perangkat lunak. Sayangnya, waktu pelatihan mungkin berbeda dari orang ke orang, yang menyebabkan solusi diimplementasikan secara lambat. - Implementasi TI
Masalah teknis dapat terjadi karena sistem operasi, konektivitas internet, atau gangguan perangkat lunak. Meskipun perangkat lunak dapat mengatasi beberapa masalah, dukungan TI mungkin diperlukan. Waktu henti sistem, yang disebabkan oleh masalah server, mengganggu operasi dan menambah kompleksitas tugas. - Kompleksitas migrasi dan integrasi data
Perangkat lunak akuntansi terkadang tidak dapat membaca basis data Anda dengan benar atau mungkin melewatkan beberapa bagian yang menyebabkan ketidaksesuaian dalam basis data yang baru dimigrasikan. Ada kemungkinan juga perangkat lunak tersebut tidak terintegrasi dengan ERP atau CRM Anda untuk berbagi data. - Masalah kepatuhan regulasi
Jika terjadi kesalahan dalam perangkat lunak akuntansi Anda, perangkat lunak tersebut dapat menghasilkan laporan regulasi yang kurang akurat yang dapat menyebabkan pelanggaran hukum, risiko denda, dan sanksi.
Baca juga: Metode Ekuitas, Konsolidasi, dan Biaya Dalam Akuntansi: Pengertian dan Bedanya
6 Tugas Akuntansi yang Perlu Anda Otomatiskan Segera
1. Pemrosesan penggajian
Salah satu fungsi utama tim keuangan adalah mengelola penggajian dan pembayaran upah karyawan. Hal ini membutuhkan perhatian besar terhadap detail. Analis penggajian menghabiskan waktu berjam-jam untuk memeriksa catatan dan tarif pajak karyawan guna membuat laporan yang akurat.
Mengotomatiskan fungsi penggajian dapat menghemat banyak waktu dan tenaga tim Anda. Hal ini juga memastikan keakuratan laporan penggajian, yang mengarah pada pengurangan perselisihan dan peningkatan kepuasan karyawan.
Baik berurusan dengan karyawan dengan gaji tetap atau pekerja lepas per jam, solusi otomatisasi membantu menyetorkan dana secara langsung ke rekening bank karyawan, menghitung gaji, melakukan sinkronisasi dengan software absensi, menangani pajak penggajian, dan membuat pengajuan reimbursement secara otomatis.
Jika Anda menggunakan software akuntansi Kledo, Anda bisa dengan mudah mendapatkan integrasi antara sistem akuntansi bisnis dan juga proses pengelolaan payroll, HR, dan juga pencatatan presensi karyawan Anda. Anda bisa mencoba menggunakan integrasi antara Kledo dan juga software payroll Gajihub.
Untuk lebih lengkapnya Anda bisa membacanya di halaman ini.
2. Manajemen pembelian
Saat perusahaan membeli barang atau jasa, mereka biasanya harus berurusan dengan banyak dokumen, mulai dari pesanan pembelian hingga kontrak. Otomatisasi pesanan pembelian memastikan tidak ada yang salah tempat dan semua dokumen yang diperlukan diisi dengan benar.
Software otomatisasi sistem akuntansi menawarkan fitur manajemen pembelian yang membantu mengotomatiskan proses berulang dan bernilai rendah seperti pembuatan pesanan pembelian, pemrosesan pembayaran, dll.
Anda dapat memperpendek siklus pengadaan hingga pembayaran, menghemat biaya personel, dan menghilangkan kesalahan dengan mengotomatiskan proses pembelian Anda.
Baca juga: Rekomendasi 7 Software Akuntansi yang User Friendly
3. Manajemen keuangan
Musim pajak, seperti periode tutup buku keuangan bulanan, merupakan periode yang sangat menegangkan dan padat karya bagi bisnis.
Tugas menumpuk dengan cepat saat semua orang berlomba-lomba mengumpulkan akun yang terbuka. Berikut ini adalah beberapa tantangan umum yang dihadapi selama periode ini:
- Deteksi, verifikasi, dan koreksi kesalahan
- Menjaga kepatuhan terhadap pengurangan pajak
- Mengambil faktur yang hilang dan tanda terima yang hilang selama pemindahan data dari satu sistem ke sistem lain
- Mengidentifikasi pembayaran anonim
Anda dapat mengotomatiskan proses ini menggunakan fungsionalitas asli dalam program atau platform otomatisasi Anda.
4. Manajemen pengeluaran
Mengumpulkan tanda terima pengeluaran dari rekan kerja sering kali sama sulitnya dengan melacak pelanggan yang menunggak pembayaran. Beberapa dari mereka mungkin kehilangan tanda terima sementara yang lain mungkin memiliki tanda terima yang tidak lengkap.
Software otomatisasi memudahkan pengumpulan, pemindahan, dan pemantauan pengeluaran. Kartu kredit perusahaan juga dapat ditambahkan ke software sebagai pelacakan pengeluaran untuk mencatat pengeluaran dan tanda terima secara otomatis.
Karyawan dapat memindai tanda terima mereka dan mengunggahnya di portal. Program tersebut kemudian mengekstrak informasi dan mengirimkannya ke software akuntansi Anda, sehingga memudahkan tim keuangan Anda untuk menutup akun dengan mudah.
Baca juga: Risiko Menggunakan Software Akuntansi yang Ketinggalan Zaman
5. Proses pengelolaan hutang usaha (AP) dan piutang usaha (AR)
Hutang usaha dan piutang usaha secara signifikan memengaruhi arus kas perusahaan Anda. Keduanya merupakan komponen integral dari laporan arus kas Anda. AP yang salah kelola mengakibatkan biaya tinggi bagi bisnis dan reputasi buruk di mata vendor.
Di sisi lain, perusahaan yang gagal mengelola AR mereka, berisiko tidak dibayar tepat waktu, yang menyebabkan tantangan dalam pengelolaan modal kerja. Untuk mengoptimalkan piutang usaha, Anda harus melacak pembayaran yang tertunda, mengingatkan pelanggan untuk membayar tepat waktu, dan mengidentifikasi pelanggan berisiko tinggi sebagai prioritas utama penagihan.
Software akuntansi dengan fitur manajemen piutang usaha dapat mengotomatiskan langkah-langkah ini dan langkah-langkah lain yang terlibat dalam operasi AR Anda dan secara signifikan mengurangi beban pada tim keuangan Anda.
Berikut adalah manfaat dari mengotomatiskan proses hutang usaha (AP) dan piutang usaha (AR):
| AP / Pengelolaan Utang | AR / Pengelolaan Piutang |
| Mengambil data dari invoice | Mengirimkan invoice secara otomatis |
| Meneruskan informasi kepada klien yang relevan untuk ditinjau | Mengirim pengingat pembayaran kepada klien |
| Memproses pembayaran | Menagih pembayaran |
6. Visibilitas dan perkiraan kas
Profesional akuntansi memegang kunci informasi perusahaan yang penting dan membantu membentuk keputusan strategis bisnis. Akibatnya, kemampuan mereka untuk mengumpulkan dan menyajikan data kepada tim pimpinan sangat penting.
Visibilitas kas merupakan faktor penting lainnya yang perlu dipertimbangkan bisnis saat membuat keputusan investasi strategis. Tim keuangan dan akuntan harus menggunakan solusi software akuntansi modern untuk memperkirakan arus kas, menghasilkan laporan tren dengan cepat, dan melacak metrik utama seperti akun yang menua, perkiraan penjualan, dan pengeluaran.
Solusi otomatisasi dapat mengkompilasi data dari berbagai sumber dengan cepat, sehingga membantu Anda menyiapkan laporan yang menyeluruh.
Baca juga: 8 Rekomendasi Software Akuntansi dengan Fitur Multi Mata Uang
Kesimpulan
Beralih ke otomatisasi sistem akuntansi tidak dapat dihindari seiring dengan semakin berkembangnya bisnis. Dengan mengotomatiskan proses akuntansi bisnis, Anda tidak hanya akan menghemat waktu dan uang namun juga mendapatkan proses kerja yang lebih praktis dan pengelolaan data yang lebih baik sehingga Anda bisa melakukan pengambilan keputusan yang lebih optimal.
Namun masih banyak pemilik bisnis di Indonesia yang belum menggunakan otomatisasi akuntansi sehingga masih banyak bisnis yang stuck dan tidak berkembang. Jika Anda ingin menerapkan akuntansi otomatis dalam bisnis Anda, berikut adalah beberapa tips yang membantu Anda supaya berhasil menerapkan solusi software akuntansi otomatis.
- Nilai proses akuntansi Anda saat ini dan identifikasi area yang perlu ditingkatkan.
- Cari software otomatisasi akuntansi terbaik yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan sesuai dengan anggaran Anda.
- Pilih software akuntansi yang menyediakan template invoice yang disesuaikan dan terintegrasi dengan baik dengan sistem HR, bank, dan sebagainya.
- Tetapkan pemilik proyek yang dapat membuat dan mengelola alur kerja Anda sehingga migrasi data dapat lebih mudah diakses.
- Berikan pelatihan yang tepat kepada tim Anda dan waktu yang diperlukan untuk membiasakan diri dengan perangkat lunak.
- Jadwalkan periode transisi dan beri tahu semua anggota staf yang terpengaruh oleh perubahan tersebut—terutama CFO, akuntan Anda, dan departemen keuangan.
Tetapkan arsitektur TI dan fondasi budaya yang tepat dalam organisasi Anda untuk memungkinkan semua karyawan beralih ke praktik dan alur kerja akuntansi otomatis. Perbaiki gangguan apa pun dalam sistem baru dengan bantuan mitra TI atau penyedia layanan Anda.
Jika Anda kebingungan dalam memilih software akuntansi mana yang cocok untuk proses otomatisasi akuntansi perusahaan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis - 13 September 2024
- Vendor Fraud: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasinya - 13 September 2024
- 5 Bank yang Menyediakan Corporate Card Terbaik di Indonesia! - 13 September 2024