Pembayaran ganda bisa terjadi pada siapa saja. Dengan banyaknya pekerjaan yang harus ditangani tim akuntansi setiap hari, tidak heran jika kadang terjadi kesalahan seperti ini.
Pembayaran ganda bisa terjadi karena kesalahan dalam data entry, invoice dari vendor, atau bahkan kesengajaan sebagai upaya penipuan.
Meskipun tidak terjadi setiap hari, pembayaran ganda dapat merugikan bisnis hingga jutaan rupiah ( atau bahkan lebih) jika tidak segera dicegah.
Artikel ini akan menjelaskan hal-hal penting yang perlu Anda ketahui tentang pembayaran ganda, penyebab, cara mencegah, dan mengatasinya.
Apa itu Pembayaran Ganda?
Pembayaran ganda adalah kondisi ketika perusahaan membayar tagihan yang sama lebih dari satu kali.
Hal ini bisa terjadi karena kesalahan yang tidak disengaja, tetapi juga bisa menjadi tanda adanya kecurangan (fraud).
Contoh pembayaran ganda yang tidak disengaja:
- Cek masih dalam proses pengiriman ketika vendor mengirim salinan kedua dari invoice yang sama, lalu tim membayarnya lagi
- Tim tanpa sengaja memproses ulang invoice yang sama karena invoice tersebut tidak diarsipkan dengan benar setelah pembayaran
- Invoice yang sama dikirim ke dua manajer berbeda di departemen yang berbeda, dan keduanya sama-sama melakukan pembayaran
Contoh pembayaran ganda akibat kecurangan:
- Pelaku mengirim tagihan bulanan yang tampak familiar dengan format yang sama, tetapi mencantumkan alamat pembayaran baru, lalu tim membayarnya tanpa memeriksa perubahan tersebut
- Pelaku di pihak vendor tepercaya mengirim salinan kedua yang identik dari invoice yang sah dan mengambil kelebihan pembayaran untuk kepentingan pribadi
- Karyawan yang tidak puas sengaja membayar beberapa invoice dua kali, lalu menghubungi vendor untuk meminta pengembalian dana dan mengambil uang refund tersebut
Baca Juga: Sistem Pembayaran: Definisi, Komponen, Prinsip, Jenis, Ruang Lingkup, dan Contoh
Bagaimana Pembayaran Ganda Bisa Terjadi?
Pembayaran ganda bisa terjadi karena berbagai situasi. Namun, pada dasarnya penyebab utamanya hampir selalu sama, yaitu pencatatan yang kurang rapi dan pengawasan yang tidak memadai.
Agar Anda bisa mencegah pembayaran ganda, Anda harus memahami penyebabnya terlebih dahulu.
Berikut adalah penjelasannya:
1. Kurangnya visibilitas
Kurangnya visibilitas dalam proses accounts payable (AP) membuat invoice dan pembayaran mudah terlewat atau tidak terpantau.
Masalah ini biasanya muncul karena sistem yang terpisah-pisah, input data manual, serta komunikasi yang tidak terstruktur antar pihak yang terlibat dalam proses pembelian dan pembayaran.
Tanpa gambaran yang jelas mengenai invoice mana yang sudah diterima, disetujui, dan dibayar, perusahaan akan kesulitan mengetahui mana yang sudah dibayar dan mana yang belum.
Kondisi ini sangat meningkatkan risiko pembayaran ganda, terutama jika invoice yang sama dikirim ke beberapa departemen yang tidak menggunakan sistem atau saluran komunikasi yang sama.
2. Pengelolaan invoice yang buruk
Kontrol dan standar pengelolaan invoice yang lemah sangat meningkatkan risiko terjadinya pembayaran ganda.
Risiko ini semakin besar pada perusahaan yang menggunakan sistem terdesentralisasi, di mana setiap departemen atau cabang memproses invoice secara terpisah.
Akibatnya, satu invoice yang sama bisa diproses secara bersamaan oleh beberapa departemen.
Selain itu, perbedaan format penomoran invoice atau cara pencatatan data juga menyulitkan perusahaan untuk mendeteksi invoice ganda serta melakukan pelacakan dan rekonsiliasi pembayaran antar departemen.
3. Duplikasi data pada master vendor
Master vendor yang tidak dikelola dengan baik juga sering menjadi penyebab pembayaran ganda.
Jika perusahaan tidak menjaga konsistensi penamaan vendor dan tidak menerapkan validasi data, satu vendor bisa memiliki beberapa data berbeda di sistem.
Duplikasi ini sering terjadi karena perbedaan kecil, seperti variasi nama atau detail kontak.
Contohnya, ketika vendor pindah kantor pusat dan dibuatkan data baru dengan alamat terbaru, sementara data lama tidak dihapus.
Banyaknya data vendor yang sama membuat pelacakan pembayaran menjadi sulit dan meningkatkan risiko kesalahan atau kecurangan.
Baca Juga: Bukti Pembayaran: Pengertian, Manfaat dan Download Contohnya
4. Terlalu banyak proses manual
Perusahaan yang masih sangat bergantung pada proses manual untuk mengelola invoice dan pembayaran memiliki risiko pembayaran ganda yang jauh lebih tinggi.
Input data manual rentan terhadap kesalahan ketik, seperti salah memasukkan nomor atau nominal invoice, yang bisa memicu pembayaran ganda tanpa disadari.
Setelah kesalahan terjadi, proses persetujuan, validasi, dan audit yang juga manual sering kali tidak cukup efektif untuk mendeteksi duplikasi sebelum dana terlanjur dibayarkan.
Penerapan teknologi otomatisasi akuntansi dapat mengurangi risiko kesalahan manusia sekaligus meningkatkan kecepatan dan akurasi pemeriksaan data.
5. Tidak adanya standar alur kerja (workflow)
Alur kerja yang terstandarisasi dan tervalidasi, mulai dari input data invoice, proses pencocokan invoice dengan purchase order dan bukti penerimaan barang (three-way matching), hingga persetujuan pembayaran sangat penting untuk mencegah pembayaran ganda.
Perusahaan yang tidak memiliki alur kerja ini biasanya mengalami inkonsistensi dalam pencatatan data.
Sehingga, tim bisa memasukkan invoice yang sama lebih dari satu kali dengan format yang sedikit berbeda. Hal ini membuat duplikasi semakin sulit terdeteksi.
6. Penipuan
Sebagian besar pembayaran ganda memang terjadi secara tidak sengaja akibat kesalahan input dan pencatatan yang tidak disiplin. Namun, pembayaran ganda juga bisa disebabkan oleh penipuan.
Misalnya, pelaku kejahatan menyamar sebagai vendor resmi dan mengirim invoice ganda melalui email dengan detail rekening yang sudah diubah, dengan tujuan mengalihkan dana.
Dalam kasus lain, vendor yang tidak jujur atau oknum di pihak vendor dapat mengirim ulang invoice yang sama untuk mendapatkan pembayaran kedua.
Bahkan, ada juga kemungkinan kolusi antara karyawan internal dan vendor untuk menyetujui pembayaran ganda dan membagi hasilnya.
Memahami penyebab-penyebab ini adalah langkah awal yang penting dalam menerapkan cara mencegah pembayaran ganda secara efektif di perusahaan.
Baca Juga: 7 Tips Meningkatkan Efisiensi Pembayaran Vendor dalam Bisnis
7 Cara Mencegah Pembayaran Ganda
Dalam kasus pembayaran ganda, mencegah jauh lebih baik daripada memperbaiki. Beberapa pembayaran ganda bahkan tidak bisa dipulihkan sepenuhnya.
Meskipun vendor mengembalikan dana atau memberikan kredit, bisnis tetap bisa mengalami kerugian.
Kerugian tersebut bisa berupa biaya administrasi untuk menelusuri kesalahan, memperbaikinya, dan mendokumentasikannya, serta potensi rusaknya hubungan baik dengan vendor tepercaya.
Oleh karena itu, berikut adalah cara mencegah pembayaran ganda yang bisa Anda mulai terapkan sekarang juga:
1. Standarisasi alur kerja
Alur kerja yang terstandarisasi harus mengatur seluruh proses, mulai dari cara menerima invoice, input data, proses persetujuan pembayaran, pencocokan invoice, hingga pemilihan dan penggunaan metode pembayaran.
Proses yang jelas dan konsisten akan menghilangkan tindakan spontan (ad hoc) yang sering memicu kesalahan.
Selain itu, workflow yang standar memudahkan otomatisasi proses invoice dan pembayaran, serta mempermudah pelatihan karyawan agar mereka melakukan lebih sedikit kesalahan dan lebih teliti saat memeriksa data.
2. Lakukan review master vendor secara berkala
Perusahaan sebaiknya rutin melakukan audit dan pembersihan data master vendor untuk menghapus data ganda dan vendor yang sudah tidak aktif.
Informasi vendor perlu distandarkan dengan pedoman yang jelas, seperti penggunaan format nama yang konsisten.
Untuk menjaga data tetap rapi, perusahaan juga dapat menerapkan aturan validasi data agar sistem mencegah pembuatan data vendor ganda sejak awal.
Idealnya, setiap vendor hanya memiliki satu Tax ID di dalam master vendor. Selain itu, akses untuk mengubah atau mengelola data master vendor sebaiknya dibatasi hanya untuk beberapa orang yang berwenang.
3. Hindari banyak sumber dokumen
Pembayaran ganda sering terjadi karena satu invoice yang sama dikirim ke banyak orang atau departemen melalui email, pos, atau fax, lalu masing-masing memprosesnya secara terpisah.
Untuk mengatasi hal ini, perusahaan perlu memusatkan penerimaan invoice pada satu pintu dan menggunakan sistem manajemen dokumen digital untuk invoice dan purchase order.
Dengan menyatukan semua dokumen dalam satu sumber data utama (single source of truth) dan menerapkan sistem penomoran yang konsisten, proses pelacakan, pencocokan, dan verifikasi transaksi menjadi lebih mudah.
Baca Juga: Pengertian Digital Payment, Manfaat, dan Jenisnya
4. Bayar invoice tepat waktu
Vendor cenderung tidak mengirim ulang invoice jika pembayaran dilakukan tepat waktu, sehingga menurunkan risiko invoice yang sama diproses dua kali.
Pembayaran yang cepat juga menciptakan jejak audit yang lebih jelas, sehingga memudahkan pencocokan transaksi dengan invoice dan purchase order terkait.
Selain itu, kebiasaan membayar tepat waktu dapat memperbaiki hubungan dengan vendor dan membantu mereka lebih cepat menyadari jika terjadi pembayaran ganda.
5. Beralih ke pembayaran elektronik
Masalah klasik seperti membayar cek kedua untuk invoice yang sama (sementara cek pertama masih dalam proses pengiriman) dapat dihindari dengan beralih ke pembayaran elektronik.
Sistem pembayaran memudahkan rekonsiliasi otomatis dengan mutasi bank dan biasanya sudah dilengkapi algoritma untuk mendeteksi transaksi yang mencurigakan sebelum diproses.
6. Sederhanakan proses invoice
Beberapa langkah sederhana untuk menyederhanakan proses akuntansi dan pengelolaan invoice antara lain adalah:
- Menstandarisasi penomoran invoice di seluruh vendor
- Memusatkan penerimaan invoice ke satu alamat email atau portal digital
- Membuat alur persetujuan yang jelas dan mudah diikuti.
Langkah-langkah ini tidak hanya mengurangi risiko kesalahan dalam alur kerja, tetapi juga menghasilkan pencatatan yang lebih rapi.
Sehingga, invoice lebih mudah dilacak dan potensi pembayaran ganda dapat dicegah sebelum pembayaran dilakukan.
7. Terapkan proses audit yang jelas
Proses audit yang kuat dan dilakukan secara berkala untuk meninjau transaksi AP beserta proses di baliknya dapat membantu mengidentifikasi pembayaran ganda yang sedang atau sudah terjadi dengan lebih cepat.
Audit juga dapat mengungkap pola kesalahan atau kelemahan dalam departemen yang berpotensi menimbulkan masalah serupa di masa depan.
Pendekatan audit yang menyeluruh mencakup pencocokan data pembayaran dengan laporan vendor, serta analisis data historis untuk menemukan tren atau kejanggalan yang mengindikasikan fraud atau kesalahan berulang.
Proses audit yang baik juga harus memastikan keakuratan dan kebersihan data master vendor, serta menilai apakah alur persetujuan pembayaran sudah berjalan dengan baik dan konsisten.
Baca Juga: Payment Link: Pengertian dan Cara Membuatnya
Cara Mengatasi dan Memperbaiki Pembayaran Ganda
Meskipun mencegah lebih baik dari mengobati, tapi kadang tim tetap tidak luput dari kesalahan.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memiliki proses yang andal untuk mengidentifikasi pembayaran ganda dan memulihkan dana tersebut secepat mungkin.
Berikut 4 cara memperbaiki pembayaran ganda yang sudah terjadi:
1. Identifikasi pembayaran ganda
Untuk menemukan pembayaran ganda, perusahaan harus memiliki sistem yang mampu mendeteksi duplikasi dalam catatan pembayaran secara akurat.
Idealnya, sistem tersebut bisa menjalankan pemeriksaan otomatis yang menganalisis riwayat pembayaran untuk menemukan pola atau kejanggalan yang mengindikasikan pembayaran ganda.
Tanda yang paling jelas biasanya berupa dua pembayaran dengan nomor invoice yang sama atau nominal yang sama kepada vendor yang sama dalam waktu berdekatan.
Selain cara ini, banyak perusahaan juga meminta jasa pihak ketiga untuk melakukan audit, sehingga mengurangi risiko di masa depan.
2. Beri tahu vendor
Setelah menemukan pembayaran ganda ditemukan, segera hubungi vendor dengan penjelasan yang jelas dan sopan mengenai kelebihan pembayaran, serta minta bantuan mereka untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Pemberitahuan tertulis sebaiknya mencantumkan detail penting seperti tanggal pembayaran, nominal, dan nomor invoice.
Selain itu, sertakan juga instruksi penyelesaian, misalnya permintaan pengembalian dana atau pengkreditan untuk invoice berikutnya, beserta batas waktu respons.
3. Catat pembayaran ganda dalam pembukuan
Saat pembayaran ganda telah diidentifikasi dan proses penyelesaiannya berjalan, perusahaan harus mendokumentasikannya secara rapi di sistem akuntansi serta catatan audit dan tata kelola lainnya.
Dokumentasi ini setidaknya mencakup:
- Pembayaran awal
- Pembayaran ganda
- Dana yang berhasil dipulihkan
- Cara pembayaran ganda ditemukan
- Langkah-langkah yang diambil untuk memperbaikinya
- Tindak lanjut untuk mengatasi akar masalah
Agar pencatatan konsisten, perusahaan sebaiknya menetapkan format dan prosedur standar untuk mendokumentasikan kasus pembayaran ganda.
Dalam software akuntansi, hal ini bisa berupa penambahan kolom atau penanda khusus untuk menandai transaksi duplikat.
Selain itu, simpan juga catatan lengkap seluruh komunikasi dengan vendor terkait pembayaran ganda, termasuk tanggal korespondensi, ringkasan percakapan telepon, dan salinan email atau surat.
4. Terapkan tindakan perbaikan
Setelah menyelesaikan masalah pembayaran ganda, perusahaan perlu mengambil tindakan perbaikan untuk memperkuat prosedur akuntansi dan mencegah kesalahan serupa di masa depan.
Tim operasional sebaiknya melakukan audit pembayaran ganda dan meninjau ulang proses accounts payable untuk menemukan kelemahan yang menjadi penyebab terjadinya kesalahan.
Kelemahan tersebut bisa berupa prosedur pencocokan invoice yang kurang memadai, kontrol persetujuan yang lemah, standar input data yang tidak konsisten, atau pengelolaan master vendor yang buruk.
Hasil analisis ini dapat menjadi dasar untuk meningkatkan otomatisasi AP, memperbaiki praktik input data, menyempurnakan alur persetujuan, serta meningkatkan pelatihan staf.
Baca Juga: 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis
Keismpulan
Jadi, itulah penjelasan mengenai penyebab pembayaran ganda, cara mencegah, dan memperbaikinya.
Dengan memahami penyebabnya pembayaran ganda, Anda bisa mengidentifikasi kasus seperti ini dengan lebih cepat.
Lalu, Anda bisa menerapkan cara pencegahan seperti standarisasi alur kerja, pengelolaan invoice dan master vendor yang rapi, otomatisasi proses, hingga audit berkala.
Gunakan software akuntansi Kledo untuk membantu bisnis mengelola invoice, pembayaran, dan pencatatan transaksi secara terpusat dan otomatis.
Dengan fitur invoice otomatis, pengingat invoice, tagihan berulang, penghitungan pajak otomatis, dan pelacakan status, Anda bisa membantu tim dalam mencegah pembayaran ganda.
Yuk, coba Kledo sekarang juga lewat tautan ini!
- Berapa Profit Margin Bisnis yang Baik Untuk Bisnis Anda? - 18 Desember 2025
- 7 Cara Mencegah Pembayaran Ganda dan Tips Mengatasinya - 18 Desember 2025
- Pentingnya Laba Bersih Setelah Pajak dan Cara Menghitungnya - 17 Desember 2025